GRUPO DE PROCESOS DE: SEGUIMIENTO Y CONTROL. 1

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1 GRUPO DE PROCESOS DE: SEGUIMIENTO Y CONTROL 1

2 Proceso: Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto INTRODUCCIÓN: Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto es: El proceso de supervisar y controlar los procesos requeridos para iniciar, planificar, ejecutar y cerrar un proyecto, a fin de cumplir con los objetivos de rendimiento definidos en el plan de gestión del proyecto y el enunciado del alcance del proyecto (Guía del PMBOK ) 2

3 Proceso: Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto. Entradas.1 Plan para la Dirección del Proyecto.2 Informes de Desempeño*.3 Factores Ambientales de la Empresa.4 Activos de los Procesos de la Organización Técnicas y Herramientas.1 Juicio de Expertos Salidas.1 Solicitudes de Cambio*.2 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto.3 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto 3

4 Proceso: Realizar Control Integrado de Cambios INTRODUCCIÓN: El Control Integrado de Cambios es: El proceso que consiste en revisar todas las solicitudes de cambio, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los entregables y a los activos de los procesos de la organización, a los documentos del proyecto y al plan para la dirección del proyecto (Guía del PMBOK ) CCB: Comité de Control de Cambios 4

5 Proceso: Realizar Control Integrado de Cambios Entradas.1 Plan para la Dirección del Proyecto.2 Información sobre el desempeño del Trabajo.3 Solicitudes de Cambio*.4 Factores Ambientales de la Empresa.5 Activos de los Procesos de la Organización Salidas.1 Actualización al estado de las Solicitudes de Cambio*.2 Actualización al plan para la Dirección del Proyecto.3 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Técnicas y Herramientas.1 Juicio de Expertos.2 Reuniones de Control de Cambios 5

6 Proceso: Verificar el Alcance El proceso que consiste en formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se han completado (Guía del PMBOK ) Incluye revisar los entregables con el cliente o el patrocinador para asegurarse de que se han completado satisfactoriamente y para obtener de ellos su aceptación formal. Por lo general el control de calidad se lleva a cabo antes de la verificación del alcance, pero ambos procesos pueden efectuarse en paralelo. 6

7 Proceso: Verificar el Alcance Entradas.1 Plan para la Dirección del Proyecto.2 Documentación de Requisitos.3 Matriz de Rastreabilidad de Requisitos.4 Entregables Validados Técnicas y Herramientas.1 Inspección Salidas.1 Entregables Aceptados.2 Solicitudes de Cambio.3 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto 7

8 Proceso: Controlar el Alcance Controlar del Alcance es: El proceso por el cual se monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea base del alcance (Guía del PMBOK ) 8

9 Proceso: Controlar el Alcance Entradas.1 Plan para la Dirección del Proyecto.2 Información sobre el Desempeño del trabajo.3 Documentación de Requisitos.4 Matriz de Rastreabilidad de Requisitos.5 Activos de los Procesos de la Organización Técnicas y Herramientas.1 Análisis de Variación Salidas.1 Mediciones del Desempeño del Trabajo.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización.3 Solicitudes de Cambio.4 Actualizaciones al Plan para la Dirección del proyecto.5 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto 9

10 Proceso: Controlar el Cronograma El Control del Cronograma es: El proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma (Guía del PMBOK ) 10

11 Proceso: Controlar el Cronograma Entradas.1 Plan para la Dirección del Proyecto.2 Cronograma del Proyecto*.3 Información sobre el Desempeño del Trabajo*.4 Activos de los Procesos de la Organización Técnicas y Herramientas.1 Revisiones del Desempeño.2 Análisis de Variación*.3 Software de Gestión de Proyectos*.4 Nivelación de Recursos.5 Análisis qué pasa si?.6 Ajuste de Adelantos y Retrasos.7 Compresión del Cronograma.8 Herramienta de Planificación Salidas.1 Mediciones del Desempeño del Trabajo*.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización.3 Solicitudes de Cambio.4 Actualizaciones al plan para la Dirección del Proyecto.5 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto. 11

