UNIDAD 1. Excel Básico. Introducción a Excel. El estudio del contenido de esta unidad Contribuirá a que usted adquiera las Competencias para:

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1 UNIDAD 1 Excel Básico Introducción a Excel El estudio del contenido de esta unidad Contribuirá a que usted adquiera las Competencias para: Interpretar conceptos básicos de Excel Utilizar herramientas básicas Administrar archivos en Excel.

2 1.1 Iniciar Excel DEFINICION EXCEL es un programa que trabaja en ambiente WINDOWS. Es una hoja electrónica o de cálculo que tiene gran capacidad y facilidad de uso. Los archivos de Excel se conocen como libros de trabajo y cada uno de ellos está compuesto por una o varias hojas de cálculo. Cada hoja de cálculo tiene dos partes importantes, las filas que están identificadas por números y las columnas que están identificadas por letras; a la unión de filas y columnas se les llama celdas dentro de las que se almacenan datos, gráficas o fórmulas. Puede utilizarse para generar declaraciones financieras, gráficas y bases de datos para compartir la información con otros paquetes de software. En Excel se manejan datos de cualquier tipo y se le puede dar el formato que se necesite al contenido de las celdas; trae muchas funciones o fórmulas ya definidas donde sólo se necesita llenar los modelos matemáticos para obtener resultados. Ventajas El uso del programa de Microsoft Excel le da las siguientes ventajas: en vez de trabajar con número usted trabaja con celdas lo que le permite de manera dinámica crear Crear gráficos. Entorno gráfico. Crear bases de datos, etcétera. Desventajas La compra de la licencia del programa o software es caro. En lo que son las bases de datos, la capacidad de Microsoft Excel es pequeña.

3 Abrir y cerrar Excel 1. Haga clic en el botón Inicio, aparecerá el menú correspondiente 2. Elija programas, aparecerá el menú correspondiente 3. Elija el elemento de programa Microsoft Excel.

4 Cómo salir de Excel Para salir de Excel y regresar al escritorio de Windows, desarrolle cualquiera de las siguientes dos opciones: Abra el menú Archivo y seleccione Salir Haga clic en el botón Cerrar de la ventana de Excel Si hizo algún cambio en el libro y no ha guardado el archivo, Excel desplegará un aviso que le pregunta si desea guardar el archivo antes de salir. Seleccione la opción que desee. 1.2 Entorno de Excel Una vez que esté desplegada la hoja de cálculo en que desea trabajar, necesitará alguna manera de ir a las diferentes celdas de la hoja de cálculo. Tenga en cuenta que la parte de la hoja mostrada en la pantalla es sólo una pequeña parte de la hoja de cálculo real. Para desplazarse dentro de la página lo puede realizar con las flechas o bien con el mouse dando un clic encima de la celda donde se quiere posesionar. Hoja electrónica La hoja electrónica tiene columnas y filas. Cada hoja electrónica pertenece a un libro. El número de hojas electrónicas de un libro, depende de la capacidad de memoria que tenga la computadora. Libro El libro en Microsoft Excel, es el archivo en el cual se trabaja y donde se guardan o almacenan los datos. Al abrir Microsoft Excel, se abre inmediatamente un libro que trae tres hojas electrónicas; en el libro se pueden agregar más hojas electrónicas, el libro que abre Microsoft Excel le da el nombre de Libro1.

5 Partes de la ventana de Excel Columnas Las columnas en la hoja electrónica se presentan de manera vertical, y se identifican con las letras del alfabeto de la A a la Z, repitiéndose de AA hasta llegar a IV, para un total de 256 columnas. Cada columna tiene un ancho establecido de caracteres, pero se puede cambiar según sean las necesidades del usuario hasta un máximo de 255 caracteres.

6 Filas Las filas se presentan en la hoja electrónica de manera horizontal; se identifica con números que van del 1 a 65,536. Cada fila tiene un ancho establecido de caracteres, los que se pueden cambiar según las necesidades del usuario hasta un máximo de 409 caracteres. Celda Cada página de un libro es una hoja de cálculo separada, y cada hoja de cálculo contiene una cuadrícula con columnas alfabetizadas y filas numeradas. En el lugar donde se interceptan una fila y una columna forman un cuadro llamado celda. Cada celda tiene una referencia que incluye la letra de la columna y el número de la fila (A1, B3, C4 ETCÉTERA).

7 Rango Un rango es un grupo rectangular de celdas conectadas. Todas las celdas de un rango peden estar en una columna, en una fila o en cualquier combinación de columnas y filas, siempre y cuando el rango forme un rectángulo. Aprender a utilizar los rangos puede ahorrarle tiempo. Por ejemplo, puede seleccionar un rango y utilizarlo para formatear un grupo de celdas en un sólo paso. Es posible utilizar un rango para imprimir únicamente un grupo seleccionado de celdas. También es posible utilizar rangos en fórmulas. Los rangos están determinados por sus referencias de celda (la esquina superior izquierda y la esquina inferior derecha). Seleccionar un rango. Para seleccionar un rango utilizando el ratón siga estos pasos: Para seleccionar el mismo rango de celdas en más de una hoja de cálculo, seleccione las hojas de cálculo A1: A10 Mueva el puntero del ratón a la esquina superior izquierda de un rango. Haga clic y mantenga presionado el botón izquierdo del ratón. Arrastre el ratón hacia la esquina inferior derecha del rango y suelte el botón. Se resaltará el rango seleccionado. Hay algunas técnicas que puede utilizar para seleccionar rápidamente una fila, una columna, una hoja de cálculo completa o varios rangos, como se muestra en la tabla

8 Técnica de selección Selección Varios Rangos Fila Columna Procedimiento Seleccione el primer rango, mantenga presionada la tecla Ctrl. y seleccione el siguiente rango. Haga esto en cada Rango. Haga esto con cada rango que desee seleccionar. Haga clic en el número del encabezado de fila que se encuentra en la orilla izquierda de la hoja de cálculo. También puede presionar Mayús+Barra espaciadora (Shift+Barra espacia-dora). Haga clic en la letra del encabezado de columna que se encuentra en la parte superior de la hoja de cálculo. También puede presionar Ctrl+Barra espaciadora