UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

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1 VERSIÓN: 05 PÁGINA: 1 de 8 IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO TIPO DE PROCESO: APOYO NOMBRE DEL PROCESO: GESTION FINANCIERA OBJETIVO Administrar de manera eficiente y eficaz los recursos financieros de la Universidad garantizando el cumplimiento de los compromisos adquiridos con la comunidad y los entes de control. APORTE CLAVE AL PDI Objetivo: 2. Concretar la solidez académico administrativa con base en el aseguramiento de la calidad bajo el enfoque por procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, según marcos normativos vigentes Estrategia: 2.2. Económico-Financiera: Obtener fortaleza financiera Programa: Adecuada gestión administrativa, fortalecimiento financiero de Universidad Subprograma: Fortalecimiento de la modernización de la gestión administrativa y financiera, apoyando una academia de excelencia, con autonomía responsabilidad y eficiencia Consecución de nuevos recursos en fuentes nacionales e internacionales, adopción de mejores prácticas de gestión eficientes y uso efectivo de los recursos institucionales. ALCANCE: Desde la formulación del anteproyecto hasta la presentación de los estados financieros e informes a entes de control. DEPENDENCIAS RESPONSABLES: DIVISION FINANCIERA LÍDER DEL PROCESO: PGI DIVISION FIANCIERA ELABORO: Martha Inés Varón Rangel REVISO: Dorelly Oros Martínez APROBÓ: Claudio Javier Criollo CARGO: Profesional División Financiera CARGO: PGI División Financiera CARGO: Representante de la alta dirección(e) FIRMA FIRMA FIRMA

2 VERSIÓN: 04 PÁGINA: 2 de 8 MODELACIÓN DEL PROCESO PROVEEDOR USUARIO ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO PLANEAR Servicios l Talento Humano Congreso de la Republica PEI, PDI, PGI Ley Orgánica de Plan de Compras Necesidades de Personal Proyecto de Inversión Definir el Plan de Acción para el proceso Establecer paramentos económicos y criterios para la elaboración del anteproyecto de presupuesto. Solicitar y recopilar la información a las diferentes dependencias. Plan de Acción Anteproyecto de Direccionamie nto Consejo Superior CGR, CGN, DNP, DIAN, MEN, SNIES, MINHACIENDA Actos administrativos para la fijación de fechas de presentación de informes Elaborar Cronograma para la presentación de informes Cronograma con las fechas establecidas para la presentación de Informes HACER Concejo Superior Acuerdo Superior de Ejecutar el Ejecución Pasiva y Activa Todo los Procesos Consejo Superior, Rectoría, l Talento Humano, Solicitud de Traslado o Adición Presupuestal Solicitudes de CDP, RP, OP Estudiar, Preparar y Presentar las solicitudes de Adición y Traslado Presupuestal Expedir Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuestal y Obligación Presupuestal. Resolución Superior o Rectoral de Traslado y/o Adición Presupuestal CDP, RP, OP Direccionamie nto, Talento

3 VERSIÓN: 04 PÁGINA: 3 de 8 MODELACIÓN DEL PROCESO PROVEEDOR USUARIO ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Servicios Servicios, Talento Humano y Docencia Orden de Pago Efectuar la Cancelación de los Compromisos Económicos. Comprobantes de Egreso, Nota Crédito Humano, Servicios OPS y Nomina Proveedore s de Bienes y Servicios Liquidación de Matriculas, Resolución para la Definición de Tarifas de Prestación de Servicios Recaudar Recursos Económicos Comprobante de Ingreso, Nota Debito Usuario del servicio Talento Humano, Servicios, Gestión Financiera Informes Libros Auxiliares Libros Auxiliares Revisar registros Contable Elaborar Declaraciones Tributarias, en página web DIAN Preparar y Presentar Informes a Entes de Control, según cronograma establecido. Comprobante Diario de Contabilidad, Libros Auxiliares, Mayor y Balances y Diario Columnario, Boletín Diario de Caja y Bancos Retención en la Fuente, Industria y Comercio Informes Validados DIAN, Alcaldía Entes de Control

4 VERSIÓN: 04 PÁGINA: 4 de 8 MODELACIÓN DEL PROCESO PROVEEDOR USUARIO ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Todo los Procesos Informes Conciliación y Depuración por Dependencias Estados Financieros Entes de Control VERIFICAR Plan de Acción y Metodología de Indicadores Realizar Seguimiento y Medición al Proceso Informe de Desempeño del Proceso Direccionamie nto Calidad ACTUAR Acta de Revisión del Proceso, Acta Revisión Gerencial Calidad Evaluación Seguimiento y Control CGR Informes de Evaluación SIG, Resultados de la Auditoria Informe de Auditoría Integral Definir e Implementar Acciones de Mejoramiento Planes de Acción Evaluación, Seguimiento y Control REQUISITOS DEL SIG REQUISITOS MECI: 1.1, 1.2, 1.3, 2.1, 2.2.1, 2.2.2, 3.1, 3.2.2, 3.3.1, REQUISITOS NTCGP 1000: 5.1, 6.1, 7.4, 7.5.4, 8.4, HUMANOS: Dos (2) PGI División Financiera. Dos (2) Profesional Universitarios. Dos (2) Técnico Operativo. Tres (3) Servicios Técnicos. Un (1) Auxiliar Administrativo. RECURSOS DEL PROCESO TECNOLÓGICOS: SIIF INFRAESTRUCTURA: Dos (2) Oficinas DOCUMENTALES: (VER LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS)

