INSPECCIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS DE MANUFACTURA A LABORATORIOS FABRICANTES DE MEDICAMENTOS MS.NI.FIMPR

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1 PRÁCTICAS DE MANUFACTURA - NIVEL INSTITUCIONAL ÁREA DE GESTIÓN: IMPACTO DE LA RECTORÍA DE LA SALUD PREPARADO POR: VALIDADO POR : DIRECCIÓN REGULACIÓN DE PRODUCTOS DE INTERÉS SANITARIO DIRECCIÓN REGULACIÓN DE PRODUCTOS DE INTERÉS SANITARIO DR. DANNY CASCANTE ALVAREZ DRA. SONIA SEQUEIRA MARTÍNEZ LIC. JENNIFER LEE ALVARADO REVISADO POR: APROBADO POR: DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD DRA. ILEANA HERRERA GALLEGOS VERSIÓN Nº 1

2 PÁGINA 2 DE INTRODUCCIÓN El Ministerio de Salud es responsable de verificar que los laboratorios fabricantes de medicamentos cumplen con la normativa vigente de Buenas Prácticas de Manufactura y de establecer los procedimientos para realizar dicha verificación, la cual se lleva a cabo mediante la inspección a estos establecimientos. 2. OBJETIVO Verificar el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura aplicables y vigentes a los laboratorios fabricantes de medicamentos nacionales. 3. ALCANCE Aplica para los funcionarios del nivel central, regional y local que realizan labores de inspección a los laboratorios fabricantes de medicamentos. 4. PRODUCTOS Producto Intermedio: Plan de inspección, informe de inspección. Producto final: Laboratorio inspeccionado. 5. DEFINICIONES Acta de inspección: Documento que elaboran los funcionarios debidamente autorizados que realizan la inspección, en el que se evidencia la realización de la visita al laboratorio fabricante de medicamentos. Buenas Prácticas de Manufactura: conjunto de procedimientos y normas destinados a garantizar la producción uniforme de los lotes de productos farmacéuticos que cumplan las normas de calidad.

3 PÁGINA 3 DE 18 Carta de presentación: Documento oficial dirigido al representante legal del laboratorio fabricante de medicamentos, en donde se designa a los funcionarios que realizarán la inspección al establecimiento. Cronograma de ejecución de las acciones correctivas o plan remedial: documento que debe presentar el propietario o representante legal de un establecimiento o actividad avalado por un profesional o técnico competente en cumplimiento de un ordenamiento sanitario, en el que se debe indicar las actividades a realizar, los responsables, y el plazo de cada una de las actividades a desarrollar para la ejecución del proyecto de mejoramiento. Informe de inspección: Documento escrito cuya finalidad es exponer información objetiva, de manera clara y ordenada, sobre las circunstancias observadas en la inspección al laboratorio fabricante de medicamentos. Inspección: Actividad de campo del Ministerio de Salud, cuyo objetivo es verificar el cumplimiento de la normativa aplicable. Laboratorio fabricante de medicamentos: entidad autorizada con instalaciones diseñadas, para realizar todas las operaciones que involucran la fabricación de medicamentos. Permiso sanitario de funcionamiento: certificado que emite el Ministerio de Salud autorizando el funcionamiento de un establecimiento con actividad agrícola, comercial, industrial o de servicios, en una ubicación determinada.

