PROCEDIMIENTO DE COMPRAS, SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Transcripción

1 DE CÓDIGO: S-P-07 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

2 PÁGINA 2 de 9 1. OBJETIVO Describir el procedimiento para realizar las compras de insumos y servicios necesarios para el óptimo desarrollo de las actividades de SERVICER LTDA., y establecer las pautas para desarrollar la selección, evaluación y re-evaluación de proveedores. 2. ALCANCE Comienza con la recepción de solicitudes de compra o servicio y termina con la retroalimentación al proveedor. 3. RESPONSABLE 4. RECURSOS Computador, Internet, celulares, papelería, económico. 5. VOCABULARIO PRODUCTO/SERVICIO: Cualquier bien o servicio que es percibido como capaz de satisfacer una necesidad que presenta la oferta de una empresa y/o persona natural. UNIDAD: Hace referencia a la unidad de embalaje del producto. REQUISICIÓN: Requerimiento que expresa la necesidad de adquirir un producto o servicio. ORDEN DE COMPRA: Documento mediante el cual se formalizan y se comunican los requerimientos al Proveedor; generalmente se utiliza en la compra de bienes tangibles. REQUISICIÓN EXTRAORDINARIA: Hace referencia a las requisiciones de suministros realizadas en las fechas no programadas. PROVEEDOR: Persona y/o empresa que proporciona un producto y/o servicio necesario para el desarrollo de las actividades de una empresa.

3 PÁGINA 3 de 9 6. ACTIVIDADES Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Recepción de solicitudes de compra/servicio: Por medio del diligenciamiento del registro de Requisición, cualquier empleado da a conocer una necesidad de compra de productos o servicios y envía a Auxiliar Administrativo, por medio de correo electrónico o físicamente. 2 Identificación y selección de proveedor: Cuando surge la necesidad de adquirir un producto o servicio, se identifica el proveedor por medio del Listado Maestro de Proveedores, en casos que no exista el proveedor que entregue el producto o servicio requerido, se investiga por medio de directorio telefónico, referencias de los empleados u otros medios, las posibles personas o empresas que ofrezcan el producto o servicio requerido. Se contacta al proveedor por vía telefónica, internet o personalmente, con el fin de solicitarle la información requerida para llenar el formato de Selección, Evaluación y Reevaluación del Proveedor, y teniendo en cuenta los resultados se selecciona o no al proveedor. La información requerida se solicitara de acuerdo al tipo de proveedor asi: Servicios Profesionales: Propuesta o portafolio de servicios (Para aquellos servicios que aplique), Hoja de vida, cámara de comercio, Rut. Servicio de Recaudo: Cámara de Comercio,

4 PÁGINA 4 de 9 Rut, fotocopia de cedula. Productos o servicios: cotizaciones, Camara de comercio y Rut Estos documentos deberán reposar para los proveedores de servicios profesionales y de recaudo en sus respectivas carpetas y para los proveedores de productos o servicios anexos al formato de selección. 3 Solicitud de cotizaciones a proveedor: Se busca en el listado maestro de proveedores, los proveedores adecuados para solicitarles cotización, teniendo en cuenta que: Valor de compras N de cotizaciones Hasta ½ SMMLV 0 Superior a 1/2, 2 hasta 2 SMMLV Superior a 2 3 SMMLV En el caso que existe únicamente un solo proveedor en el mercado del bien o el servicio que se va a adquirir se hace una sola cotización independiente del valor de la compra. Las cotizaciones podrán ser realizadas telefónicamente. 4 Realización de compra: Una vez se haya elegido el proveedor más conveniente para la compra (según cotización y calidad de productos/servicios ofrecidos), se diligencia el formato orden de compra, basado en la cotización, se hace llegar al proveedor y se cancela según la negociación previa. 5 Verificación de producto y/o servicio: una vez el producto y/o servicio sea entregado por el proveedor se verifica que cumpla con las especificaciones dadas, de no ser así comunica al proveedor para realizar devolución para su corrección. Como

5 PÁGINA 5 de 9 constancia de verificación se firma en el formato de Orden de Compra, la conformidad con el producto o servicio recibido, en casos en que se presenten inconsistencias, se hace la anotación en el campo de observaciones del formato mencionado y se informa a proveedor para corrección. 6 Distribución de productos comprados: Una vez culminada la compra en el caso de productos se envían los mismos distribuyéndolos según las requisiciones presentadas. 7 Evaluación y re-evaluación del proveedor: Anualmente se aplica diligenciando el formato de selección, evaluación y re-evaluación de proveedores. Con los resultados obtenidos se actualiza el listado maestro de proveedores, sí el proveedor resulta CONFIABLE, queda exento de la siguiente evaluación, si el proveedor resulta REGULARMENTE CONFIABLE, se le solicita al proveedor la corrección de sus fallas, para ello se le envía por escrito las deficiencias u observaciones que se hayan detectado durante el periodo de evaluación y si el proveedor resulta NO CONFIABLE, se solicita al proveedor plan de acción y se determina con la alta dirección su permanencia en el Listado. A los proveedores únicos se les aplican los criterios de evaluación, sin embargo, son únicamente con fines de monitoreo, ya que en algunos casos no es posible contar con otras alternativas para proveer el servicio o producto. 8 Retroalimentación al proveedor: Se envía carta informando al proveedor su clasificación y las acciones que deberá tomar (si así lo requiere), máximo 30 días después de

