y objetivos 20 acciones Es claro que ha habido cambios PARA CRECER EN CONGRESOS Y CONVENCIONES Por Fernando Compeán, CMM, CITE, CMP, CMS, CIS

Transcripción

1 Tema de Portada

2 PrimEra PartE 20 acciones y objetivos PARA CRECER EN CONGRESOS Y CONVENCIONES Por Fernando Compeán, CMM, CITE, CMP, CMS, CIS En mi calidad de profesional con 40 años dedicado al tema de grupos, me permito compartir lo que considero es una estrategia integral efectiva en el Turismo de Reuniones de México, maximizando las inversiones y los recursos. Es claro que ha habido cambios importantes respecto a nuestra actividad y quisiera a través de este medio aportar una estrategia de crecimiento y desarrollo basada en 20 objetivos estratégicos de aquí a Su misión es transformar y desarrollar el Turismo de Reuniones de México y su visión es posicionar a México como un país líder del mundo en congresos, convenciones, viajes de incentivo y exposiciones para el año Por qué? México tiene un gran potencial de crecimiento en el Turismo de Reuniones, tanto para generar desarrollo interno como en la recepción de visitantes que acuden a algún evento de esta actividad. Lo que ha hecho falta es un planteamiento de objetivos estratégicos que han sido suplantados por acciones sin estrategia alguna. Esta falta de seguridad estratégica ha limitado la medición de lo bien o mal que vamos en esta industria especializada. Vale decir que en este sentido México cuenta con instituciones sólidas y líderes comprometidos con sus subsegmentos del mercado de reuniones, pero que no han sido convocados para transformar la actividad y corresponsabilizarse de los resultados. Juntar a nuestros líderes para implementar una verdadera fuerza de trabajo con los mismos objetivos estratégicos, así como informales de las acciones en torno a la industria, abrirá la oportunidad para que grandes cosas sucedan. Una vez organizados y elevando el nivel competitivo, México podría sumar una muy bien preparada fuerza de ventas especializada que aumente nuestras posibilidades de atraer más congresos y convenciones a México, participando en los eventos más productivos. Por otro lado, nuestra industria se ha sofisticado tanto en tan poco tiempo que ahora podemos elaborar un marketing de target, lo que antes no era posible, pues recurríamos a inversiones cuantiosas que llegaban a una audiencia más general. Este documento exhibe primero un análisis del panorama actual del Turismo de Reuniones den México y después propone 20 objetivos/acciones necesarios que, no siendo limitativos, ofrecen una ruta razonable y efectiva hacia el desarrollo de nuestro país como destino de congresos, convenciones, viajes de incentivo y exposiciones en un tiempo razonable: ConvencioneS Latinoamérica 62 63