4 PÁGINA 4 DE REFERENCIAS Ley 5395 Ley General de Salud, publicada en la Gaceta Nº 12 del 18 de enero del Reglamento General para el Otorgamiento de Permisos de Funcionamiento del Ministerio de Salud. Decreto Ejecutivo Nº S del 28 de mayo del 2008, publicado en La Gaceta Nº 174 del 9 de setiembre del 2008 y sus reformas. Reglamento Técnico Sobre Buenas Prácticas de Manufactura para la Industria Farmacéutica, Productos Farmacéuticos y Medicamentos de Uso Humano. Decreto Ejecutivo Nº S del 19 de abril del 2010, publicado en la Gaceta Nº 91 del 12 de mayo del Guía de verificación de Buenas Prácticas de Manufactura (BPM) para la industria farmacéutica. 7. RESPONSABLES Código Actividad Nivel de gestión Unidad Organizativa Responsable 8.1 Identificar y priorizar el orden de inspección. Nivel Central Unidad de Normalización y Control 8.2 Designación del grupo de trabajo. Nivel Central Unidad de Normalización y Control 8.3 Coordinar logística y la visita de inspección. Nivel Central Unidad de Normalización y Control 8.4 Revisar el expediente del laboratorio a inspeccionar. Nivel Central Unidad de Normalización y Control 8.5 Realizar reunión de apertura. Nivel Central Unidad de Normalización y Control 8.6 Realizar la inspección. Nivel Central Unidad de Normalización y Control 8.7 Realizar reunión de cierre. Nivel Central Unidad de Normalización y Control 8.8 Elaborar informe técnico de inspección. Nivel Central Unidad de Normalización y Control 8.9 Analizar informe técnico. Nivel Central Unidad de Normalización y Control 8.10 Registrar y archivar la información. Nivel Central Unidad de Normalización y Control

5 PÁGINA 5 DE PROCEDIMIENTO 8.1. Identificar y priorizar el orden de inspección. La Jefatura de la Unidad de Normalización y Control de la Dirección de Regulación de Productos de Interés Sanitario o la persona designada, recibe la solicitud para la realización de la inspección de Buenas Prácticas de Manufactura a un laboratorio fabricante de medicamentos. La misma puede proceder de parte de la Dirección de Área Rectora de Salud correspondiente a través de la solicitud de permiso sanitario de funcionamiento o directamente de los procesos de la unidad. La jefatura de la unidad o la persona designada debe identificar y priorizar el orden de inspección de los establecimientos bajo criterios de riesgo y urgencia, se debe clasificar la inspección a realizar de acuerdo al Anexo 1 Clasificación de las inspecciones. Asimismo debe fijar la fecha de inspección y registrar el ingreso de la solicitud en la base de datos de coordinación de inspecciones a laboratorios fabricantes de medicamentos establecida de acuerdo al formato del anexo Designación del grupo de trabajo. La Jefatura de la Unidad de Normalización y Control o la persona designada selecciona al inspector líder y a los demás inspectores que acompañarán el proceso Coordinar logística y la visita de inspección. El inspector líder coordina una reunión con los inspectores designados con el fin de planear la visita, para lo anterior se debe tener en cuenta el tipo de inspección a realizar, los días indicados para llevarla a cabo y el plazo disponible para la resolución del trámite específico. En los casos que correspondan el inspector líder debe coordinar con el nivel local y regional de acuerdo al procedimiento MS.NI.FIMPR Coordinación para el otorgamiento de permiso sanitario de funcionamiento a laboratorios fabricantes de medicamentos. De no ser posible que los niveles local o regional asistan en la fecha propuesta, la inspección la lleva a cabo únicamente el nivel central. La jefatura de la unidad o la persona designada debe organizar y coordinar todos los aspectos logísticos (transporte, viáticos, etc), haciendo las solicitudes necesarias en cada caso y elaborar la carta de presentación siguiendo el formato establecido en el Anexo 3, la cual debe ser firmada por la Jefatura de la Unidad de Normalización y Control. El inspector líder debe preparar la documentación necesaria para la ejecución de la inspección, como las actas de inspección,

