TESIS. Sistema de Administración de Fondos de Tesorería

Transcripción

1 TESIS Sistema de Administración de Fondos de Tesorería por Jorge Abrahán Baca Pérez Estudiante de Ingeniería de Sistemas de la Facultad de Ingeniería Industrial y de Sistemas Para optar el Titulo Profesional de INGENIERO DE SISTEMAS EN LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL PERÚ AGOSTO 2012 Tesis Dirigida por: MBA Carlos Zorrilla Vargas El autor cede a UTP los permisos para reproducir esta TESIS de forma total o parcial en cualquier medio conocido o futuro.

2 DEDICATORIA A mis queridos padres y familia por su valioso apoyo incondicional para cumplir mis metas de desarrollo personal y profesional. A los calificados profesores por sus valiosos aportes y conocimientos que hacen de mí una persona competitiva y con valores. Sistema de Administración de Fondos Página 2

3 AGRADECIMIENTO Quiero agradecer a Dios, mis padres, Profesores y a todas aquellas personas que sin esperar nada a cambio compartieron pláticas, conocimientos y experiencia que hicieron posible el desarrollo y elaboración de esta tesis. Sistema de Administración de Fondos Página 3

4 ÍNDICE GENERAL RESUMEN EJECUTIVO INTRODUCCIÓN JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN Objetivos Objetivos Generales Objetivos Específicos Hipótesis Hipótesis General Hipótesis Específica Diferenciación con otras investigaciones similares SITUACION ACTUAL Situación Problemática Formulación del Problema Alcances y Limitaciones Variables Variables Dependientes Variables Independientes Volumenes de Información MARCO TEÓRICO Sistema de Administración de Fondos Página 4

5 RESUMEN EJECUTIVO El presente trabajo de investigación, surge al haberse detectado un debilidad estratégica en la Corporación Peruana de Aeropuertos y Aviación Comercial CORPAC.S.A, una de las empresas más importantes que administra el Estado peruano; la falta de un sistema informático en el Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas, constituyo el reto académico para diseñar y desarrollar un Sistema Informático Moderno y funcional que tiene las siguientes características: Esta elaborado en el lenguaje de programación Visual Studio 2008 y manejador de Base de datos SQL Server 2005, proporcionando seguridad con el manejo de la información porque trabaja bajo la modalidad cliente servidor y herramienta Citrix Consideramos que este programa puede resolver y superar la debilidad estratégica de la Corporación Peruana de Aeropuertos y Aviación Comercial CORPAC.S.A, sin embargo dada la velocidad de los cambios científicos y tecnológicos que ocurren en la sociedad de la información y el conocimiento, será necesario que permanentemente se perfeccione y mejore. Sistema de Administración de Fondos Página 5

6 1. INTRODUCCIÓN El trabajo desarrollado por el equipo de investigación lleva el título de SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE FONDOS, se ha realizado luego de identificarse un problema y considerarlo como una debilidad estratégica institucional de la Corporación Peruana de Aeropuertos y Aviación Comercial CORPAC.S.A, consistente en las deficiencias y carencia de un Sistema Informático, en el Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas, que genera retrasos, eleva costos y es fuente de riesgos, potenciales errores y amenazas para el manejo contable de la mencionada corporación. El desarrollo del sistema informático para el Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas, CORPAC S.A., básicamente consiste en un programa diseñado en lenguaje Visual.Net, y manejador de base de Datos SQL, y herramientas de seguridad Citrix, configurándose un instrumento moderno de gestión financiera que tiene las siguientes características: Control de Remesa por Área (evitar duplicidad). Registrar Saldo de Caja y Bancos. Registrar Obligaciones mensuales. Optimizar el tiempo en el circuito de Remesa Obtener Reportes, Consultas de Remesas Asignar adecuadamente las Partidas Presupuestales y Centros de Costo. Registro de Colocaciones Habilitación de Fondos Las sedes aeroportuarias podrán ingresar sus saldos que mantienen en las entidades financieras permitiendo a la sede central realizar un mejor control de los saldos disponibles de los aeropuertos con la finalidad de mejorar la gestión financiera de la Corporación Sistema de Administración de Fondos Página 6