12 Proceso: Controlar el Cronograma (H) Revisiones de desempeño Este informe debe incluir entre otros: Fecha de inicio real y fecha de finalización real. Porcentaje completado de las actividades en curso: Esto es importante si se utiliza el método de valor ganado como medición del avance. Análisis de Variación Esta es una función clave durante el proceso de seguimiento y control del cronograma del proyecto. Esta técnica consiste en comparar las fechas objetivo con las fechas de inicio y terminación (finalización) reales. (SV, SPI) Medición del Rendimiento Las técnicas de medición del rendimiento se refieren a la Gerencia del Valor Ganado ó Earned Value Management (EVM). 12

13 Proceso: Controlar el Cronograma (S) Línea base del cronograma (Actualizaciones) Estos cambios se deben incorporar en la línea base después de ser aprobadas en el proceso de Control Integrado de Cambios. El registro histórico de estas modificaciones se convierte en una fuente de lecciones aprendidas para futuros proyectos. Mediciones de Desempeño de Trabajo Los valores de Variación del Cronograma (SV) y el Índice de Rendimiento del Cronograma (SPI) Acciones correctivas recomendadas Una acción correctiva es un esfuerzo que se hace para mantener alineado el rendimiento futuro del cronograma del proyecto de acuerdo a la línea base que se planeó. 13

14 Proceso: Realizar Control de Costos INTRODUCCIÓN El Control de Costos es: El proceso por el cual se monitorea la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costos (Guía del PMBOK ) 14

15 Proceso: Realizar Control de Costos Entradas.1 Plan para la Dirección del Proyecto.2 Requisitos de Financiamiento del Proyecto.3 Información sobre el Desempeño del Trabajo.4 Activos de los procesos de la Organización Técnicas y Herramientas.1 Gestión del Valor Ganado*.2 Proyecciones.3 índice del Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI)*.4 Revisiones del Desempeño.5 Análisis de Variación*.6 Software de Gestión de Proyectos* Salidas.1 Mediciones del Desempeño del Trabajo.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización.3 Solicitudes de Cambio.4 Actualizaciones al plan para la Dirección del Proyecto.5 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto 15

16 Proceso: Realizar Control de Costos (S) Línea base de costos La línea base de los costos también conocida como el presupuesto aprobado o el plan de costos previsto. Información sobre el desempeño del trabajo Lo verdaderamente importante para valorar el rendimiento de un proyecto es conocer que productos se han terminado y los que están en proceso, los costos incurridos, pronóstico para la terminación de las actividades pendientes, porcentaje completado de las actividades. Otras entradas son: Requisitos para la Financiación del proyecto Solicitudes de cambio aprobadas Plan de Gestión de Costos 16

17 Proceso: Realizar Control de Costos (T&H) 1. Gestión del Valor Ganado* 1. Valor Planificado 2. Valor Ganado 3. Costo Real 4. Variación del Cronograma 5. Variación del Costo 6. Índice de rendimiento del cronograma 7. Índice de rendimiento del costo 2. Proyecciones 1. EAC 3. Índice del Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI)* 4. Revisiones del Desempeño 1. Análisis de Variación 2. Análisis de Tendencias 5. Software de Gestión de Proyectos* 17

18 Proceso: Realizar Control de Costos (S) Posibles actualizaciones a las Estimaciones de Costos. Mediciones del rendimiento: SV, SPI, CV y CPI con información del rendimiento de los paquetes de trabajo que componen la EDT. Proyecciones de costos como el EAC (de acuerdo al escenario que haya ocurrido en el proyecto), el ETC y el posible VAC También son salidas de este proceso: los cambios solicitados, las acciones correctivas recomendadas para conservar la línea base. 18

19 La GP sin EVM SU PROYECTO: Presupuesto total de $100, meses Producir 20 unidades ESTADO ACTUAL: Gasto a la fecha: $64,000 Tiempo transcurrido: 6 meses Unidades producidas: 8 completas Cómo ha estado gestionando el proyecto? Está todo de acuerdo al plan? Cuánto es el avance? (64%, 50%, >40%) Se encuentra en el lugar que esperaba o es necesario tomar alguna acción?

20 Earned Value Management Introducción

21 Técnica: Earned Value Management (EVM) 21

22 Qué es EVM? Definición En inglés, Earned Value Management En español, Gerencia del Valor Ganado ó Acumulado Es una metodología ó técnica utilizada para medir y comunicar el progreso físico real de un proyecto teniendo en cuenta el trabajo completado, el tiempo tomado y los costos reales incurridos para realizar ese trabajo.

