ALGUNOS TIPOS DE CARTAS ASISTENTE EN ADMINISITRACION EMPRESARIAL Docente: Sandra Milena Gavilán

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1 Las cartas que a diario se escriben en el mundo del comercio no se pueden catalogar en un esquema general, depende de la naturaleza del destinatario y de lo que se pretende hacerle llegar en el mensaje escrito, de ahí que pueden ser de diferentes tipos. Para nuestro estudio señalaremos las siguientes: Carta de Solicitud de Empleo Carta de Cotización Carta de respuesta a cotización Carta de pedido Carta de respuesta a pedido Carta de remesa Carta de respuesta a remesa Carta crediticia Carta e cobranza Carta de prórroga Carta de reclamo CARTA DE SOLICITUD DE EMPLEO Es la primera imagen de una persona, la que le abre o cierra las puertas de la empresa. De ahí la necesidad de cuidar especialmente la presentación, la redacción y la ortografía. Generalmente se inicia con una breve introducción que hace referencia a la fuente por la cual se conoció la existencia de la vacante; luego se especifica el cargo deseado y se anexa la hoja de vida. Puede mencionarse la posibilidad de una entrevista, para terminar con una frase de agradecimiento. La hoja de vida es el resumen de la trayectoria de una persona. Incluye información general, datos personales, estudios realizados, experiencia laboral y, si se desea, referencias laborales y personales. Los datos allí consignados son confidenciales, y normalmente verificados al detalle. Se deben hacer los siguientes interrogantes: - Qué es lo que quiero? - Obtener el puesto que necesito - Qué debo hacer? - Ofrecer mis servicios - Cómo ofrezco mis servicios? Por medio de una explicación sin presunción, ni falsa modestia de los méritos y antecedentes que justifiquen mis aspiraciones. CARACTERISTICAS: - Despertar el interés en el futuro empleador - Descripción detallada y real de las aptitudes, conocimientos, habilidades y destrezas que se posee. - Un párrafo de cierre solicitando una entrevista personal. SUGERENCIAS: - No expresar la necesidad de conseguir el empleo - Resaltar las aptitudes, conocimientos y habilidades - Dar a conocer todo lo bueno PLANEACION DE ESTE TIPO DE CARTA - Párrafo de apertura que despierta el interés del empleador. - Párrafos o párrafo que presenten la descripción detallada de sus aptitudes, conocimientos y habilidades.

2 - Párrafo de cierre se agradece y se solicita una entrevista personal. RESPUESTA A SOLICITUD DE EMPLEO Contestar a una carta de solicitud de empleo es muy agradable y fácil, a todos nos satisface un sí, pero es que la realidad la mayoría de las veces la respuesta es negativa, y a nadie le agrada la respuesta no; en la redacción comercial es necesario transformar el no a un talvez, o cualquier otra manifestación que no desmotive, ni desanime al solicitante. CARTA DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN La carta de cotización es aquella mediante la cual se hace una solicitud de información sobre los precios de mercancías y servicios; en sí es una solicitud comercial; cumple por tanto con los siguientes principios generales. - Brevedad, es decir, ser especifico. - No solicitar información que se pueda obtener a través de un catalogo o folleto. - La solicitud debe ser personal, es decir, dirigida a una persona, no a una empresa. - El objetivo es obtener el costo del artículo, mercancía o servicios en general. PLANEAMIENTO. Consta en sí de dos párrafos: - Apertura, solicitud específica, indicación de los artículos, mercancías o servicios de los cuales se solicita el precio. - Agradecimientos y confirmación. CARTA DE RESPUESTA DE COTIZACION Es la carta en la cual se informa sobre el precio de los artículos, mercancías o servicios solicitados, en este tipo de carta respuesta se debe tener presente: - Identificar con claridad los artículos y su precio correspondiente. - Anunciar la disponibilidad para atender el pedido de dichos artículos. CARTA DE PEDIDO Es aquella por medio de la cual se solicita el envío de mercancías o el otorgamiento de servicios. PLANEAMIENTO. Para escribir la carta de pedido se tiene en cuenta: - Párrafo 1 solicitud directa, expresa el deseo del envío de las mercancías o del otorgamiento de los servicios en forma correcta. - Párrafo 2 Descripción detallada de los artículos, discriminando nombres, tamaño, material, color, peso, acabado, cada una de estas características deben ser bien especificas para evitar malas interpretaciones, demoras en los embarques y posterior correspondencia de aclaración o de confirmación. - Párrafo 3 concretar las condiciones de pago y envío, además de solicitar pronta atención. - Párrafo 4 despedida cordial. CARTA DE SOLICITUD DE PRESTAMO Generalmente es muy breve y concreta. Debe especificarse la cantidad solicitada, la forma de pago, la utilización que se dará al dinero y los demás datos que la empresa prestataria exija. CARTA DE RECLAMO