7 2. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN En el Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas, se ha identificado, el problema relacionado con el Registro de Habilitación de Fondos, que actualmente se realiza en forma manual o en algunos casos semi-automático (Excel), por cuanto los procesos son lentos produciendo duplicidad de datos. La Transferencia de Fondos para el pago de obligaciones en las sedes aeroportuarias (provincias) son atendidas con retraso produciendo una cola de espera. Pérdida de Horas Hombre dedicados al ingreso de datos en formato de cuadros (Excel) generando errores de digitación y retraso para obtener el saldo de excedentes para su colocación en las diferentes entidades bancarias. No se cuenta con información actualizada en Flujo de caja; teniendo un retraso de 15 días aproximadamente siendo un problema para la toma de decisiones en la gerencia de finanzas. La situación descrita sobre las carencias encontradas en el Área de Tesorería de la corporación va ser revertida mediante El Sistema de Habilitación de Fondos que permitirá: Contará con información en línea de los saldos de bancos, obligaciones por pagar y colocación de fondos en entidades. Las sedes aeroportuarias podrán efectuar su solicitud de remesas a través del referido programa permitiendo así agilizar el trámite de dicho documento. Las sedes aeroportuarias podrán ingresar sus saldos que mantienen en las entidades financieras permitiendo a la sede central realizar un mejor control de los saldos disponibles de los aeropuertos con la finalidad de mejorar la gestión financiera de la Corporación. 2.1 Objetivos: Para el presente trabajo se han formulado los siguientes objetivos: Objetivos Generales Desarrollar un Sistema Informático para el Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas CORPAC S.A., eficiente amigable, moderno, funcional y competitivo que le permita el mejoramiento de los procesos Sistema de Administración de Fondos Página 7

8 y calidad de servicios de la Corporación para sobrevivir en un entorno competitivo donde los clientes demandan mayor calidad, menor plazo de entrega, mejora del servicio, atención personalizada reduciendo gastos. Mediante la utilización de los elementos de sistema Workflow (Flujo de trabajo) y Herramientas de Programación Como Visual Studio 2008 y Manejador de Base de Datos Objetivos Específicos Diseñar, modelar y programar un Sistema informático para el Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas CORPAC S.A. Establecer diseñar, modelar y programar dentro del sistema informático la habilitación de un Modulo para Remesas y otro para Colocaciones para el Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas CORPAC S.A. Comprobar la funcionalidad y calidad del Sistema de Administración de Fondos para el Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas CORPAC S.A. Las sedes aeroportuarias podrán efectuar su solicitud de remesas a través del referido programa, permitiendo así agilizar el trámite de dicho requerimiento. Asimismo, en el programa, las sedes aeroportuarias ingresaran diariamente sus saldos que mantienen en las entidades financieras; por tal razón, permitirá a la sede central realizar un mejor control de los saldos disponibles de los aeropuertos con la finalidad de mejorar la gestión financiera de la empresa. 2.2 Hipótesis: Hipótesis General Es importante el desarrollo de un Sistema de Administración de Fondos, en el área de Tesorería, para el Registro de Habilitación de Fondos en CORPAC S.A.? Sistema de Administración de Fondos Página 8

9 2.2.2 Hipótesis Específicas El desarrollo de un Sistema de Administración de Fondos dará una mayor confiabilidad en los procesos de registro de las remesas solicitas por las Sedes Aeroportuarias en provincias. Mejorara el tiempo de respuesta de los Registros de Habilitación de Fondos. Disminuirá el costo de documentación (Contratos, informes, facturas, proformas, etc.) Menor error en la digitación. Reducción del Inventario. Mayor satisfacción del usuario. Menor Burocracia. 2.3 Diferenciación con otras investigaciones similares El equipo de investigación, no ha encontrado de manera específica un tema similar, que aborde la problemática investigada de CORPAC.S.A, no ha sido desarrollado o aplicado en otra situación ó circunstancia. 3. SITUACIÓN ACTUAL 3.1 Situación Problemática Uno de los problemas encontrados en el Área de Tesorería de CORPAC S.A., está relacionada con el registro de la Habilitación de Fondos, que actualmente se realiza en forma manual y en algunos casos mediante un programa semiautomático (Excel), por lo que los procesos son lentos y con el riesgo de producirse duplicidad de remesas y perdida de información (data). El Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas es la encargada del desembolso de las remesas las cuales pasan por un proceso excesivo de verificación: Documentación adjunta (Contratos, Informe, facturas, proformas etc.) Sistema de Administración de Fondos Página 9