23 El Valor Ganado no solo mide el progreso en cuanto a costos; también lo hace en cuanto a cronograma ó tiempos. La técnica del valor ganado permite comparar el trabajo realmente realizado con la cantidad de trabajo que se planeó realizar.

24 Técnica: Earned Value Management (EVM) Análisis de Medición del Rendimiento: 24

25 Earned Value Management Siglas INGLÉS BCWS - PV ACWP - AC BCWP - EV SV CV SPI CPI BAC EAC ETC VAC TCPI ESPAÑOL CPTP - VP CRTR CPTR VP VC IRP IRC CPF CEF VAF IRPC

26 Curva-S Elementos BAC Budget at Completion Es el valor planeado (PV) acumulado total hasta la conclusión del proyecto o tarea. PV Planned Value Es el Costo Presupuestado del Trabajo Programado para ser completado de la actividad hasta un momento determinado. BCWS - Budgeted Cost for Work Scheduled

27 Curva-S Elementos ACWP - Actual Cost of Work Performed (AC) Estos son los costos reales acumulados durante el ciclo de vida del proyecto. Este concepto acumula los costos reales del trabajo completado a partir de facturas y las hojas de tiempo de los recursos.

28 Curva-S Elementos BCWP - Budgeted Cost of Work Performed (EV) También se conoce como Earned Value (EV) ó Valor Ganado o Costo Presupuestado del Trabajo Realizado. Es el valor del trabajo completado expresado en terminos del presupuesto aprobado asignado a dicho trabajo para una actividad del cronograma o un componente de la estructura detallada de trabajo.

29 Earned Value Management Variaciones

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31 Variaciones - SV Las variaciones pueden ser calculadas en términos monetarios basados en la curva-s. SV Schedule Variance Esta es la variación en cuanto a cronograma Es la diferencia entre el valor ganado (BCWP) y el presupuesto planeado (BCWS) SV = BCWP BCWS (= EV PV) = 0 El proyecto está a tiempo > 0 El proyecto está adelantado en cuanto a tiempo < 0 El proyecto está atrasado en cuanto a tiempo

32 Variaciones - CV CV Cost Variance Esta es la variación en costos Es la diferencia entre el valor ganado (BCWP) y los costos reales del trabajo (ACWP) CV = BCWP ACWP (= EV AC) 0 El proyecto está dentro del presupuesto > 0 El proyecto está por debajo del presupuesto < 0 El proyecto está por encima del presupuesto

33 Análisis de Variaciones Es posible que: CV < 0 y SV > 0. Se ha gastado más de lo presupuestado Está adelantado en la programación Es posible que se hayan ejecutado tareas más temprano de lo planeado

34 Se planeó terminar la Tarea A en el día de hoy. PV = $1.000, AC = $900, % comp = 90% CV y SV- Ejemplo Cuál es la variación en costos y tiempo? BCWS (PV) = $1.000 planeado hasta la fecha ACWP (AC) = $900 valor realmente gastado BCWP (EV) = PV x 90% = x 90% = $900 cantidad de trabajo ejecutado comparado con la cantidad de trabajo presupuestado CV = EV AC = = 0 SV = EV PV = = -100 R/ Dentro del presupuesto y atrasado.

35 Earned Value Management Índices de Rendimiento - Definición Los índices dan información acerca de la salud del proyecto. Los índices responden a las siguientes preguntas: Está el proyecto ejecutándose dentro del presupuesto? Está el proyecto ejecutándose de acuerdo con el cronograma establecido?

36 Earned Value Management Índices de Rendimiento SPI SPI - Schedule Performance Index Mide el rendimiento en cuanto a tiempos Es la razón entre el Valor Ganado (BCWP) y el presupuesto planeado (BCWS) SPI = BCWP / BCWS = EV / PV 1 El proyecto está a tiempo > 1 El proyecto está adelantado en cuanto a tiempo < 1 El proyecto está atrasado en cuanto a tiempo

37 Earned Value Management Índices de Rendimiento CPI CPI - Cost Performance Index Mide el rendimiento en cuanto a costos Es la razón entre el valor ganado (BCWP) y los costos reales del trabajo completado (ACWP) CPI = BCWP / ACWP = EV / AC 1 El proyecto está dentro del presupuesto > 1 El proyecto está por debajo del presupuesto < 1 El proyecto está por encima del presupuesto Ejemplo: Un CPI=0,75 significa que por cada peso gastado, solo 75 centavos son ganados realmente.

