Señalización digital en las empresas

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1 Señalización digital en las empresas Gene Ornstead 05/08/2014 La señalización digital, ya sea de formato grande o en pantalla pequeña, sin base o con kiosco integrado, representa una gran promesa para transformar las comunicaciones dentro de la empresa. La señalización digital, que ofrece funcionalidades versátiles para mejorar las pantallas para presentaciones, branding, orientación, información y programación, puede mejorar la eficiencia, reducir los costos y aumentar la satisfacción de los empleados y visitantes.

2 Introducción Quienes viajan por negocios se encuentran frecuentemente con señalización digital en aeropuertos y hoteles, y cada vez con mayor frecuencia en restaurantes, teatros y tiendas minoristas. La señalización digital, infinitamente adaptable y altamente atractiva, ofrece ventajas significativas sobre la señalización impresa, y como la disminución de los precios y las nuevas tecnologías avivan la demanda, está cada vez más presente en todos nuestros espacios públicos. La señalización digital representa una categoría de rápido crecimiento que se ha ampliado para abarcar varios aspectos, desde las pantallas de arribo/partida de los aeropuertos familiares y publicidades en pantallas grandes, hasta pantallas de formato pequeño para las filas en las cajas de las tiendas minoristas, y quioscos de pantalla táctil que proporcionan información interactiva, orientación y servicios tales como ingreso y salida de los hoteles. No es sorprendente que la señalización digital se esté multiplicando también en los entornos empresariales. Las pantallas de formato grande continúan siendo de utilidad para las funciones tradicionales, como las presentaciones en las salas de reuniones, pero la nueva tecnología ofrece ventajas de señalización dinámica para aplicaciones en toda la empresa, entre ellas: Identificación y programación en la sala de conferencias Branding dinámico y visualización de la información Comunicados para empleados Orientación Notificación de emergencia En cada una de estas áreas, así como para las pantallas para presentaciones, la señalización digital de calidad comercial ofrece ventajas por encima del status quo, ventajas que pueden mejorar la eficiencia, reducir los costos, mejorar la satisfacción de los empleados e invitados, mejorar el impacto de los mensajes corporativos y aumentar los resultados del balance. Ventajas de la señalización digital Mensajes adaptables: controle y actualice de forma instantánea el contenido para un letrero único o toda una red de letreros en todo el edificio, campus o en varias ubicaciones. Atracción de la audiencia: la señalización digital dinámica captura la atención con mensajes relevantes, contenido de entretenimiento, medios persuasivos e imágenes atractivas. Estímulo de la marca: la señalización digital moderna, de moda y alta tecnología envía mensajes que demuestran que su empresa es experta y conocedora de lo último en tecnología. Costos reducidos: la señalización digital se puede actualizar infinitamente sin los costos asociados con la producción de impresión repetitiva y que consume tiempo. Ecológica: eliminar los letreros impresos reduce desperdicios, energía, agua, tinta y solventes necesarios para producir, transportar y desechar los letreros impresos. La tecnología de retroiluminación LED que ahorra energía, disponible en la actualidad también reduce el consumo de carbono de los letreros.

3 Desempeño mejorado de las presentaciones Un espacio de encuentro funcional, bien equipado requiere una tecnología para presentaciones eficiente y fácil de usar. Hay una gran variedad de opciones y precios en pantallas para proyección y presentación básicas, desde los proyectores tradicionales portátiles y montados en el techo a una variedad de tecnologías de pantallas montadas en la pared. Para aquellos que buscan equipar sus salas de reuniones o espacios para conferencias con una mayor cantidad de capacidades, las pantallas LED táctiles ofrecen una excelente claridad visual, capacidades de colaboración mejoradas y ahorro de tiempo y costos en comparación con las pizarras interactivas tradicionales. Cuando estas pantallas están equipadas con resolución 4K de definición ultra alta ofrecen un recurso visual premium ideal para las salas de reuniones y otros espacios para reuniones de alto nivel. La pantalla LED interactiva Las reuniones de empresa se han visto beneficiadas por la colaboración que ofrecen las pizarras interactivas (PI) desde su introducción en Las PI, sistemas de varios componentes, consisten en una pantalla conectada a una computadora y un proyector, que transmite el escritorio de la computadora en la superficie de la pizarra, que los usuarios pueden controlar con un lápiz, el dedo u otro dispositivo. En este sistema, las capacidades interactivas están incorporadas en el mismo tablero de la pantalla; sin embargo, el contenido debe transmitirse a la pizarra a través del proyector. Hasta hace poco, los sistemas basados en proyectores eran la única tecnología de PI disponible. Las pantallas LED táctiles de formato grande, introducidas en 2013, ofrecen una alternativa más ágil con notables beneficios. Como no se debe realizar mantenimiento del proyector, las soluciones interactivas de la pantalla LED reducen los costos y el tiempo de personal en relación con la calibración, reemplazo de bombillas y filtros de limpieza para un mejor costo total de propiedad en comparación con la PI tradicional. El tiempo de inactividad también

