Caso de Negocio RAYOVAC. En el proceso de Medición de Productos, Comprobación de Datos y Alineación de la Información AMECE

Transcripción

1 Caso de Negocio RAYOVAC En el proceso de Medición de Productos, Comprobación de Datos y Alineación de la Información AMECE 1

2 Introducción Hoy en día el contar con información consistente y de calidad entre los socios de negocio se ha vuelto necesidad de primer orden, debido fundamentalmente a la carga operativa y administrativa producida como consecuencia de la falta de procesos estandarizados de Alineación de datos en las empresas. Generalmente, la información intercambiada entre las empresas se ha venido realizando a través de medios no estandarizados, tales como, fax, mail, papel, teléfono, disquetes, etc., mismos que generan inconsistencia entre los datos, falta de oportunidad para el uso de la información y se corre el riesgo de que esta sea insuficiente o esté incompleta. Todo esto, origina retrasos por aclaraciones en todo el ciclo comercial, desde la generación de un pedido u orden de compra hasta el proceso de facturación. Entre los más comunes se encuentran la administración ineficiente de los inventarios, el desabasto en los pisos de venta, el retraso del flujo de mercancías en los centros de distribución, aclaraciones de facturas y el incremento en los plazos de pago. Desde 1990, como muchas empresas en México, RAYOVAC comenzó un proceso de implementación de estándares en conjunto con AMECE, ante la necesidad comercial de identificar sus productos a través de un Código de Barras. El área a cargo de este proyecto fue desde el principio Logística, asignando sobretodo códigos EAN 13, para unidades de consumo. Posteriormente, en el 2003, como resultado de un sistema de integración de procesos, RAYOVAC, junto con algunos de sus principales socios comerciales (Chedraui, Gigante, Palacio de Hierro y Grupo Corvi), se preparó para implementar la Alineación de sus datos maestros, comerciales y logísticos relevantes en sus negociaciones, a través del Cat@lógalo, con el fin de, por un lado, contar con información de calidad para ambas partes (proveedor y comprador), y por otro como un paso para la preparación de la plataforma de soporte en otro tipo de transacciones comerciales apoyadas en Estándares de Comunicación, tales como órdenes de compra, avisos de embarque y facturación electrónica, mismas que hasta la fecha han sido llevadas a cabo de manera manual, generando inconsistencias y retrasos en los flujos operativos. Para ello, RAYOVAC contrató el Servicio de Apoyo ofrecido por AMECE, obteniendo así tres llaves de acceso, un GLN o Número Global de Localización de la empresa, la clave del usuario maestro y su contraseña. Regularmente la función de usuario maestro es asignada a las áreas de Sistemas, Marketing o Ventas. En RAYOVAC es Marketing el área que está a cargo de la implementación y desarrollo del proyecto. En México, RAYOVAC forma parte de un grupo de más de 2,000 empresas que han considerado prioridad el integrar a sus socios comerciales en procesos regulados bajo estándares internacionales de Alineación a través del Cat@lógalo, herramienta desarrollada por la Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico (AMECE) como organismo promotor y administrador de estándares en pro de la productividad y mejores prácticas para las empresas. Localizado en Internet, Cat@lógalo permite que los miembros integrantes puedan compartir información bajo un mismo formato en tiempo real. Con 100 años de historia, RAYOVAC ha abierto sus fronteras geográficas, colocándola como una de las empresas productoras y distribuidoras de baterías más importantes en el mundo, particularmente en América Latina. Posee un grupo de 16 marcas de productos, entre las cuales se encuentran Rayovac, con una gran línea de baterías y productos de iluminación, Varta con productos similares y Remington con productos para el cuidado personal, cuidado del cabello y afeitado. En México cuenta con una planta de producción con sede en el Distrito Federal, así como con oficinas en algunas de las principales ciudades del país, destacando Guadalajara y Monterrey. Entre sus principales socios de negocio en México, se encuentran las cadenas comerciales Chedraui, Wal Mart, Gigante, Soriana, Comercial Mexicana, HEB, Grupo Corvi; tiendas 2

