El 12 presenta la estructura legal, exponiendo allí los trámites y pasos para la constitución de una sociedad Limitada.

Transcripción

1 INTRODUCCIÓN En el presente trabajo se desarrolla un plan de negocios para la conformación de una empresa dedicada a la comercialización de un software especializado. El trabajo abarca todos los aspectos pertinentes para la creación de la empresa, como son aspectos técnicos, legales, de mercados, administrativos y financieros. El inicio del trabajo presenta, desde el capítulo 1 hasta el capítulo 7 los apartes pertinentes al anteproyecto como: la presentación del tema y el problema de investigación, resaltando de estos que el sector de software resulta ser una oportunidad de negocio atractiva según los datos de estudios externos, así la propuesta de comercialización de software puede ser un negocio rentable y con buena proyección en el mercado nacional e internacional. Con base en el problema de investigación, se plantean los objetivos de la misma, siendo estos coherentes con la estructura de un plan de negocios. Igualmente se presenta la justificación del trabajo, destacando la importancia de las tecnologías de la información (en este caso el desarrollo e implementación de software) para el desempeño y desarrollo de las diferentes entidades económicas, manteniéndose con esto la necesidad de adquirir, mantener y actualizar permanentemente todo lo relacionado con software. De esta forma, las empresas que logran tener éxito con el diseño y comercialización un programa (software), pueden mantenerse en el mercado y crecer. En el capítulo 8, se inicia el desarrollo del trabajo partiendo de un análisis del sector del software, a fin de encontrar la oportunidad más viable para la conformación del negocio. Se estudian los distintos aspectos del sector, como por ejemplo el desempeño del mismo en el mercado colombiano, la oferta y demanda 1

2 nacional e internacional y los requerimientos legales entre otros. El análisis se fundamenta en un estudio realizado por el Instituto Español de Comercio Exterior y el Ministerio de Comercio Exterior Mincomex en Colombia. Con base en este análisis se plantea una matriz DOFA, destacándose una gran oportunidad en el diseño y comercialización de un software especializado. En el capítulo 9 se inicia el desarrollo del plan de mercadeo. A partir de un estudio de mercados sustentado en una encuesta aplicada a 93 Pymes, se determinan aspectos relevantes para la comercialización de un software. Entre otros se destacan los factores de decisión de compra como son la calidad y la garantía para el cliente, las preferencias y tipos de software más usados en las empresas. Con base en los resultados del análisis, se concluye que lo más viable es dirigirse a un solo mercado iniciando con el desarrollo de un software para el manejo de archivos notariales en la ciudad de Bogotá. En el capítulo 10 se plantean los aspectos técnicos, determinando con estos el tamaño del mercado, la localización del negocio, los equipos de oficina necesarios y los costos de desarrollo del software. En el 11 por su parte, se expone la estructura organizacional y administrativa pertinente para el negocio, el direccionamiento estratégico y la descripción de cargos y funciones. El 12 presenta la estructura legal, exponiendo allí los trámites y pasos para la constitución de una sociedad Limitada. En el capítulo 13, aparecen reflejados todos los aspectos de la estructura financiera. Las proyecciones de ventas y presupuestos son presentados en este aparte, basándose en la información emitida en los capítulos anteriores. 2

3 Finamente, en los capítulos 14 y 15 se plantean las conclusiones y recomendaciones pertinentes a todo el desarrollo del documento. 3

4 1. TEMA CREACIÓN DE EMPRESA 1.1 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN PLAN DE DESARROLLO EMPRESARIAL 1.2 SUBLINEA DE INVESTIGACIÓN CREACIÓN DE EMPRESA: CEDEF 1.3 RELACIÓN CON ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS El proyecto está directamente relacionado con las áreas de mercados, administrativa y financiera, pues el desarrollo del análisis del sector, con un pertinente estudio de mercados, permitirá definir las estrategias conformación de una empresa dedicada a la comercialización de software especializado. Es así como la presente investigación implica la aplicación de criterios administrativos y herramientas de análisis y diagnóstico que deben ser tenidos en cuenta para lograr este objetivo, representando una experiencia integral en el campo administrativo para el ejecutor del proyecto. 1.4 TÍTULO PLAN DE NEGOCIOS PARA LA CREACIÓN DE UNA EMPRESA DEDICADA A LA COMERCIALIZACIÓN DE SOFTWARE ESPECIALIZADO 4

5 2. PROBLEMA 2.1 PLANTEAMIENTO Según estudio del ICEX (Instituto Español de Comercio exterior), el siglo XXI ha sido calificado como la era de la información y el conocimiento. Gracias a la acción transversal de las TI, el software se puede aprovechar y desarrollar en diferentes nichos de mercado, generando las soluciones requeridas para cada sector. El software mejora la competitividad industrial y desempeña una función clave al permitir la reestructuración empresarial necesaria para un mercado global en auge. 1 Con base en lo anterior, se genera la idea de constituir una empresa dedicada a la comercialización de software especializado en Colombia, tomando en cuenta la situación actual, oportunidades y expectativas del sector, pues el uso de software se ha convertido en primordial para las empresas y personas por lo que la demanda y las necesidades son constantes. Además es uno de los negocios de mayor demanda dados los constantes cambios tecnológicos y la necesidad permanente de procesar la información mediante diferentes tipos de Software. De esta manera, vislumbrando la posibilidad de incursionar en el negocio del software, surge el interés por participar mediante la creación de una empresa dedicada a la comercialización de un programa especializado dirigido a las Notarias de la Ciudad de Bogotá. La decisión de dirigirse a este mercado surge de la investigación previa de las necesidades de estas entidades y de que en un sondeo preliminar se establece que es un mercado desatendido. 1 ICEX. El sector del software en Colombia. Instituto Español de Comercio exterior. Febrero de