4 se ve minimizado debido a que ya no es necesario cambiar bombillas quemadas de forma inesperada. Para sumar aún más al costo total de propiedad más bajo en comparación con la PI basada en proyector, las pantallas LED consumen mucha menos energía y son mucho más fáciles de instalar y mantener. Compatible con cualquier computadora portátil, ipad u otra tableta, las pantallas LED interactivas son fáciles de instalar, en general los usuarios solo la conectan y están listos para comenzar. Y, si bien muchas pizarras LED incluyen lápices ópticos especiales, la mayoría no los requiere, ya que trabajar con ellas usando el dedo es tan fácil e intuitivo como hacerlo en un ipad o un teléfono inteligente. Además, la experiencia del usuario se ve reforzada por la eliminación de las sombras y brillos que acompañan a menudo los sistemas basados en proyectores. 4K para impactante claridad visual Las pantallas 4K añaden un atractivo visual premium a la experiencia interactiva del LED, razón por la que son una opción natural para salas de reuniones y otros espacios de reunión de alta visibilidad. La tecnología de la pantalla 4K, última generación de rendimiento de píxeles, ofrece cuatro veces más píxeles de resolución Full HD 1080p con la misma relación de aspecto de 16:9. También denominada ultra alta definición (UHD), estas pantallas 4K cuentan con aproximadamente píxeles de resolución horizontal y píxeles de resolución vertical (3840x2160 para ser exactos), y también son conocidas como pantallas de 2160p. La densidad amplificada de píxeles que ofrece la tecnología 4K es ideal para las pantallas de formato grande en salas de reunión, ya ofrece impresionante claridad visual y texto nítido y legible para los que están sentados cerca de la pantalla, y también para quienes están más lejos. De igual modo, una combinación ideal para entornos médicos y científicos, así como para visualización

5 de alto impacto de la información detallada, la tecnología 4K ofrece una mayor saturación de color y contraste para vídeos e imágenes estáticas más realistas e inmersivos. Para dar la bienvenida a los visitantes, informar a los clientes, aumentar el branding Puede utilizarse de manera efectiva vídeo en pared, pantallas de formato grande y señalización digital de menor escala para dar la bienvenida a los visitantes, extender la marca corporativa e informar a los invitados y empleados. La señalización digital enfocada en el empleado puede: Difundir información importante de RR. HH. Reforzar una cultura de trabajo positiva Construir trabajo en equipo y desarrollar respeto Generar interés y elevar la moral Mejorar los resultados de seguridad y calidad Un espectacular vídeo en pared en el vestíbulo o zona de recepción llama la atención sobre mensajes de la marca y atribuye la identidad corporativa con un recurso de vanguardia. Las pantallas montadas en pared o sobre el mostrador en el área de recepción le dan la bienvenida a los invitados al tiempo que ofrecen información acerca de la marca y cualquier información pertinente para el día. Las pantallas en los vestíbulos que muestran vídeos, contenido de difusión o noticias en vivo mantienen a los visitantes informados y entretenidos, y se ha demostrado que reducen la percepción de tiempo de espera hasta en un 50 %. 1 De igual modo, las pantallas situadas en las salas de descanso, patios de comida y otros espacios que comparten los empleados pueden ser una herramienta excepcional para educar, motivar a y relacionarse de manera más eficaz con los empleados, lo cual afecta directamente los resultados de balance. En contenido se pueden incluir comunicaciones internas, como actualizaciones de recursos humanos, tableros de menúes digitales, eventos para empleados, vídeos corporativos y otros mensajes sobre la marca, así como la calidad en tiempo real e informes de accidentes o rendimiento. 2 No solo los mensajes tradicionales sobre seguridad y de desarrollo de la moral se vuelven más poderosos cuando se reemplazan los carteles estáticos por pantallas dinámicas llamativas, las empresas pueden experimentar importantes ahorros de costos, ya que se elimina la necesidad de imprimir y colgar de forma permanente los avisos. Un ejemplo de ello, Novartis

