1. LISTA DE VERSIONES VERSIÓN FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION Abril-2016 Creación del documento

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José Manuel Giménez Fernández
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1 1. LISTA DE VERSIONES VERSIÓN FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION Abril-2016 Creación del documento 2. OBJETO Establecer una guía para la elaboración y presentación de los informes trimestrales de ejecución presupuestal de la Fundación al consejo superior de la institución. 3. ALCANCE Este instructivo cubre desde la generación de los reportes del sistema de información gestasoft hasta la elaboración del informe para su presentación. Aplica para la división de Planeación y Gestión de Proyectos o al área a quien sea encargada la elaboración del seguimiento presupuestal. 4. DEFINICIONES Centro de Costo: Es una unidad o subdivisión creada para el análisis y creación del proceso contable en la cual se acumulan los gastos generados por las actividades sustantivas y de apoyo de la institución. Informe de ejecución presupuestal: Corresponde al consolidado de la información del presupuesto ejecutado por área o Vicerrectoría, este informe permite conocer la ejecución del presupuesto institucional en un periodo. GESTASOFT: Sistema de información que permite agilizar los procedimientos financieros y administrativos e integrarlos con los procedimientos académicos de la Institución y con los usuarios externos (estudiantes, administrativos y docentes). 5. CONDICIONES GENERALES Los informes se generan desde el sistema gestasoft, con base en la ejecución presupuestal y a partir de este informe se organiza y prepara la información para la presentación a los entes correspondientes. El informe de egreso e inversión se genera desde el módulo de presupuesto de gestasoft, mientras que el informe ingresos por matriculas se descargaran desde el generador de reportes del mismo sistema. DIVISIÓN DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS 1 de 12

co, una vez allí hacer clic en la parte superior, en la sección administrativos como se observa en la imagen: b.

2 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS P-GF-PFI-03 Seguimiento y control presupuestal 7. DESARROLLO a. Ingresar al página web de la FUCS una vez allí hacer clic en la parte superior, en la sección administrativos como se observa en la imagen: b. Para poder ingresar al contenido de esta sección deberá ingresar su usuario de correo electrónico y contraseña en el lugar indicado como se observa en la imagen: DIVISIÓN DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS 2 de 12

3 c. Una vez se encuentre en la sección administrativos, dirigirse a subsección servicios en línea, link Gestasoft: d. Al hacer click en el link Gestasoft, aparecerá una nueva pestaña como la que se observa en la imagen. En esta ventana debe hacer click en la boton denominado Inicio Seguro. DIVISIÓN DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS 3 de 12

4 e. Haciendo clic en botón inicio seguro emergerá una nueva ventana en la cual deberá ingresar su usuario y contraseña. f. Una vez haya ingresado al sistema, dirigirse a la sección servicios y hacer clic en el botón generador de reportes para descargar el reporte de ingresos. Seguido a esto deberá hacer clic en los botones reportes y luego generación de reportes. DIVISIÓN DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS 4 de 12

5 g. Después de esto deberá elegir de la lista desplegable la opción de presupuesto y seleccionar la opción continuar. DIVISIÓN DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS 5 de 12

h. Al ingresar a la opción presupuesto se debe seleccionar de la lista desplegable el informe denominado lista de recaudos por órdenes de matrícula para

Una vez seleccionado el reporte se debe diligenciar el campo periodo académico, el cual corresponderá al periodo en consulta.

6 h. Al ingresar a la opción presupuesto se debe seleccionar de la lista desplegable el informe denominado lista de recaudos por órdenes de matrícula para un periodo dado en el módulo académico : i. Una vez seleccionado el reporte se debe diligenciar el campo periodo académico, el cual corresponderá al periodo en consulta. Con este reporte se obtienen los ingresos por matriculas para el periodo en consulta. Una vez se tenga este reporte se procede a descargar los de egresos, inversión y demás ingresos, estos se descargar desde el módulo de presupuesto DIVISIÓN DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS 6 de 12

j. Una vez haya ingresado al sistema, dirigirse a la

para descargar el reporte de ingresos, egresos e

Seguido a esto deberá hacer clic en los botones

7 j. Una vez haya ingresado al sistema, dirigirse a la sección gestión y hacer clic en el botón presupuesto para descargar el reporte de ingresos, egresos e inversión. Seguido a esto deberá hacer clic en los botones consultas e informes y luego ejecución del presupuesto. DIVISIÓN DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS 7 de 12

k. En la sección ejecución del presupuesto se deben diligenciar los siguientes campos: Vigencia: corresponde al año que se desea consultar Fecha inicial: se debe colocar como fecha el primero de