6 Pero la generación de un negocio alrededor de un mercado desconocido, implica el inicio de una investigación, en este caso un análisis del sector, que permita responder si hay posibilidades para el negocio o no. Así, con base en las oportunidades del mercado, se propone el diseño de un plan de negocios como una herramienta de la planeación para desarrollar contenidos como estudio de mercados, estudio administrativo y estudio financiero, todos importantes para el desarrollo del proyecto de creación de esta empresa. Por otra parte, el plan de negocios reúne en un documento único toda la información necesaria para evaluar un negocio y los lineamientos generales para ponerlo en marcha. Presentar este plan es fundamental para buscar financiación, socios o inversionistas, y sirve como guía para conocer las posibilidades y proyecciones de la empresa en el mercado. 2.2 FORMULACIÓN Hay posibilidades de negocio para la comercialización de un software especializado dirigido a las Notarias de la ciudad de Bogotá? 6

7 3. OBJETIVOS 3.1 OBJETIVO GENERAL Diseñar un plan de negocios para la creación de una empresa dedicada a la comercialización de software especializado en Bogotá. 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Analizar el sector de Tecnologías de la información a fin de conocer los aspectos relevantes que permitan determinar las oportunidades y amenazas de constituir un negocio de comercialización de software especializado. Realizar una investigación de mercados, a través del diseño y aplicación de encuestas a los posibles consumidores, con el fin de conocer las necesidades y expectativas de los mismos y con esto conocer el potencial del negocio y proponer las estrategias de mercado Establecer las necesidades de planta e infraestructura del negocio, mediante la observación y análisis de la posible ubicación, tipos de clientes que se esperan y producto ofrecido, para de esta manera determinar los requerimientos de inversión del negocio. Definir los criterios organizacionales del negocio, como el diseño de estrategias organizacionales, la estructura organizacional, los aspectos legales y otros gastos administrativos del negocio, con base en las características del mismo. Diseñar la estructura financiera del negocio, donde se involucren las fuentes de financiación, los presupuestos y el estudio económico que indique la viabilidad del mismo. 7

8 3.3 PROPÓSITO Académico: Aplicar y afianzar los conocimientos adquiridos sobre análisis e investigación de mercados. Aplicar igualmente conocimientos en el área de planeación para definir el plan de negocios. Empresarial: Plantear un plan de negocios que sirva de apoyo para la proyección de la empresa y que a la vez se sostenga y crezca en el mercado. De igual forma, dejar un soporte para otras empresas de similares características que deseen implementar un plan de negocios y proyectarse comercialmente. 8

9 4. JUSTIFICACIÓN La importancia de desarrollar un análisis del sector de tecnologías de la información (TI), radica en que la información obtenida de este mercado permitirá tomar decisiones sobre la constitución de una empresa relacionada con el área, y sus pertinentes necesidades de funcionamiento. A nivel profesional, el diseño de un plan de negocios incurre en el empleo de teoría y conocimientos adquiridos en materia financiera, administrativa, comercial, de mercadeo, costos y personal entre otros que debe tener el Administrador de Empresas profesional para llevar a cabo sus funciones, bien sea como empleado de una entidad o como propietario de su propia empresa. Adicionalmente, se deben aplicar criterios de diagnóstico como la matriz DOFA que permitan establecer estrategias y proyecciones, todos estos importantes para la buena gestión del Administrador profesional. Como metodología de trabajo se acude al análisis de la información económica del sector de los productos de software, lo que sirve de base para el estudio de situaciones similares a la del presente proyecto. En la práctica, el desarrollo del proyecto permite al investigador profundizar en conocimientos y ejercer la profesión en varias de sus aplicaciones. Además, la investigación es un aporte relevante para la creación de una empresa, y de ser implementado el proyecto puede favorecer su crecimiento y sostenibilidad en el mercado. 9

10 5. HIPÓTESIS 5.1 HIPÓTESIS DE PRIMER GRADO Las notarias de Bogotá son un mercado desatendido en cuanto a Software para mejorar el desarrollo de sus actividades. Las notarias necesitan un software para procesar la gran cantidad de información que deben almacenar, administrar y emitir en el día a día de los servicios que prestan. 5.2 HIPÓTESIS DE SEGUNDO GRADO La creación de una empresa dedicada al desarrollo y comercialización de un software especializado en ciudad de Bogotá, dirigido a las notarias de la ciudad, es una buena alternativa, por lo que se prevé un amplio mercado, dado que actualmente en Bogotá no existe una empresa que provea un software para las características y necesidades de este tipo de entidades. 10

11 6. MARCO TEORICO 6.1 MARCO DE REFERENCIA El marco teórico correspondiente al plan de negocios para la conformación de la empresa, tiene las siguientes bases teóricas: Se toma como base para desarrollar el trabajo, la estructura del plan de negocios del Fondo Emprender - Servicio Nacional de Aprendizaje SENA- dado que este cuenta con los parámetros necesarios para elaborar el plan de negocios, y la descripción de sus apartes se ajusta a las necesidades de lo que se quiere realizar. Es así, como los parámetros de este plan de negocios contemplan entre otros los siguientes aspectos: El marco teórico que se plantea para el desarrollo del proyecto es el siguiente: Diagnóstico administrativo. Se busca hacer un análisis organizacional de las condiciones internas para evaluar las principales fortalezas y debilidades de la empresa por crear. Las fortalezas constituyen las fuerzas propulsoras de la organización y facilitan la consecución de los objetivos organizacionales, mientras que las debilidades, dificultan o impiden el logro de tales objetivos. El Análisis Interno implica el análisis de los recursos (recursos financieros, máquinas, equipos, materias primas, recursos humanos, tecnología, etc.) de que dispone o puede disponer la empresa para sus operaciones actuales o futuras. El estudio del entorno consiste en determinar los alcances y límites del sistema económico, político, social y cultural de la empresa. Esto reviste implicaciones 11