38 Earned Value Management CPI y SPI - Ejemplo La tarea A cuenta con los siguientes datos: PV = $1.000 planeado hasta la fecha AC = $900 valor realmente gastado EV = PV x 90% = x 90% = $900 cantidad de trabajo ejecutado comparado con la cantidad de trabajo presupuestado Cuál es el rendimiento de la tarea en tiempos y en costos? CPI = EV / AC = 900 / 900 = 1 SPI = EV / PV = 900 / = 0,9 R/ Dentro del presupuesto y atrasado.

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40 Earned Value Management Índices de Rendimiento EAC (1) EAC Estimate at Completion Da una idea de los costos finales del proyecto Toma en cuenta el presupuesto original (BAC, Budget at Complete ó PV, Planned Value ), el valor ganado (BCWP ó EV) y el Índice de rendimiento en costos (CPI) del trabajo completado. Hace una proyección de los costos finales del trabajo al terminar el proyecto. El gerente del proyecto debería recalcular el EAC cada vez que se mida el progreso del proyecto.

41 Earned Value Management Índices de Rendimiento EAC (2) EAC Cálculo con una nueva estimación Es igual a los costos reales hasta la fecha más una nueva estimación. EAC = AC + ETC EAC Cálculo usando el presupuesto restante (atípico) Es igual a los costos reales hasta la fecha más el presupuesto necesario para completar el trabajo restante. El supuesto de que el desempeño mejorará; se aceptará cuando este basado en un análisis de riesgos del proyecto. EAC = AC + (BAC EV)

42 Earned Value Management Índices de Rendimiento EAC (3) EAC Cálculo usando el CPI (típico) Se supone que el comportamiento del proyecto continuará en el futuro. Es igual a los costos reales hasta la fecha más el presupuesto necesario para completar el trabajo restante del proyecto, modificado por un factor de rendimiento (CPI generalmente) EAC = AC + ((BAC - EV) / CPI) EAC = BAC / CPI EAC considerando ambos factores (CPI y SPI) EAC = AC + ((BAC - EV) / CPI*SPI) Si el CPI es menor que 1, el EAC será mayor que el presupuesto original

43 Earned Value Management EAC - Ejemplo Los datos del proyecto son: BAC = $ presupuesto del proyecto AC = $9.300 valor realmente gastado EV = $8.000 valor ganado PV = $9.000 valor planeado a la fecha Cuál sería el costo estimado al terminar el proyecto? CPI = EV/ AC = / = 0.86 SPI = EV / PV = / = 0.89 EAC = AC + ((BAC - EV) / CPI) = (( ) /.86 = EAC = BAC / CPI = / 0,86 = ,1 EAC = AC + ((BAC - EV) / CPI*SPI) = (( ) /.7654 = ,6

44 Earned Value Management Índices de Rendimiento ETC (1) ETC Estimate to Complete Es una estimación de lo que se necesita para concluir el trabajo restante del proyecto.

45 Earned Value Management Índices de Rendimiento ETC (2) ETC Cálculo con una nueva estimación Esta es una estimación independiente y no se basa en cálculos. ETC Cálculo con variaciones atípicas Se tiene en cuenta cuando las variaciones actuales son atípicas. Ejemplo: factores climáticos, seguridad, un accidente, etc. EAC = AC + ETC (Fórmula básica) ETC = EAC AC (Despejando) ETC = (AC + (BAC EV) ) AC (Reemplazando escenario atípico) ETC = (BAC EV)

46 Earned Value Management Índices de Rendimiento ETC (3) ETC Cálculo con variaciones típicas Se tiene en cuenta cuando las variaciones actuales se consideran típicas. EAC = AC + ETC (Fórmula básica) ETC = EAC AC (Despejando) ETC = (AC + (BAC EV) / CPI ) AC (Reemplazando escenario típico) ETC = (BAC EV) / CPI