10 Digitación y mala asignación de partidas (Ingreso erróneo de datos) Asignación errónea de centros de costos (Gerencia de responsabilidad). Ocasionando la devolución y retraso (aproximadamente entre 15 a 25 días) en la atención de remesas, con el consiguiente incremento de reclamos de clientes y proveedores con sobrecostos para la empresa. El actual proceso de remesas a provincias, tradicionales y poco técnicas, no permite detectar la posible duplicidad de remesas. Existe desconocimiento del presupuesto aprobado desagregado para bienes y/o servicios en las sedes aeroportuarias. Otro de los problema para la habilitación de fondos del Área de Tesorería por la existencia de pérdida de Horas Hombre dedicadas al ingreso de datos en formato de cuadros (Excel), generando posibles errores en la digitación y retraso para obtener el saldo de excedentes para su colocación en las diferentes entidades bancarias, los cuales ya existen en reportes que emite el SIGA ocasionando duplicidad de trabajo. 3.2 Formulación del Problema Actualmente en el Área de Tesorería de CORPAC S.A., la programación financiera (Cumplimiento con calendario de pagos y operaciones bancarias como Colocación de Fondos, Remesas a los aeropuertos de provincias) se realiza en forma manual o semiautomática con Hojas de Cálculo Excel por cuanto estos procesos son lentos y se corre el riesgo de duplicidad y pérdida de información. Las cuales se realizan diariamente y no se encuentra actualizada o en línea. 3.3 Alcances y Limitaciones Esta tesis describe el plan general para ser utilizada por el área de Tesorería Administración de Fondos de la Gerencia de Finanzas de CORPAC S.A., para el desarrollo del Sistema de Administración de Fondos que interaccionara con el SIGA, que comprende el modulo de finanzas, comercial, logística y presupuestal que actualmente son usados por la CORPAC. Sistema de Administración de Fondos Página 10

11 Proyecto de Ingeniería de Sistemas II Nos hemos basado en la captura de requisitos de información por medio de stakeholder representantes de la corporación para hacer una estimación aproximada, una vez comenzado el proyecto y durante la fase de inicio posteriormente, el avance del proyecto y el seguimiento en cada una de las iteracciones. La Corporación Peruana de Aeropuertos y Aviación Comercial CORPAC.S.A, una de las empresas más importantes del estado peruano que cuenta con 34 aeropuertos a nivel nacional, de los cuales 18 se encuentran interconectado a un Sistema de Administración Gerencial SIGA cuyas sedes son: Tacna, Cuzco, Nazca, Juliaca, Arequipa, Ayacucho, Andahuaylas, Chiclayo, Piura, Trujillo, Cajamarca, Chachapoyas, Chimbote, Tumbes, Lima, Tarapoto, Iquitos, Pucallpa. INTUTO 14 TUMBES 24 CABALLOCOCHA TUMBES 32 GALILEA 06 IQUITOS 16 CIRO ALEGRIA TALARA PIURA AMAZONAS LORETO REQUENA N PIURA JAEN CHACHAPOYAS YURIMAGUAS 34 RIOJA MOYOBAMBA LAMBAYEQUE TARAPOTO RODRIGUES DE CAJAMARCA MENDOZA 15 CHICLAYO SAPOSOA JUANJUI CAJAMARCA SAN MARTIN LA LIBERTAD TOCACHE TRUJILLO CHIMBOTE ANTA ANCASH TINGO MARIA UCHIZA HUANUCO HUANUCO PAMPA HERMOSA PUCALLPA UCAYALI BREU PTO. ESPERANZA PASCO ATALAYA CATEGORIA DE AEROPUERTOS Y AERODROMOS CATEGORIA I 1 Aeropuerto CATEGORIA II 9 Aeropuertos SAN RAMON LIMA JUNIN LIMA PISCO JAUJA MAZAMARI HUANCAVELICA NAZCA AYACUCHO VILCASHUAMAN IÑAPARI IBERIA MADRE DE DIOS TERESITA CUSCO PUERTO PATRIA MALDONADO ANDAHUAYLAS CUZCO QUINCEMIL APURIMAC AYACUCHO PUNO CATEGORIA III 6 Aeropuertos AREQUIPA AREQUIPA JULIACA MOQUEGUA CATEGORIA IV 5 Aeropuertos MOQUEGUA ILO TACNA TACNA CATEGORIA V 32 Arptos./Aerodromos Fig Aeropuertos Administrados por CORPAC S.A. Como consecuencia del incremento de empresas que brindan transporte aéreo (carga y pasajeros) hacia las diferentes sedes aeroportuarias a nivel nacional, lo Sistema de Administración de Fondos Página 11

