EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

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1 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES INDICE I. OBJETIVOS II. ALCANCE III. PROCEDIMIENTOS III. 1 ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN III. 2. PROCESO DE EVALUACIÓN III. 3. SEGUIMIENTO I. OBJETIVOS Comprobar si la información operacional disponible sobre la evaluación de los proveedores es fiable y suficiente y adecuadamente protegida contra accesos no autorizados. Determinar si existe un proceso formalizado de evaluación que asegure que los proveedores valorados positivamente disponen de la capacidad técnica, de calidad, de suministro y económica suficientes. Verificar que se efectúa un seguimiento de las evaluaciones realizadas a partir de los suministros efectuados. Revisar si se cumple los requisitos legales y la normativa interna aplicables. II. ALCANCE Análisis del proceso de evaluación de los proveedores y seguimiento de los resultados obtenidos en los suministros efectuados por los proveedores aceptados. III. PROCEDIMIENTOS III.1. ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN 1. Determinar si existen normas internacionales, nacionales o sectoriales que puedan ser aplicables en lo relativo a la evaluación de proveedores. 1

2 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 2. Analizar si está definida una función responsable del proceso de evaluación de proveedores. Si las responsabilidades están compartidas, verificar que existe una coordinación adecuada entre las diferentes áreas involucradas. 3. Comprobar que la definición de funciones establecida incluye las de: Relación comercial con el proveedor. Valoración de su capacidad tecnológica. Valoración de su disponibilidad de suministro. Evaluación del sistema de gestión de la calidad. Análisis de su solvencia económica. Medios técnicos y humanos disponibles POLÍTICAS 4. Evaluar si han sido definidas políticas que hagan referencia a la evaluación de proveedores en lo concerniente a: Alcance de los proveedores y subcontratistas a evaluar. Contratación exclusiva con proveedores evaluados para determinados suministros. Contratación exclusiva con proveedores evaluados para suministros que se incorporan a productos con destino a determinados clientes. Prioridad en la contratación con proveedores evaluados frente a los que carecen de ella. Contratación con proveedores no evaluados. Verificar que Compras / Aprovisionamientos conoce esas políticas y las aplica. PROCEDIMIENTO 5. Analizar si existe un procedimiento de evaluación de proveedores que incluya: Funciones y responsabilidades asignadas. Datos identificativos y comerciales a obtener. Información tecnológica y de las instalaciones a requerir. Información técnica de los suministros a solicitar. Valoración del sistema de gestión de la calidad establecido por el proveedor. Datos económicos y financieros del proveedor a requerir. Herramientas de valoración o autoevaluación a utilizar. Procedimiento de comunicación con el proveedor durante la fase de evaluación. Comunicación de los resultados finales al proveedor. Seguimiento de la validez de las evaluaciones aceptadas. 2

3 Periodo de validez de las evaluaciones. Comprobar que este procedimiento está suficientemente difundido y es conocido tanto por los responsables de su aplicación, como por los proveedores. 6. Determinar si los procesos de evaluación utilizados presentan diferencias según se trate de: Proveedor. Subcontratista. Distribuidor. Analizar si la evaluación de cada proveedor se realiza de forma conjunta para todas sus actividades o, por el contrario, se diferencia por actividades cuando éstas no están relacionadas. 7. Determinar si están establecidas políticas que identifiquen aquellas evaluaciones realizadas por otros clientes, organismos de certificación, empresas del grupo, etc., para un proveedor y que sean aceptadas como válidas. 8. Revisar si están definidos indicadores o procedimientos que permitan valorar la validez de la evaluación otorgada a través del grado de cumplimiento del proveedor en los suministros que entrega. INFORMACIÓN 9. Verificar si se dispone de una lista formalmente reconocida de proveedores evaluados que están autorizados para mantener relaciones comerciales. Verificar si esa información es pública y se utiliza por los órganos gestores de compras. 10. Determinar si se mantienen registros que evidencien el proceso de evaluación que se efectúa con cada proveedor. Evaluar si esos registros contienen la información y la documentación adecuadas. III.2. PROCESO DE EVALUACIÓN ALCANCE Y APLICACIÓN 1. Obtener la relación de proveedores y subcontratistas evaluados formalmente a la fecha de la auditoría. Por comparación con los registros informáticos de Compras / Aprovisionamientos en los que conste los proveedores con los que se mantiene relaciones comerciales, determinar si el número y el alcance de los proveedores formalmente evaluados son congruentes con las políticas establecidas. 3

