Pliego de prescripciones técnicas para la contratación del servicio de gestión del centro de negocios World Trade Center de Barcelona SA

Transcripción

1 1. Objeto de la contratación. El objeto de esta contratación es disponer de una empresa de servicios de reconocido prestigio y capacidad para gestionar con eficacia y flexibilidad de modo integral el centro de negocios World Trade Center Barcelona La empresa adjudicataria debe ser capaz de ofrecer dentro de sus servicios los siguientes inputs: SOLUCIONES A incidencias técnicas y operativas que pueda surgir en la vida diaria de la gestión. AHORROS Aplicando las economías de escala y optimizando recursos y procedimientos CONTROL DE COSTES COORDINACIÓN OPTIMIZACIÓN Auditorías periódicas de costes para evitar desviaciones. Proponiendo mejoras: ahorros energéticos, acuerdos marco, etc. Entre los diferentes servicios de los inmuebles: guías de funcionamiento. Entre los futuros usuarios: guías de usuarios. De las instalaciones de los inmuebles mediante el correcto mantenimiento de las mis Mas, alargando su vida útil y manteniendo su valor en el mercado. EXPERIENCIA Aplicación de procedimientos y soportes tecnológicos a medida del perfil del cliente. LEGALIDAD Cumplimiento de la normativa vigente: PCI, legionela, CT, aparatos elevadores, etc. 2. Descripción del centro de negocios. El centro de negocios está compuesto por los siguientes espacios Tres edificios de oficinas en alquiler m2 de área comercial y de restauración. 900 plazas de aparcamiento público y privado. Restaurante Club WTCB Fitness Club by WTCB Auditorio con capacidad para 430 personas 4.000m2 de centro de congresos y reuniones repartidos en 20 salas. Eurostars Grand Marina Hotel 5 estrellas G.L. 1

2 3. Servicios a realizar. Los servicios a realizar se enumeran a continuación y se detallan en los anexos Property management Custodia de documentación relativa al inmueble Oficial Legal Urbanística Técnica Gestión financiera Facturación de rentas Facturación de gastos repercutibles Gestión de cobros rentas y gastos Gestión de pago a proveedores Control de cuentas corrientes Elaboración de presupuestos Gestión legal Asesoramiento contratos arrendamiento Asesoramiento contratos de servicios Relación con administraciones publicas Cumplimiento de normativa Licencias Relación con compañías de seguros Gestión operativa Normas funcionales del edificio Elaboración e implantación del plan de autoprotección Resolución inmediata de incidencias Control de calidad de los servicios y proveedores Asegurar el cumplimiento del contenido de los contratos Gestión técnica Control y supervisión de los mantenimientos Organización del mantenimiento integral Cumplimiento de normativa 2

3 Propuestas de mejora y optimización de recursos Control y supervisión obras ordinarias zonas comunes Control y supervisión de las inversiones 3.2. Gestión societaria Contabilidad oficial Planificación fiscal Gestiones en ámbito laboral Coordinar auditorias externas Información a organismos oficiales: Autoritat Portuaria de Barcelona Puertos del Estado Ministerio de Fomento Tribunal de cuentas IGAE 3.3. ECOP. Estudio y coordinación de obras privativas Recibir, estudiar, corregir y aprobar proyecto implantación Verificar y supervisar el desarrollo de las obras Aprobar y asistir pruebas de puesta en marcha del local Organización carga y descarga de materiales Verificar cumplimiento del protocolo por parte arrendatario 3.4. Gestión de marketing y comunicación Coordinación de las actividades de marketing y comunicación Directamente Con apoyo de agencias y consultoras especializadas Gestión de marketing y comunicación Estrategia de promoción y publicidad Potenciar la imagen del complejo Estrategia de redes sociales 3.5. Gestión comercial Coordinación de las actividades de comercialización Directamente Con apoyo de agencias y consultoras especializadas Definir los parámetros básicos de comercialización 3