3 departamentales como Palacio de Hierro y grandes mayoristas. Con todos ellos comercializa alrededor de 200 productos diferentes, tales como linternas, pilas, rasuradoras y secadoras para cabello. De esta forma, RAYOVAC generó un modelo de negocio específico con cada socio, con el compromiso de integrar al 100 por ciento la información de los productos tentativamente en tiempos determinados: Chedraui: marzo Palacio de Hierro: abril Grupo Corvi: mayo Ante la necesidad de cargar la información de más de 400 productos (unidades de consumo y de expedición) en Cat@lógalo, y los tiempos marcados con cada cliente, RAYOVAC realizó la contratación específica de un recurso (Miguel Ángel Rodríguez), canalizándolo al área de Marketing, misma que ha llevado desde un primer momento la responsabilidad operativa y financiera del proyecto, apoyándose y coordinándose con otras áreas de la empresa: Atención a Clientes, Almacén, Logística y Sistemas. Una vez hecho esto, Miguel Ángel Rodríguez y la Cuenta Clave de Chedraui acudieron al programa de capacitación ofrecido por AMECE a todos sus asociados en los temas de Identificación (código de barras) y Alineación de datos (Cat@lógalo). Así mismo, la empresa se apoyó en la revisión de documentos de soporte otorgados por AMECE, tales como: una Guía de calidad de información, un Manual de Alineación y Sincronización de Información, Fast! Catalógalo, el Manual de usuario Cat@lógalo y Clasificaciones AMECE. Todos estos documentos permitieron contar con un soporte informativo integral para la implementación correcta del proyecto. Con esta información, RAYOVAC comenzó el proceso de registro de los productos en Cat@lógalo, para lo cual se equipó, a través de la adquisición de un vernier de 31cm de longitud. Se llevó a cabo el pedido de muestras físicas al departamento de Atención a Clientes, mismo que sería enviado al área de Almacén, donde se realizaba el picking de los productos para su posterior entrega a Marketing, área en la cual se llevó a cabo la captura y registro de la información. Como resultado de este gran esfuerzo, puede decirse que actualmente Marketing en RAYOVAC tiene el dominio de la herramienta. Esto ha permitido el manejo y explotación del Cat@lógalo en todas sus funcionalidades. De igual manera el área responsable del proyecto conoce y domina la plantilla del Fast Cat@lógalo, así como el procedimiento para la carga de productos en lote, misma que se empleó en una primera fase para el vaciado de varios productos en un mismo momento. Técnicamente no se presentaron problemas en RAYOVAC, ya que la empresa cuenta con todos los requisitos en sistemas para la operación del Cat@lógalo. 3

4 Servicio de Comprobación de Datos (SECODAT) Servicio que AMECE ofrece a sus empresas asociadas, completamente independiente de la industria y del comercio cuya finalidad es la comprobación de la información proporcionada por los proveedores en la Base de Datos Cat@lógalo a través de personal altamente calificado. Por medio de este servicio se asegura la calidad de la información de todos y cada uno de los artículos comerciales que se encuentran en dicha base de datos, de tal forma que si los datos proporcionados por las empresas coincide con aquella que es tomada físicamente en el laboratorio, el producto es aprobado para su visualización por toda la comunidad de empresas en Cat@lógalo. RAYOVAC en el proceso SECODAT de AMECE Una vez hecho el registro completo y cuidadoso de la información, los productos se encontraban en un estado de en revisión, lo cual permitía a RAYOVAC todavía su modificación, ya en línea, sin embargo no eran visibles aun para el resto de las empresas. Posteriormente, se llevó a cabo el proceso de sometimiento de los datos en Línea, para lo cual fue necesario acceder al Cat@lógalo, habilitar la función de productos y seleccionar la opción de someter productos. Realizado este movimiento, los productos se encontraban en estatus de sometido a comprobación, en el cual ya no era posible modificarlos, sin embargo seguían siendo visibles para la empresa. Posteriormente fue necesario concertar una cita con el. Este procedimiento pudo haber sido hecho de dos formas, una llamando directamente al SECODAT o bien, escalando un evento a través del CRM 1 por medio del Call Center de AMECE. RAYOVAC optó por la primera opción. Enseguida se generó una Orden, documento que contenía toda la información de los productos sometidos por RAYOVAC en Cat@lógalo, vinculando cada uno con su respectivo GTIN. 2 Posteriormente los productos eran recibidos en el SECODAT de acuerdo a los tiempos acordados por ambas partes. Durante la entrega de las muestras se firmaba junto con algún representante del SECODAT una constancia de recepción, conteniendo la información de los productos sometidos en línea, contra los recibidos directamente, de tal manera que se aseguraba la entrada únicamente de los artículos a comprobar. Se entregaba la copia de la constancia al representante de RAYOVAC y el SECODAT conservaba la original. Enseguida se llevó a cabo el proceso de revisión y comprobación de datos en el Laboratorio del SECODAT: a. El flujo de productos se daba con base en el orden de llegada de los mismos, de tal forma que los primeros en llegar eran los primeros en salir. b. Un supervisor descargaba los datos del producto (desde Cat@lógalo) a su Lap Top. Posteriormente se sincronizaba con una hand held o PC pocket, misma que utilizaría el operador para la comprobación de datos. Para el operador no era posible en ningún momento la visualización de la información de RAYOVAC, únicamente el sistema la emplea como patrón de referencia permitiendo 1 Aplicación de software en Sistemas de AMECE 2 Dependiendo del número y el tipo de productos el SECODAT otorga la cita y la empresa tiene que llevar los productos; en caso de ser más de 150 o si tuvieran características que dificultaran su traslado, una cuadrilla compuesta por 1 supervisor y 4 operadores acude directamente a la empresa 4