4 2. A partir de los registros informáticos de Compras / Aprovisionamientos determinar si existen proveedores con los que se estén efectuando contrataciones para los que no se haya realizado la evaluación correspondiente, si ésta es aplicable. En caso afirmativo, analizar la razonabilidad y justificación de estas situaciones y si son congruentes con las políticas establecidas. 3. Para los nuevos proveedores y subcontratistas con los que se inicien relaciones comerciales, verificar si se realiza previamente la evaluación del mismo. 4. Para aquellos proveedores cuya evaluación no haya alcanzado los criterios señalados, revisar a través de los registros de Compras / Aprovisionamientos que no se mantienen relaciones comerciales. 5. Si existen suministros que se estén contratando con proveedores que no hayan sido evaluados y para los que existan otros proveedores alternativos evaluados, analizar las razones por las que no se les está contratando, el nivel de autoridad que los aprueba y si son congruentes con las políticas establecidas. 6. Analizar la relación de proveedores evaluados y por la información disponible en Compras / Aprovisionamientos y en los registros de la evaluación comprobar si existen proveedores: Con escaso volumen de contrataciones. Sin contrataciones. Con la fecha de validez de las evaluaciones ya vencida. Determinar si estas situaciones están justificadas o, si por el contrario, restan validez a la evaluación efectuada. 7. A partir del listado de proveedores formalmente evaluados, seleccionar una muestra de proveedores y subcontratistas en función de criterios tales como: Volumen económico de las contrataciones efectuadas. Procedimiento de evaluación utilizado en función de la naturaleza del proveedor (proveedor, subcontratista, etc.) Alcance de la evaluación llevada a cabo: por proveedor o por actividades del mismo. Que hayan requerido una evaluación del sistema de gestión de la calidad propia o ajena. Nivel de responsabilidad encargado de la evaluación. 8. Para la muestra seleccionada en el punto anterior revisar los registros y la documentación del proceso de evaluación y comprobar que contiene: La identificación legal y comercial del proveedor. 4

5 La información sobre el proveedor con los datos necesarios sobre su sociedad, estructura, localización geográfica, plantilla y estructura de la misma, sus actividades, su sector de actividad económica, etc. El procedimiento de evaluación empleado: propio o ajeno. La evaluación del sistema de calidad realizada Los resultados derivados de la evaluación de la calidad con las acciones preventivas o correctivas sugeridas. Las inspecciones efectuadas en las instalaciones del proveedor. Los resultados obtenidos en el proceso de evaluación con la valoración alcanzada. El nivel de autoridad que aprueba o deniega la evaluación. La comunicación de la evaluación al proveedor. El plazo de validez de la evaluación concedido y las condiciones de la misma. INFORMACIÓN DEL PROVEEDOR 9. Para la muestra de proveedores seleccionada comprobar que los procedimientos de evaluación utilizados requieren del proveedor además de los datos identificativos legales información referida a aspectos tales como: Capital social con la composición accionarial. Sector de actividad al que pertenece. Grupo u organización a la que pertenece. Filiales o participadas. Categoría del proveedor: fabricante, subcontratista, distribuidor, servicios. Organización del proveedor: centros de trabajo y su ubicación geográfica nacional e internacional. Delegaciones y representaciones. Volumen de negocio. Distribución de las ventas: nacionales e internacionales. Distribución de la producción por sectores. Clientes más importantes. Estructura del personal. Número y categorías profesionales. Descripción general de actividades que efectúa. Descripción general desde el punto de vista de la Producción: líneas de fabricación, obras o unidades de negocio, etc. Comprobar que: Existen procedimientos estandarizados con la información a solicitar. Se cumplimenta esta información por parte del proveedor. Se contrasta esta información mediante: sitios web, memorias de gestión, catálogos comerciales, etc., cuando sea aplicable. 10. Con relación a la información económica y financiera determinar si se requieren datos tales como: 5

6 Estados financieros (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, etc.) Entidades financieras principales con las que trabaja. Condiciones de pago aceptadas. Comprobar que: Existen procedimientos estandarizados con la información a solicitar. Se cumplimenta esta información por parte del proveedor. Se contrasta esta información mediante: la información depositada en el Registro Mercantil, Cuentas anuales auditadas, análisis económicofinancieros realizados por la propia organización, etc., cuando sea aplicable. 11. Con relación a la información técnica y de producción comprobar si se requieren datos tales como: Información sobre la documentación de producción. Antigüedad de los medios de producción. Información sobre la documentación técnica de definición y de fabricación cuando el proveedor es propietario de la misma. Información sobre el servicio post-venta. Comprobar que: Existen procedimientos estandarizados con la información a solicitar. Se cumplimenta esta información por parte del proveedor. Está definida la información a requerir en función de la naturaleza del suministrador (proveedor, subcontratista, etc.), del tipo de suministro, de las demandas del producto, de los requerimientos del cliente de destino de los productos, etc. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 12. Con relación a la información relativa al sistema de calidad comprobar si se requieren datos tales como: Descripción general del sistema. Certificación o no del sistema de la calidad por una entidad de certificación externa. Medios de medida de los que dispone. Ensayos que efectúa y si dispone de laboratorio propio homologado. Manual de la Calidad. Normas e instrucciones de la calidad Comprobar que: Existen procedimientos estandarizados con la información a solicitar. 6