3 Tema de Portada Análisis Fortalezas: El posicionamiento de la marca MÉXICO es elevado. Destinos turísticos de playa muy bien posicionados a nivel mundial. Organizaciones del sector muy institucionales. Profesionales con mucha experiencia y conocimiento del mercado. Nuevos destinos sumándose al deseo de atraer congresos y convenciones. Nuevos recintos feriales que dan a destinos nuevos mayor posibilidad de desarrollar congresos. Los mercados tradicionales emisores de eventos siguen interesados en venir a México (Estados Unidos, Inglaterra, Alemania, España, Italia). Oportunidades: Sigue creciendo el Turismo de Reuniones en el mundo. Contamos con destinos turísticos nuevos interesados en atraer congresos y convenciones. 85% de los congresos en el mundo son de menos de 800 personas y la mayoría son de 500 personas o menos. Nuevos mercados abriéndose a esta industria. En la década del se sumaron 50 millones de personas a la clase media en Latinoamérica, de acuerdo con cifras del Banco Mundial. Canadá se interesa cada vez más por México como destino de sus eventos. Cada vez tenemos más vendedores haciendo venta dura de productos y servicios en las ferias o exposiciones especializadas a donde se encuentran los organizadores de eventos o meeting planners. En el extranjero se desconoce de la edificación de nuevos recintos feriales para congresos, lo cual nos da un enorme potencial de crecimiento Debilidades: No existe estrategia de Gobierno para el Turismo de Reuniones. Los recursos se invierten en acciones pero sin seguir planes estratégicos. Para medir nuestros resultados usamos indebidamente el Índice de ICCA, que es muy bueno pero incompleto y discriminatorio. Al no trazar estrategias tampoco establecemos objetivos. No medimos el retorno de nuestras inversiones ni el retorno de nuestros objetivos. Con la nueva organización del CPTM, los ejecutivos de las oficinas en el extranjero agregan la labor de promover el Turismo de Reuniones a su ya totalmente saturada agenda de servicios al leisure. Ninguno de los ejecutivos del CPTM y la Sectur en México o en el extranjero tienen alguna certificación especializada en meetings. Amenazas: La economía internacional puede afectar la llegada de visitantes que vienen a México a participar en algún evento del Turismo de Reuniones. Manifestaciones políticas y sociales, criminalidad y violencia. Fenómenos naturales. (Todas las anteriores ocasionan una baja en el número de visitantes y por lo tanto disminuyen la captación del DNI, con la consecuente baja en el presupuesto del CPTM).

4 20 Objetivos/ ACCiones 1. Medición Objetivo: cuantificar año con año, mes con mes, el crecimiento de los subsegmentos del Turismo de Reuniones. Acción: contratación del Instituto de Investigación en Turismo de Reuniones, A.C. como organismo independiente para realizar este trabajo permanentemente. Mejorar debe ser un estratégico categórico en el Turismo de Reuniones. El Índice de ICCA es muy conocido pero insuficiente para medir el impacto total, toda vez que ocupamos un sitio en su ranking sólo porque reportamos congresos que se apegan a sus lineamientos. No todos los congresos son reportados y además los encargados no reportan necesariamente los que se apegan a los criterios de ICCA. Por esto, para mejorar nuestro ranking debemos contar con un ejecutivo dedicado a promover, ante los recintos feriales de México, el reporte de dichos congresos a ICCA. Este mismo ejecutivo debe además catalogar otros congresos no reconocidos por ICCA para ver la fotografía completa de nuestro país. Deberá conocer TODOS los congresos realizados en recintos feriales y hoteles en TODO el país. Debe haber ejecutivos dedicados exclusivamente a catalogar convenciones corporativas, viajes de incentivo y exposiciones en recintos y hoteles. Es cierto que la Sectur cuenta con CESTUR y que hasta ahora este organismo realiza labores importantes, pero no relacionadas con el Turismo de Reuniones, por ello conviene contratar a una institución no gubernamental como el iitr, fundado para efectos de investigación y estadística debe ser el año en que se inicie la contabilidad y se aprecie el impacto total de los diferentes subsegmentos del mercado en la economía mexicana de eventos. Por último, hay que medir también la intención de compra/venta en todos los pabellones y eventos donde el CPTM participa, tanto en México como en el extranjero para conocer el ROI o el retorno de objetivos. 2. Capacitación y competitividad Objetivo: elevar la competitividad turística de proveedores especializados en México por medio de la actualización y capacitación. Acción: apoyar y promover fuertemente las certificaciones CMP, CASE, CMS, CEM y CIS. Debemos promover una vinculación con las más de 400 instituciones educativas de nuestro país que ofrecen una carrera técnica o profesional de turismo, hotelería o gastronomía. Necesitamos estar más cerca de sus docentes y de sus estudiantes para que sus programas de instrucción se apeguen a nuestra realidad empresarial en el Turismo de Reuniones. Más de 100 mil estudiantes se gradúan cada año de estas instituciones y los programas educativos requieren urgentemente de un tuning para que produzcan ejecutivos del futuro mejor preparados. Sin menospreciar los valiosos diplomados, admitamos que las certificaciones son el medio que utilizan los profesionales para elevar sus estándares, para mantenerse al día y ser mejores en esta industria. En México ya existe la certificación CMS (Certified Meetings Specialist), con más de 2 mil certificados en los fundamentos y marketing del Turismo de Reuniones. Conviene también promover las certificaciones profesionales de Estados Unidos ConvencioneS Latinoamérica 64 65

