Ubiquitech secure print management

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1 Ubiquitech secure print management Tomorrow s print solutions today Seguridad de impresion y ahorro de costes Soluciones multi fabricante: HP Ricoh Lexmark Xerox Konica Minolta Samsung Otros Impresión segura Obtenga impresión confidencial y controle quién puede imprimir o copiar Seguridad Secure technology protects your print - including the option for full encryption Tecnología segura que protegé su impresión incluyendo opción de encriptación completa Flexibilidad Los usuarios disponen de flexibilidad para imprimir desde cualquier parte Ahorro de costes Control de impresión y copia ahorra dinero

2 Cómo gestionar impresión y copia? Ubiquitech Print Management Solution gives your Company a series of benefits: La Gestión de Impresión Ubiquitech prove una serie de beneficios: Follow U Print su impresión le seguirá hasta la impresora de su elección Impresión segura cumplimiento con regulaciones y políticas de la empresa Reglas de impresión uso correcto de color, dúplex y trabajos extensos Ahorros en papel, tóner Ahorros en número de impresoras no necesidad de impresoras personales Estadísticas - business intelligence quién imprime, qué, dónde y cuándo? Gestión fácil de usuarios y colas de impresión Productos EASY pequeño y mediano cliente EASY es un servidor out-of- the-box de gestión de impresión para Pequeño y Mediano cliente VDMS Cliente Corporativo VDMS es una solución indicada para clientes grandes o corporativo que prove una altamente y escalable conectividad cluster de la gestión de impresión incluyendo posibilidades como impresión en la nube, fail over, balanceo de carga, etc. HSPM Cliente Enterprise HSPM (High Volume Secure Print Management) creado para facilitar el más alto nivel de rendimiento, escalabilidad, estabilidad y disponibilidad. Instalándolo en un servidor Enterprise Linux, la solución obtendrá todas las ventajas del mainframe. Acto seguido, toda la impresión será gestionada centralizadamente por el Software de Impresión y, por lo tanto, estabilizará la impresión habilitando la vision de la actividad de impresión de la compañía. Global Print Solution idónea para todas las soluciones Global Print está completamente integrada en las soluciones de Gestión de Impresión Ubiquitech. Global Print es una opción de impresión móvil que facilita a los usuarios imprimir desde cualquier dispositivo móvil, así como, desde cualquier PC público. Los trabajos quedan alojados en el servidor seguro Ubiquitech hasta que el usuario los recoja en la impresora de su elección.

3 Cómo funciona? 1. Cuando el usuario imprime, el trabajo es enviado al servidor Ubiquitech. No necesidad de drivers en el PC. 2. Ahora, los usuarios podrán elegir cualquier MFP para identificarse (ej: código PIN, tarjetas, etc ) y el trabajo será imprimido. Si la impresora está off line, podrá elegir otra para recoger su trabajo. 3. Cada trabajo se contabiliza en el servidor Ubiquitech, disponiendo de completas estadísticas de la actividad de impresión y copia. Mr. Schmidt prints serveral documents Print job 1 Large print job The documents go to a server He chooses the document on the display on the MFP He can now request the prints from any MFP/printer Print job 3 He has a large document and goes to one af the fast MFPs He identifies himself by swiping his ID-card Job is delivered immediatly to Mr. Schmidt

4 Beneficios principales La Gestión Segura de Impresión le facilita: Ahorro de costes controlando su actividad Reducción de consumibles y costes de soporte a través de una flota más efectiva. Reducción del impacto medioambiental Impresión confidencial Alta seguridad para su sistema La solución Ubiquitech incluye entre otros: Impresión Pull y Push Tracking and reporting Reglas de impresión Integración LDAP Encriptación SSL Soluciones personalizables Fail over Cloud Contabilidad de impresión y copia El primer paso para tomar el control de sus costes de impresión es tener una visión correcta de la actividad. Con la contabilidad, obtendrá dicha información. Esto ayuda a concienciar acerca un uso más correcto de la impresión y, también, para centrarse en la planificación de una flota correcta. Autenticación ahorra impresiones El usuario dispondrá de toda la información en el display de la MFP, en ese momento, podrá eliminar trabajos duplicados o incorrectos. Obtenga pago por impresión Todos los trabajos son registrados, se podrá utilizar la contabilidad como base para la facturación a sus clientes o proyectos (abogados, universidades, etc ) Universidades, escuelas o bibliotecas pueden disponer de una solución de pago, donde los usuarios podrán comprar derechos de impresión con su tarjeta de crédito, PayPal u otros medios de pago. Necesidad de menor y mejores impresoras Debido a que el Sistema asegura confidencialidad y que Vd puede imprimir desde cualquier impresora, solo se necesitarán las más efectivas. Estas disponen, normalmente, de mejores funcionalidades y capacidades que las pequeñas y descentralizadas. Fácil implementación y mantenimiento Una fácil implementación ayuda a mantener bajos los costes totales del Proyecto. No existe necesidad de instalación en los PC, sólamente se necesita configurar las máquinas en el servidor. Los software embebidos pueden ser distribuidos por red. La instalación del servidor dura unos minutos.