12 definitivas en la formulación de una estrategia. La empresa está obligada a estudiar las tendencias y cambios que ocurren en su entorno. Una forma muy acertada de llevar a cabo este tipo de análisis es por medio de un análisis DOFA, esta matriz hace ver las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas que tiene o puede tener la empresa en su entorno. Es de vital importancia desarrollarla para tener una mejor orientación en el momento de plasmar los objetivos y planes de acción, de tal forma que estos sean lo más cercano a la realidad de la empresa Portafolio de productos y servicios. En el portafolio de productos se describen los productos o servicios que ofrece la empresa. Dentro del plan de negocios esta sección puede ser dividida en tres puntos: descripción del producto o servicio y actividades de investigación y desarrollo, y diferencia con las empresas existentes. Descripción del producto y/o servicio. En esta sección se deben especificar los productos y servicios que ofrece la empresa, las cantidades y calidades. Es recomendable mostrar las bondades y beneficios para los consumidores, especificando las características del mercado hacia el cual va dirigido cada producto o servicio. Para mostrar el portafolio de productos es adecuado utilizar tablas con los productos y servicios que se van a comercializar e identificar cada una de las ventajas competitivas respecto a otros productos presentes en el mercado. En caso de que la empresa o sector ya tenga experiencia en el mercado, es importante explicar cuales son los productos con mayor demanda y las cualidades que los hacen más exitosos o competitivos en el mercado. En la descripción de los productos o servicios se debe explicar la presentación del producto, cantidades, calidades y especificar cuanto puede ofrecer la empresa al 12

13 mes. Es relevante demostrar una oferta constante con estándares de calidad que diferencien los productos de la empresa de los de la competencia Análisis del mercado. Un mercado es un espacio en el que se realizan todo tipo de intercambios comerciales. Está dentro de un marco de tiempo y tiene dos tipos de actores: los que ofrecen y los que demandan productos o servicios. Existen variables que afectan el comportamiento del mercado y de la compañía. Unas son aquellas que dependen de la decisión del empresario (controlables): por ejemplo precios de su producto y/o servicio, tipo de producto, la promoción, la forma y el sitio donde se venderá el producto. Otras, son aquellas variables externas, que el empresario no puede controlar: ej. Legislación vigente, acciones de la competencia, entorno político, económico, etc. El comportamiento de cada una de estas variables (controlables y no controlables), es fundamental para el desarrollo de la empresa. Es importante conocerlas y analizarlas para así definir estrategias y poder reaccionar ante cambios inesperados en el mercado. La finalidad del análisis del mercado es establecer unos objetivos comerciales coherentes con los objetivos globales de la empresa y detallar cómo se van a alcanzar esos objetivos. Para ello, hay que realizar un análisis detallado del mercado objetivo de la empresa: Identificar el tamaño del mercado, estudiar las características de los compradores, de la competencia y decidir con qué tácticas se va a abordar cada meta parcial. 2 Un análisis del mercado permite desarrollar información sobre las características específicas y el comportamiento de todos los actores involucrados en el mercado (vendedores y compradores). 2 MC DANIEL Carl y GATES Roger. Investigación de mercados contemporánea. México: Internacional Thompson Editores S.A, p

14 Esta información es fundamental para identificar productos potenciales (en el caso en que se este buscando un producto para entrar en el mercado) para identificar los segmentos del mercado en los que una empresa podría posicionarse con éxito (dónde y a quien vender) y para definir estrategias claves que permitan conquistar el mercado (cómo vender). Todo análisis del mercado debe incluir la siguiente información: Identificación del Producto y/o servicio. Es importante al hacer un análisis del mercado, incluir el código del producto y/o servicio dentro del sistema armonizado (ciuu), y estadísticas que desagreguen todos los productos dentro de este código. Al tener este código, la búsqueda de información estadística sobre las ventas o el comportamiento del mercado se hace más fácil. Comportamiento del mercado. Se evalúa el comportamiento histórico del producto y/ servicio en el mercado, es decir, analizar si el consumo y la producción del bien o servicio han crecido, disminuido o permanecido constantes, durante los últimos años. Para esto se utilizan fuentes estadísticas nacionales y regionales (DANE, Proexport, Cámaras de Comercio, Gremios, etc.) que permitan tener un panorama del sector productivo al que pertenece, o hacer sondeos con comercializadores de dichos productos o servicios. Este análisis puede hacerlo a nivel local, regional o nacional. Hay que tener en cuenta que la disminución del consumo de un producto o servicio en la localidad, no significa la disminución en el mercado regional. Ante todo, es importante identificar geográficamente aquellos países, regiones o ciudades donde realmente exista una demanda creciente para los productos de la empresa, o donde existan necesidades que los productos de la empresa pueden suplir. 14

15 Incluiremos información que demuestre que el producto y/o servicio tiene mucho potencial para ser comercializado. Al final el inversionista debe tener una idea de la localización de los principales mercados para el producto y de los productores más importantes. Características de los consumidores. Para vender exitosamente un producto, es fundamental conocer el tipo de personas que habitualmente lo utilizan (o que podrían utilizarlo), identificar los factores que influyen en las decisiones de compra y conocer el grupo de consumidores que estaría dispuesto a adquirir el producto o servicio. Una vez identificada el área geográfica donde el producto tiene un potencial de comercialización y para poder diseñar las estrategias de mercadeo, es necesario identificar las características de los consumidores potenciales. Al final de este análisis debe estar plenamente identificado el grupo de consumidores al cuál va dirigido su producto o servicio. De aquí en adelante, las estrategias de mercado y las acciones de la empresa deben enfocarse exclusivamente en esa población que efectivamente consume o podría consumir el producto o servicio. Requisitos de acceso al mercado. Dependiendo de las características de los productos o servicios, existen regulaciones específicas que permiten o no su entrada al mercado. Por esta razón, el empresario debe identificar aquellos aspectos que regulan la entrada de determinados productos a diferentes mercados, ya sean nacionales o internacionales. Estas regulaciones pueden ser tasas de impuestos, sanitarias, estándares de calidad, sellos o certificaciones verdes, 3 entre otros. Estas pueden ser una ventaja o una desventaja para un producto en determinado momento y el empresario debe ser consciente de ello; así como un sello verde puede representar un mercado potencial mucho mayor, 3 COLOMBIA. MINCOMEX. Plan Estratégico exportador. Bogotá: El ministerio. P