5 Tema de Portada en nuestros profesionales para que tengan el nivel competitivo global que se está exigiendo hoy en día por especialidad: CIS para viajes de incentivo, CMP para operaciones de eventos, CEM para especialistas en exposiciones, CMM para niveles directivos, CASE para especialistas en ventas de congresos de asociaciones. Considero innecesario realizar el Congreso de Turismo de Reuniones organizado por la Sectur una vez al año bajo la conducción de su Dirección de Turismo de Negocios, toda vez que es la iniciativa privada por medio de sus organizaciones gremiales especializadas quienes están cumpliendo con esta función: AMPROFEC, MPI, SITE, IEEM, PCMA, Expo ICOMEX, Meeting Place Mexico, World Meetings Forum. De modo que hay capacitación todo el año y con enfoque en la industria especializada. Para ser eficientes en la capacitación conviene concertar dentro del Comité de Turismo de Reuniones (del Comité hablaremos más adelante), un Subcomité de Capacitación Estratégica. Hasta ahora no ha habido un concertador que se apegue a lo que se conoce como Meetings Architecture para ver por el desarrollo del país, basado en la información y el conocimiento. Más adelante también hablaremos del semillero de vendedores, que contempla crear una nueva y mejor preparada fuerza de ventas del producto Mexicano entre las MiPyMES, para lo cual se requiere de entrenamiento específicamente enfocado a estos empresarios. Es completamente innecesaria la inversión de tiempo y recursos humanos en el evento organizado por el CPTM con PCMA, llamado PCMA Advisory Summit, toda vez que se dice de éste que vienen meeting planners a enseñarnos qué necesitamos, lo cual es muy redundante con otros encuentros académicos y además compite con eventos de la IP. 3. Alineación Objetivo: Alinear por medio de un plan de comunicación las estrategias, acciones y trabajos del CPTM y la Sectur en esta actividad especializada Acción: establecer juntas periódicas con los principales líderes de nuestra industria Es necesario alinear a la industria especializada de México con los objetivos estratégicos de gobierno y a la inversa. Los Capítulos de SITE, MPI, PCMA, GBTA, IAEE, AMDEM están alineados con los objetivos y premisas de sus contrapartes internacionales, sin embargo no están alineados con las estrategias de SECTUR y del CPTM (tampoco sucede a la inversa). Hay comunicación y apoyo a todos los capítulos o asociaciones, pero hay mucho por hacer en este tema con el fin de hacer trabajo en equipo para eficientar recursos y esfuerzos. SECTUR y CPTM podrían tener reuniones periódicas con los integrantes del Comité de Turismo de Reuniones para dialogar sobre estrategias y acciones concertadas y conjuntadas. Estas juntas deben

