PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO PRESTACION DE SERVICIOS PROGRAMA DE ADULTO MAYOR

Transcripción

1 División de Recreación y Página 1 de 7 OBJETIVO Determinar los lineamientos a seguir para la prestación del Programa de Adulto Mayor. 1. ALCANCE Este procedimiento se aplica a la División de Recreación y. 2. FUNCIONES Jefe Unidad de Servicios: Revisar y aprobar la elaboración de Publicidad. Jefe División de Recreación y : Revisar y firmar las solicitudes de Publicidad Coordinador (División de Recreación y ): Revisar el pago de inscripciones y entregar la información de esta al instructor (DRyD) para su respectivo control. Coordinador Administrativo y Financiero: Elaborar conjuntamente con el Coordinador de las tarifas para el siguiente año, recibir el plan de trabajo revisarlo, aprobarlo y archivarlo para control permanente de este con las metas y tramitar las aprobaciones de Jefe División Comercial y Mercadeo: Recibir los volantes de publicidad enviados por la División de Recreación y y entregarlos al grupo de Asesores Comerciales para su respectiva labor de venta. Instructor: Elaborar el plan de trabajo, ofrecer el programa Adulto Mayor a afiliados, beneficiarios a COFREM y particulares diligenciar los formatos y realizar todas las clases sujetas al debido cumplimiento en los horarios y en el plan de trabajo. Asesor Comercial (División de Recreación y ): Ofrecer el programa Adulto Mayor a Empresas afiliadas a COFREM y particulares acompañado de los volantes de 3. DEFINICIONES No Aplica ELABORÓ Vo. Bo. Jefe Área Calidad REVISÓ Comité de Procesos AUTORIZÓ Director Administrativo APROBÓ Consejo Directivo Cargo: Jefe División de Nombre: Carlos Cargo: Jefe Unidad de Nombre: Héctor Orlando Nombre: Carlos Recreación y Deporte. Andrés Mesa Barbosa Gestión Interna Solano Novoa Fernando García. Nombre: Catherine Nombre: Kelly Maria Peñate González. Manotas Llinas. DOCUMENTO CONTROLADO Firma: Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)

2 Página 2 de 5 División de Recreación y 4. DESARROLLO ACTIVIDAD 1. Presentar tarifas aprobadas por el Consejo. 2. Recibir plan de trabajo. DETALLE Al Iniciar el año con las tarifas aprobadas por el Consejo Directivo de la Caja, el Jefe y el Coordinador Administrativo y Financiero se reúne con el Coordinador de, para informarle las tarifas aprobadas por el Consejo Directivo. El Coordinador Administrativo y Financiero, el Coordinador de establecen los horarios de clases para el programa, en esta reunión se establece la fecha de entrega del plan de trabajo del Instructor y que es entregado al Coordinador de de la División de Recreación y. El Coordinador de recibe el plan de trabajo del instructor y lo revisa conjuntamente con el, si es acorde con el servicio y la disposición logística es aprobado y archivado bajo la responsabilidad total de Coordinador de. DEPENDENCIAS División de Recreación y 1. Jefe 2. Coordinador Administrativo y Financiero. 3.Coordinador de 1. Instructor 2. Coordinador de Unidad de Servicios REGISTROS 1. Tarifas aprobadas por el Consejo Directivo. 2. Horario de clases para el programa. 3. Plan de Trabajo 3. Diseñar propuesta de 4. Elaborar requisición de 5. Revisar y autorizar. Una vez recibido el plan de trabajo, el Coordinador de solicita una propuesta de publicidad en volantes, que contenga los aspectos más importantes del programa Adulto Mayor y que estén dentro del plan de trabajo. La propuesta es revisada y entregada por el Jefe de la División de Recreación y para su respectivo tramite junto a las propuestas de las escuelas deportivas. El Jefe de la División de Recreación y revisa la propuesta de publicidad en volantes y envía a la Unidad de Servicios para su respectiva revisión y autorización, la requisición de ésta especifica las cantidades y el tiempo esperado de entrega. El Jefe de la Unidad de Servicios revisa la requisición de publicidad en volantes, si esta de acuerdo autoriza y envía al Área de Publicidad (Ver PD Elaboración de colaterales, material impreso y publicidad exterior). 2.Jefe Jefe Jefe 4. Propuesta de publicidad 5. Requisición de autorización de 6. Formato de actividades publicitarias

3 Página 3 de 5 División de Recreación y ACTIVIDAD 6. Recibir volantes de DETALLE Cuando los Volantes de publicidad llegan a la División de Recreación y es revisado por el Jefe y el Coordinador de. División de Recreación y 1.Jefe 2.Coordinador de DEPENDENCIAS División Comercial y Mercadeo REGISTROS 7. Volantes de 7. Entregar volantes de publicidad al Instructor. 8. Enviar volantes de publicidad a la División Comercial y Mercadeo. El Coordinador de de la División de Recreación y quien es el funcionario encargado del Programa de Adulto mayor hace entrega de una parte de los volantes de publicidad al instructor del programa, para que el llegue al mercado objetivo de cada deporte y apoyar las metas de cobertura que debe cumplir. El Jefe de la División de Recreación y envía mediante un oficio parte de los volantes de publicidad del Programa de Adulto mayor a la División Comercial y Mercadeo para que sean ofrecidas por medio de los Asesores Comerciales Coordinador de Jefe 1.Jefe 2.Asesor Comercial 8. Relación de entrega volantes de 9. Oficio para la División Comercial y Mercadeo.