16 las imposiciones tarifarías pueden disminuir los márgenes de utilidad y hacer que el negocio deje de ser rentable. Análisis de precios. El empresario debe hacer un análisis basado en los precios actuales y pasados de su producto o servicio. Es importante conocer el comportamiento de los precios en el último año, e identificar aquellas variables que inciden en este (oferta-demanda, calidad, innovación, etc.). Estas variables pueden ser claves en el diseño de la estrategia de comercialización de un producto. Es necesario tener conocimiento de los precios que maneja la competencia, y los de otros productos o servicios que tengan el mismo uso. El precio del producto o servicio, debe estar acorde (no muy por encima de los demás) con los precios del mercado; si el producto cuesta más, es necesario hacer énfasis en las características que lo diferencian de los demás (calidad, valor agregado, es más amigable con el medio ambiente, entre otras). Análisis de la Competencia y canales de distribución del producto. Dentro del análisis del mercado, es necesario identificar a otros proveedores de los productos o servicios que ofrece la empresa y que constituyen la competencia. Una vez se identifiquen los proveedores es necesario analizar la forma en la que estos están inmersos en el mercado, las características de sus productos o servicios, los precios que manejan, estrategias de comercialización, ventajas y desventajas de los productos o servicios que ofrecen, entre otras variables. Con la información recopilada se analizan las ventajas y desventajas de la empresa frente al producto o servicio que ofrecen otros. Prácticas Comerciales. Las prácticas comerciales son determinantes para evaluar la viabilidad de la empresa en el tiempo. Para estar seguro de escoger la estrategia de comercialización más adecuada es necesario identificar los tiempos 16

17 y formas de pago que tienen los potenciales compradores del producto o servicio. Estos datos permiten planificar los tiempos y los volúmenes de producción. Participación en el mercado. Una vez se conozcan los volúmenes y las cantidades negociadas en el mercado (o se tenga una idea general de su tamaño) y las prácticas comerciales del negocio, se define la porción del mercado que la empresa puede alcanzar y abarcar con la producción. Si la empresa tiene experiencia en el mercado (ferias, comercialización, etc.), es necesario describir cómo ha sido su participación y como se proyecta a futuro. Las variables a tener en cuenta para definir la participación pueden ser número de consumidores, cobertura geográfica, porcentajes respecto a la competencia, entre otros. Estrategia de comercialización. Teniendo en cuenta toda la información recopilada anteriormente (tendencias del mercado, características de los consumidores, conocimiento de la competencia y precios), el empresario puede definir la forma en la que intentará entrar y mantener su producto o servicio en el mercado. La estrategia de comercialización incluye publicidad, estrategias de venta, promociones, etc. Al diseñar una estrategia de comercialización es importante analizar cada uno de los aspectos que tienen influencia sobre la comercialización de un producto o servicio. Por ejemplo: mecanismos de distribución, promoción, ventas, medios de transporte, medios de comunicación, entre otros. También es necesario evaluar las estrategias de comercialización puestas en práctica por la competencia y evaluar aspectos que la empresa puede mejorar. Una vez se hayan analizado dichos aspectos el empresario debe diseñar una estrategia para llegar al mercado deseado (local, regional, internacional) y el medio más eficaz y económico para hacerlo. La estrategia de venta y promoción de los productos o servicios tiene una influencia directa sobre el éxito de la empresa, por esta razón se debe analizar la manera más efectiva para que el 17

18 mercado objetivo reconozca los productos o servicios y se motive a adquirirlos. Es importante tener en cuenta que de acuerdo con el tipo de producto o servicio y las características del mercado varía la estrategia de comercialización, por esta razón, la información recopilada en los pasos anteriores es básica para definir la mejor manera de entrar al mercado Información de la empresa. En esta sección se debe incluir toda la información referente a la historia, organización y aspectos técnicos de la empresa, haciendo énfasis en aquellos aspectos que demuestren su experiencia respecto a lo planteado en las proyecciones de la empresa. La información de la empresa puede abordarse a través de los siguientes puntos: Objetivos de la empresa. Los objetivos de la empresa definen las metas de la empresa en el futuro, estos pueden plasmarse en la misión, visión y objetivos. Misión. La intención con la que fue creada la empresa, se resume en la misión. Aquí deben quedar plasmados los objetivos con los que inicialmente fue creada la empresa. Estos pueden ser netamente económicos, o incluir otras razones de carácter social, ambiental, académico, investigativo, entre otras. Se debe tener en cuenta que además de los fines de lucro, una empresa pudo haber sido motivada por la necesidad de generar empleo en una región, desarrollar nuevas tecnologías, contribuir al buen manejo de los recursos naturales, etc. Visión. En la visión, el empresario debe definir cómo es la empresa que quiere llegar a tener en el futuro y todo lo que quiere lograr con ella. El empresario debe pensar en grande y definir metas grandes por lograr a largo plazo (10 o 15 años). En la visión, se incluyen los alcances de la empresa en el futuro, por ejemplo: ser la más grande y eficiente de la región, generar miles de empleos, ser la mejor empresa de productos naturales de Colombia, etc. 4 Ibid. P