8 k. En la sección ejecución del presupuesto se deben diligenciar los siguientes campos: Vigencia: corresponde al año que se desea consultar Fecha inicial: se debe colocar como fecha el primero de enero del año en consulta Fecha final: corresponde a la fecha de corte en la que se va a generar el reporte Tipo reporte: acá se debe seleccionar la clase de reporte que se desea generar, ya sea de egresos, ingresos o inversión. Consolidar: esta casilla se debe desmarcar para que se muestre la información detallada en la generación del informe. Recursos propios: se debe seleccionar esta casilla Este proceso se debe repetir para generar los 3 tipos de reportes. Una vez se descargue el reporte de ingresos los valores que se generar en el rubro de matrículas deben ser reemplazados por los valores obtenidos en el reporte de lista de recaudos por órdenes de matrícula para un periodo dado en el módulo académico. DIVISIÓN DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS 8 de 12

9 Los informes de egresos e inversión presentan la siguiente estructura: Rubro Nombre Unidad Fuente Financiación Centro Costo Presupuesto Inicial Adiciones Créditos Contracrédito Reducciones Presupuesto Final Acumulado Compromiso Compromiso Acumulado Obligaciones Obligaciones Acumulado Pagos Pagos Presupuesto Ejecutado Presupuesto Disponible Porcentaje Ejecutado El informe de ingreso tiene la siguiente estructura: Rubro Nombre Unidad Fuente Financiación Centro Costo Presupuesto Inicia Adiciones Créditos Contracrédito Reducciones Presupuesto Final Acumulado Por Cobrar DIVISIÓN DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS 9 de 12

Por Cobrar Acumulado Recaudo Recaudo Presupuesto Ejecutado Presupuesto Disponible Porcentaje Ejecutado Los tres archivos deben ser unidos en una sola base de datos de excel teniendo en cuenta los

10 Por Cobrar Acumulado Recaudo Recaudo Presupuesto Ejecutado Presupuesto Disponible Porcentaje Ejecutado Los tres archivos deben ser unidos en una sola base de datos de excel teniendo en cuenta los siguientes parámetros: Se debe agregar una columna que indique que tipo de rubro pertenece el subrubro (ingreso, egreso, inversión). Ya que los archivos no presentan la misma estructura, se debe tener en cuenta que la columna de recaudo del reporte de ingresos es la misma de compromiso en los reportes de egresos e inversión. Por tanto esta columna debe ser puesta en la de compromiso para poder generar correctamente la base de datos. Se debe agregar la columna de grupo a la cual pertenece el centro de costo esto permite manejar la información de manera más fácil y realizar el informe de ejecución presupuestal. Una vez se obtenga la base de datos se debe construir la siguiente tabla dinámica para cada uno de los tipos de rubro (ingreso, egreso, inversión): EJECUCIÓN PRESUPUES TAL AL xx-xx-xxxx EJECUTADO PRESUPUESTO FINAL PRESUPUESTO INICIAL $- $ $ $ $ $ Etiquetas de fila PRESUPUESTO INICIAL PRESUPUESTO FINAL EJECUTADO % Ejecución ADMINISTRATIVO $ $ $ % CENTRO DE IDIOMAS $ $ $ % CIENCIAS SOCIALES ADMINISTRATIVAS Y ECONOMICAS $ $ $ % CITOHISTOTECNOLOGIA PREGRADO $ $ $ % EDUCACION CONTINUADA $ $ $ % ENFERMERIA POSGRADOS $ $ $ % ENFERMERIA PREGRADO $ $ $ % INSTRUMENTACION PREGRADO $ $ $ % INVESTIGACIONES $ $ $ % MEDICINA POSGRADOS $ $ $ % MEDICINA PREGRADO $ $ $ % MEDICINA PROYECTOS $ $ $ % PREUNIVERSITARIO $ $ $ % PROYECCION SOCIAL $ $ $ % TECNOLOGIA EN ATENCION PREHOSPITALARIA $ $ $ % Total general $ $ $ % DIVISIÓN DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS 10 de 12