5 internamente llevar un proceso comparativo entre la información tomada por el operador y la cargada por RAYOVAC, evitando en todo momento parcialidad de los operadores durante el proceso. c. Una vez hecho esto se comenzó la comprobación de datos. La llave que permitió el acceso a la información de los productos fue su GTIN, a través de la lectura de los símbolos de barras. Si RAYOVAC previamente no hubiera sometido, habría sido imposible realizar su comprobación, por la carencia de un parámetro de referencia. Cada vez que el operador hacía el registro de información en la hand held, era comparado por el sistema con los datos cargados por RAYOVAC previamente en Cat@lógalo, si coincidía, el proceso continuaba; si no la PC pocket pedía la clave de un supervisor que comprobaba el dato nuevamente; así hasta haberse completado el grupo de campos a revisar. En todo este proceso el producto aparecía en Cat@lógalo para RAYOVAC en estatus en proceso de comprobación. Todavía no era viable modificación alguna, siendo visible sólo para la empresa. d. Cuando el operador concluía la comprobación de datos (exitosa o no) se colocaba un holograma sobre el producto, identificado con un número seriado, mismo que servía para efectos de control interno en el SECODAT. e. Posteriormente los datos serían descargados al sistema de un supervisor, generando una Orden de Trabajo con la información de los productos sometidos por RAYOVAC en Cat@lógalo, así como con los datos del proceso de comprobación registrados por los operadores. Con esto se garantizaba la consistencia en todo el flujo. Se emitía una Constancia de Calidad Satisfactoria (reporte por producto aceptado) o un Reporte de Errores (de los productos rechazados). La confirmación en ambos casos se hacía vía mail, generándose automáticamente por el sistema, una vez que los productos habían sido aceptados o rechazados. Sólo cuando se trataba de productos aceptados, la Constancia era en papel, identificándose con otro holograma, con el fin de llevar un control interno de los productos aceptados. Para estos artículos, el estatus cambiaba al de activo, en este momento ya era posible su visualización por toda la comunidad de empresas en Cat@lógalo, así como su modificación. Cuando los productos eran rechazados, automáticamente aparecían en estatus de rechazado en comprobación, RAYOVAC entonces podía modificar la información errónea de sus productos, sin embargo no eran aun visibles para el resto de las empresas. f. Cuando los productos eran aceptados, se notificaba a RAYOVAC para la recolección tanto de los productos como de sus constancias de comprobación exitosa. En caso contrario, también se avisaba a la empresa respecto al o los errores específicos que había presentado para su posterior corrección. Para ello eran necesarias las modificaciones correspondientes en Cat@lógalo, y continuar con el mismo procedimiento hasta lograr que sus productos aparecieran en estatus activo. El éxito de RAYOVAC en el proceso de SECODAT consistió simplemente en la actitud, disposición e interés para la atención del proyecto. 5