12 cual implica Financiar y/o ejecutar proyectos de construcción y remodelación de infraestructura aeroportuaria, conforme al plan de inversión que establezca el Ministerio de Transportes, Comunicaciones, Vivienda y Construcción durante cada periodo, además de gastos imprevistos los cuales son administrados desde la sede central (Lima). El Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas es la encargada de habilitar los fondos para desembolsar (remesar) los gastos de cada sede aeroportuaria los cuales actualmente se realiza en forma manual y semi - automática hojas Excel haciendo los proceso lentos, corriendo el riesgo de duplicidad de remesas, perdida de información adicionalmente se presenta excesiva verificación de documentos que causan demora (aproximadamente entre 15 a 25 días) en la atención de remesas, con el consiguiente incremento de reclamos de clientes y proveedores y sobrecostos para la empresa. También el Área de Tesorería, ha incrementado los procesos y la carga de trabajo a través del tiempo, toda vez que la administración financiera de la corporación a nivel nacional es centralizada al Gerencia de Finanzas, quien hace un manejo de los fondos entre colocaciones por vencer en entidades financieras (bancos, financiera, cajas municipales etc.). Además el extracto de cheques en cartera, no cobrados, remuneraciones y viáticos los cuales se registran en hojas de cálculo Excel, por cuanto los procesos son lentos generando perdida de horas hombre dedicadas al ingreso de datos con posibles errores en la digitación y retraso para obtener el saldo de excedentes para su colocación en las diferentes entidades bancarias. Sistema de Administración de Fondos Página 12

13 Proceso de la Administración de Fondos de Tesorería 3.4 Variables Variable Dependiente La falta de un sistema que automatice el proceso de registros de remesas y la hoja de Habilitación de Fondos Variables Independientes Demasiada documentación adjunta (Contratos, Informe, facturas, proformas etc.) Digitación y mala asignación de partidas (Ingreso erróneo de datos) Asignación errónea de centros de costos (Gerencia de responsabilidad). Ocasionando la devolución y retraso (aproximadamente entre 15 a 25 días) en la atención de remesas, con el consiguiente incremento de reclamos de clientes y proveedores con sobrecostos para la empresa. Sistema de Administración de Fondos Página 13

14 3.5 Volúmenes de información REMESAS A LOS AEROPUERTOS DE PROVINCIA POR CONCEPTO DE GASTOS OPERATIVOS Y DE INVERSION ENERO RECURSOS PROPIOS ITEM AEROPUERTOS G. PERSONAL SUMINISTROS SERVICIOS CARGAS DIVERSAS TRIBUTOS TOTAL GASTOS INVERSIONES TOTAL TOTAL GESTION GASTOS NO LIGAD. INVERSIONES GENERAL PROYECTOS 1 ANDAHUAYLAS ANTA - HUARAZ AREQUIPA AYACUCHO CAJAMARCA CHACHAPOYAS CHICLAYO CHIMBOTE CUSCO HUANUCO ILO IQUITOS JAUJA JUANJUI JULIACA MAZAMARI NAZCA PISCO PIURA PTO MALDONADO PUCALLPA RIOJA 0 0 0