5 VERSIÓN: 04 PÁGINA: 5 de 8 POLÍTICA Direccionar la afectación de los Recursos Financieros al cumplimiento de los Planes y Programas del PGI, PDI y PEI. Tesorería: Direccionar los ingresos de los recursos provenientes del recaudo Estampilla Universidad de los llanos 32 años construyendo Orinoquia en cuentas con denominación específica. Garantizar el equilibrio financiero en la Ejecución del Gasto con relación al Ingreso. Producir información contable confiable, veraz y oportuna que garantice el cumplimiento de todos los parámetros legales de carácter contable y documental, en pro del cumplimiento misional de la Universidad de los Llanos Las siguientes oficinas deben entregar a Contabilidad informes en medio físicos durante los primeros 5 días de cada mes establecidos de la siguiente manera: Tesorería: Boletín diario de Caja y Bancos con soportes Almacén: Análisis mensual movimientos de almacén (entradas, salidas, reintegros y bajas) : Ejecuciones Activa y Pasiva; Reservas presupuestales y libro auxiliar cuentas cero debidamente revisado Servicios Administrativos: Pago SOI mensual en Excel y Liquidación anual de prestaciones sociales empleados Universidad. Jurídica: Relación anual de demandas a favor y en contra de la Universidad de acuerdo a formato establecido `por la CGR. Todos los informes entregados a Contabilidad y su información son responsabilidad directa del Jefe del área emisora, realizando autocontrol de la información, con el fin evitar pérdida de tiempo y cumplir con la presentación de informes oportunamente. POLÍTICAS DE OPERACIÓN POR PROCESO ACTIVIDAD RELACIONADA Identificar la afectación presupuestal con el plan de compras y los formatos B- PUNI que relaciona los planes y programas PGI, PDI y PEI. - Identificar en los extractos bancarios los traslados financieros realizados por la entidad recaudadora en cuenta con denominación específica para el manejo de los recursos Estampilla. - Ingresar por caja de Tesorería de los cheques girados a la Universidad por el concepto de recaudo Estampilla para su consignación en cuenta con denominación específica para el manejo de dichos recursos. Al iniciar la afectación del gasto, se revisa el comportamiento del ingreso con relación a lo presupuestado. Elaborar Cronograma para la presentación de informes Conciliación y Depuración por Dependencias

6 VERSIÓN: 04 PÁGINA: 6 de 8 CONTROL DE RIESGOS DEL PROCESO VER MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO VER APLICATIVO INDICADORES DE GESTIÓN NORMOGRAMA POR PROCESO JERARQUÍA DE LA NORMA NUMERO Y FECHA TITULO O EPÍGRAFE ARTICULO APLICACIÓN ESPECIFICA Ley 2002 Ley de General de la Nación Tomo I Resolución 356 de 2007 Resolución Orgánica 5544 de Diciembre 17 de 2003 Decreto /2004 Decreto 1780/2010 Decreto 4646 de 2006 Régimen de Contabilidad Pública y Manual de Procedimientos de la Contaduría General Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la contraloría General de la República Comisión Intersectorial de Activos Fijos Públicos disposiciones relacionadas con la administración y de la información en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior Por el cual se reglamenta el Sistema de Universidades del Estado SUE- modernización de la universidad pública que permite que las universidades aprovechen las ventajas comparativas de otras instituciones dentro de una red de recursos y servicios. RGCP Título II 1, 2, 3, 4, 5, 6 y 7 Instructivo 87 Administración del Aplicación de Normas y manuales de Procedimiento para la elaboración de los Estados Financieros Rendición de la Cuenta Coordinación uso de los bienes- de la Gestión eficiente de los activos fijos públicos Aplicación de la Norma para la presentación de informes ante MEN mecanismo de cooperación y concertación de acciones que impulse el desarrollo de la educación superior a nivel regional y nacional,

7 VERSIÓN: 04 PÁGINA: 7 de 8 NORMOGRAMA POR PROCESO JERARQUÍA DE LA NORMA NUMERO Y FECHA TITULO O EPÍGRAFE ARTICULO APLICACIÓN ESPECIFICA Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Elementos para el Sistema de Control Interno e) Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos. Ley 610 de 2000 Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencias de las contralorías. Todo Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único Decreto 3803 de 2003 Por la cual se ajustan los valores de retención en la fuente aplicado a los pagos gravados Decreto 1737 de 1998 Por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se someten a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de Entidades Públicas que manejan recursos del Tesoro Público - 34 Manejo del Efectivo y Títulos Valores. Deberes de los Funcionarios Públicos, en sus numerales 4,5,21, 22 y 23 Estatuto Tributario Resolución 400 de 2000 Por la cual se adopta el nuevo Plan General de Contabilidad Pública y se dictan otras disposiciones Normas técnicas relativas al manejo de Efectivo y Títulos Valores Acuerdo 059 de 1997 Por el cual se expide el Estatuto Presupuestal de la Universidad Administración del

8 VERSIÓN: 04 PÁGINA: 8 de 8 HISTORIAL DE CAMBIOS Fecha Cambio Nueva versión Documento nuevo 01 20/11/2011 Se reformuló la caracterización del proceso, modelando bajo el ciclo PHVA /06/2012 Se reformuló la caracterización, ajustándola al mapa de riesgos institucional /08/2013 Se reformuló la caracterización, ajustándola a los aportes al PDI y MECI. Además, se incluyó el link para el aplicativo de los indicadores de gestión del proceso /06/2015 Se adiciona la política de operación por proceso correspondiente a la división de tesorería. 05