6 planearse con objetivos específicos en cada una, abriendo con anticipación el orden del día para sus participantes. Éste es el sitio donde se ventilarán todas las discordancias. En este mismo sentido se podrían integrar al Comité las organizaciones turísticas Estatales y Municipales. Aquí las estrategias deben verse en dos escenarios: el escenario internacional y el nacional (recordemos que para la mayor parte de los destinos turísticos de nuestro país el 80% o más de sus clientes o potenciales clientes son de carácter nacional). En este seno se darán las bases de relaciones públicas para hablar con una sola voz en cuanto a temas complicados. Aquí se hablará de las campañas de promoción y de los espacios de venta dura o promoción directa ofrecidos por el CPTM y la Sectur. 4. Transformación de la mentalidad Objetivo: cambiar el chip anterior y proponer una nueva visión por objetivos, no por subsegmentos. Acción: realizar un nuevo diálogo gubernamental cambiando el mensaje estratégico interno de acuerdo con la naturaleza de nuestra actividad y sus tiempos de planeación y ejecución. Ya pasó una década en la cual quedó claro que hay una segmentación del mercado turístico de Reuniones. Considero que estratégicamente es hora de entrar a otro nivel de ideas; es necesario dar el siguiente paso: aplicar lo que sabemos a la naturaleza de nuestra actividad en el escenario comercial. Es decir, establecer estrategias de tiempo: eventos a corto, mediano y largo plazos. La hotelería nos ha obligado a pensar que debemos dar resultados a corto plazo (un año), ésta es la tradición de sus negociaciones empresariales con mayoristas y corporativos, pero sabemos bien que entre más grandes los eventos más tiempo tardan en cristalizarse; también hay clientes que tardan, por varias razones, en proponer a México como un destino para sus eventos. Para ello es necesario cambiar la mentalidad y enfatizar que si queremos ver hacia el futuro debemos invertir parte de nuestros recursos humanos y económicos a más largo plazo. Así, considero necesario formar clubes de producto o clusters en términos de la inversión y temporalidad del proyecto, clubes o clusters de eventos de corto, mediano y largo plazo. 5. Ordenamiento Objetivo: aglutinar a la industria en grupos homogéneos. Acción: establecer los objetivos de cada grupo y convocarlos. ConvencioneS Latinoamérica 66 67

7 Tema de Portada Todos queremos todos los negocios y sabemos que en nuestra industria eso no es posible; hay que elegir qué especialidad de negocios podemos y debemos aspirar a tener, no sólo en función de las facilidades, servicios e instalaciones sino en términos de inversión y target markets. Hay que agruparnos en consecuencia. Como proveedores, la forma de llegar a los clientes es muy distinta (igual que el mensaje que que necesitamos transmitir) entonces hay que juntar peras con peras y manzanas con manzanas, haciendo clusters o clubes que dialoguen con el mismo set de ideas comerciales y tengan los mismos alcances. Cluster 1: a) Orbes, b) Destinos Preferentes y c) Destinos Emergentes. Cluster 2: a) Recintos Feriales, b) PCOs y agencias especializadas, c) DMCs, d) DMOs, e) Hoteles, f) Parques temáticos y otros prestadores de servicios y g) Transportistas terrestres y aéreos. Cluster 3: a) Organismos públicos de turismo estatal y b) Organismos públicos de turismo municipal. 6. Alianzas Objetivo: redimensionar las inversiones con las alianzas estratégicas internacionales y nacionales con miras a obtener retornos específicos de objetivos y de inversión. Acción: eliminar el pensamiento general de inversión y colocar recursos en acciones específicas, tanto en las grandes organizaciones como en las nuevas y pequeñas que están en contacto comercial con los potenciales clientes de México. Estimo que 40% del presupuesto total de los aproximadamente 25 millones de pesos que el CPTM destina al Turismo de Reuniones en el extranjero se invertía en alianzas con asociaciones como PCMA, ICCA, SITE, MPI y otras. Esto se ha hecho durante más de un quinquenio y aún no sabemos si esa cuantiosa inversión dio resultados. Sin duda es importante mantener una relación estrecha y fuerte con todos estos líderes de nuestra industria a nivel mundial, pero es necesario redimensionar la inversión y los objetivos. Considero muy acertada la iniciativa y la inversión original, pero es tiempo de una nueva relación en otros términos más convincentes para el CPTM y para quienes vemos de cerca estas inversiones y aspiramos a mayores alcances con los mismos recursos o menos. Las alianzas son muy necesarias, pero hay otro tipo de jugadores de menor envergadura pero muy confiables que se encuentran más en la línea de la venta dura y en contacto con potenciales clientes de México que no se han usado. Sabemos que el tema de Ferias no está incluido en el presupuesto destinado a Turismo de Reuniones sino que tiene su propio rubro. Dicho esto, entonces hay mucho potencial de posicionamiento adicional en cada una de las ferias de México y del extranjero a donde acuden los compradores o meeting planners. Debemos fortalecer la relación con las expos extranjeras y nacionales reestructurando estratégicamente nuestras alianzas, toda vez que es en ellas donde se cierra el círculo de la promoción.