6 PÁGINA 6 DE 18 informes anteriores, guía de verificación de buenas prácticas de manufactura y cualquier documentación que se considere necesaria. La jefatura de la unidad o la persona designada debe comunicar por escrito o vía correo electrónico al establecimiento, respecto a las fechas de visita y coordinar con ellos los aspectos logísticos de la inspección. Esta notificación debe hacerse como mínimo tres días hábiles antes del inicio de la visita. En el caso de inspecciones no programadas no es necesaria la notificación al establecimiento Revisar el expediente del laboratorio a inspeccionar. El equipo de inspectores debe revisar previo a la inspección los antecedentes del laboratorio fabricante para verificar si existen asuntos pendientes de cumplimiento u órdenes sanitarias que deban acatarse previamente. Realizado lo anterior y del objetivo de la inspección a realizar, se elabora el plan de inspección donde se establece el alcance de la misma y se definen las actividades, áreas o documentos que cada uno de los inspectores va a evaluar Realizar reunión de apertura. Una vez en el establecimiento se realiza una reunión de apertura con los representantes de la empresa y con los funcionarios del Ministerio de Salud, los cuales se deben identificar con el carnet correspondiente y entregar la carta de presentación que los autoriza para la ejecución de la misma. En esta reunión el inspector líder presenta el alcance, el plan de inspección y la metodología a seguir durante la inspección, luego se solicita a la empresa realizar una presentación de la organización, describiendo de forma breve las labores que realiza, las instalaciones y los aspectos que el los inspectores y la empresa consideren relevantes. En esta reunión el inspector líder solicita los documentos que el grupo de inspectores haya determinado que ocupará para la actividad programada: como por ejemplo manuales de procedimientos, los organigramas y flujos respectivos, el plan maestro de validación, muestras de registros de producción de lotes y cualquier otra documentación que se requiera revisar antes de la inspección in situ Realizar la inspección. Se debe realizar una inspección general de reconocimiento de las áreas y observación de procesos que se van a inspeccionar, el recorrido debe ser efectuado junto con los representantes de la empresa, este recorrido debe ser rápido, sin interrupciones por parte de los inspectores. Al final de este primer recorrido, cada inspector asumirá el trabajo programado. El grupo de inspectores que le corresponda hacer un recorrido para completar su trabajo, lo hará según lo requiera.

7 PÁGINA 7 DE 18 Se evalúa la parte técnico sanitaria de las diferentes áreas, equipos, instalaciones, personal, procesos y procedimientos que se realizan en la planta, verificando el cumplimiento de la normativa establecida empleando para ello la Guía de verificación de Buenas Prácticas de Manufactura para la industria farmacéutica, aprobada y publicada vía resolución. En el caso de que el laboratorio no haya iniciado sus operaciones, la evaluación de las buenas prácticas se basará en los aspectos que ya estén implementados. Una vez que la planta esté en funcionamiento, pasados 6 meses después de otorgado el permiso sanitario de funcionamiento, se evaluará el resto de los ítems de la Guía. El desarrollo de la visita se lleva a cabo mediante la revisión directa de los aspectos a evaluar, que incluye la documentación que presenta la empresa de los diferentes planes, programas y procesos, así como los registros que soportan la ejecución de los mismos, sumado a entrevistas formales con los empleados y representantes de la empresa, para obtener toda la información y aclaraciones necesarias. La guía debe ser llenada por los inspectores designados para realizar la visita. Diariamente se informan los tópicos a inspeccionar durante la jornada y se aclaran las dudas que se vayan generando a medida que se inspeccionan las áreas y temas (cuando sea necesario), además al final del día es recomendable realizar una reunión del grupo de inspectores donde se analizan y definen las no conformidades encontradas durante la jornada. Cuando se generen inquietudes de carácter técnico, proceso administrativo o de carácter legal de las cuales los inspectores en consulta con el inspector líder no tienen la suficiente certeza sobre su manejo o respuesta, el inspector líder debe consultar al Jefe de la Unidad de Normalización y Control o al funcionario competente vía telefónica o por correo electrónico, para que oriente al grupo sobre el tratamiento de la misma, o de ser pertinente se efectúen las averiguaciones que sean necesarias dentro del Ministerio. No está permitida la intervención de los asesores del establecimiento durante la inspección, estos pueden estar presentes sólo como observadores Realizar reunión de cierre. Se debe realizar una reunión de cierre el día en que se concluye la actividad planificada. De ser posible se solicita al administrado la presencia del representante legal del establecimiento, del regente farmacéutico y de los responsables de procesos que participaron en la inspección. Se exponen los resultados obtenidos, la base legal para proceder y lo concerniente al informe de auditoría. El equipo de inspección elabora el acta de inspección de acuerdo al formato establecido en el Anexo 4 y se proceda a leer la misma, el acta es firmada por los inspectores, los representantes de la empresa y el regente farmacéutico del establecimiento, se entrega copia del acta firmada a los representantes del laboratorio.

