Proceso: Egreso. Procedimiento: Expedición de Título Profesional. Clave de Identificación: AE-E-P-02

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1 + Dirección General de Administración Escolar Proceso: Egreso Procedimiento: Expedición de Título Profesional Clave de Identificación: AE-E-P-02 Página 1 de 9

2 CONTENIDO 1. Descripción 11. Definiciones y Terminología 111. Políticas IV. Procedimiento V. Histórico de revisiones VI. Firmas de autorización Página 2 de 9

3 1. Descripción Objetivo Expedir oportunamente los Titulas Profesionales (Técnico y Licenciatura), Diplomas de Especialistas y Especialidades y Grados Académicos (Maestría y Doctorado), de los egresados de la Universidad Veracruzana, con apego a la Legislación de la Universidad Veracruzana y a los criterios de aceptación de la Oficialia Mayor (OM). Alcance Aplica a todo el personal de la OM que participa en el proceso de egreso para realizar el Trámite de Expedición del Titulo Profesional de los egresados de las entidades académicas de la UV. Marco Legislativo La aplicable de la Normatividad Universitaria. Estatuto General, arto Definiciones y Terminología Se consideran las definiciones de la Norma ISO 9000 (Fundamentos y Vocabulario), en la versión aplicable vigente, así como los términos y abreviaturas contemplados en el Glosario Institucional de Términos Políticas 1.- Tramitar la Expedición de Titulas Profesionales (Técnico y Licenciatura), Diplomas de Especialistas y Especialidades y Grados Académicos (Maestria y Doctorado), durante los días hábiles establecidos en el calendario respectivo de la Universidad Veracruzana. 2. Cumplir con lo establecido en la Legislación de la Universidad Veracruzana y en la Guia de Requisitos y Criterios de Aceptación de la Oficialía Mayor, en la realización de los trámites. Página 3 de 9

4 IV. Procedimiento Encargada de Ventanilla (Auxiliar Administrativa Taquimecanógrafa) 1.- Recibe del usuario (interesado o gestor) solicitud de titulo y cédula profesional, con documentación requerida, para trámite de expedición de Título y Gestión de Cédula Profesional, conforme a lo establecido en la Guía de Requisitos y Criterios de Aceptación de la Oficialia Mayor. 2.- Captura en la forma SWADEGR: Periodo de recepción, Modalidad de titulación, tipo de trámite, quien lo realiza, región donde se realizaron los estudios, fecha de ingreso de la solicitud en Facultad, fecha de ingreso de la misma en la Oficialia Mayor y genera hoja de ayuda para el pago de trámites. 3.- Sella el acuse de recibo en el formato: Id. AE-E-F-01, anotando en la parte correspondiente a observaciones, el o los requisitos faltantes, si viene incompleta la documentación. 4.- Diariamente, dos horas previas al término de la jornada laboral, imprime el reporte diario de las solicitudes que ingresaron, en la forma SYRCTOF, para entregar las mismas al Analista de Titulación Analista de Titulación: 5.- Del total de solicitudes ingresadas durante la jornada, captura, en la forma SWADEGR, el pago de los que fueron ingresados con arancel, posteriormente entrega listado y tramites a los Oficiales Administrativos de Titulas (Oficial Administrativo "A" Encargado de Trámite de Documentos), para su atención. Oficial Administrativo de Titulas (Oficial Adm inistrativo "A" Encargado de Trámite de Documentos): 6.- Los Oficiales Administrativos de Titulas se reparten los expedientes ingresados, con base en el reporte diario de ingreso de trámites, considerando en su caso la ausencia justificada de alguna de las Oficiales de esta parte del trámite. 7.- Para solicitudes de egresados titulados antes del año 2000 verifican que no se haya emitido el título correspondiente solicitando la información, telefónicamente, al Centro de Información y Documentación Universitaria, por conducto de la Secretaria del Departamento de Titulación y Servicio Social. Página 4 de 9