11 Así mismo se debe elaborar una tabla donde se muestre los movimientos presupuestales como se observa en la siguiente imagen: $ MOVIMIEN TOS ES AL xx-xx-xxxx $ $ $ $ ADICIONES CRÉDITOS CONTRACRÉDITO REDUCCIONES $- EGRESO INGRESO INVERSION Etiquetas de fila ADICIONES CRÉDITOS CONTRACRÉDITO REDUCCIONES EGRESO $ $ $ $ - INGRESO $ - $ - $ - $ - INVERSION $ $ $ $ Total general $ $ $ $ Finalmente se debe construir una tabla resumen donde se muestre el presupuesto aprobado para el año, la ejecución a la fecha del informe y su porcentaje de ejecución. CENTROS DE COSTO PRESUPUESTO ANUAL APROBADO 2015 EJECUCIÓN % EJECUCIÓN INGRESOS OPERACIONALES $ $ % CENTRO DE IDIOMAS $ $ ,8% CIENCIAS SOCIALES ADMINISTRATIVAS Y ECONOMICAS $ $ ,6% CITOHISTOTECNOLOGIA PREGRADO $ $ ,0% EDUCACION CONTINUADA $ $ ,1% ENFERMERIA POSGRADOS $ $ ,9% ENFERMERIA PREGRADO $ $ ,7% INSTRUMENTACION PREGRADO $ $ ,8% INVESTIGACIONES $ $ ,0% MEDICINA POSGRADOS $ $ ,6% MEDICINA PREGRADO $ $ ,0% MEDICINA PROYECTOS $ $ ,6% PREUNIVERSITARIO $ $ ,8% PROYECCION SOCIAL $ $ - 0,0% TECNOLOGIA EN ATENCION PREHOSPITALARIA $ $ ,9% COSTOS DIRECTOS $ $ % CENTRO DE IDIOMAS $ $ ,5% CIENCIAS SOCIALES ADMINISTRATIVAS Y ECONOMICAS $ $ ,3% CITOHISTOTECNOLOGIA PREGRADO $ $ ,2% EDUCACION CONTINUADA $ $ ,7% ENFERMERIA POSGRADOS $ $ ,4% ENFERMERIA PREGRADO $ $ ,5% INSTRUMENTACION PREGRADO $ $ ,0% INVESTIGACIONES $ $ ,4% MEDICINA POSGRADOS $ $ ,7% MEDICINA PREGRADO $ $ ,7% MEDICINA PROYECTOS $ $ ,3% PREUNIVERSITARIO $ $ ,7% PROYECCION SOCIAL $ $ ,0% TECNOLOGIA EN ATENCION PREHOSPITALARIA $ $ ,8% COSTOS INDIRECTOS $ $ % ADMINISTRATIVO $ $ % TOTAL COSTOS $ $ % GASTOS OPERACIONALES $ $ % INGRESOS NO OPERACIONALES $ ,0% EGRESOS NO OPERACIONALES $ ,0% DIVISIÓN DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS 11 de 12

12 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: Oscar Javier Cárdenas Barón Cargo: Analista de proyectos Fecha:01-Abril-2016 Nombre: Eliana Solano Rojas Cargo: Directora Planeación y gestión de proyectos Fecha: 11- Agosto Nombre: Dr. Darío Cadena Cargo: Vicerrector de planeación y proyectos especiales Fecha: 18-Octubre-2016 DIVISIÓN DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS 12 de 12

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