6 Pharmaceuticals estima que redujo los costos en un 90 % cuando la empresa instaló un sistema de comunicaciones corporativas digital en 15 edificios en todo su campus de 200 acres. 3 La capacidad de adaptación de la señalización digital permite que el contenido pueda adaptarse fácilmente a los grupos de empleados o regiones geográficas específicos, a la vez que se puede tener acceso a los empleados en toda la empresa y todos los turnos, departamentos y oficinas a nivel mundial con un mensaje corporativo coherente. En entornos multiculturales, orientados al cambio, la capacidad de comunicarse de forma fiable en varios idiomas con varios turnos, todo el día, todos los días, puede ayudar a informar, motivar y mejorar la moral del personal. En los espacios de depósito y fabricación, la señalización digital puede reforzar los mensajes de seguridad generales y específicos de una tarea. En un entorno de servicio al cliente o centro de llamadas, el contenido de la señalización digital puede reforzar los procedimientos de resolución de problemas y recordar a los empleados que la cortesía y el respeto son fundamentales para el éxito de la compañía. Orientación en toda la empresa A enero de 2014, el 58 % de los adultos poseía un teléfono inteligente, un 74 % de ellos usaba su teléfono para obtener instrucciones u otra información en función de su ubicación actual. 4 Entre los usuarios de negocios, estos porcentajes son, sin duda, aún mayores, y para quienes están acostumbrados a las aplicaciones de mapeo móviles disponibles de forma inmediata, los letreros y mapas impresos estáticos dejan mucho que desear. Como indicó un observador de la industria: La orientación analógica de la vieja escuela incluye letreros impresos, tanto permanentes como los específicos a una ocasión, mapas de papel, instrucciones y preguntar a alguien. Pero la impresión en papel puede estar desactualizada, incompleta, no ser lo suficientemente detallada o no estar indexada de una manera que nos permita averiguar nuestro destino. Además, las personas a las que le preguntamos no siempre saben la respuesta.

7 Ayudar a los invitados y empleados a encontrar su rumbo en un edificio único, un complejo de varios edificios o un campus corporativo en expansión es otro uso importante de la información de señalización digital en el entorno corporativo. A diferencia de la señalización estática, puede ser actualizada en un instante para indicar que un ascensor está fuera de servicio, que hay una obra o se está realizando mantenimiento, así como para mostrar noticias corporativas actualizadas junto a la información direccional. Incluso las organizaciones más pequeñas pueden beneficiarse con la eficiencia de la señalización direccional dinámica, que puede ayudar a las personas a llegar donde desean ir de forma más rápida y sin la necesidad de parar e interrumpir otros. Las pantallas de orientación en toda la empresa también pueden utilizarse para difundir información adicional, por ejemplo: Noticias corporativas y mensajes sobre la marca Enlaces a directorio del personal Actualizaciones de clima y noticias Información/reservas de restaurantes locales y otras tiendas Anuncios de emergencia Reservas de salas de conferencias Identificación y programación de la sala de conferencias Los sistemas de letreros digitales para puertas están bien encaminados para convertirse en un procedimiento operativo estándar para salas de conferencias y hoteles orientados a los negocios. Con la capacidad de transformar completamente el proceso de programación frustrante y que consume mucho tiempo que deben enfrentar muchas empresas, estos sistemas ofrecen eficiencias importantes para el entorno empresarial. El veterano consultor de señalización digital, David Haynes, resume lo que la mayoría de los profesionales de los negocios ha experimentado en más de una ocasión, a menudo en sus propios lugares de trabajo, al igual que en la calle: El año pasado he recorrido diferentes campus corporativos, yendo entre las diferentes salas de reunión y viendo cómo los clientes y socios de negocios intentaban averiguar si las salas estaban ocupadas, si la gente iba a asistir y cuándo se