5 + I,)nl... ld.d '4.."...". Dirección General de Administración Escolar 8.- Revisan que la información registrada en las formas: SGASTDN, SPAIDEN, SOAHSCH y SWADEGR, coincida con la contenida en los documentos que integran cada solicitud, conforme a lo establecido en la Guía de Requisitos y Criterios de Aceptación de la Oficialía Mayor y señala en las fotocopias los datos a actualizar o capturar por parte de la Ayudante de Oficina Mecanógrafa 9.- Si encuentran alguna inconsistencia en la documentación contenida en algún expediente, se notifica al Jefe del Departamento de Titulación y Servicio Social para su valoración e informá telefónicamente o por correo electrónico, al egresado y/o entidad académica, la inconsistencia detectada, para su aclaración o solución Indica a la Mecanógrafa (Ayudante de Oficina Mecanógrafa) cambie el estatus del trámite, en la forma SWADEGR, a suspendido o retenido, según corresponda, y envíe comunicado electrónico notificando al usuario de dicha circunstancia Resguarda los trámites que presentan alguna inconsistencia, que impide se les de curso, en tanto es atendida la corrección solicitada. 12.-De las solicitudes procedentes turna a la Mecanógrafa (Ayudante de Oficina Mecanógrafa) los expedientes para que se realice la actualización de los datos de los egresados en las formas: SPAIDEN, SOAHSCH y SWADEGR. Mecanógrafa (Ayudante de Oficina Mecanógrafa): 13.- Actualiza la información de cada solicitud en las formas : SPAIDEN: Nombre legal del egresado, dirección, CURP, número telefónico, correo electrónico, fecha y lugar de nacimiento. SWADEGR: Fecha de realización del examen profesional o exención del mismo, de las solicitudes de los egresados que cursaron planes de estudios estructurados en bloques. SOAHSCH: Nombre del bachillerato o secundaria, nombre del municipio y Estado donde se ubica, tipo del bachillerato o escuela secundaria de procedencia, según sea el caso, fecha de ingreso y egreso 14. Genera un correo dirigido al egresado, notificando la fecha probable de entrega del trámite concluido Página S de 9

6 15. - Previa solicitud del interesado, elabora constancia de que el t"i mite se encuentra en proceso de realización señalando la fecha probable de entrega en un lapso no mayor de 20 dias hábiles 16.- Al terminar la captura imprime el reporte de supervisión SIRVADT para ser entregado al Oficial Administrativo de Titulas (Oficial Administrativo "A" Encargado de Tramite de Documentos) Separa las fotog rafías para título de cada solicitud, clasifica y resguarda para su posterior pegado. Oficial Administrativo de Titulas (Oficial Administrativo "A" Encargado de Trámite de Documentos) Solicita a la Secretaria del Departamento de Titulación y Servicio Social, se comunique telefónicamente con el egresado para informarle sobre la causa de suspensión del tramite. En caso de no ser localizado, se pide al Analista de Titulación dé Seguimiento a la notificación. 19.-Revisa y, en su caso, corrige y anota las observaciones en reporte de supervisión SIRVADT, turna a Mecanógrafa Ayudante de Oficina Mecanógrafa. 20.-Turna a Analista de titulación, reporte de SIRVADT junto con expedientes, para supervisión Analista de titulación 21.-Supervisa los datos capturados y valida en las formas SGASTDN, SPAIDEN, SOAHSCH Y SWADEGR, 22.- Solicita la impresión de los cuatro tantos de la primera hoja del reporte de SYRVADT (del frente del titula) a la Mecanógrafa Ayudante de Oficina Mecanógrafa Mecanógrafa (Ayudante de Oficina Mecanógrafa) 23.-lmprime cuatro tantos de la primera hoja del reporte SIRVADT del frente del titulo y los entrega al Analista de titulación Oficial Mayor 24.- Recibe el reporte de supervlslon SIRVADT, revisa documentos originales presentados con la solicitud, firma los cuatro tantos del frente del titulo y pasa orden de impresión, formato Id. AE-E-F-05. Página 6 de 9