8 PÁGINA 8 DE 18 En caso de que las personas que atienden la inspección se rehúsen a firmar el acta de inspección, se debe dejar constancia de ello en el acta con la firma de un testigo, de preferencia uno de los integrantes del grupo de inspectores. Se hace copia de ésta y se entrega al interesado Elaborar informe técnico de inspección. Acorde a las fechas establecidas con anterioridad, el inspector líder es responsable de coordinar la elaboración de un informe técnico con el grupo de inspectores, en un plazo máximo de cinco días hábiles posterior a la fecha de finalización de la inspección, estableciendo el objetivo de la visita, las situaciones encontradas, sus conclusiones, recomendaciones, adjuntando la guía de inspección y el fundamento legal para la toma de decisiones, se debe seguir el formato establecido en el Anexo 5 y se debe tomar en cuenta el marco legal aplicable para la redacción del informe. El documento debe ser firmado por todo el grupo de inspectores Analizar informe técnico. El informe se debe enviar a la Jefatura de la Unidad de Normalización y Control para su análisis y aprobación. En el caso de inspecciones para el otorgamiento del permiso sanitario de funcionamiento, se continúa con la actividad 8.4 del procedimiento MS.NI.FIMPR Coordinación para el otorgamiento del permiso sanitario de funcionamiento a laboratorios fabricantes de medicamentos. En caso de tratarse de una inspección no programada la jefatura de la Unidad de Normalización y Control debe analizar el informe técnico y determinar las medidas sanitarias que se deben llevar a cabo, en caso necesario el profesional asignado es responsable de realizar el seguimiento del caso para la verificación del cumplimiento a lo ordenado Registrar y archivar la información. Toda la documentación generada en el proceso de inspección (actas de visita, guías de verificación, informes de inspección, entre otros) debe ser archivada en el expediente del establecimiento inspeccionado. Además se debe registrar la información respectiva en las bases de datos establecidas en la Unidad de Normalización y Control según corresponda.

9 PÁGINA 9 DE INDICADORES: Porcentaje de inspecciones de Buenas Prácticas de Manufactura realizadas según el procedimiento. Nº de inspecciones realizadas de acuerdo al procedimiento establecido X 100. Nº total de establecimientos inspeccionados

10 PÁGINA 10 DE Diagrama Código: MS.NI.FIMPR XX.XX Diagrama de Flujo Procedimiento: Inspeción de BPM a laboratorios fabricantes de medicamentos Unidad organizativa: Dirección de Regulación de Productos de Interés Elaborado por: Equipo de Calidad Sanitario Versión 1 Fecha elaboración: 06/01/ Hoja 1 de 1 Código Actividades Descripción Unidad Organizativa Unidad de Normalización y Control Flujo Información Detalle Flujo de Información INICIO 8.1 Identificar y priorizar el orden de inspección. 8.2 Designación del grupo de trabajo. 8.3 Coordinar logística y la visita de inspección. 8.4 Revisar el expediente del laboratorio a inspeccionar. 8.5 Realizar reunión de apertura. 8.6 Realizar la inspección. 8.7 Realizar reunión de cierre. 8.8 Elaborar informe técnico de inspección. 8.9 Analizar informe técnico Registrar y archivar la información. FIN