4 Rentas/Gastos Análisis de la competencia Porcentajes de ocupación, ritmo de comercialización Evitar la desocupación Renegociaciones de contratos Ofrecer servicios de calidad a los usuarios Si hay desocupación, mantener la imagen de los espacios vacios 3.6. PAC. Punto de atención al cliente Atender solicitudes, reclamaciones e incidencias de los clientes Actualizar la base de datos Potenciar los canales de relación con los clientes Centralizar peticiones Seguimiento de las peticiones e incidencias Comprobar la calidad y efectividad de los servicios 3.7. Soportes informáticos para la gestión basados en SAP Aplicaciones especializadas en Gestión Administrativa Aplicaciones especializadas en Gestión Técnica Aplicaciones especializadas en Atención al cliente 3.8. Mecanismos de control y reporting 4. Horario de prestación del servicio. El horario de prestación del servicio es el habitual en el sector de oficinas y se adecuara a las necesidades de los clientes del complejo. El Punto de atención al cliente es un servicio 24 horas, estando prevista una persona 40 horas semanales. Así pues deberán establecerse los protocolos de comunicación y actuación fuera del horario habitual de oficinas con otros servicios del complejo, como por ejemplo seguridad y mantenimiento. 5. Medios humanos. La empresa adjudicataria asignara a la prestación del servicio, en todo momento, los medios materiales y humanos suficientes y apropiados, estos últimos con los conocimientos y la experiencia adecuada para garantizar el nivel de calidad exigido. La empresa adjudicataria deberá aportar la relación de medios humanos y materiales que vayan a ser asignados a la prestación del servicio, acompañando toda la documentación necesaria que garantice que los medios humanos cuentan con los perfiles profesionales mínimos para garantizar la calidad del servicio. 4

5 Durante el periodo de vigencia del contrato, la empresa adjudicataria deberá contar con los recursos necesarios para garantizar el buen funcionamiento de la prestación y la calidad del servicio prestado; estando obligada a mantener, durante el periodo del contrato o sus posibles prorrogas, el mismo o equivalente perfil profesional de los medios humanos asignados al servicio de acuerdo con la oferta presentada. Se considera que los medios humanos deben contar con los siguientes requisitos mínimos: Gestión técnica, operativa y ECOP Al menos 5 años de experiencia en gestión de instalaciones o gestión técnica de edificios. Titulación adecuada, formación técnica en facility management, ingeniería técnica, arquitectura técnica o similar Gestión financiera, legal o societaria Al menos 5 años de experiencia en departamentos de contabilidad o administración de edificios de oficinas Titulación adecuada, diplomados o licenciados en ADE, económicas o similares Gestión de marketing y comunicación Al menos 5 años de experiencia en departamentos de marketing o comunicación en empresas de servicios Titulación adecuada, diplomados o licenciados en marketing, relaciones públicas, publicidad o similares. Gestión comercial Al menos 5 años de experiencia en departamentos de comercialización de edificios de oficinas PAC. Punto de atención al cliente Al menos 5 años de experiencia en departamentos relacionados con atención al cliente Dominio del castellano, catalán e inglés a nivel de conversación. Todos los datos reflejados en el presente pliego, los medios humanos y materiales, son meramente informativos o de referencia, siendo la empresa totalmente responsable del dimensionamiento del servicio, equipos y medios humanos y materiales, para garantizar el nivel de calidad exigido. 6. Medios materiales. Dada la necesidad de prestar el servicio de gestión en el propio centro de negocios World Trade Center, facilitara, en régimen de alquiler, a la empresa adjudicataria un espacio dentro del centro de negocios para el desarrollo de las funciones derivadas de este pliego. A estos efectos las partes suscribirán un contrato de alquiler de una superficie aproximada de 100m2, que tendrá la misma duración que el contrato para la gestión del centro de negocios y en condiciones económicas de mercado. El equipamiento interior del espacio alquilado a la empresa adjudicataria será totalmente a cargo de la misma, así como cualquier reforma o modificación para su adaptación al uso, incluso las necesarias para cumplir las exigencias de la Legislación Laboral vigente y la Normativa de Seguridad y Salud laboral que resultasen aplicables a los medios humanos de la empresa adjudicataria. Los gastos privativos de suministros, teléfono, etc., correspondientes al espacio arrendado serán a cargo de la empresa adjudicataria. 5