15 23 TACNA TALARA TARAPOTO TINGO MARIA TRUJILLO TUMBES YURIMAGUAS S/ S/ S/ S/.0 S/.0 S/ S/.0 S/.0 S/ REMESAS A LOS AEROPUERTOS AEROPUERTOS G. PERSONAL SUMINISTROS SERVICIOS CARGAS DIVERSAS GESTION TRIBUTOS TOTAL GASTOS GASTOS NO LIGAD. INVERSIONES TOTAL INVERSIONES TOTAL GENERAL Sistema de Administración de Fondos Página 15

16 Proceso de Registro de Remesas actual 4 MARCO TEÓRICO Para desarrollar el presente trabajo, es necesario recrear algunos conceptos y definiciones relacionados con la problemática analizada tales como: a) Remesas Las remesas son cantidades de dinero enviadas por la sede central (Lima) a las diferentes sedes aeroportuarias (Provincias). En la Corporación no existe un norma o un estándar para el flujo de la remesa por tal motivo no existe un control adecuado del las remesas solicitadas por los aeropuertos. A través de una investigación se llego a un flujo común del proceso de una remesa. El proceso de una remesa inicia al tener la necesidad de pagar una obligación de bienes y/o servicios enviando un informe del gasto a pagar a la gerencia involucrada que verificara si dicho gasto es correcto, al aprobarla emitirá una carta orden y un memorando dirigida a la jefatura de Presupuestos, esta jefatura verificara si dicho gasto tiene una partida habilitada (solvencia para pagar dicho monto) luego será enviada al área de tesorería para asignarle el día de depósito del monto (Habilitación de Fondos) culminando así el proceso de una remesa.

17 b) Colocaciones Depósito de dinero en una entidad financiera a un determinado tiempo (plazo) obteniendo una rentabilidad económica (existe dos tipos de colocaciones de acuerdo al tiempo en días, si la colocación es igual o menor a 30 días se denomina a corto plazo y si es mayor se denomina decreto supremo). Colocaciones que realiza la corporación: Es un proceso que realiza el personal de programación en forma manual el cual toma efecto después que en la hoja de habilitación se realice las transferencias, teniendo los saldos de cada uno de los bancos, contando con la información de cuánto dinero disponible se tiene en cada uno de los bancos, el tesorero toma la decisión de hacer trabajar un monto a un determinado tiempo entonces se ponen en contacto con los bancos con los cuales trabaja indicándoles el monto y tiempo que desean depositar el dinero, los bancos informan que porcentaje trabajara dicho monto, una vez obtenida la información ellos determinaran un ganador (el que ofrezca mayor interés por ende mayor rentabilidad) a esta entidad se le emite una Carta orden luego se hace el registro de la colocación en hoja de Excel consignando en la hoja el monto, banco, interés, fecha de la colocación, fecha de vencimiento y el número de la carta orden, el dato importante es la fecha de vencimiento porque cuando venza debe formar parte de la de la nueva hoja de habilitación. Diariamente se realiza el chequeo de este registro (Hoja Excel) para saber que colocación a vencido, para que no se infrinja en una falta (Multa al banco) c) Habitación de fondos Para la Corporación consiste en administrar la Captación de recursos monetarios, (moneda Nacional y Extranjera) captados diariamente por los servicios brindados por CORPAC S.A., a sus clientes, con la finalidad de ser colocados en las diferentes entidades financieras o bancarias en un tiempo determinado y a una tasa de interés pactada, que posteriormente permitirán cubrir las obligaciones de CORPAC S.A. Habilitación de Fondos: Es un proceso manual que se realiza diariamente, dicha hoja está constituida por distintos rubros como: 1. Disponibles de bancos saldos. Sistema de Administración de Fondos Página 17