11 PÁGINA 11 DE 18 Anexos Anexo 1 Clasificación de la inspección La Inspección a los laboratorios fabricantes de medicamentos se clasifica de acuerdo a los objetivos de la misma en integral, parcial, de seguimiento y no programada. La inspección integral se trata de una inspección completa a todos los requisitos de las Buenas Prácticas vigentes según sean aplicables a cada establecimiento en particular, se realizará en los siguientes casos: Cuando el establecimiento esté iniciando operación y solicite el otorgamiento del permiso sanitario de funcionamiento por primera vez o solicite la renovación del mismo y que anteriormente no se le haya aplicado. Cuando se introduzcan nueva líneas de productos, o se modifiquen en forma significativa sus métodos o procedimientos de producción, o existan cambios importantes de personal, instalaciones, equipos, etc. Cuando el establecimiento tenga antecedentes de incumplimientos de las Buenas Prácticas vigentes y aplicables. La inspección parcial es aplicable en el caso de las renovaciones del permiso sanitario de funcionamiento, de los establecimientos que tienen antecedentes de cumplir con las Buenas Prácticas aplicables y vigentes, lo cual ha sido comprobado mediante inspecciones integrales. Se centra en la verificación de un número limitado de requisitos de las Buenas Prácticas, seleccionados de acuerdo a los antecedentes del establecimiento y además de la identificación de cualquier modificación significativa que se haya efectuado con posterioridad a la última inspección. Si durante una inspección concisa se comprueba que existen indicios de incumplimiento de las Buenas Prácticas, la inspección en curso será suspendida y de inmediato se establecerán las condiciones para realizar una de tipo integral. La inspección de seguimiento se efectúa con el fin de verificar el cumplimiento de las no conformidades detectadas en la inspección integral y la prevención de su recurrencia. Se realizan de seis semanas a seis meses después de la inspección inicial, de acuerdo a la naturaleza de las no conformidades que deben ser corregidas y el trabajo que se ha de efectuar. La inspección no programada se lleva a cabo cuando sea necesario realizar verificaciones como consecuencia de denuncias y alertas independientemente de su causa y retiros de productos. Dichas inspecciones pueden centrarse en un solo producto, grupo de productos relacionados entre sí o bien en operaciones específicas.

12 PÁGINA 12 DE 18 Anexo 2 Formato de base de datos de coordinación de inspecciones a laboratorios fabricantes de medicamentos BASE DE DATOS DE COORDINACIÓN DE INSPECCIONES NOMBRE DEL ESTABLECIMIENTO FECHA DE LA SOLICITUD FECHA DE INGRESO DE LA SOLCITUD MOTIVO DE LA INSPECCIÓN INSPECTOR LÍDER ASIGNADO INSPECTORES ASIGNADOS FECHA DE COORDINACIÓN FECHA PROPUESTA DE INSPECCIÓN FECHA DE NOTIFICACIÓN (CUANDO APLIQUE) FECHA DE INICIO Y FECHA DE FINALIZACIÓN DE ELABORACIÓN DEL LA INSPECCIÓN INFORME OBSERVACIONES

13 PÁGINA 13 DE 18 ANEXO 3 Formato de carta de presentación Número de Oficio Fecha Destinatario Representante Legal Nombre del laboratorio fabricante de medicamentos Estimado señor (a): Los funcionarios, con número de cédula respectivamente, han sido asignados para realizar la inspección relacionada con las Buenas Prácticas de Manufactura a su establecimiento, durante los días del mes de del. Agradecemos la colaboración que les pueda brindar para el adecuado desempeño de sus funciones. Atentamente, Firma y sello Jefe Unidad de Normalización y Control Dirección de Regulación de Productos de Interés Sanitario Ministerio de Salud

14 PÁGINA 14 DE 18 ANEXO 4 Formato de acta de inspección Nº DRPIS- UNC MINISTERIO DE SALUD DIRECCIÓN REGULACIÓN DE PRODUCTOS DE INTERÉS SANITARIO Tel: (506) , (506) Fax: (506) Apartado: , San José ACTA DE INSPECCIÓN Fecha de inicio: Hora inicio: Número boleta: Número denuncia: Nombre del establecimiento inspeccionado: Tipo de Establecimiento: Dirección: Teléfono: Fax: Horario: Apartado: Nombre Representante Legal del Establecimiento: Nombre del Regente: Persona (s) del establecimiento que atiende (n) la inspección: Nombre de Inspectores: Objetivo de la inspección Solicitud primera vez Renovación del permiso Denuncia Control estatal Otro: Especificar:

15 PÁGINA 15 DE 18 Conclusiones de la Inspección Se realiza decomiso de mercadería. Se deja mercadería retenida. Orden de retiro de mercadería. Se recolectan muestras control estatal. Se deja orden de apercibimiento. Espere informe Otro Explicación: Firmas de los inspectores: Testigo (cuando aplique) Nombre y firma del representante legal o regente farmacéutico del establecimiento. Fecha y hora final:

16 PÁGINA 16 DE 18 ANEXO 5 Formato de informe de inspección Número de Oficio Fecha Destinatario Jefe Unidad de Normalización y Control Dirección de Regulación de Productos de Interés Sanitario Ministerio de Salud Estimado señor (a): 1. DATOS DEL ESTABLECIMIENTO. Anotar los siguientes datos del laboratorio fabricante. Nombre del laboratorio: Dirección: Teléfono: Número de Permiso Sanitario de Funcionamiento (PSF): Fecha de vencimiento del PSF: Nombre del representante legal: Nombre y número de colegiado del regente farmacéutico: 2. ANTECEDENTES. Describir de manera general las labores que realiza el laboratorio, así como las últimas actividades de inspección e informes realizados y antecedentes sobre planes remediales anteriores. 3. ALCANCE. Describir el alcance de la inspección realizada. 4. PLAN DE INSPECCIÓN REALIZADO Indicar el plan de inspección que se realizó siguiendo el formato siguiente: Fecha de inspección Capítulo auditado Funcionario (s) que realizó la verificación

17 PÁGINA 17 DE BASE LEGAL. Señalar la normativa aplicable en la inspección. 6. PERSONAL DEL LABORATORIO QUE ATENDIÓ LA INSPECCIÓN. Indicar el nombre de las personas del establecimiento que estuvieron involucradas en alguna etapa de la inspección, señalando además su cargo dentro de la organización. 7. PERSONAL DEL MINISTERIO DE SALUD QUE REALIZÓ LA INSPECCIÓN. Indicar el nombre de los funcionarios que realizaron la inspección, especificando el inspector designado como líder. 8. DOCUMENTOS ADJUNTOS: Enlistar la documentación que se adjunta al informe, dentro de la cual es indispensable la guía de verificación de buenas prácticas de manufactura. 9. RESULTADOS DE LA VERIFICACIÓN (HALLAZGOS) En el siguiente cuadro se describen las no conformidades que presenta el laboratorio fabricante de acuerdo con lo establecido en el decreto ejecutivo Nº S. Artículo que incumple Descripción de la no conformidad Critico Mayor Menor 10. OBSERVACIONES. Indicar cualquier observación que se considere pertinente incluir en el informe con respecto a la visita de inspección realizada. 11. CONCLUSIÓN. Puntualizar el criterio final con respecto al cumplimiento de la normativa de Buenas Prácticas de Manufactura, especificando el porcentaje de cumplimiento para cada uno de los criterios establecidos en la guía de verificación.

18 PÁGINA 18 DE RECOMENDACIONES AL ÁREA RECTORA DE SALUD DE SALUD. Describir las recomendaciones que el nivel central considera debe aplicar la Dirección de Área Rectora de Salud al establecimiento inspeccionado, incluyendo los actos administrativos correspondientes. 13. INFORMACIÓN A INCLUIR PARA LA ELABORACIÓN DEL PERMISO SANITARIO DE FUNCIONAMIENTO. Se debe indicar las actividades o procesos y el tipo de formas farmacéuticas que se autorizan al laboratorio para su fabricación. NOTA: La información establecida en este apartado es la que debe considerarse en la confección del Certificado de Buenas Prácticas de Manufactura, cuando sea solicitado por el interesado al nivel central. Nombre y firma de los funcionarios que realizaron la inspección y redactaron el informe. Sello de la Unidad de Normalización y Control.