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9 Tema de Portada SEGUNDA PARTE 20 acciones y objetivos PARA CRECER EN CONGRESOS Y CONVENCIONES Por Fernando Compeán, CMM, CITE, CMP, CMS, CIS

10 7. Administración de riesgos / Administración de crisis Objetivo: establecer una voz común con un mensaje institucional para casos de emergencia o de peligro. Acción: establecer un lugar común, virtual o analógico, donde meeting planners y proveedores puedan acudir a solicitar consejo, apoyo o respuestas racionales en caso de requerirlo. Propongo la creación de un protocolo de riesgos y crisis para el Turismo de Reuniones. Con todos los fenómenos que afectan a nuestros clientes y a sus eventos, conviene también tener una comité mixto (Gobierno/ IP) de comunicación para administrar riesgos, donde además se encuentre la figura de una empresa de relaciones públicas. La IP y el Gobierno deben dar el mismo mensaje sea cual fuere el fenómeno de crisis. Conviene contar con una central de información, donde se puedan aclarar dudas para nuestra industria en casos extremos, y también con un monitor de riesgos. 8. Arquitectura digital Objetivo: actualizar la página web del CPTM/Sectur para que refleje la amplitud de información, recursos informativos y demás necesidades del T de R. Acción: proponer un índice de contenidos a desarrollar y subirlo a la red como parte de la página del CPTM/Sectur en inglés y en español. La página web del CPTM/Sectur puede alojar información pertinente e interesante no sólo para meeting planners del extranjero; debe reflejar la nueva modalidad de clusters/ clubes, alojar testimoniales, etcétera. En este mismo sentido debe ser una herramienta útil para los proveedores de México que deseen conocer y sumarse a las estrategias del Turismo de Reuniones, incluyendo calendarios de eventos nacionales y extranjeros, conferencias y capacitación, certificaciones y más. El directorio digital de destinos y prestadores de servicios debe estar disponible para todos los interesados. 9. Promoción dirigida al target Objetivo: proponer medios especializados nacionales y regionales que nos hagan llegar al target de manera más económica y efectiva. Acción: realizar una lista de medios especializados regionales y al target tanto en Estados Unidos como en México, América Latina y Europa. Cada subsegmento se está separando de los otros cada vez más y por lo tanto el mensaje necesita ser refinado, dirigido al target y con su lengua especializada. Llegó el momento de sintonizar aún más nuestra penetración para alcanzar mercados regionales y locales productivos. Estados Unidos nos proporciona el 73% de los eventos, América Latina el 12%, Europa el 7% y Canadá el 5% por ciento. Canadá, por su parte, recibe el 41% de los eventos que producen los Americanos y nosotros solamente recibimos el 14%, aún podemos crecer mucho. Los mercados emergentes, como los latinoamericanos, ya se pueden atacar de forma clara y eficiente. ConvencioneS LATinoamérica 76 77

