MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1. INGRESO Los siguientes son los requisitos exigidos por REAL ESTATE INTERNACIONAL LTDA., para vincularse como Agente inmobiliario: a. Presentar entrevista con las personas encargadas de la selección, llevar hoja de vida impresa. b. Inscribirse para el curso de capacitación, el cual tiene una duración de quince (15) horas y un costo de doscientos cincuenta mil pesos ($ ). c. Presentar la documentación exigida en la oficina para firmar el contrato. d. Documentos para vinculación: Hoja de vida impresa. Fotocopia de la cédula de ciudadanía. Fotocopia del carne de la EPS. Fotocopia del pasado judicial o Certificado de antecedentes disciplinarios. Fotocopia del RUT actividad 7010 o e. Presentar y pasar el examen. f. Lectura y firma del contrato. g. Ya vinculado el asesor en la compañía, quedara radicado en la oficina fue entrevistado. En caso que el agente inmobiliario desee realizar cambio de oficina, deberá permanecer mínimo tres meses en su oficina original. De realizarse el cambio el agente se trasladara con los inmuebles que haya captado hasta el momento y en la nueva oficina seguirán a su cargo. 2. FUNCIONES DEL AGENTE INMOBILIARIO a. El agente inmobiliario se compromete a asistir semanalmente a una reunión de capacitación y actualización de los diferentes temas relacionados con el sector. b. El agente inmobiliario debe ser integral, esto quiere decir que debe desarrollar todas las actividades que se involucran en el proceso comercial de la inmobiliaria: (capacitación, prospección, telemercadeo, captación y cierres). c. Mantener una disciplina y constancia en el ejercicio de la labor. d. Cumplir con la medición de captación y producción establecida por la compañía, en captación dos (2) inmuebles al mes y en venta dos (2) ventas minimo en cuatro (4) meses. Y para los asesores nuevos se prorratea de acuerdo a la fecha de terminación del curso. e. El agente inmobiliario debe asistir a las diferentes capacitaciones o reuniones programadas periódicamente con las diferentes entidades como son los bancos, aseguradoras, líderes y especialistas en el medio etc. f. Ser veraz y coherente en la información que le transmite al cliente en el momento de presentar y ofrecer los servicios de la compañía. g. No ofrecer nada diferente a lo que se encuentra incluido en el portafolio de servicios. Avenida 15 No (Of 309) - PBX: Celular: Unicentro Bogotá Colombia 1

2 h. Respetar y seguir el conducto regular, solicitar autorización del Director de Oficinas ó de la Gerencia de Ventas, para realizar cualquier tipo de publicidad en los diferentes medios, comunicados, propuestas, cotizaciones. Todas las comunicaciones que se quieran enviar a los clientes deben ser revisados y aprobados por la gerencia de ventas. i. Cumplir las citas con los posibles compradores para mostrar todos los inmuebles. j. Reportar el resultado de las citas que han sido asignadas por la compañía. k. Si por alguna razón el agente inmobiliario no puede cumplir una cita debe comunicarle al cliente y a la oficina para reprogramarla. l. Diligenciar el formato de inmuebles y hacerlo firmar por las personas que han asistido a la cita (propietario, cliente y asesor). m. Si el agente inmobiliario, no responde las llamadas o mensajes enviados por la oficina, para concretar las citas con los clientes interesados en ver algún inmueble, este será reasignado a otro agente. n. Realizar el acompañamiento a los clientes durante todo el proceso de la venta, sin intervenir, el agente inmobiliario debe ser un simple espectador sin involucrarse en el negocio, el acuerdo debe ser entre vendedor y comprador. El acompañamiento se termina en el momento en que se firma la escritura. 3. PROCEDIMIENTO DE CAPTACIÓN DE INMUEBLES PARA VENTA O PARA RENTA. a. Los contratos se deben diligenciar completamente, sin borrones, tachones o enmendaduras, con letra clara. b. El agente inmobiliario es el que debe diligenciar el contrato. c. Anexar al contrato los documentos requeridos: Fotocopia de la cédula de ciudadanía, si el cliente tiene inconveniente en entregar este documento se toma la fotocopia y se le coloca anulado con el fin de dar tranquilidad. Certificado de libertad y tradición del inmueble de fecha no mayor a tres (3) meses. Puede ser fotocopia. Revisar que la dirección que figura en el certificado es la que se ha registrado en el contrato. De lo contrario se debe solicitar un boletín de nomenclatura para confirmar la dirección actualizada del predio. La persona que firma el contrato, debe ser la que figura en el certificado de libertad y tradición, en el evento que sea un apoderado, debe anexar la fotocopia del poder autenticado, donde se autoriza a esta persona para realizar la venta o renta del inmueble. En el caso de renta Inventario del inmueble firmado por el propietario y el formato de linderos. d. Tomar fotografías claras, en formato horizontal, donde se incluyan todos los espacios del inmueble, fachada, áreas sociales, habitaciones y de los acabados que sean atractivos para los posibles compradores. e. Radicar el contrato en la oficina con todos los documentos, los requisitos mencionados anteriormente y las fotografías. f. Entregar los ciento veinte mil pesos ($ ) correspondientes a la publicidad, si es contrato de venta o de renta. Avenida 15 No (Of 309) - PBX: Celular: Unicentro Bogotá Colombia 2