8 desocuparían las salas. Ninguno de estos edificios tenía letreros digitales en las salas de reuniones, pero cada uno de ellos podría haberlos utilizado. 5 Por suerte, se han implementado muchas aplicaciones de software efectivas para responder a esta necesidad, la mayoría de ellas se integran a la perfección con el software de calendario existente de la empresa y la elección de hardware de pantalla. Generalmente, los sistemas que incluyen pantallas colgadas en la puerta de cada sala de reuniones, a menudo utilizan Power over Ethernet (PoE) para reducir la complejidad del cableado. Las pantallas generalmente también son táctiles, lo que permite a los usuarios reservar la sala directamente desde la pantalla, así como desde su computadora de escritorio, tableta u otro dispositivo digital. Las características de los sistemas de programación de las salas digitales pueden incluir: Software de gestión de contenido para la creación de contenido y publicación en los letreros de las salas de reuniones Programación a través del software suministrado o mediante Outlook, Google Calendar u otro sistema existente La capacidad de funcionar en la mayoría de los hardware de señalización digital y una variedad de dispositivos digitales Entrega de datos en tiempo real a las pantallas de las puertas designadas Visualización en tiempo real de la disponibilidad de una o más salas en cada pantalla La posibilidad de mostrar información sobre ubicación de la sala y cómo llegar Visualización de las reuniones actuales más agendas asociadas a cada sala de reuniones La posibilidad de mostrar saludos, anuncios, información de orientación o de otros contenidos junto a los horarios de las salas Notificación de emergencia La preparación y planificación anticipadas reducen las posibilidades de lesiones y muerte en una situación de emergencia. La posibilidad de alertar a los empleados e invitados de forma eficaz en caso de emergencia, y darles instrucciones sobre la forma correcta de actuar,

9 es una función muy importante que puede adaptarse adecuadamente a la señalización digital. Las alertas e instrucciones generales, así como de contenido específico frente a circunstancias que van desde tornados, terremotos e incendios, a amenazas de bomba o presencia de tiradores, se pueden preparar con anticipación y mostrarse en las pantallas de toda la empresa en caso de necesidad. El sistema también puede utilizarse para ejecutar los ejercicios de seguridad periódicos, que pueden ayudar a reducir pérdidas en caso de que haya una verdadera emergencia. Conclusión La señalización digital, ya sea de formato grande o en pantalla pequeña, sin base o con kiosco integrado, representa una gran promesa para transformar las comunicaciones dentro de la empresa. La señalización digital, que ofrece funcionalidades versátiles para mejorar las pantallas para presentaciones, branding, orientación, información y programación, puede mejorar la eficiencia, reducir los costos y aumentar la satisfacción de los empleados y visitantes. Para obtener más información sobre la línea completa de señalización digital de ViewSonic para empresas, llame a uno de nuestros respresentantes de ventas al o visite 1 Bunn, Lyle, Dynamic Displays in Health Care. 1 de febrero de 201. Se consultó en: DynamicDigitalSignage.aspx 2 Back-of-House Digital Signage. Diciembre de Se consultó en: hs.xsl/31897.htm) 3 Novartis Pharmaceuticals Corp. Communicates with Employees Using a Digital Sign Network, Digital Signage Today. 16 de marzo de Se consultó en: 4 Pew Research Internet Project, Mobile Technology Fact Sheet. Se consultó en: 5 Haynes, David. Eight digital signage answers to meeting room booking nightmares. Se consultó en: sixteen-nine.net/2013/12/03/digital-signage-answers-meeting-room-booking-nightmares/ Los nombres corporativos y las marcas comerciales que se citan en este documento son propiedad de sus respectivas compañías. Copyright 2014 ViewSonic Corporation. Todos los derechos reservados. [ B-07/14]