3 Cuando se hace un reclamo es necesario valerse de diplomacia y cortesía. Se debe especificar con toda claridad cual fue el perjuicio ocasionado, plantear alguna solución para arreglar el problema y dar las gracias por la atención pronta a la queja. PLANEAMIENTO - Citar el documento y motivo - Problemas que afectan a la empresa - Solicitar atención. El tono de esta carta debe ser amistoso y sin reproches para lograr ser atendidos. Carta de respuesta al pedido: Debe dar siempre las gracias, cualquiera que sea la naturaleza del pedido; en esta forma estamos ganando la buena voluntad de los clientes, motivándolos a hacer otros pedidos y a mantener su confianza y preferencia por nuestros servicios. Se pueden presentar varias situaciones: - Confirmación del Pedido - - Mercancías agotadas - Artículos solicitados ya están descontinuados - Crédito limitado - Anuncio de embarque Características: - Agradecida - Cordial - Servicial - Párrafo N.1. Agradecer el pedido - Párrafo N.2 Anunciar cualquiera de los casos que se puedan presentar. Ejemplo: Anuncio de embarque, identificando los artículos despachados. - Párrafo N.3 Proponer la continuación del Servicio - Párrafo N. 4 Despedida CARTA E REMESA: La carta de Remesa es aquella que acompaña un envío de dinero. El pago puede hacerse mediante un cheque, letra e cambio, nota bancaria, giro postal, etc. Objetivo Agradecer el envío de mercancías o servicio prestado y acompañar el envío del pago correspondiente. Características: Breve, exacta, específica.

4 Párrafo 1 Anunciar el envío del pago, indicando en que forma se hace: cheque, letra, giro, etc. Se especifican las características propias de cada uno de ellos (número, fecha, cantidad, etc). Párrafo 2 Comentario de la transacción, agradeciendo y despedida. RESPUESTA A REMESA Es una de las cartas más elementales de redactar, pues únicamente vamos a agradecer el envío. Objetivos: - Agradecer la remesa - Intentar nueva venta o negocios - Mantener buena voluntad Características: Breve, Agradecida y cordial PLANTEALMIENTO: Párrafo 1 Agradeciendo por el envío Párrafo 2 Ofreciendo de nuevo servicios y promesa de buena atención Párrafo 3 Despedida. CARTA DE CRÉDITO O CREDITICIAS Generalmente es breve y correcta. Se específica la cantidad solicitada, la forma de pago, la garantía final, la utilización que se dará al dinero préstado. El ciclo de crédito se inicia con la promesa de pago y la firma de los documentos que garantizan el pago de la obligación. Los pagos de un crédito traen consigo diferentes etapas, por lo tanto la correspondencia puede ser: - Solicitud de crédito o pedido en cuenta. - Carta pidiendo referencias de crédito y dirigida al solicitante - Cartas de referencias solicitadas - Cartas a las compañías confirmando informes acerca del solicitante del crédito. - Cartas de respuesta dando informes favorables o desfavorables. - Carta e autorización o negando crédito. CARTA DE SOLICITUD DE CREDITO - EXPLICAR LA NECESIDAD DEL CRÉDITO: - Interés por los productos - Ampliación de local - Nuevo almacén etc. - REFERENCIAS COMERCIALES: - Las que se le soliciten