3 4. PROCEDIMIENTO PARA VENTA a. Una vez que el vendedor y el comprador, hayan acordado el precio y la forma de pago del inmueble, el agente inmobiliario debe tomar nota de cómo son las condiciones económicas del negocio para entregarlas en la oficina. b. Solicitar los siguientes documentos para la elaboración de la promesa de compraventa: Fotocopias de las cédulas de ciudadanía de vendedores y compradores. Datos de contacto de vendedores y compradores (dirección, teléfono fijo, celular, correo electrónico) Ultima escritura del inmueble. Certificado de libertad y tradición del inmueble no superior a treinta (30) días. Paz y Salvo de valorización del IDU. c. Firma de la promesa de compraventa. Se acuerda una reunión en las instalaciones de REAL ESTATE INTERNACIONAL LTDA, entre vendedores, compradores y funcionarios de la inmobiliaria para proceder a la lectura, corrección y firma de la promesa de compraventa. d. Una vez las partes están de acuerdo con el documento se realiza la confirmación de los cheques, en las respectivas entidades financieras. e. Firma y autenticación en la notaria. f. Los documentos mencionados en el literal b de este numeral deben ser del mes en que se firma la escritura. g. Firma de la escritura. h. El agente inmobiliario está obligado a realizar el acompañamiento en todos los procesos del negocio. i. Si el agente inmobiliario esta activo y no realiza todas las actividades mencionadas anteriormente en el proceso de venta, perderá la comisión. j. Si el agente inmobiliario comisiono por un negocio al celebrarse la promesa de compraventa, y la compañía descubre que se realizaron actos ilícitos o en contra de la compañía frente al negocio, el agente perderá la comisión pendiente por cobrar a la escritura y podrá ser causal para la terminación del contrato laboral. 5. PROCEDIMIENTO PARA LA RENTA a. El agente inmobiliario debe entregar al arrendatario el formulario de la aseguradora, para el respectivo estudio y aprobación, el solicitante debe cancelar un valor de cinco mil pesos ($5.000), que son entregados al agente inmobiliario, este valor es para el agente inmobiliario. b. El solicitante debe diligenciar el formulario completamente, anexando los documentos requeridos y radicarlos en la oficina de la aseguradora. c. El estudio de la aprobación tiene como tiempo de respuesta veinticuatro (24) horas. d. Una vez REAL ESTATE INTERNACIONAL LTDA, obtenga la aprobación de la solicitud, la directora de arrendamientos, procede a concretar una cita con el Avenida 15 No (Of 309) - PBX: Celular: Unicentro Bogotá Colombia 3