5 Impresión confidencial Segura pull printing Con pull printing, los documentos serán entregados en las manos de la persona correcta, que se autenticará a través de Tarjeta ID o código PIN. Autenticación de usuarios Los usuarios se pueden identificar a través de una base de datos existente, p. ej. LDAP, no existe necesidad de integrar otras para tal menester. Puede ser utilizado para dar derechos a ciertos usuarios o grupos en relación impresión. También, puede ser útil en la aplicación de normas o reglas. Esto puede ser configurado para permitir a una secretaria recoger sus trabajos de impresión. Pero siempre, definiendo quién puede hacerlo! 3 métodos diferentes Puede obtener los beneficios de una gestión de impresión a través de 3 métodos, dependiendo de su situación, presupuesto y necesidades. 1. Push printing con contabilidad de trabajos Es una solución simple y de bajo coste que ofrece seguimiento de la actividad de impresión. Todos los trabajos son direccionados hacia el servidor e imprimidos directamente sin identificación del usuario en la máquina. Esto ayuda a controlar los costes de impresión con estadísticas de la actividad. Los drivers se instalan una vez en el servidor y no en los PC. Esto ahorra recursos de instalación y mantenimiento. Con esta solución, no hay necesidad de software embebido, lectores de tarjetas o terminales en las máquinas. Puede utilizarse en impresoras en red y también para viejas impresoras que forman parte del Sistema. 2. Pull printing con tarjetas ID El Segundo método es la utilización de las tarejtas ID existentes pata identificar a los usuarios y recoger los trabajos. Obtendrá impresión confidencial, ya que, los documentos no se imprimirán hasta que el usuario deslice su tarjeta por el lector. Identificación de usuarios permite seguimiento detallado (usuario, grupos, departamentos, etc ). Puede ser destinado a cualquier impresora en red. 3. Pull printing con software en las MFP Con la completa funcionalidad de pull printing en el display de la MFP, obtendrá la solución más segura. Puede obtener reportes completos y seguimiento de actividad, impresión confidencial y otras muchas más opciones y beneficios. Al mismo tiempo es fácil de instalar y mantener, ya que, no hay que instalar nada en los PC. Las 3 soluciones están basadas en la misma tecnología. Son solo un ejemplo de cómo los elementos de un Sistema puede ser combinados de diferentes maneras dependiendo su situación y necesidades.

6 Cuando la seguridad importa! Con la gestión segura de impresión, obtendrá diferentes niveles de seguridad. Puede utilizarlo como una lista de comprobación de sus consideraciones en relación seguridad de impresión en su empresa. Cual es el coste de la falta de seguridad? Es necesario evitarlo? 1. Seguro pull printing Con pull printing, los documentos serán entregados en las manos de la persona correcta, que deberá de identificarse con tarjeta ID o código PIN. 2. Arquitectura segura El uso de una única plataforma abierta como corazón de la aplicación de gestión de impresión prove de la más alta seguridad. Muchas de las aplicaciones para Sanidad, Defensa, Administración pública utilizan plataforma abierta pata obtener esa alta seguridad de datos. Nuestra versión para Windows OS utiliza este mismo métido, pero las colas de impresión, etc.. se gestionarán desde Windows. En la plataforma abierta todo el proceso se gestiona de manera segura, virtual o en un servidor específico. 3. No se almacenan datos en hardware En la versión de plataforma abierta, todos los procesos y trabajos quedan almacenados en el servidor. Esta información no podrá ser divulgada o vulnerada en ningun hardware. 4. Encriptación La encriptación SSL asegura la intercepción de información confidencial. Existe la opción de encriptación total desde el PC a la MFP. 5. Procedimientos especiales Además de toda esta seguridad que ofrecenos, existen muchos clientes que quieren más. La flexibilidad de nuestro software hace mucho más fácil personalizar procedimientos especiales para cumplir con los deseos de nuestros clientes. Para personalizaciones, cluster, failover e impresión en la nube, podrá utilizar la versión VDMS o HSPM Encriptación total Información sensitiva precisa seguridad completa. Usuarios en Ejércitos, Inteligencia, Policía, Salud, Finanzas, etc necesitan cumplimiento completa de reglas y regulaciones por más que la documentación sea impresa. Ubiquitech puede ser suministrado con encriptación completa de los trabajos, desde el PC a la MFP via servidor hasta el software embebido en la MFP. Esto se llama la seguridad más alta del Mercado. Plataforma abierta Puede elegir entre la versión Windows y la de Plataforma abierta dependiendo de sus necesidades y preferencias.