19 Objetivos. En este punto se debe concretar todo lo que el empresario plasmo en la misión. El empresario debe definir un objetivo general y unos objetivos específicos. El objetivo general es el marco general para el desarrollo de la empresa. Los objetivos específicos por su parte, son pautas más pequeñas que la empresa puede ir cumpliendo para lograr el objetivo general. Estos deben estar enmarcados en un espacio de tiempo definido, ser concretos, realizables y verificables. Capacidad de la compañía. En el primer párrafo debe describirse el tipo de actividad que desempeña la empresa (comercialización, producción, agroindustria, etc.). Posteriormente se debe describir la infraestructura y requerimientos legales con los que cuenta la empresa para asegurar el desarrollo del negocio como áreas de terreno, equipos, herramientas, bodegas, plantas de procesamiento, licencias, propiedades, entre otros. Una vez identificados estos aspectos se deben señalar las necesidades de infraestructura de la empresa que contribuirán a alcanzar las metas de producción. Posteriormente, es importante incluir una pequeña descripción de la experiencia de la empresa en producción, comercialización y/o investigación desde su inicio hasta la actualidad. Si se trata de una idea de negocio se debe definir cuando se planea empezar y cual es el plan operativo antes de iniciar la empresa. Estructura Organizacional. En esta sección se debe incluir un organigrama de la empresa y describir brevemente las funciones de los cargos más importantes. Es importante explicar el organigrama, especificando las relaciones entre cada una de las secciones de la empresa. Incluya los asesores externos que son un respaldo para su empresa (universidades, institutos, etc.). Posteriormente, se debe describir brevemente el perfil de los empleados que juegan un papel importante en la operación total de la empresa, su experiencia en 19

20 actividades productivas relacionadas y las características de los coordinadores del proyecto en cada división de la empresa. Si estos empleados ya laboran dentro de la empresa se debe incluir los nombres de los mismos y un párrafo con información de las capacidades que lo hacen una pieza fundamental. Una vez se expliquen las funciones de cada uno de los componentes del organigrama es importante hacer una descripción del comportamiento de la empresa con los empleados: condiciones salariales, prestaciones sociales, programas de capacitación y entrenamiento, etc. Allí es recomendable especificar la existencia de estatutos laborales y políticas de la empresa para con sus empleados Descripción del sistema de producción. El objetivo de esto es describir el área de influencia del sistema productivo y detallar cómo se van a producir los bienes o servicios ofrecidos. Inicialmente se deben identificar las áreas donde tiene influencia la empresa y hacer una pequeña descripción de sus características (geográficas, climatológicas, ecológicas y sociales) y las actividades desarrolladas en cada área. Posteriormente, se debe realizar una descripción del sistema productivo a través de diagramas de flujo, indicando las tecnologías utilizadas, los procesos de control de calidad, tecnologías para tratamiento de desechos, prácticas ambientales y otros a los que haya lugar. El empresario debe presentar la capacidad de producción de la empresa y las proyecciones en un horizonte de planeación a cinco años. Para esto, es necesario incluir gráficos del comportamiento de la producción y explicar las inversiones necesarias para lograr la producción estimada. Estos datos deben ser consecuentes con los objetivos de la empresa, las ventas esperadas y los análisis financieros. 20

21 Para definir cuánto puede ofrecer la empresa en un periodo determinado de tiempo se deben conocer las cantidades de producto que se pueden producir o servicios que se pueden prestar y en que períodos del año Estados y proyecciones financieras. Los estados y proyecciones financieras le permiten al empresario conocer y analizar en detalle, los movimientos de dinero que se realizan o realizarán en el negocio. Éstos son herramientas que le permiten al empresario tomar decisiones ante cambios o situaciones que involucren inversiones, gastos, compras, contrataciones u otros flujos de dinero. Por esta razón son indispensables a la hora de evaluar la viabilidad de una idea de negocio o de un nuevo proyecto en una empresa ya consolidada. Es recomendable que el empresario tenga muy claro, en un lapso de tiempo de 5 años (o en el tiempo adecuado de acuerdo al ciclo de vida del producto), el monto de los recursos necesarios para iniciar operaciones (si es una idea por desarrollar), los recursos de crédito totales, los momentos en los que se realizarán las inversiones, las reformas en infraestructura, los aumentos en la capacidad instalada, los cambios en la producción, entre otros. Una empresa constituida, debe presentar los siguientes estados financieros: Balance General al 31 de diciembre del último año, el estado de Pérdidas y Ganancias proyectado a tres años y el flujo de caja proyectado a tres años. 5 El primer paso para comenzar a plantear los estados y proyecciones financieras es calcular el presupuesto de capital o inversión inicial y el presupuesto de operación. El empresario debe tener muy claro con qué recursos cuenta y qué recursos necesita para iniciar el negocio o alcanzar las metas proyectadas. Las 5 Tomado del modelo de plan de negocios del SENA. Disponible en: 21