4 solicitante para firmar el contrato, autenticar las firmas y determinar la fecha de entrega. e. Cuando se haya protocolizado la firma del contrato el agente inmobiliario procederá a realizar la entrega del inmueble con su respectivo inventario. 6. CAPTACIÓN DE PROYECTOS El agente inmobiliario, que este interesado en captar proyectos para la comercialización, debe tener un primer contacto con los clientes para realizar una indagación de las características del proyecto y presentación de la compañía. La negociación directa del manejo y condiciones es realizada por la gerencia de ventas o el director de oficinas. 7. AVALÚOS a. Una vez el cliente este interesado en realizar el avaluo al predio, el agente inmobiliario se debe comunicar con la oficina para hacer la solicitud. b. La oficina se comunica con el avaluador y contacta la cita. c. Una vez realizada la visita por el avaluador, este reporta el costo a la oficina para la elaboración de la factura. d. Cuando el avaluador tenga el informe del avaluo, lo entrega en la oficina de REAL ESTATE INTERNACIONAL LTDA. e. El agente inmobiliario debe recoger el informe y la factura para entregársela al cliente. f. El agente inmobiliario debe recoger el cheque y entregarlo en la oficina de REAL ESTATE INTERNACIONAL LTDA. 8. CRÉDITOS HIPOTECARIOS Cuando un cliente este interesado en la consecución de un crédito hipotecario, el agente inmobiliario lo debe comunicar a la gerencia de ventas, para concretar una cita con la gerencia de la entidad financiera y dar curso a la solicitud. 9. LINEAMIENTOS ÉTICOS Y PROFESIONALES DEL AGENTE INMOBILIARIO a. El agente inmobiliario cuando toma la decisión de firmar el contrato de prestación de servicios, se compromete a tener la exclusividad con REAL ESTATE INTERNACIONAL LTDA, razón por la cual, él no se puede desempeñar como asesor de otra empresa inmobiliaria, ni como agente independiente. Todos los negocios los debe canalizar por medio de REAL ESTATE INTERNACIONAL LTDA. b. Por ninguna razón el agente inmobiliario, debe aceptar propuestas de los clientes para manejar los negocios por fuera de la compañía. c. Solamente el agente inmobiliario debe cobrar las sumas estipuladas por la compañía, por concepto de publicidad en el momento de la captación, ó por la venta de los formularios de las aseguradoras en el caso de arrendamiento. d. Nunca se debe ofrecer más de lo que está estipulado en el portafolio de servicios de la compañía. Avenida 15 No (Of 309) - PBX: Celular: Unicentro Bogotá Colombia 4

5 e. No debe usar el nombre, imagen y formatos de la compañía en actividades que no sean autorizadas previamente por la gerencia general o la gerencia de ventas. f. Respetar los clientes de los otros agentes inmobiliarios, en el evento que se esté compartiendo el negocio. g. Respetar a todas las personas que forman parte de REAL ESTATE INTERNACIONAL LTDA, ser cortes en trato con los compañeros. h. Ser puntuales en todas las actividades programadas por la empresa y en la citas para mostrar o captar inmuebles con los clientes. i. Mantener una buena presentación personal, evitar el uso de tenis o ropa demasiado informal. j. Conservar el material de trabajo en óptimas condiciones. 10. CAUSALES DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS a. El no asistir a las reuniones semanales de capacitación por tres (3) veces consecutivas, sin causa justificada manifestada con anterior y por escrito. b. No cumplir con las metas mensuales de producción. c. Aceptar propuestas de los clientes que van en contra de las políticas de la compañía. d. Cuando se compruebe que el agente inmobiliario hace ofrecimientos a los clientes de manejar los negocios por fuera de la compañía. e. Utilizar la imagen y formatos de la compañía para otros fines que no estén dentro del objeto de la empresa sin previa autorización. f. Por faltar al cumplimiento de las funciones del agente inmobiliario. g. Si se comprueba que el agente tiene vínculos con otra inmobiliaria, o esta trabajando de manera independiente. h. Si el asesor cobra sumas diferentes por concepto de publicidad o venta de formularios de las aseguradoras. i. Por irrespeto a cualquier persona de la compañía. j. Por competencia desleal. k. Al corroborar que el agente inmobiliario mintió en algún procedimiento de la compañía. Avenida 15 No (Of 309) - PBX: Celular: Unicentro Bogotá Colombia 5

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