6 Durante el proceso se presentaron inquietudes muy específicas para el registro de los datos. Para ello el responsable del proyecto recurrió a los canales de apoyo ofrecidos por AMECE: Capacitación, Atención a Empresas, Call Center, Soluciones de Negocio y el propio SECODAT. De tal manera que RAYOVAC no sólo cumplió con la primera estrategia de capacitación general, sino que mostró interés por acelerar sus tiempos de implementación apoyándose en todos los servicios de soporte. Hubo algunas definiciones que se realizaron entre las áreas de AMECE, para el avance del proyecto con RAYOVAC. Interrelación, apoyos y participación de las áreas AMECE Capacitación: en una primera fase, RAYOVAC decidió aprovechar el Programa Integral de Capacitación que AMECE ofrece a sus empresas asociadas, para lo cual asistieron Miguel Ángel Rodríguez y la Cuenta Clave de Chedraui. A través de ello, fue posible el conocimiento de los procesos de Identificación y Alineación apoyados por estándares internacionales, su aplicación y cobertura, tanto en el ámbito global como en México, destacando el grosor de empresas integradas en cada uno de ellos y sus consecuentes beneficios. Así mismo, RAYOVAC pudo detectar inconsistencias con respecto a procesos ya incorporados, relacionados con sus códigos de barras. Fue posible conocer con mayor precisión el universo de servicios con los cuales AMECE apoya a sus empresas asociadas, sentando las bases para su posterior uso a lo largo de toda la implementación. Todo ello se aterrizó de acuerdo a las necesidades de RAYOVAC, permitiendo conocer específicamente los beneficios tanto para la empresa, como para sus socios de negocio. Finales del Call Center: apoyo telefónico en la resolución de dudas y cuestiones generales durante la implementación del proyecto. A lo largo de todo el proceso, Atención a Empresas: asignación un asesor de AMECE que trabajó mano a mano con RAYOVAC durante la implementación y desarrollo del proyecto, reforzando con mayor detalle el bagaje informativo proporcionado durante los cursos y talleres de capacitación. Durante todo el proceso, Soluciones de Negocio: a través de la identificación de mejoras con respecto a la asignación estándar de códigos de barras para unidades de expedición, fue posible la integración de procesos de innovación, a través de la identificación de las unidades logísticas de RAYOVAC, bajo criterios perfectamente estandarizados. De no haber recibido este apoyo, el proceso hubiera sido retrasado y por lo tanto sus ventas. Principios del SECODAT: con el fin de evitar retrasos en el flujo del proyecto, así como para asegurar su implementación correcta, RAYOVAC realizó aproximadamente 15 visitas al Laboratorio del SECODAT, en las cuales se trabajaban y reforzaban los criterios para la medición de productos, tanto unidades de consumo como de expedición. Así mismo, se facilitó a RAYOVAC el uso de básculas para la obtención precisa del peso bruto de los artículos comerciales, ya que en ocasiones no se contaba con instrumentos de medición precisa, o bien se tenían dudas con respecto a la forma en la cual era necesario el registro de las magnitudes. A lo largo de todo el proceso, Debido a que Cat@lógalo es una aplicación montada en sistemas electrónicos la información contenida debe ser veraz; ya que será compartida por diferentes empresas y entre los socios comerciales. La importancia por lo tanto del Servicio de Comprobación de Datos radica en 6