47 Earned Value Management Índices de Rendimiento TCPI TCPI To Complete Performance Index Mide tanto el rendimiento que se ha tenido en el proyecto como el rendimiento que se debe tener a futuro. TCPI = (BAC EV) / (BAC AC) TCPI >1 Presupuesto ha sido Mal Gastado 0 TCPI 1 Presupuesto Bien Manejado TCPI < 0 Presupuesto Gastado antes de Tiempo

48 Proceso: Realizar el Control de Calidad Es el proceso por el cual se monitorea y registran los resultados de la ejecución de las actividades de calidad, a fin de evaluar el desempeño y recomendar cambios necesarios (Guía del PMBOK )

49 Entradas.1 Plan para la Dirección del Proyecto.2 Métricas de Calidad.3 Listas de Control de Calidad.4 Mediciones del Desempeño del Trabajo.5 Solicitudes de Cambio Aprobadas.6 Entregables.7 Activos de los Procesos de la Organización Técnicas y Herramientas.1 Diagramas de Causa y Efecto.2 Diagramas de Control.3 Diagramas de Flujo.4 Histograma.5 Diagrama de Pareto.6 Diagrama de Comportamiento Proceso: Realizar el Control de Calidad.7 Diagrama de Dispersión.8 Muestreo Estadístico.9 Inspección.10 Revisión de Solicitudes de Cambio Salidas Aprobadas.1 Mediciones de Control de Calidad.2 Cambios Validados.3 Entregables Validados.4 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización.5 Solicitudes de Cambio.6 Actualizaciones al plan para la Dirección del Proyecto.7 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

50 Proceso: Informar el Desempeño INTRODUCCIÓN: Informar el Rendimiento es: El proceso de recopilación y distribución de información sobre el desempeño, incluyendo informes de estado, mediciones de avance y proyecciones (Guía del PMBOK ) CÓMO VAS? Informes de Situación: Avance o logros a la fecha Informes de Rendimiento Pronósticos: Terminación Cambios: Autorizados y rechazados Desviaciones: Conforme al plan y los cambios autorizados Medidas correctivas 50

51 Proceso: Informar el Desempeño Entradas.1 Plan para la Dirección del Proyecto.2 Información sobre el Desempeño del Trabajo.3 Mediciones del Desempeño del Trabajo.4 Proyecciones del Presupuesto.5 Activos de los Procesos de la Organización Salidas.1 Informes de Desempeño.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización.3 Solicitudes de Cambio Técnicas y Herramientas.1 Análisis de Variación.2 Métodos de Proyección.3 Métodos de Comunicación.4 Sistemas de Generación de Informes 51

52 Proceso: Monitorear y Controlar los Riesgos Es el proceso por el cual se implementan planes de respuesta a los riesgos, se rastrean los riesgos identificados, se monitorean los riesgos residuales, se identifican nuevos riesgos y se evalúa la efectividad del proceso contra los riesgos a través del proyecto (Guía del PMBOK )

53 Proceso: Monitorear y Controlar los Riesgos Entradas.1 Registro de Riesgos.2 Plan para la Dirección del Proyecto.3 Información sobre el Desempeño del Trabajo.4 Informes de Desempeño Técnicas y Herramientas.1 Reevaluación de los Riesgos.2 Auditorías de los Riesgos.3 Análisis de Variación y de Tendencias.4 Medición del Desempeño Técnico.5 Análisis de Reserva.6 Reuniones sobre el Estado del Proyecto Salidas.1 Actualizaciones al Registro de Riesgos.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización.3 Solicitudes de Cambio.4 Actualizaciones al plan para la Dirección del Proyecto.5 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

54 Proceso: Administrar las Adquisiciones. Es el proceso que consiste en gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeño del contrato y efectuar cambios y correcciones según sea necesario (Guía del PMBOK )

55 Proceso: Administrar las Adquisiciones Entradas.1 Documentos de la Adquisición.2 Plan para la Dirección del Proyecto.3 Contrato.4 Informes de Desempeño.5 Solicitudes de Cambio Aprobadas.6 Información sobre el Desempeño del Trabajo Técnicas y Herramientas.1 Sistema de control de cambios del Contrato.2 Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones.3 Inspecciones y Auditorías.4 Informes de Desempeño..5 Sistemas de Pago.6 Administración de las Reclamaciones.7 Sistema de Gestión de Registros Salidas.1 Documentación de la Adquisición.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización.3 Solicitudes de Cambio.4 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto