Gremi de Venedors de Vehicles a Motor

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1 Gremi de Venedors de Vehicles a Motor INFORMACIÓ GREMI Nº Sortida REQUISITOS DE FACTURACIÓN PARA LOS VENDEDORES DE VEHÍCULOS A MOTOR A la vista de las últimas novedades fiscales y a la peculiaridad de nuestro sector, hemos pretendido en esta circular recoger toda aquella información relacionada con la facturación y sus libros registros. Las novedades destacables, las indicamos en color rojo y en cursiva. Esperamos de alguna manera que os sirva como guía de referencia, así como para poder comprobar en la empresa si la facturación se realiza en la actualidad correctamente. Índice de temas tratados: Sobre las facturas emitidas Sobre la compra a particulares de vehículos de ocasión Sobre las facturas o justificantes recibidos Sobre los libros registros de facturas Sobre las facturas emitidas Obligación de expedir y entregar justificantes de las operaciones Los vendedores están obligados a expedir facturas por las ventas que realicen en el desarrollo de su actividad profesional, tanto las sujetas al Régimen Ordinario de IVA como al Régimen Especial de Bienes Usados (en adelante, REBU). Igualmente, están obligados a conservar copia o matriz de las facturas que hagan, para su archivo. Gran de Gràcia, BARCELONA Tel /Fax: E- mail: Web:

2 Opcionalmente, la obligación de expedir factura podrá ser cumplida mediante la expedición de ticket* y copia de éste, siempre y cuando su importe no exceda de 3.000, IVA incluido, con los siguientes requisitos: 1º) el destinatario de la operación será un consumidor final, y 2º) el producto vendido no debe presentar características objetivas de presentación o envasado propias de un uso profesional. Ticket *: Dado que su expedición no es habitual en nuestro sector, nos remitimos al Reglamento en cuanto a su contenido. En aquellos casos en las que el vendedor actúa - por ejemplo, como comisionista- se puede plantear que el destinatario de la factura, sea quien la expida materialmente, aunque, como es lógico, la responsabilidad recaiga sobre el propio vendedor. Para que pueda procederse así, debe tenerse en cuenta que: Debe documentarse con carácter previo a la emisión de la primera factura, el acuerdo entre ambos que autorice dicha expedición. El destinatario deberá remitir la copia de la factura en el plazo de un mes efectuada la operación que se factura, y en los 15 días siguientes, el vendedor podrá rechazarla. En este caso, la factura se tendrá por no expedida. Estas facturas tendrán una serie distinta, tal y como se indica más adelante. Factoring: Existe la posibilidad legal de contratar a un tercero para que expida las facturas. Éstas se sujetarán a las obligaciones descritas en este estudio. (Artículos 1 a 5 RD 1496/2003). Contenido básico de la factura Los datos o requisitos básicos legalmente exigibles son los que se expresan en los siguientes recuadros: Número y serie. La factura debe tener una numeración correlativa dentro de cada serie. Se pueden expedir series separadas cuando existan razones que lo justifiquen. Ejemplos: 1.- Cuando existan varios establecimientos en una misma empresa. 2.- Cuando se realicen operaciones de distinta naturaleza. Con carácter obligatorio tendrán una serie diferenciada: 1.- Una serie distinta para cada una de las expedidas por el destinatario de las facturas, a las que se ha hecho referencia anteriormente (supuesto del comisionista). 2.- Las rectificativas. Es obligatorio consignar en la factura los datos registrales de las sociedades mercantiles La fecha de su expedición. NIF atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Comunidad Europea a emisor y destinatario. Nombre y apellidos, razón social completa, tanto del obligado a expedir factura o emisor, como del destinatario de las operaciones. Descripción de las operaciones, consignando todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto, y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, y cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

3 Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Cuando el destinatario de las operaciones sea un particular, no será obligatoria la consignación de su domicilio. En el caso que el obligado o el destinatario tengan varios lugares fijos de negocio, se hará constar para aquellas operaciones en los que sea relevante para la detereminación del régimen de tributación el del establecimiento, pero como norma general se hará constar el de la ubicación de la sede de actividad La repercusión del IVA se hará en Euros, aunque pueden usarse otras monedas de referencia. El tipo impositivo o tipos impositivos aplicados a las operaciones. La cuota tributaria que se repercuta, que debe consignarse por separado. La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura. No existe obligación de usar una lengua concreta en su expedición, pero la Agencia Tributaria puede exigir su traducción. (Artículos 6, 8, 10 y 11 RD 1496/2003 y 9 de la Ley 23/2003, de Garantías en la Venta de Bienes de Consumo). Otras particularidades a tener en cuenta en la expedición de facturas En las copias de las facturas, es decir, el ejemplar que se queda la empresa emisora, se indicará su condición de copia. Cuando se apliquen distintos tipos impositivos o alguna operación no esté sujeta o exenta, deberá especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones. Las entregas intracomunitarias de vehículos nuevos están exentas de IVA en base al artículo 25.2 de la Ley 37/92 del IVA y debería hacerse constar esta circunstancia en la factura. Además se harán constar sus características, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas realizadas hasta su entrega. La salida efectiva se justificará por cualquier medio de prueba admitido en derecho y, en particular, mediante el contrato de transportes o facturas expedidas por el transportista, si puede disponer de ellas, o bien mediante el acuse de recibo del adquirente en la copia de la factura del emisor (artículo 13 del Reglamento del IVA). En aquellas operaciones de vehículos usados que se sujetan al REBU, tanto sean en operaciones interiores como en las intracomunitarias, deberá indicarse que la operación ha tributado con arreglo al Régimen previsto por la Directiva 94/5/CE y artículos 135 y siguientes de la Ley 37/92, del IVA. Las exportaciones están exentas de IVA en base al artículo 21 de la Ley 37/92 del IVA y debería hacerse constar esta circunstancia en la factura. La salida efectiva de los bienes del territorio de la Comunidad también deberá justificarse y a tal efecto, deberá conservarse junto a la copia de la factura, la nota de pedido o contrato, los documentos de transporte, los documentos acreditativos de la salida de los bienes y demás justificantes de la operación (artículo 9 del Reglamento del IVA). Esta fórmula se aplica también a los vehículos destinados a Canarias, Ceuta y Melilla. La fecha de la factura determina el inicio del período de garantía por la venta del vehículo o accesorio. En el caso de que la fecha de entrega sea anterior, se deberá

4 hacer mención expresa de ello en la factura, para que sea ésta la fecha de inicio. Facturas recapitulativas. Podrán incluirse en una sola factura operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que aquellas se hayan efectuado dentro del mismo mes natural. Un ejemplo sería un concesionario que factura a un taller recambios por varias compras efectuadas en un mes. (Artículos 6, 8, 10 y 11 RD 1496/2003 y 9 de la Ley 23/2003, de Garantías en la Venta de Bienes de Consumo). Plazo para su expedición Deberán ser expedidos en el momento de realizarse la operación. No obstante, cuando el destinatario de la operación sea un empresario que actúe como tal, deberán emitirse dentro del plazo de un mes contado a partir del citado momento. En todo caso, deberán ser expedidos antes del día 16 del mes siguiente al período de liquidación del impuesto en el curso del cual se hayan realizado las operaciones. (Artículo 9 RD 1496/2003). Duplicados Los profesionales o sujetos pasivos sólo podrán expedir un original de cada factura. La expedición de ejemplares duplicados de los originales de las facturas únicamente será admisible en los siguientes casos: Cuando en la misma entrega de bienes o prestación de servicios concurriesen varios destinatarios. En este caso, deberá consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la porción de base imponible y de cuota repercutida a cada uno de ellos. En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa. Los ejemplares duplicados tendrán la misma eficacia que los correspondientes documentos originales. En cada uno de los ejemplares duplicados deberá hacerse constar la expresión "duplicado". (Artículo 12 RD 1496/2003). Medios de expedición de las facturas Se establece la posibilidad de hacerlo por cualquier medio, en papel o soporte electrónico, siempre que permita tener constancia de su fecha de expedición, así como su consignación en el libro de facturas expedidas y su conservación. (Artículo 8 RD 1496/2003). Problemática de las facturas rectificativas Deberá expedirse una factura rectificativa cuando: 1. La factura original no cumpla los requisitos legalmente previstos. 2. Las cuotas de IVA no se hayan reflejado adecuadamente. Abonos. La Agencia Tributaria no admite facturas de signo negativo, de modo que no se puede efectuar un abono.

5 Devolución de envases y embalajes. En lugar de modificar la factura original, se podrá practicar la rectificación en una factura posterior del mismo destinatario. Bonificaciones o descuentos por volumen de operaciones o rappels. No es necesario rectificar las facturas, sino que bastará expedir una nueva factura donde se especificará el período al que se refieren dichos rappels. Momento a partir del cual procede la rectificación. Desde el momento en que se tiene conocimiento de las circunstancias que la motiven, pero siempre dentro del período de 4 años a partir del momento en que se devengó el impuesto. La factura rectificativa es una nueva factura que se realiza con fecha actual, que debe cumplir la normativa vigente en materia de facturación, pero donde deberá especificarse que se trata de un documento rectificativo y la descripción de la causa que motiva la rectificación. La factura rectificativa deja sin efecto, es decir, anula, la factura rectificada. Las facturas rectificativas se numerarán en una serie distinta al resto de facturas. (Artículo 13 RD 1496/2003) Facturación electrónica Está prevista la posibilidad de remitir vía electrónica las facturas siempre que se garantice la autenticidad del origen y la integridad del documento; para llevarlo a término, existen varias posibilidades. Este sistema de envío resulta interesante por el ahorro de costes administrativos y de envío que supone, pero su implementación por la empresa debe llevarse a cabo con el oportuno asesoramiento legal e informático. (Artículo 18 RD 1496/2003) Sobre la compra a particulares de vehículos de ocasión Obligación de expedir un documento por la compra del vehículo Las adquisiciones efectuadas por un vendedor de vehículos deberán efectuarse mediante un documento de compra con los mismos requisitos de, que deberá ser firmado por el transmitente (Se trata de un tratamiento muy peculiar y que sólo sucede para los bienes que se afectarán al REBU. Esta figura es conocida fiscalmente como inversión del sujeto pasivo). (Artículo 14 RD 1496/2003) Contenido del documento El documento de referencia debe tener los requisitos de una factura normal, pero el emisor será el propio transmitente y el profesional constará como destinatario de la misma. Nos remitimos a lo explicado en el apartado anterior Contenido básico de la factura, con las siguientes salvedades: 1) Es recomendable disponer de una serie específica para este tipo de documentos.

6 2) El precio que debe aparecer no tributa por IVA. (Artículo 14 RD 1496/2003) - A título de recordatorio, recomendamos documentar la compraventa mediante contrato. A tal efecto, el Gremi facilitó su modelo de contrato en la circular número Sobre las factur as o justificantes recibidos Obligación de conservar justificantes de las operaciones Los empresarios en general están obligados a conservar los justificantes de las operaciones, es decir, las facturas y documentos sustitutivos recibidos, que haya realizado en el desarrollo de su actividad. Dicha conservación puede ser en soporte papel o en archivo electrónico. En este último caso, deben cumplirse los requisitos legalmente exigibles. El plazo general previsto para conservar las facturas es el de prescripción, pero para los bienes de inversión, dicha obligación se extiende al período de regularización y cuatro años más. (Artículo 1 RD 1496/2003). Requisitos formales de la deducción de las facturas o justificantes recibidos Sólo podrán ejercitar el derecho a la deducción los empresarios que estén en posesión del documento justificativo de su derecho, y se consideran como tales: 1. La factura original. Hay una particularidad con las adquisiciones intracomunitarias, y es que sólo será deducible su importe cuando esté debidamente consignada en la declaraciónliquidación del IVA. 2. El documento acreditativo del pago del impuesto a la importación. Los documentos anteriores que no cumplan los requisitos formales exigidos no justifican el derecho a la deducción, salvo que se produzca la correspondiente rectificación de los mismos. La factura rectificada será deducible cuando se reciba la misma. (Artículo 97 de la Ley del IVA). Adquisiciones intracomunitarias. Cuando el profesional adquiera un vehículo por el Régimen Ordinario de IVA procedente de un Estado Miembro, recibirá por la misma una factura exenta de IVA en el país de origen, pero que está sujeta a tributación en destino, es decir, en territorio nacional. Para ello, calculará el IVA devengado, lo soportará y deducirá en su declaración de IVA, al mismo tiempo que lo repercutirá por idéntico importe el IVA, por lo que ambas cantidades se compensarán entre sí. Este trámite debe tener reflejo en la contabilidad y en su declaración de IVA.

7 Obligaciones contables La contabilidad deberá permitir determinar con precisión el importe total de IVA repercutido y soportados por el sujeto pasivo. (Artículo 166 de la Ley del IVA) Sobre los libros de facturas Obligación de anotar en los libros las facturas Las obligaciones detalladas a continuación son independientes de la obligación de llevar la contabilidad y demás normas contables. Los libros a continuación explicados estarán formados por páginas numeradas correlativamente y expresarán los valores en euros, aunque la factura original se haya formalizado en otra moneda: deberá reflejarse pues su conversión a euros. Los empresarios o profesionales, sujetos pasivos del IVA, deberán llevar en la debida forma: 1. Libro-registro facturas expedidas Toda persona sujeta al Impuesto deberá llevar y conservar un libro-registro de facturas expedidas, en el que se anotarán con la debida separación, el total de los referidos documentos. Existe la posibilidad de realizar asientos resúmenes de todas las facturas siempre que los mismos sean correlativos, su importe conjunto, IVA no incluido, no supere 6.000, y todas las operaciones a que se refiera, hayan tributado por el mismo tipo. También existe la posibilidad de anotar una misma factura en varios asientos correlativos cuando incluyan operaciones que tributen a distintos tipos. 2. Libro-registro de facturas recibidas. Deberán numerar correlativamente todas las facturas y documentos de Aduanas, correspondientes a bienes y servicios adquiridos o importados. En el libro se anotarán con la debida separación, una por una, las facturas expedidas y por separado las facturas rectificativas. Existe la posibilidad de realizar un asiento resumen de todas las facturas recibidas en la misma fecha, siempre que individualmente no superen 500 euros, IVA no incluido, y en conjunto, IVA no incluido, no superen 6000 euros. Al igual que en el libro de facturas soportadas, se puede anotar una misma factura en varios asientos correlativos cuando incluyan operaciones que tributen a distintos tipos. 3. Libro-registro de bienes de inversión. 4. Libro-registro del REBU Libro registro del REBU Los sujetos pasivos que apliquen el REBU deberán llevar un libro registro específico en el que anotarán, de manera individualizada y con la debida separación, cada una de las adquisiciones, importaciones y entregas, realizadas por el sujeto pasivo, a las que resulte aplicable la determinación de la base imponible mediante el margen del

8 beneficio de cada operación. El Gremi facilita a continuación un esquema válido de dicho libro y dos ejemplos de asientos, con su oportuna explicación. Libro Registro del Régimen Especial de Bienes Usados Nº Página Número Asiento Fecha compra Serie y Número factura Marca, Modelo y gama Matrícul a Precio compra Régimen aplicado en la venta (REBU / Ordinario) Fecha venta Número Factura Precio Venta Margen de beneficio (REBU) Base Imponibl e Cuota IVA (16%) 1 20/06/04 A /06/04 A-002 Ejemplo Nº 1 REBU Ejemplo Nº 2 Régimen Ordinario 1234-YXZ 3000,00 REBU 20/07/ , ,13 275, XYZ 3000,00 ORDINARIO 20/07/ , TRIMESTRE Y AÑO: Suma total ,80 Asiento 1. Vehículo adquirido por 3000 a un particular o a otro vendedor de vehículos, que se vende a un particular o a otro vendedor de vehículos. Se aplica el REBU y se refleja en el Libro el margen de beneficio obtenido en la operación. Asiento 2. Vehículo adquirido por 3000 a un particular o a otro vendedor de vehículos, que se vende a un empresario, que solicita una factura con IVA, Sobre el precio de venta, es decir, se aplicará el 16% de IVA, resultando una cuota de 800. La venta se reflejará oportunamente en el Libro de facturas emitidas

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