11 Tema de Portada 10. Expos Objetivo: reorganizar la presencia de marca y de ventas en las expos nacionales y extranjeras especializadas donde se reúnen potenciales clientes. Acción: participar en forma agresiva en IMEX America, IMEX Frankfurt, EIBTM, AIBTM, e Incentive Travel Exchange, Incentive Works, Expoeventos, Fiexpo y meetings in MEXICO (en el extranjero), así como en ICOMEX, meeting place mexico y meeting place puebla (en nuestro país). Los pabellones de México en estas expos son altamente necesarios para poner en escena a nuestros vendedores : los proveedores de México que andan tras este mercado. Para maximizar las altas inversiones en las expos debemos aumentar el número de vendedores y los m2 del pabellón; aumentar la presencia fuera del pabellón (en los periódicos de la expo, entrevistas, imágenes y pendones, patrocinio de portagafetes, el lounge de los meeting planners y más); reorganizar, reorientar y profesionalizar a los vendedores antes de la expo, y medir la intención de compra-venta para estimar el ROI en general y por clusters. Las alianzas con asociaciones internacionales pueden tener una reingeniería y ser más efectiva para invertir más recursos en las expos. También ha resultado altamente productiva la generación de expos (table tops) exclusivas de México en suelo extranjero, así lo ha sido el programa meetings in MEXICO que lleva proveedores de México a ciudades clave de Estados Unidos, Europa y Canadá. 11. Fuerza de Ventas Objetivo: ampliar y profesionalizar a la fuerza de ventas del producto mexicano y los destinos de México. Acción: facilitar un programa que permita a pequeños profesionales salir del país a conseguir de forma competitiva y con altos estándares más eventos para México. Entendemos que la labor de gobierno es facilitar y encausar por medios promocionales y Relaciones Públicas para que la iniciativa privada sea quien convenza y firme contratos. Es entonces necesario formar una fuerza de ventas mayor y mejor preparada. La razón por la cual hemos mantenido una fuerza de ventas casi uniforme y poco creciente en las ferias o expos del extranjero y de México es que, a diferencia de las cadenas de hoteles, la gran mayoría de los proveedores son MiPyMES (95% de las empresas dedicadas al Turismo de Reuniones caen en esta categoría). Podemos entonces, con una nueva estrategia, crear un semillero de nuevos vendedores de México con oportunidades para ellos de acuerdo con su dimensión y características, incluyendo facilidades de financiamiento y apoyos encadenados a la capacitación. Así tendríamos mucho más vendedores saliendo a buscar el negocio en lugar de quedarnos esperando a que llegue (como sucede ahora). El tema de los Congresos sería particularmente estimulado por esta estrategia. 12. Semillero de congresos Objetivo: activar un programa que influya en la creación de nuevos congresos nacionales para que éstos

12 a su vez inviten a sus contrapartes de otras regiones y partes del mundo a venir a México con sus eventos. Acción: apoyar de 3 a 5 años el evento denominado CONEXIONES, semillero de congresos. Más del 80% de los destinos turísticos de nuestro país dependen de la dinámica de los congresos y convenciones nacidas y desarrolladas en México. Cuando el CPTM se acerca a todos estos destinos turísticos para promoverlos en el extranjero, no concuerda con sus necesidades actuales. Las preguntas que todos nos hacemos entonces son: cómo generar más congresos para evitar la dura competencia por los mismos de siempre?, cómo conectarlos para que más adelante atraigan a los congresos regionales del extranjero y mundiales de sus mismos sectores? La respuesta se encuentra en un evento denominado CONEXIONES, semillero de congresos, que se organizó dos años con mucho éxito y pudo reunir solamente a ONGs, fundaciones, institutos colegiados, organizaciones gremiales, profesionales y empresariales, cámaras, etc. para capacitarlas en sus áreas de interés, no relacionadas con congresos y convenciones. Ninguna otra expo ha podido juntar a tantos gerentes, secretarios o presidentes de instituciones sin fines de lucro. Es aquí donde la conexión con nuestra industria se puede realizar. Respaldar este evento sería justamente un detonador para el futuro de congresos en nuestro país. Considero que el número de congresos nacionales podría elevarse en no menos del 10% del gran total y que los congresos mundiales en México se podrían elevar un 20% a partir de 2018, si se da el apoyo a partir del Bases de transición Objetivo: acabar con los deterioros de estrategias y acciones que trae consigo el cambio de estafetas en oficinas de gobierno y bajar la curva de aprendizaje de los nuevos ejecutivos. Acción: crear un manual/norma con información de estrategias y tácticas, así como de certificaciones que eleven rápidamente el conocimiento de los nuevos ejecutivos. Uno de los fenómenos más legítimos que afecta negativamente el impulso ConvencioneS LATinoamérica 78 79