5 - GARANTIA QUE SE OFRECE: - Hipoteca u otros - AGRADECIMIENTO CARTA SOLICITANDO REFERENCIAS COMERCIALES: En la carta de solicitud de crédito se da el nombre de tres personas, o firmas comerciales como referencias, entonces: la empresa escribe cada una de ellas solicitando información comercial para conocer la solvencia económica y moral del solicitante. Las siguientes ideas le facilitarán la redacción de su carta de solicitud de referencias comerciales. PLANTEAMIENTO CARTA DE SOLICITUD DE REFERENCIAS COMERCIALES: - Indicar el nombre del solicitante y la razón para pedir información - Solicitar informes necesarios para el crédito - Agradecimiento CARTAS DE RESPUESTA A LA SOLICITUD DE REFERENCIAS COMERCIALES: - Indicar el nombre de la persona o personas o empresa de la cual se da la información - Dar información detallada - Ofrecer colaboración CARTAS DE ACEPTACIÓN AL CRÉDITO: Investiga la solvencia moral y económica del posible cliente, la empresa le acepta el crédito por su información favorable y requisitos cumplidos. Al redactar este tipo de carta, se debe manifestar al nuevo cliente agrado y acogida al otorgarle el crédito solicitado. PLANTEAMIENTO -Otorgar el crédito -Explicar el plan de pago -Cierre amable y servicial TALLER DE REDACCION DE CARTAS 1. Usted es el rector (a) de un colegio de Pitalito, redacte una carta de respuesta negativa a la solicitud de empleo Bloque extremo. 2. Redacte una carta solicitando cotización de tres libros de correspondencia comercial, diríjala al Jefe de Ventas de la Papelería Universal de su ciudad. Bloque extremo. 3. Redactar una carta de respuesta de cotización que enviaría al Jefe de Ventas de la Papelería Universal. Estilo bloque Consiga un formato de cotización y diligéncielo llenando todos los datos como aparece en el formato anexo. 4. Redacte una carta haciendo el pedido a la Papelería Universal de los libros ya cotizados, estilo bloque.

6 5. Redacte la respuesta al pedido de los libros de correspondencia comercial, anunciando el embarque o envío de los mismos. Estilo bloque extremo. Utilice el formato de solicitud de pedido así como se anexa el modelo. 6. Redacte una carta de remesa, enviando el pago de los libros de correspondencia comercial, por el valor anotado en la carta e pedido. Estilo bloque. 7. Continuando con este ciclo de correspondencia comercial, redacte la carte de respuesta a la remesa anterior, estilo bloque extremo. 8. Redacte una carta solicitando crédito a ELECTRODOMESTICOS S.A por 10 neveras Centrales ref. N. 40 a $824360,oo cada una, 5 televisores SONY ref. H- 72 a $94200,oo cada uno y 6 estufas Haceb ref. E-83 a $65.600,oo cada una, para surtir su almacén CINCO ESTRELLAS. Bloque extremo. 9. Escriba 2 cartas donde ELECTRODOMESTICOS S.A, solicita informes de crédito a dos de las firmas comerciales dadas como referencias por el almacén cinco estrellas. estilo bloque 10. Redacte dos cartas para ELECTRODOMESTICOS S.A, una dando informes positivos y en la otra negativos sobre el almacén CINCO ESTRELLAS. Estilo bloque. 11. Elabore una carta donde ELECTRODOMESTICOS S.A niegue el crédito solicitado al almacén CINCO ESTRELLAS. estilo bloque FAVOR PRESENTARLAS A COMPUTADOR CON TODAS LAS REGLAS ESTUDIADAS BIEN PRESENTADAS

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