7 Se cumplimenta esta información por parte del proveedor. Está definida la información a requerir en función de la naturaleza del proveedor (subcontratista, distribuidor, etc.) y de que haya sido o no certificado por una entidad de certificación acreditada. 13. Para la muestra de proveedores seleccionada comprobar que cuando se acepta la evaluación del sistema de gestión de la calidad realizada por una entidad de certificación homologada: Se dispone de la documentación acreditativa de la certificación. Se controla y persigue la fecha límite de validez de la acreditación concedida. 14. Cuando se realiza su propia evaluación del sistema de la calidad de un proveedor, determinar si: Está definido un procedimiento que señale los casos en los que ha de efectuarse. Se utilizan herramientas de autoevaluación del sistema a cumplimentar por el suministrador. El cuestionario de evaluación está adaptado en cuanto a su contenido a las normas internacionales de calidad aplicables. Se realiza un análisis de la información obtenida y, cuando sea necesario, se sugiere al proveedor acciones preventivas. Se realiza un seguimiento de la implantación de las acciones de mejora sugeridas. Se comunica al proveedor los resultados finales de la evaluación. 15. Para la muestra de proveedores seleccionada revisar que cuando se ha efectuado una evaluación del sistema de la calidad de un proveedor por la propia organización: Se ha llevado a cabo por personal del área de calidad. Los resultados de la evaluación están adecuadamente valorados. Existe un soporte suficiente que ampare la decisión adoptada. ORACIÓN Y ACEPTACIÓN 16. Analizar si se han definido criterios que permitan valorar distintos parámetros del proceso de evaluación para aceptar o rechazar a un proveedor. Comprobar si se tienen en cuenta aspectos tales como: Indicadores económicos (solvencia, financiación etc.) Indicadores comerciales (clientes principales, volumen de ventas, pertenencia a grupos, etc.) Indicadores sobre recursos disponibles (técnicos, humanos, materiales, etc. 7

8 Indicadores de calidad (certificación, manuales y normas, laboratorio propio, etc.) Comprobar si esos indicadores suponen una guía para el evaluador y sirven para fijar las políticas. 17. Para la muestra seleccionada verificar si: La decisión del evaluador se adapta a los criterios de valoración señalados. Cuando exista una decisión que no se corresponda con los criterios establecidos, la decisión del evaluador está suficientemente justificada, soportada y autorizada. Se ha comunicado al proveedor la decisión final junto con el periodo de vigencia y las obligaciones que asume al ser proveedor aceptado. 18. Revisar los registros de evaluación y comprobar que para los proveedores con evaluación negativa, el proceso de evaluación se ha adaptado a lo establecido y que la decisión final es congruente con la documentación utilizada. III.3. SEGUIMIENTO 1. Analizar si se dispone de un procedimiento de seguimiento de las entregas de un proveedor que permita valorar la validez de la evaluación positiva realizada. Comprobar si están definidos indicadores para medir el grado de cumplimiento tales como: Precio. Mantenimiento de las condiciones económicas durante un plazo de tiempo. Gestión de la calidad. Entregas conformes, conformes con no conformidades y no conformes. Plazos de suministro. Entregas en fecha, con anticipación y con demoras fuera de plazo. Satisfacción del servicio. En aspectos tales como: resolución de urgencias, ayuda técnica, gestión medioambiental, etc. Prevención de riesgos laborales. Cumplimiento de la normativa aplicable. Determinar si los indicadores utilizados suponen una guía efectiva para la medición del seguimiento de la evaluación otorgada durante el plazo de validez de la misma. 2. Para la muestra de evaluaciones seleccionada en el apartado III. 2, verificar si: Se ha aplicado el procedimiento establecido para las entregas efectuadas. La calificación del seguimiento ha sido realizada por el nivel de autoridad adecuado. 8

9 En el caso de que no se hubiera aplicado el procedimiento tal como está previsto o si la calificación otorgada fuera diferente a la que se deduce del procedimiento de valoración, comprobar que esta decisión está debidamente justificada, soportada y autorizada. Figura incluido en el historial del proveedor el seguimiento llevado a cabo. 9