22 proyecciones pueden hacerse a 2, 5, 10 años, o aquellos que sean necesarios acordes con el ciclo de vida del producto. El empresario debe detallar los supuestos importantes que tendrá en consideración para basar sus proyecciones y estados financieros. Por ejemplo, periodos en el año de mayor producción, por ejemplo (si se trata de productos de cosecha) o periodos de mayores ventas (si es un producto de mayor consumo en fechas especiales). Para realizar un panorama de los estados y proyecciones financieras, el empresario puede orientarse siguiendo los siguientes pasos: Capital de la empresa. El primer paso es definir el capital necesario para garantizar el funcionamiento de la empresa en decisiones de corto plazo. Dentro del capital de la empresa, se deben presentar los recursos obtenidos con los que cuenta la empresa, los recursos propios y los recursos externos. Recursos obtenidos. Estos son los recursos que tiene la empresa al momento de hacer el plan de negocios y que han sido adquiridos por medio de créditos, préstamos o compra con dinero propio (inversión en activos). No necesariamente los recursos obtenidos se pueden calificar como recursos propios, dado que el empresario puede tener y hacer uso de determinado bien, y aún estar pagándolo. Es recomendable que el empresario invierta en el negocio recursos obtenidos de su propiedad; esto muestra el compromiso del empresario con la empresa (porque también está arriesgando su capital) y puede darle ventajas a la hora de ser evaluada por los inversionistas. Recursos propios. Estos son recursos con los cuales cuenta la empresa y por los que no fue necesario dar nada a cambio para su adquisición, a diferencia de los 22

23 recursos obtenidos. En la mayoría de los casos están representados por aportes de capital de los socios y donaciones. Recursos externos. Estos se refieren a recursos de financiamiento externo y se dividen en créditos existentes y créditos requeridos. Los créditos existentes son deudas que la empresa adquiere con anterioridad con terceras personas. Para planear y conocer las posibilidades financieras de la empresa, el empresario debe tener muy claras sus obligaciones bancarias (intereses y deuda) y la duración de las mismas. Si se va a solicitar un crédito o se está buscando financiación de otro tipo es necesario desagregar cada uno de los rubros de gasto en los cuales se va a invertir el crédito. Para esto el empresario debe presentar un resumen de los planes y proyectos futuros para justificar la adquisición de otros recursos obtenidos y así mismo los créditos requeridos. Otros Recursos. Estos se refieren a recursos adquiridos no tangibles que en general se representan como aportes en prestación de servicios como asesorías y consultorías. Ventas. En este punto se resume la información sobre las cantidades de cada producto o servicio que planea vender la empresa en cinco años (los años varían dependiendo del ciclo de vida del producto). La información de las ventas debe presentarse para el primer año mes a mes y a partir de estas definir el incremento en las ventas año a año. Las proyecciones de ventas deben estar acorde con el mercado objetivo y sus estrategias de comercialización. Proyecciones de ventas. A partir de la información de ventas del primer año, el empresario debe proyectar o pronosticar el crecimiento de las ventas año a año con base en su capacidad de producción. Debe tener en cuenta la capacidad 23

24 productiva de la empresa, las características y condiciones de acceso al mercado y las tendencias de la demanda identificadas en el análisis de mercados. Condiciones de venta. Una vez se ha identificado el comportamiento de las ventas, el empresario debe establecer los precios de venta y la forma en la que se venderá cada uno de los productos o servicios a determinado tipo de cliente (contado o crédito). Esto permitirá conocer detalladamente las fechas en que se realizarán los ingresos de dinero a la empresa. Cuando los pagos se van a realizar a plazos, el empresario debe establecer los intereses por demoras en el pago o incentivos (descuentos por pagos anticipados) que va a utilizar en cualquiera de éstas dos situaciones. El empresario debe también hacer una proyección del precio, es decir, una aproximación de los precios futuros de los productos teniendo en cuenta las cifras de la inflación en los últimos años y las tendencias del mercado identificadas en el plan de mercadeo. Gastos. Después de identificar los ingresos por ventas, el empresario debe identificar los egresos de la empresa. Los egresos se pueden dividir entre costos y gastos, y éstos últimos en gastos de administración, gastos de ventas y gastos financieros. Gastos Administrativos. Los gastos de administración son aquellos egresos de la empresa que corresponden a actividades administrativas del negocio y que no tienen relación directa con el movimiento de las ventas como contratación y salarios de personal administrativo (directivas, secretarias), alquileres y arriendos, seguros, impuestos, depreciación de activos dedicados a la administración, etc.; pero que son necesarias para garantizar el funcionamiento o manejo administrativo de la empresa. 24

25 Gastos de ventas. Los gastos en esta categoría son aquellos que se relacionan directamente con el movimiento de las ventas y algunos están representados como un porcentaje de éstas: fletes de ventas, comisiones de vendedores, propaganda, gastos de despacho (diferentes a los de fletes de ventas), salario de vendedores, etc. Gastos financieros. Los gastos financieros son aquellos gastos que se relacionan directamente con el pago de intereses por créditos y/o deudas que tenga la empresa, por movimientos bancarios, pago de chequeras, libretas de ahorro, etc. Costos. Los costos son los egresos que tiene la empresa por el desarrollo de actividades de producción. Los costos pueden ser fijos o variables. Costos Fijos. Los costos fijos son aquellos que no dependen del nivel de producción y/o utilización de un proceso o servicio. Dentro de este rubro, se encuentran los salarios del personal de planta encargado de la producción, el valor del arriendo o mantenimiento de la planta, la depreciación, etc.. El aumento en el número de empleados al año, debe ser coherente con las perspectivas de crecimiento de la empresa y el nivel de ingresos proyectado. No necesariamente el crecimiento de la empresa implica el crecimiento en el número de empleados. Costos variables. Los costos variables dependen del nivel de producción de la empresa, por ejemplo el consumo de insumos, contratación de jornales temporales, servicios públicos de producción, etc. Para empezar a cuantificar los costos variables se debe hacer una lista de las materias primas utilizadas en cada producto, su valor y los sistemas de pago, posteriormente se deben incluir los costos de la mano de obra variable. 25