7 asegurar la calidad total de la información, ya que la veracidad de los datos proporcionados afecta directamente los procesos de la cadena de suministro, como la generación de una orden de compra, avisos de embarque, facturación, planogramación, etc. Por ejemplo, si las mediciones de un corrugado fueran erróneas, se generaría un serio problema para el almacenamiento de dichas unidades de expedición, representando una pérdida de tiempo en aclaraciones, así como de recursos financieros, siendo que en diversas ocasiones se emiten sanciones por la inconsistencia en estos datos, generando insuficiencia de espacio en el almacén o en el punto de venta. Se llevaron a cabo visitas semanales al SECODAT para la comprobación de 90 productos aproximadamente en cada una, teniendo un porcentaje del 10 por ciento de errores al final de cada proceso, mismos que eran corregidos de manera inmediata. Durante este proceso, fue posible para en RAYOVAC se pudo detecctar otro tipo de inconsistencias con el estándar de Identificación de sus productos, permitiendo su corrección. Implicaciones y mejoras en RAYOVAC durante el proceso SECODAT o o o Algunos de los productos de la empresa tenían códigos de barras que pertenecían a su contraparte en Estados Unidos y por lo tanto la base de datos no permitía su registro; este problema fue solucionado a través del apoyo de AMECE. Hoy en día la empresa puede manejar GTIN s que no necesariamente tengan el número base de RAYOVAC en México, ya que se tienen funciones tanto de producción como de distribución. Algunos empaques no contaban con códigos de barras. En la práctica no se había considerado este punto, ya que estas cajas solamente servían como protección del producto, más no para comercializarlo, sin embargo para efectos logísticos era importante su identificación. Este problema fue solucionado a través de la asignación de un GTIN a dichos artículos, lo cual permitió garantizar la consistencia en cuanto al manejo logístico de los productos. Así, aunque para RAYOVAC este empaque no haya sido un artículo ordenable, le permitirá un mayor control de todas sus unidades logísticas y manejo de las mismas en la cadena de abasto. Etiquetado de unidades de expedición con DUN 14, ya que no estaban anteriormente identificados de esta manera. Las principales equivocaciones en la medición de los productos se debieron fundamentalmente a errores humanos en el momento del registro de los datos. Se tuvo siempre un trabajo coordinado con el propio SECODAT tanto para la medición correcta de los artículos, como para la utilización de herramientas de precisión, de tal forma que dichos errores se presentaban paulatinamente con menor frecuencia. La imposibilidad de ver la información de algunos artículos, ya que en ocasiones se cargaban productos similares, sin cambiar al menos un dato entre ambos, esto generaba invalidación por parte del sistema. El problema fue solucionado a través de la especificación de al menos una diferencia en los campos validadores del Cat@lógalo, permitiendo no sólo corregir los errores, sino conocer la importancia de hacer el registro preciso y diferenciado de los productos. 7

8 Localización de clasificaciones AMECE en línea. Cuando se optó por la carga de datos directamente a través de Internet, se complicó la ubicación de la clasificación específica de los productos. Se optó por el uso de la herramienta en Excel con todas las clasificaciones AMECE. Desajuste de las macros en el Fast Cat@lógalo: cuando se seleccionó este medio para la carga de información, era muy sencillo que las macros se deshabilitaran, debido a la arquitectura de la plantilla de Excel. Se optó por trabajar directamente en línea. El Aprendizaje Hoy en día 416 productos de RAYOVAC se encuentran en estado activo dentro del Cat@lógalo, cantidad que representa el 100 por ciento de los artículos de la empresa, contemplando tanto unidades de consumo como de expedición, principalmente de las líneas Varta, Rayovac y Rémington. Esta implementación en RAYOVAC, se ha traducido en una serie de beneficios, que van más allá del cumplimiento de un mero requisito comercial: Con la asignación de un responsable específico para la implementación del proceso de Alineación a través del Cat@lógalo, RAYOVAC cuenta con información confiable y consistente del total de sus artículos comercializados con sus socios de negocio. Anteriormente no se contaba con datos precisos en los Sistemas internos de RAYOVAC. Con la implementación del proceso de Alineación, se dio la localización y corrección de errores en bases de datos internas, tales como medidas de longitud, pesos, códigos de barras, entre otros, permitiendo la depuración de las mismas. Asentamiento de las bases para la incorporación de transacciones comerciales apoyadas en estándares, tales como órdenes de compra, avisos de embarque y factura electrónica. Mayor cobertura de información en el mercado. Concentración de procesos para la generación de órdenes de compra, evitando trabajar de manera separada e independiente para cada uno de los clientes integrados en Cat@lógalo. Incremento en la eficiencia a lo largo de toda la cadena de abasto, permitiendo mejor administración de unidades de consumo en punto de venta, así como de las unidades de expedición en los centros de distribución o almacenes. Identificación única y diferente de todos sus empaques. Continuidad en los procesos de mejora continua de la empresa, a través de la canalización del soporte informático por parte de Marketing a otras áreas en RAYOVAC como Atención a Clientes, Almacén, Logística y Sistemas, para considerar la asignación correcta de estándares de identificación tanto en unidades de consumo como de expedición, 8