18 2. Cancelación de depósitos a corto plazo y subasta. 3. Movimientos del día anterior: La cual consta de Cheques en cartera caja por entregar y los Cheques no cobrados. 4. Disponible en CORPAC. 5. Requerimientos. 6. Colocaciones a corto plazo y subastas. 7. Disponible o por habilitar: La cual consta de Habilitación Cta. con transferencia en Soles, Habilitación Cta. con transferencia en dólares Transferencia vía BCR. 1. Disponibles de bancos saldos: En este punto se obtiene todos los saldos disponibles de cada uno de los bancos con los que trabaja CORPAC, dicha información es obtenida vía Internet o por medio telefónico esta información es diaria para todos los bancos. 2. Colocaciones vencidas corto plazo y/o subastas: Son todas aquellas colocaciones que hace CORPAC con algún determinado banco con el propósito de invertir dicho dinero. En este caso son aquellas que vencieron en el día que se está trabajando, ya que hay una hoja de Excel donde se registran todas estas colocaciones con la fecha de vencimiento ya sea en moneda nacional o extranjera. 3. Movimientos del día anterior: La cual consta de: Cheques cartera: Es la relación de cheques que no fueron entregados a sus acreedores, esta relación de extrae de del pyr_corpac (Sistema actual). Cheques no cobrados: Relación de cheques que se obtiene de: La confrontación de los extractos bancarios con la relación de los cheques en estado entregados del Pyr_Corpac, si ya han sido cobrados por el proveedor, entonces aquellos que no han sido pagados pasan a la hoja de habilitación. 4. Disponible en CORPAC: El disponible en CORPAC viene hacer Disponible banco/saldos + (Cancelación de depósitos a corto plazo, subasta ) - Movimientos del día anterior Sistema de Administración de Fondos Página 18

19 5. Requerimientos: Son todos aquellos pagos que se ha de realizar en el día (a los proveedores se pagas los días martes y jueves) la relación de pago se extrae del SIGA, una vez que estos son provisionados por contabilidad etiquetándolos con un número de obligación después pasa a programación y son ingresados al SIGA para saber a qué banco se hará el depósito mediante la calendarización en la cual se especifica porque banco se realizara el pago. También dentro de estos pagos podemos encontrar lo que son Remuneraciones cada fin de mes, realizándose a través del sistema 7. Encontramos también las Remesas (que son gastos realizados por los aeropuertos de provincias), estos gastos son solicitados por el área usuaria mediante un carta orden, pasan al área de presupuesto donde se hace la verificación de dichos gastos, después pasa al área de programación donde programara el día que debe realizar el depósito al banco con el cual trabaja dicha provincia 6. Disponible o por habilitar: Al obtener la información del SALDO BANCARIO (saldos al inicio del día, las cancelaciones de depósito, movimientos del día anterior entonces sabemos nuestro saldo bancario) al final de todas las operaciones respectivas, se obtienen los saldo negativo de los bancos, entonces se decide de que banco se hará la transferencia y el monto respectivo a transferir. Colocaciones a corto plazo y/o subastas: verificar que tenemos saldos disponibles para colocar, el propósito de estas colocaciones es hacer trabajar el dinero. Para determinar a qué banco se hará la colocación esto se realiza mediante una Competencia de intereses con la que trabaja cada banco entonces el ganador será aquel que da mayor rentabilidad o ganancia realizando la transferencia y registrándolo. Sedes Aeroportuarias: Aeropuertos a Nivel Nacional administrados por CORPAC S.A. SIGA: Sistema Integrado de Gestión Administrativa (con módulos de: Finanzas, Comercial, Logística y Presupuestal) usado por CORPAC S.A. Sistema de Administración de Fondos Página 19

20 El SIGA.- Es una herramienta para ordenar la gestión administrativa de las entidades del estado, para simplificar sus tareas en este ámbito y reducir los reportes que elaboraban así como el tiempo dedicado a la conciliación. El Sistema recoge la normatividad vigente de cada uno de los Órganos Rectores y de Control y promueve las buenas prácticas, el orden en el uso de recursos públicos, la rendición de cuentas y la transparencia. Finalidad del SIGA: Catalogo de bienes y servicios del estado. Sistema que permitirá el ordenamiento y simplificación de los procesos administrativos de la entidad. Sistema que tiene incorporada la operatividad en base a normas y procedimientos establecidos por los entes rectores. El sistema debe satisfacer los requerimientos de las UES que no cuenten con un sistema que enfoque las operaciones administrativas. El sistema proporcionara información requerida para los entes rectores. Incorporación de requerimientos operativos y casuística de diversas entidades y que pertenecen a diversos sectores. Sistema de Administración de Fondos Página 20