26 Los costos de mano de obra variable son los generados por la contratación temporal de empleados en ocasiones muy particulares. Costo de ventas. Es necesario calcular el costo de ventas que se incluirá en el Estado de Pérdidas y Ganancias de la empresa. Estados financieros. Los resultados económicos de la empresa se presentan en estados financieros periódicos. Toda la información recogida anteriormente es fundamental para que el empresario construya los tres estados financieros que debe presentar: Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias y Flujo de caja. Los estados financieros permiten conocer la situación financiera actual y futura de la empresa. El Balance General muestra para un momento específico la situación de activos y pasivos. El Estado de Pérdidas y Ganancias detalla la manera en que se obtuvo la utilidad de un período específico. La utilidad puede ser positiva (ganancia del periodo) o negativa (pérdida del periodo). El Flujo de caja permite conocer el efectivo disponible en caja o fondos para futuras inversiones, compras, etc. Además de colaborar con la organización y contabilidad eficiente de la empresa, los estados financieros son de gran utilidad para predecir el desempeño futuro de la misma. Al realizar proyecciones del Estado de Pérdidas y Ganancias es posible identificar si el negocio se podrá sostener o no en el futuro de acuerdo con las cifras de utilidad esperadas. Por otro lado con las proyecciones del Flujo de caja es posible determinar la rentabilidad del negocio y la recuperación de la inversión. Balance general. El balance general representa la situación de los activos y pasivos de la empresa en una fecha determinada y demuestra su estado de patrimonio. Los activos son aquellas cosas en las que la empresa ha invertido y 26

27 que representan valor para la misma. Los activos pueden ser corrientes, fijos u otros activos. Los pasivos son las deudas que tiene la empresa a corto o largo plazo. Los pasivos se clasifican en pasivos corrientes y pasivos a largo plazo. Los pasivos corrientes son deudas que se cancelan en un tiempo inferior a un año, contado desde la fecha del Balance General; mientras que si el periodo de pago es superior a un año a partir de la fecha del Balance general, se denominan pasivos a largo plazo. El patrimonio puede provenir del capital que aportan los socios o las utilidades generadas por las actividades comerciales de la empresa. Estado de pérdidas y ganancias (P&G). Este es un resumen detallado del cálculo de la utilidad del negocio que ayuda a entender por qué ésta es positiva o negativa. Para la realización del P&G se deben tener en cuenta todos los ingresos de la empresa (ingresos por ventas y otras fuentes) y los egresos derivados de costos, gastos, pago de intereses, depreciación, impuestos y otros. Flujo de fondos (Flujo de caja). El flujo de fondos muestra cómo evoluciona la caja (dinero en efectivo) y los activos monetarios de la empresa en un periodo de tiempo determinado, generalmente un año. Hay varias formas de calcular la cantidad de dinero en caja al final de un período, aunque sólo varían con relación a su estructura u organización. El flujo de caja se debe proyectar a tres años para poder calcular los indicadores financieros claves como la Tasa Interna de Retorno (TIR) y el Valor presente Neto (VPN), los cuales deben ser visibles en el plan de negocios. Éstos, son una guía de la rentabilidad del negocio. 27

28 Otros indicadores financieros como el nivel de endeudamiento, la razón de liquidez, y la estabilidad de la empresa, pueden ser muy útiles para mostrar las bondades del negocio y para darse cuenta de las debilidades o fortalezas del negocio. Todos estos indicadores, deben ser tenidos en cuenta por el empresario al implementar o diseñar las actividades de la empresa que necesiten inversiones de dinero. 6.2 MARCO CONCEPTUAL Capacidad Máxima: Capacidad teórica de ingeniería o de diseño, basado en el supuesto del pleno empleo de los medios productivos. 6 Controlar: Comparar lo planeado con lo ejecutado. Incluye instaurar los mecanismos a emplear en el monitoreo, conocer los factores que explican las desviaciones y formular acciones correctivas que retroalimentan el planteamiento. 7 Costos directos: Son aquellos identificados claramente con una actividad, un nivel de organizacional o un producto. Estación de trabajo: Sitios o lugares de trabajo del proceso industrial donde se transforman los insumos o se ensamblan las partes o componentes de un producto. Estrategia: Arte e dirigir operaciones. Manera de actuar ante determinada situación. Organizar: Asignar con eficiencia los recursos humano, económicos y financieros para el logro pleno de los propósitos empresariales. 6 Ibid. p BURBANO, Jorge E. Presupuestos enfoque moderno de planeación y control de recursos. 2ª ed. Santafé de Bogota. D.C.: Mc Graw Hill, p

29 Prever: Anticipar lo que ha de suceder. Mercadotecnia: Actividad desarrollada por las organizaciones económicas dirigida a la satisfacción de necesidades, carencias y preparación mediante el planteamiento de procesos de intercambio. Potencial del Mercado: Volumen total (física o monetario) de compras estimado para une grupo definido de clientes en una área geográfica claramente delimitada, durante un tiempo establecido, en un mercado especifico y condiciones especificas. Pronostico de ventas: Es el nivel de ventas que espera alcanzar una empresa, según el análisis de su capacidades y debilidades, y con base en el programa de mercadotecnia. Posicionamiento comercial: Situación competitiva lograda por una empresa mediante sus productos. Sistema de producción: Comprende la articulación y la sincronización de los elementos materiales, físicos y humanos que convergen a la preparación de productos por ubicar en los canales de comercialización. Productividad: Capacidad productiva del trabajo y del capital o producción factible de bienes o servicios con respecto a los insumos (mano de obra o utilización de equipos) exigidos para alcanzarla. 29

30 Tecnología: Conocimiento de la evolución del conjunto de instrumentos, maquinaria, procedimientos y métodos técnicos que permiten la utilización de recursos naturales para satisfacer las necesidades humanas. 8 Liquidez: Disponibilidad de efectivo que debe asegurarse para satisfacer las condiciones cuantitativas y de oportunidad propias de los compromisos asumidos por la empresa. Tasa de interés de oportunidad: Rentabilidad mínima que el inversionista establece para establecer su inversión. VAR: vendedor especializado de valor agregado. Término usado entre los productores de software. Irrigación: Aportación de sangre a los tejidos por medio de los vasos sanguíneos 8 Ibid., p

