PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA CÓDIGO: S-P-02

Transcripción

1 DE CÓDIGO: S-P-02 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

2 PÁGINA 2 de 5 1. OBJETIVO Establecer el mecanismo a utilizar para la planificación e implementación de las Auditorías Internas en el Sistema de Gestión Integral y definir el criterio para la calificación de los auditores internos. 2. ALCANCE Comienza con planificación y termina con reunión de cierre. 3. RESPONSABLE Coordinador de Calidad. 4. RECURSOS Computador, papelería. 5. VOCABULARIO : Actividad sistemática que se efectúa internamente para verificar el grado de cumplimiento de los requisitos normativos, actividades especificadas en el Sistema de Gestión, evaluando un proceso, un servicio o verificando si un cambio ha sido asimilado y se está practicando. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. 6. ACTIVIDADES Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE Planificación: Se elabora el Programa Anual de Auditorias Internas considerando la criticidad de los procesos, este programa puede ser modificado durante su ejecución, debido a los resultados que 1 se obtengan en las auditorias. Coordinador de Calidad Esta planificación se elabora considerando auditorias para todos los requisitos normativos en el año en curso. La periocidad de las Auditorias Internas será semestral, estas pueden ser lideradas por un

3 PÁGINA 3 de auditor interno o externo previamente calificado. Ejecución: Las auditorias internas son ejecutadas por los Auditores Internos de Servicer S.A.S.. O por auditores externos debidamente calificados. La ejecución contempla las siguientes actividades: Reunión de inicio, Ejecución de la auditoria, Reunión de auditores y Reunión de cierre. Reunión de Inicio: La reunión de inicio es dirigida por el Auditor Líder y participan el equipo de auditores y los auditados mencionados en el programa de la auditoria. Los temas mínimos abordados en esta reunión son: presentación del equipo de auditor, objetivos de la auditoria y ratificación del programa de la auditoria. El tiempo máximo asignado a esta reunión es de 20 minutos. Ejecución de la auditoria: La auditoria se ejecuta siguiendo las pautas establecidas en el programa de la auditoria, a través de, entrevistas, revisión de documentos y constataciones en terreno, entre otras. El Auditor que cursa una no conformidad, la informa directamente al Auditado y al líder del proceso auditado durante el mismo desarrollo de la auditoria. Todas las no conformidades detectadas en las auditorias internas son registradas por los auditores en el formato de Reporte de No Conformidad, Acciones Correctivas y Preventivas, y firmadas por el auditado. Reunión de auditores: El equipo de auditores, se reúne luego de la ejecución de la auditoria, para aclarar dudas, redactar los reportes de no conformidades y para preparar las conclusiones de la auditoria que posteriormente se declaran en la reunión de cierre. Reunión de cierre: Al término de la Auditoria y durante la Reunión de Cierre, los auditores Equipo Auditor

4 PÁGINA 4 de 5 entregan las no conformidades a los líderes de los procesos auditados, quienes en un plazo de 05 días hábiles analizan la causa de la no conformidad y se comprometen con las acciones correctivas y las fechas para su implementación, que posteriormente entregan al Representante de la Dirección. Si el análisis de la causa de la no conformidad requiere de mayor tiempo, lo indican en la misma sección del formato. 7. GENERALIDADES Los criterios de calificación para Auditores Internos del Sistema de Gestión Integral, son los siguientes: Los Auditores Internos son calificados por organismos o Personas Naturales de origen externos o internos con las competencias necesarias para formar auditores en sistemas de gestión de calidad, seguridad, salud ocupacional, medio ambiente y RUC. Los Auditores Internos mantienen su calificación realizando a lo menos una Auditoria anual. Los Auditores Externos deben estar calificados en formación de auditoría interna. Los nuevos Auditores Internos pueden ser calificados al cumplir los siguientes requisitos: Recibir un entrenamiento teórico (inducción) de un Auditor Calificado. Participar como observadores en al menos 2 (dos) Auditorias Internas y acompañando a un Auditor Calificado. Participar como Auditores en al menos 1 (una) auditoria interna. Responsabilidades del Auditor Líder. Ayudar a la selección del equipo. Asignar tareas individuales.

5 PÁGINA 5 de 5 Representar al equipo de auditoria. Presidir las reuniones de apertura y cierre. Asegurar el progreso de la auditoria de acuerdo al plan. Asegurar que los resultados de auditoria sean reportados de una forma clara, concluyente y sin demoras. 8. FORMATOS RELACIONADOS Plan de Auditoria S-F-03 Programa de Auditoria S-F-04 Informe de Auditoría S-F-05 Reporte de No Conformidad, Acciones Correctivas y Preventivas S-F CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN 00 24/02/ /10/ /09/ /08/2015 CAMBIO REALIZADO Se adaptó logo a nueva imagen de la empresa y se considera para auditores externos que mínimo deben estar calificados como auditores internos. Se aclaró en la actividad de planificación, la manera de realizar la programación de las auditorias internas, se cambió formato de tratamiento de no conformidades, por Reporte de no conformidad, acciones correctivas y acciones preventivas. Se pasa de sistema de gestión de calidad a sistema de gestión integral los términos de la auditoria interna. Se modifica el procedimiento debido a que la organización cambia de Razón Social dejando de ser LTDA para ser S.A.S. Así mismo se cambian todos los documentos relacionados en este procedimiento.

6 PÁGINA 6 de 5 REVISÓ: APROBÓ: Karlin Morales Rosa Coordinadora de Calidad Soffi Santis Martínez Gerente Comercial y Administrativo