13 Tema de Portada del Turismo de Reuniones mexicano es la transición en los gobiernos estatales y municipales, así como en las direcciones de Turismo y en las oficinas de convenciones (hoy DMOs). Entendemos que es imposible obligar a los estados y municipios a seguir una norma de transición, pero sí podemos elaborar un manual/ sugerencia para una transición menos lacerante. El documento debe incluir un resumen ejecutivo de las estrategias y acciones del Gobierno federal y además la posibilidad de cursar alguna certificación. 14. Certificar a los ejecutivos de la Sectur y el CPTM Objetivo: acabar con los deterioros de estrategias y acciones que trae consigo el cambio de estafetas en oficinas de gobierno y bajar la curva de aprendizaje de los nuevos ejecutivos. Acción: crear un manual/norma con información de estrategias y tácticas, así como de certificaciones que eleven rápidamente el conocimiento de los ejecutivos (certificaciones únicas como CMS, CIS ) y dependiendo de su nivel de experiencia otras certificaciones como CASE, CMP, etcétera. Proponemos que los ejecutivos del CPTM y la Sectur a cargo del Turismo de Reuniones en México y en el extranjero tengan por lo menos una certificación de nuestra industria. 15. Administrador de licitaciones Objetivo: eficientar y aumentar las licitaciones (RFPs) por medio de un profesional centralizado. Acción: contratar uno o varios ejecutivos que se den a la tarea exclusiva de filtrar, organizar y administrar las licitaciones y generar las oportunidades de otras nuevas. Uno de los problemas que estamos afrontando en nuestra actividad es la cantidad desproporcionada de RFPs. Este fenómeno, que se da gracias a las empresas con servicios digitales como C-Vent, ha dado lugar a un nuevo profesional que se dedica solamente a revisar, filtrar y contestar las licitaciones, así como a elevar el estándar de las propias presentaciones u ofertas para que sean más competitivas en fondo y forma. Así, se vuelve estratégico establecer la figura del Administrador Federal de Licitaciones, para dar apoyo y respaldo a todos los PCOs, agencias especializadas y oficinas de convenciones; alguien que se asegure de que las RFPs sean contestadas en los tiempos que exige nuestra industria. Este profesional tendría bajo su responsabilidad el análisis constante de la base de datos de ICCA para buscar más congresos con la iniciativa privada y sus desinos turísticos. 16. Comité de Turismo de Reuniones Objetivo: establecer un comité de trabajo formado por el grupo de líderes de los diferentes subsegmentos para trabajar en las estrategias comunes. Acción: Establecer fechas, invitar a los líderes, organizar las agendas de los temas a tratar y los objetivos de cada junta, así como asentar los compromisos realizados. Debemos integrar un Comité de Turismo de Reuniones sin asignar o votar por un representante de todos, en virtud de que somos cada vez más divergentes en cuanto a objetivos, marketing y diálogo especializado. Cada organización (MPI Capítulo México, SITE Capítulo México, PCMA Capítulo México, Amprofec, ICCA Capítulo México, iitr, AMDEM, Ameref, PCO Meetings Mexico, ANDEMAC e IAEE Capítulo México) debe formar parte de este primer círculo, necesita tener su propia voz y comunicar los intereses propios de sus agremiados o colegas. Así también los egos estarían al margen. A diferencia de comités anteriores en donde no había tareas asignadas a los participantes, estos tiempos ameritan una corresponsabilidad para generar los resultados que todos deseamos con una estrategia integral. El Comité pondrá sobre la mesa los elementos de desarrollo de nuestra industria, vistos con un carácter estratégico y dejará a otros la parte