31 7. DISEÑO METODOLÓGICO 7.1 TIPO DE INVESTIGACIÒN Se trata de un estudio descriptivo que tiene como propósito delimitar los hechos que conforman la investigación, identifica características del universo de investigación, señala formas de conducta y actitudes del universo investigado, establece comportamientos concretos y descubre y comprueba la asociación entre variables de investigación. 9 Para el caso, se identifican, analizan y describen las características del mercado y del sector de tecnologías de la información. 7.2 POBLACIÓN Y MUESTRA Población. El universo poblacional son todas empresas que necesiten los productos de software Muestra. Con base en la población, para la aplicación de la encuesta, se aplica el método de muestreo aleatorio simple, con la fórmula de población finita a fin de estimar el dato maestral más conveniente para validar los resultados de la encuesta. 7.3 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN Se trata de un método deductivo, dado permite que las verdades particulares contenidas en las verdades universales se vuelvan explicativas. Esto es, que a 9 MENDEZ, Carlos E. Metodología diseño y desarrollo del proceso de investigación. 3ª ed. Bogota: Mc Graw Hill, p

32 partir de situaciones generales se lleguen a identificar explicaciones particulares contenidas explícitamente en la situación general. 7.4 FUENTES PRIMARIAS Y SECUNDARIAS Primarias. Se utiliza el método de observación y la aplicación de una encuesta Secundarias. Se consultan documentos oficiales e institucionales relacionados como prensa, revista, publicaciones, organizaciones gremiales y empresas del estado. Además de toda la bibliografía necesaria para el estudio, la cual se menciona al final del documento. Entre algunos de estos documentos están: COLOMBIA. SENA. Estructura básica para el diseño de un plan de negocios. Bogotá: Servicio Nacional de aprendizaje. NALKER Bouye y MULLINS Larreche. Marketing estratégico. Enfoque de toma de decisiones. McGraw-Hill: MIRANDA MIRANDA, Juan José. Gestión de proyectos: Identificación, formulación, evaluación, financiera-económica-social-ambiental / Juan José Miranda Miranda 4a. Ed. Bogotá: MM Editores, p MENDEZ ALVAREZ, Carlos Eduardo. Metodología: Diseño y desarrollo del proceso de investigación. 3a. ed. Bogotá: Mc Graw-Hill, p MASON, Robert D. Estadística para administración y economía. 3a.ed. México: Mc Graw Hill, p. 32

33 8. DIAGNÓSTICO DEL SECTOR Para el desarrollo de este capítulo, se toma como referencia el estudio realizado por el ICEX (Instituto Español de Comercio exterior) en febrero de 2005 sobre el sector del software en Colombia. Este estudio fundamenta su contenido en datos obtenidos de fuentes como: Departamento Nacional de Estadística, DANE, Siex - Sistema Estadístico de Comercio Exterior de la Dirección de Impuestos Aduanas Nacionales de Colombia, Proexport, Business Software Alliance (BSA), Convertir-Corporación Invertir en Colombia, Federación Colombiana de la Industria del Software y Tecnologías Informáticas Relacionadas (FEDESOFT), Instituto Colombiano para el Desarrollo de la Ciencia y la Tecnología Conciencias, Cámara Colombiana de Informática y Telecomunicaciones (CCIT), Centro de Apoyo de la Tecnología Informática, Centro de Investigaciones de las Telecomunicaciones (CINTEL), Red de Ingeniería de Software Colombia (RISCO), Asociación Colombiana de Ingenieros de Sistemas, Agenda de Conectividad, Comisión de Regulación de Telecomunicaciones (CRT), Ministerio de Comunicaciones, Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, Negocios Colombia, Superintendencia de Industria y Comercio, SICEX: Sistema de Información de Comercio Exterior disponible en la Cámara de Comercio Hispano Colombiana, Byngtong: Base de datos que contiene información de 15 mil empresas colombianas y entrevistas con desarrolladores de software, distribuidores y comercializadores del sector. Dado lo anterior, se considera que este estudio es completo y suficientemente soportado, por lo que se presentan a continuación los aspectos que permitirán establecer las oportunidades del sector. 33

34 8.1 PANORAMA GENERAL DEL SECTOR La frecuencia de uso de las tecnologías de las información (TI) a nivel internacional varía de un país a otro. Si bien en la mayoría de países se suelen utilizar las TI con menos frecuencia que en las naciones de Norteamérica, la diferencia está disminuyendo. Estados Unidos es el líder mundial en Tecnologías de Información y Comunicaciones TIC, representando aproximadamente el 35% de las ventas mundiales. En cuanto al mercado Latinoamericano, según reportes de la Cámara de Comercio de Bogotá, en el año 2001 Brasil contaba con cerca de la mitad del mercado de TI de Latinoamérica (38%), seguido por Venezuela (12%), México (11%), Colombia y Chile (10%). La Industria del Software promete un crecimiento acelerado. Los Ministerios de Comunicaciones, Comercio Exterior y el IDC estiman que el mercado del software tuvo un crecimiento del 7% en promedio para el año 2004, 18% para el año 2005 y el 2006 se espera un crecimiento de 16%. La industria del software en Colombia se ha caracterizado por ser un sector en crecimiento. Según el IDC los sectores de mayor crecimiento corresponden a servicios, redes y software. 10 El mercado colombiano. El Sector del Software cuenta hoy con cuatro grupos de empresas bien definidas: 10 ICEX -Instituto Español de Comercio exterior-el sector del software en Colombia. Bogotá: Embajada de España, P-16 34