6 PÁGINA 6 de 9 realizada la evaluación. 7. GENERALIDADES Se aceptarán cotizaciones oficiales y pueden ser emitidas por el proveedor a través de fax o medio electrónico. La realización de las cotizaciones se hacen telefónicamente y son con fines informativos, pues el menor precio no siempre será seleccionado, pues también se tiene en cuenta la calidad de los productos o servicios cotizados y los servicios post-venta ofrecidos. Sólo se realizan cotizaciones para productos que se compran por primera vez o esporádicamente, con el fin de determinar qué proveedor ofrece mejores condiciones de negociación. Para productos comunes se realiza la compra con los proveedores seleccionados, según Listado Maestro de Proveedores. A los proveedores únicos se les aplican los criterios de evaluación, sin embargo, son únicamente con fines de monitoreo, ya que en algunos casos no es posible contar con algunas alternativas para proveer el servicio o producto. Antes de realizar la selección del proveedor se solicitaran los siguientes documentos de acuerdo al proveedor: TIPO PROVEEDOR Proveedores Materiales Proveedor Herramientas DE de de y REQUISITOS CALIDAD AMBIENTAL SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Cumplimiento de Hojas de Hojas de especificaciones o Seguridad Seguridad requisitos Cámara de comercio (persona jurídica) NIT (persona jurídica) RUT Cumplimiento de No Aplica Fichas técnicas especificaciones o

7 PÁGINA 7 de 9 equipos Proveedores de EPP, Dotación y Elementos de Seguridad Servicios Médicos (IPS Especializadas en salud ocupacional) Servicios de Higiene Industrial Servicios de capacitación Profesionales requisitos Cámara de Comercio (persona Jurídica) NIT (persona Jurídica) RUT Certificado de calidad de la dotación Certificado de calidad del líquido de los extintores, protocolos de prueba Cámara y comercio RUT Documentos o Requisitos de Habilitación Requisitos de Experiencia Hojas de Vida RUT cámara y comercio (si es empresa) RUT Requisitos de Experiencia Hojas de vida RUT Cumplimiento del perfil del cargo Hojas de vida certificaciones de experiencia y educación RUT No aplica No aplica Fichas técnicas de los elementos Licencia en salud ocupacional No aplica Licencia en Salud Ocupacional de requerirse desplazamiento en Campo se debe tener en cuenta los requisitos definidos a los profesionales No aplica De requerirse desplazamiento en campo se debe tener en cuenta los requisitos definidos a los profesionales Requisitos de Carnet de experiencia Hojas vacunación y de Vida RUT Tétano (si el trabajo se realiza en zonas endémicas) Copia

8 PÁGINA 8 de 9 del último pago de seguridad social (ARP, EPS, AFP) 8. FORMATOS RELACIONADOS Requisición S-F-21 Orden de compra S-F-22 Listado maestro de proveedores S-F-26 Selección, Evaluación y Re-evaluación del proveedor S-F CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE CAMBIO REALIZADO ACTUALIZACIÓN 00 27/10/2009 Se modifica manera de realizar la verificación de compras a firma en formato de orden de compra. Se agregar generalidades aclarando la realización de cotizaciones y que las compras se realizan con proveedores clase 1. Se determina que las compras comunes se hacen sólo a proveedores seleccionados. Se cambia requisición hasta los 5 primeros días del mes a cuando se presenta la necesidad de compra y se habilitan otros medios para la entrega de requisiciones (fax, o personal) /10/2010 Se actualiza el procedimiento uniéndolo con las actividades de Selección, Evaluación y Re-evaluación de los proveedores. Se determina escala guía para

9 PÁGINA 9 de 9 realización de las cotizaciones y se aclaran las acciones a tomar, según el tipo de proveedor (Confiable, Regularmente Confiable, No Confiable) /09/2011 Se hace referencia a Sistema de Gestión Integral, se cambia líder de proceso que aprueba y se anexa tabla de requisitos para la selección de proveedores según el tipo. La frecuencia de Evaluación a proveedores se cambia de Semestral a Anual. REVISÓ: APROBÓ: Ana Melia Barrera Responsable Gestión, Pagos y Compras Soffi Santis Martínez Gerente Comercial y Administrativo