7 Métodos de acceso Si Vd utiliza pull printing (impresión segura) donde los usuarios se identifican para recoger sus trabajos, se podrán seleccionar diferentes métodos para tal proceso. Ello dependerá de su hardware y preferencias. Software embebido: El software Ubiquitech en las MFP se integra en el display. Se identificará Vd mismo con código PIN o nombre usuario/ contraseña. Dándole acceso a trabajos, eliminiarlos o imprimirlos, además de otras funciones. Puede hacerlo en cualquier MFP de la empresa. Terminales externos: Si su impresora carece de display o no es compatible con el software embebido, podrá instalar un display externo como interface. Tarjetas ID: La tercera opción es el uso de tarjeta ID para identificar a los usuarios y recoger los trabajos. Esta es la opción más rápida para el usuario. Puede combinarse con el software embebido en la pantalla. Pueden utilizarse muchos tipos de tarjetas ID. A menudo, las empresas desean implementar sus tarjetas en uso, ej: acceso al edificio y otros sistemas. El Sistema de gestión segura puede adaptarse a sus tarejtas. SI dispone de impresoras en red son conexión USB para un lector de tarjetas podrá utilizar un IP card reader. Tabien podrá utilizar lectores de huellas dactilares, etc Funcionalidades y opciones Podrá seleccionar entre numerosas opciones y funcioalidades para configurar su Sistema. Tracking y reporting: Es la opción principal que registra impresión, copia y escan. Le facilita control acerca sus costes a través de reportes personalizables. También pueden seleccionarse reglas, límites y opciones de facturación directa y pago electrónico. La opción de tracking y reporting está habilitada en cualquier solución de Ubiquitech. (vea más abajo). Pull printing: Si selecciona este método, el usuario presiona imprimir, se dirige a cualquier MFP y se identifica para recoger su trabajo. Allí podrá decidir si eliminar o recoger sus impresiones. Con la identificación del usuario durante la impresión, será posible seguir la actividad de impresión por usuarios o grupos. Push printing: Con este método, el usuario envía su trabajo desde el PC al servidor, donde será registrado y enviado, con el correcto driver, a la impresora. Los documentos se imprimirán inmediatamente. Integración LDAP: La solución de gestión de impresión puede gestionar usuarios desde su propia base de datos, pero cuando los usuarios están registrados y gestionados en un directorio activo como LDAP, hace mucho más fácil este proceso.

8 Encriptación SSL: La encriptación asegura tráfico y almacenamiento de documentos. Muy importante a considerar que ningún documento se almacenará en hardware, lo cual prove mayor seguridad. Reglas de impresión: Con esta opción se podrá configurar reglas para que el Sistema de prioridad a políticas de impresión, como la impresión de s en mono y/o duplex. Se pueden aplicar reglas para mejorar su servicio de impresión y ahorrar costes. Facturación por cliente: la información obtenida puede utilizarse para facturar los trabajos a sus clientes. Cuando se imprime para un cliente o Proyecto, basta con indicar el código de cliente para que se repercuta inmediatamente. Después de un cierto periodo de tiempo, tendrá una completa contabilidad de la actividad de ese cliente que podrá utilizarse para facturar los trabajos. Solución de pago: Otra manera de recuperar su inversion, es permitir a los usuarios pagar por sus trabajos. Los usuarios podrán acceder a un Sistema electrónico de pago y comprar impresiones con su tarjeta de crédito, PayPal, etc Esto debe ser integrado con una entidad financera local. Print Monitor: Software instalado en los PC, en casos muy especiales y en los que son requeridas acciones especiales antes de imprimir los trabajos. Puede utilizarse también para trackear trabajos desde impresoras locales USB, gestionar usuarios multiples, introducir un código o (versiones VDMS y HSPM) utilizar servidores failover y de balanceo de carga. Multifacility: Es una funcionalidad especial diseñada para situaciones en las que se deba de implementar diferentes empresas o personas en un mismo Sistema de gestión de impresión. Ubiquitech hace mucho más fácil integrar estos sistemas y automatizar los reportes como base de facturación a las diferentes empresas. Global Print: Si necesita movilidad y desea imprimir desde dispositivos móviles como smartphones, tabletas, ipad, iphone, portátil, o desde su oficina en casa, nuestra solución Global Print le facilitará esta tarea. Esta funcionalidad se adquiere por separado, solicite hoja de producto.

9 1. Servidores Ubiquitech con opción Failover Esta opción asegura la continuidad del Sistema y copia de seguridad de los trabajos si un servidor dejase de funcionar. Los trabajos son enviados desde el PC a través de Print Monitor. Esto asegura que los trabajos sean ejecutados por el servidor de backup actuará inmediatamete para el usuario si el servidor primario cayera. El servidor de backup tomará control inmediato de todas las MFP/impresoras. El cambio de servidores se lleva a cabo de forma silienciosa y sin apercibirse. 2. Impresión en la nube Ubiquitech la Impresión en la nube ofrece impresión a través de una nube privada que asegura el acceso a todas las localizaciones y unidades móviles de la empresa. Los usuarios pueden solicitar sus trabajos desde cualquier impresora/mfp en cualquier oficina. La solución está diseñada para generar el mínimo tráfico de red. Los trabajos se envian solamente entre localizaciones cuando se recogen en una diferente de la que se ha enviado. Todos los trabajos de usuarios e información están disponibles en cualquier localizacion o impresora/mfp. La impresión en la nube Ubiquitech es la manera más segura de mejorar escalabilidad y movilidad. 3. Personalize su solución Es posible combinar los servicios de acuerdo con los deseos de un específico cliente.

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