4 Página 4 de 5 División de Recreación y 9. Realizar inscripción al programa de Adulto Mayor. El Auxiliar de Oficina es el responsable de realizar las inscripciones del programa, inicialmente brinda toda la información de horarios y costos al cliente, si este desea inscribirlo es guiado hasta la taquilla donde cancela el valor asignado para el programa y luego presenta el recibo de pago al Instructor. Posteriormente se diligencia el formato Inscripción a Escuelas Deportivas y solicita copia del documento de Identidad, copia del carné de la EPS o ARS y 2 fotos a color 3*4, una para el formato de inscripción y otra para el carné del programa, éste es entregado una vez cancele el primer mes y es refrendado con cada pago, posteriormente el usuario es evaluado por el Medico el cual determina la clase de ejercicios que puede hacer y las restricciones a que halla lugar. Auxiliar de Oficina 10. Formato Inscripción a Escuelas Deportivas. 11. Copia del Documento de Identidad. 12. Copia de EPS o ARP.

5 Página 5 de 5 División de Recreación y ACTIVIDAD 10. Diligenciar planilla de asistencia. DETALLE El Instructor con los datos del formato Inscripción a Escuelas Deportivas, diligencia el formato Control de asistencia y pago, con el cual lleva control en todas las clases para mensualmente acordar el pago del mes. DEPENDENCIA División de Recreación y Instructor REGISTROS 13. Control de asistencia y pago Escuelas Deportivas. 11. Elaborar y entregar carné. 12. Realizar y entregar informes. 13. Revisar informes y llevar control de Metas. 14. Realizar salidas a otros municipios. El Auxiliar de Oficina elabora el carné del programa y lo presenta al Coordinador de de la División de Recreación y para la firma autorizada, acompañado del formato Inscripción a Escuelas Deportivas y el número del recibo de pago. En el carné del Programa además de los datos personales del inscrito y del programa inscrito, esta la fecha de vencimiento la cual es refrendada con cada pago para el ingreso al Parque. El Instructor debe consolidar los datos existentes y generar unos informes dentro de los cuales estipula las coberturas con numero de asistentes y sus categorías, y otro informe de ingresos en los cuales se apoyara en la planilla liquidación de concesionarios por cada disciplina generado por el Coordinador de la División de Recreación y y que es acorde con el listado manejado por el Instructor. Una vez el Coordinador de de la División de Recreación y reciba el informe de cobertura y el informe de ingresos por parte del Instructor, diligencia el formato Control de Metas Escuelas Deportivas con los cuales ejerce control de estas con todos los Instructores. El Instructor con los integrantes del programa de Adulto mayor programan y realizan unas salidas a otros municipios como integración y paseo para el grupo de asistentes del programa, estas salidas y cualquier otra actividad que se realice por fuera de las instalaciones del Parque de la Vida COFREM deberá estará autorizada por el (los) acudiente(s) responsable(s) del adulto mayor. Los costos de estos programas son asumidos por cada uno de los asistentes. 2.Auxiliar de Oficina 2.Instructor Coordinador de Instructor 14. Carné del programa. 15. Recibo de pago 16. Informe de Cobertura. 17. Informe de Ingresos. 18. Liquidación de concesionarios 19. Control de Metas Escuelas Deportivas. 20. Convocatoria 21. Propuesta Torneos Internos. 22. Autorización salidas de integración.

6 Página 6 de 5 División de Recreación y 15. Revisar consolidado final de Metas. El Coordinador de al finalizar el año, reúne el grupo de Instructores donde evalúa los resultados obtenidos por cada disciplina y determina las estrategias o cambios que permitan mejorar continuamente este servicio. 2.Instructor.

7 División de Recreación y Página 7 de 7 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS TITULO CODIGO 1. Tarifas aprobadas por el Consejo Directivo Formato Libre 2. Horario de clases para el programa Formato Libre 3. Plan de Trabajo Formato Libre 4. Propuesta de Publicidad Formato Libre 5. Requerimiento de autorización de publicidad Formato Libre 6. Formato de Actividades publicitarias PD F01 7. Volantes de Publicidad Formato Libre 8. Relación de entrega volantes de publicidad Formato Libre 9. Oficio para División Comercial y Mercadeo Formato Libre 10. Formato Inscripción a Escuelas Deportivas PD F Copia del Documento de Identidad Externo 12. Copia del Carné de la EPS o ARS Externo 13 Control de asistencia y pago Escuelas Deportivas PD F Carné del programa Formato Libre 15. Recibo de Pago Formato Libre 16. Informe de cobertura Formato Libre 17. Informe de Ingresos Formato Libre 18. Liquidación de concesionarios Formato Libre 19. Control de Metas Escuelas Deportivas PD F05 20.Convocatoria Formato Libre 21.Propuestas torneos internos Formato Libre 22. Autorización salidas de integración PD F01