14 17. México Meetings Newsletter Objetivo: tener un medio de comunicación del Turismo de Reuniones, tanto hacia afuera de nuestra industria como hacia adentro. Acción: revivir el proyecto Mexico Meeting News (el newsletter para Estados Unidos, Canadá y Europa con información de México exclusivamente). Con todo este movimiento habrá resultados, habrá consensos y habrá la necesidad de comunicarlos periódicamente. Si no hablamos de ellos nadie sabrá que existen. táctica. Las reuniones se llamarían Power Meetings, por su poder de transformación de la industria. La corresponsabilidad estaría distribuida en subcomités de Capacitación estratégica, Marketing, Nuevos mercados, Licitaciones, Estadística y sondeos, Otras dependencias de gobierno y su impacto en el T. de Reuniones, Arquitectura digital, Expos y todos los que fueran necesarios. El comité admitiría, necesariamente, un círculo ampliado por lo menos una vez al año, en donde otros organismos estarían representados: HSMAI, Asociación de Hoteles, Asociación de Restaurantes, GBTA México, los directores de turismo estatales y municipales, etcétera. ConvencioneS LATinoamérica 80 81

15 Tema de Portada Necesitamos entonces un elemento comunicador oficial, el hilo que la industria querrá seguir para saber qué estamos haciendo y hacia dónde vamos; comunicación hacia nuestros aliados en la industria, hacia nuestros clientes y potenciales clientes. 18. Responsabilidad social Objetivo: tomar conciencia y exhortar a nuestra cadena de valor de la responsabilidad que tenemos todos quienes formamos parte de esta industria para disminuir la huella que dejamos en la tierra con nuestras juntas, reuniones y eventos. Acción: Crear un manual/norma verde con el título Green Paper y distribuirlo entre nuestra industria. Independientemente de ser una cuestión de ética, tratar de disminuir la huella que dejamos con los eventos también es una oportunidad de alinearnos con las nuevas generaciones que toman decisiones con base en esta responsabilidad compartida. Definamos una clara estrategia de responsabilidad social para el Turismo de Reuniones; compartámosla con nuestros aliados, proveedores y clientes. Es sencillo, fácil de comunicar y nos hace más competitivos en este mundo global. 19. Aumento de calidad y cantidad Objetivo: agregar la dimensión de calidad (ROI) al tradicional dimensionamiento del Turismo de Reuniones (antes número de eventos/participantes, hoy ROI ). Acción: Incluir esta pregunta en todos los escenarios posibles (estadísticas, sondeos, etc.) para que la industria tome conciencia y aprenda a medir este importante objetivo. Tradicionalmente hemos tenido un pensamiento en dos dimensiones para medir el éxito de nuestras estrategias y tácticas: número de eventos y cantidad de participantes en ellos. Es un buen momento para fomentar la tercera dimensión de los resultados: el PIB de meetings. Sí, podemos y debemos aumentar la cantidad de eventos en México, pero no sin integrar en la ecuación la rentabilidad de éstos para nuestro país, que se mide en su capacidad de estimular el desarrollo e inversiones que generen crecimiento y más empleos mejor remunerados. También vincula a la responsabilidad social y nuestro compromiso con el medio ambiente y con nuestras inversiones. 20. Junta de estrategia Objetivo: reanalizar todo este proceso una vez al año. Acción: establecer una fecha para reunir a todos los líderes y partícipes de estos objetivos estratégicos. Será necesaria una junta del Comité de Turismo de Reuniones cada año, en el mes de octubre, con el único fin de revisar estos objetivos estratégicos, ya sea para confirmarlos o replantearlos. Sin duda las nuevas amenazas y oportunidades que enfrentaremos nos harán recapacitar y cambiar algunos objetivos; tal vez refinarlos o ajustarlos. La dinámica de nuestra industria es tal que debemos estar alertas todo el tiempo y tener la capacidad de cambiar o adaptarnos a los tiempos y a las coyunturas de forma inmediata.

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