PLAN DE CONTINGENCIA FACTURACION

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1 PLAN DE CONTINGENCIA FACTURACION

2 Contenido INTRODUCCION OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDADES DEFINICIONES PROCEDIMIENTO Solicitud vía Correo Electrónico: Carga Contenerizada Solicitud Presencial: Carga Contenerizada FORMATOS ANEXOS... 5 CONTROL DE CAMBIOS VERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO CONTROL DE APROBACIONES Elaborado Revisado Aprobado Resp. del SIG NOMBRE CARGO FECHA FIRMA 2

3 INTRODUCCION En el presente documento se describe el procedimiento que se implementara en facturación como plan de contingencia ante eventuales fallas del sistema que impidan el uso de las herramientas virtuales de los usuarios, este le permitirá al cliente continuar con el curso normal de sus operaciones para retiro e ingreso de carga el terminal. 1. OBJETIVO Garantizar la continuidad en el proceso de facturación ante caídas del sistema siguiendo un proceso manual y asegurar que todo servicio prestado por la Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A., sea facturado oportunamente a líneas navieras, clientes dueños de carga o intermediarios aduaneros de acuerdo a las políticas y tarifas establecidas. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para los usuarios que requieran generar facturas y para todo el personal del área de facturación; inicia cuando las plataformas virtuales presenten fallas que impidan el normal funcionamiento para los usuarios y termina con la emisión y entrega de las facturas por los servicios prestados por Aguadulce, 3. RESPONSABILIDADES Facturación: Generar y entregar de forma inmediata las facturas solicitadas por el cliente. IT: Suministrar las herramientas necesarias para cubrir la contingencia presentada, garantizando que todos los sistemas y plataformas funcionan correctamente. 4. DEFINICIONES FACTURA: es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación, se relacionan y detallan los servicios prestados por Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A., 3

4 TOS: Sistema operativo del terminal SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Código FI-P PROCEDIMIENTO 5.1 Solicitud vía Correo Electrónico: Carga Contenerizada En caso de que se presenten fallas en el PORTAL, en el módulo de Facturación, los usuarios podrán solicitar facturación de todos los servicios para carga contenerizada a través del correo electrónico Billing@puertoaguadulce.com Solicitud de Facturación: El usuario envía correo electrónico donde debe adjuntar el FI-P-004-F01 Formato de solicitud de factura manual totalmente diligenciado, el MBL y HBL, según el caso Recepción y revisión de adjuntos: El analista de facturación verificara los datos y adjuntos enviados por el usuario a través del correo electrónico y procede a la elaboración de la factura Respuesta a la solicitud: Una vez es procesada la información y generada la factura, el analista envía copia de la misma a vuelta de correo electrónico al usuario solicitante, con el fin de informar el número de factura generada, el valor total y la descripción de cada concepto facturado, lo cual le permitirá adelantar el proceso de pago para el retiro de la carga. Se estima como tiempo de entrega de la factura original será de 48 horas contadas a partir de la emisión de la factura. Nota: Cuando la solicitud no cumpla con los requisitos para proceder a la facturación, será rechazada a vuelta de correo indicando los motivos por los cuales no puede ser procesada. 5.2 Solicitud Presencial: Carga Contenerizada En los casos en que se presenten fallas en el PORTAL, en el módulo de Facturación, los usuarios podrán solicitar facturación de todos los servicios para carga contenerizada de forma presencial, en las oficinas de Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A. en la dirección Calle 3 # 1A 07, oficina 404, Edificio 2 Cosmos Pacífico de Lunes a Viernes de 8 am - 12pm y de 1pm - 6pm y los sábados de 8 am - 12pm. 4

5 5.2.1 Solicitud de Facturación: El usuario se presentara ante el analista de facturación con el FI-P-004-F01 Formato de solicitud de factura manual totalmente diligenciado y copias del MBL y HBL, según el caso Recepción y revisión de Formato y anexos: El analista de facturación verificara los datos y documentos anexos presentados por el usuario y procede a la elaboración de la factura si esta cumple con todos los requisitos Entrega de factura: Una vez es procesada la información y generada la factura, el analista entregara original y copia al usuario solicitante con el fin de que este revise que el documento cumpla con lo solicitado, si es aceptado, el usuario procede a firmar, sellar e indicar la fecha y hora de entrega en la copia de la factura, la cual queda en poder del analista para su posterior archivo. La factura original se entregara al usuario. Nota: Cuando la solicitud no cumpla con los requisitos para proceder a la facturación, será rechazada indicándole al usuario los motivos por los cuales no puede ser procesada. En caso de que se presenten fallas del TOS del terminal, las operaciones quedaran suspendidas hasta su restauración. 6. FORMATOS FI-P-004-F01 Formato de solicitud de factura manual 7. ANEXOS N.A 5