7 "ni.. "ld.d v.ruruuno 25.- Entrega a Mecanógrafa (Ayudante de Oficina Mecanógrafa) para impresión de titulos Mecanógrafa (Ayudante de Oficina Mecanógrafa Encargada de Impresión y Troquelado): 26.- Coteja los datos de la impresión de las formas : SYRTITP y SWADEGR 27.- Imprime titulos y turna a Oficial Administrativo de Titulos para revisión Coloca expedientes de cada trámite en el mueble de troquelado. Oficial Administrativo de Títulos (Oficial Administrativo "A" Encargado de Trámite de Documentos): 29.- Recibe títulos y verifica datos según relaciones de impresión formato Id. AE-E-F-05, Y turna Mecanógrafa (Ayudante de Oficina Mecanógrafa) para pegado de foto Mecanógrafa (Ayudante de Oficina Mecanógrafa): 30.- Colocan fotografías y regresan a Oficial Administrativo "A" Encargado de Trámite de Documentos. Oficial Administrativo de Titulos (Oficial Administrativo "A" Encargado de Trámite de Documentos): 31.-Entrega titulos, para troquelado, a Mecanógrafa (Ayudante de Oficina Mecanógrafa Encargada de Impresión y Troquelado) Mecanógrafa (Ayudante de Oficina Mecanógrafa Encargada de Impresión y Troquelado): 32.- Troquela titulos y turna al Oficial Mayor Oficial Mayor: 33.- Recibe los titulos, los firma en la parte de la Certificación Global y turma a la secretaria del Departamento de Titulación y Servicio Social para ser enviados a firma en Secretaria Académica y Rectoria. Página 7 de 9

8 Analista de Titulación: 34.- Recibe titulas, registra en libreta números de folios a enviar a Secretaria Académica y Rectoria, entregando al Auxiliar de Oficina, en formato Id. AE-E-F-05, para su traslado y entrega en Secretaría Académica y Rectoría, para las firmas del frente. Auxiliar de Oficina (de Oficialía Mayor): 35.- Entrega titulas en la Secretaria Académica para firma de la Secretaria Académica y de la Rectora, le firman de recibido, en dos tantos del formato Id. AE-E-F-05, de los cuales entrega uno a la secretaria del Departamento de Titulación y Servicio Social Resguarda un tanto del formato Id. AE-E-F-05 sellado y firmado de recibido, para su posterior reclamo en Rectoría. Analista de Titulación: 37.- Coteja los folios registrados en su libreta de seguimiento contra los contenidos en el formato Id. AE-E-F-05 sellado y firmado de recibido en Secretaria Académica Turna a la Auxiliar Administrativa de Cédulas, copia del formato Id. AE-E-F-05 para modificar el status en la forma SWADEGR de cada trámite, semlando la fecha de recepción en Secretaria Académica. Auxiliar Administrativo de Cédulas (Auxiliar Administrativa Taquimecanógrafa): 39.- Captura en SWADEGR la fecha de recepción en Secretaria Académica y devuelve a la Secretaria del Departamento de Titulación y Servicio Social, la copia del formato Id. AE-E-F-05, para archivar acuse de recibido. Auxiliar de Oficina (de Oficialia Mayor): 40.-Recibe en Rectoría títulos firmados y entrega a Auxiliar Administrativo de Cédulas (Auxiliar Administrativa Taquimecanógrafa) para que sea capturada en SWADEGR la fecha de recepción, con las firmas correspondientes lleva a fotocopiar los títulos, para sacar una impresión de cada uno, frente y reverso. Página 8 de 9

9 Dirección General de Administración Escol ar 42.- Turna a la secretaria del Departamento de Titulación y Servicio Social para archivar acuse de recibido Recoge titulas fotocopiados y entrega a Auxiliares Administrativos de Cédulas (Auxiliar Administrativa Taquimecanógrafa) para proceder al tramite de Registro y Gestión de Cédula Profesional. Auxiliar Administrativo de Cédulas (Auxiliar Administrativa Taquimecanógrafa): 44.- Captura en SWADEGR la fecha de devolución de los tramites por parte de Rectoria. 45.-Arma Expediente para entrega al interesado, si es el caso, o continuar con el trámite de Registro de Titulo y Gestión de Cédula Profesional V. Histórico de revisiones N de Fecha de revisión o Sección o página Oescri~c.i?n de la Revisión modificación modificada mr:~il~~~~i~n No aplica No aplica No aplica No aplica VI. Firmas de autorización Brizio Mayo 2016 Junio 2016 Página 9 de 9