9 permitiendo elevar la funcionalidad de los símbolos de barras en punto de venta o centros de distribución. Elaboración de planos mecánicos de corrugados con base en información del Cat@lógalo. Fuente de información para la elaboración de las fichas técnicas empleadas por todos los distribuidores de RAYOVAC. Mejora continua en los niveles de servicio con los socios de negocio. Mayor planeación en los pedidos. Incremento sobre el nivel de ventas de la empresa, así como de estímulos para la mejora de procesos. Los CAMS (Cuentas Clave) reconocen el valor de intercambiar información a través de estándares, y no tener que enviarla por mail, con el riesgo de que no fuera consistente. Integración continua de procesos automatizados y en medios electrónicos. Mejora de procesos en el largo plazo. De esto se deduce que las órdenes de compra electrónicas, a partir de la comprobación exitosa de productos en SECODAT, deben ser totalmente eficientes en cuanto a la calidad de la información de productos se refiere, ya que una vez que los datos son visibles en el Cat@lógalo significa que han sido corroborados por un organismo independiente y de esta manera se evitan los errores manuales en los que puedan incurrir los operadores del sistema. Es importante señalar que el SECODAT no genera información de productos en Cat@lógalo, sólo comprueba la veracidad de la misma comparándola con muestras físicas de los artículos. En Cat@lógalo existen más de 100 campos o atributos que ofrecen una descripción detallada de productos. De esta forma, el respaldo informático con el que cuentan los miembros es bastante robusto. A pesar de esto, un grupo integrado por las principales cadenas comerciales en México, llegó al acuerdo de establecer un juego compartido de 70 atributos a tomar en cuenta con sus socios comerciales, tanto para unidades de consumo como para unidades de expedición. De este grupo de elementos, el SECODAT revisa tipo de producto, GTIN, nombre genérico, marca, indicador de oferta armada, indicador de unidad mínima, número de artículos comerciales contenidos, contenido neto y su unidad de medida en sistema métrico decimal, altura anchura y profundidad, así como su unidad de medida, peso bruto y su unidad de medida, modelo / estilo o tipo, sabor o aroma, color, número de camas completas contenidas en artículo comercial así como número de artículos comerciales en una cama completa, número de bultos por pallet, número de camas del pallet, número de artículos comerciales en cada cama del pallet, código del producto en el nivel inferior de la jerarquía y número de productos en el nivel inferior de la jerarquía, con relación al código. Las empresas deben asegurarse de que las mediciones de sus productos son correctas, esto de acuerdo a las reglas de medición de empaques GS1, ya que los datos son corroborados posteriormente en el laboratorio del SECODAT y si no coinciden con los productos físicos en al 9

10 menos un elemento, son rechazados, lo cual se traduce en un retraso en sus negociaciones comerciales y una evidente pérdida de recursos. Generalmente se presenta más de una comprobación de datos, en general llegan a ser 2 ó 3 las revisiones hechas en el laboratorio del SECODAT. Errores frecuentes en el proceso SECODAT Mediciones de longitud y peso Altura, anchura y profundidad del producto, así como peso bruto: estas inconsistencias se deben fundamentalmente al uso de instrumentos de medición no adecuados (como cintas métricas o básculas no calibradas), desconocimiento de las reglas de medición (no se determina correctamente el frente comercial para unidades de consumo o la base natural para las unidades de expedición), las personas que miden no son las mismas que asisten a los programas de capacitación ofrecidos por AMECE, entre otras. Número de artículos comerciales contenidos: los problemas se dan porque se tiende a confundir el número de piezas con el número de unidades comerciales. Contenido neto: regularmente se confunde con peso neto. Modelo, estilo o tipo: en ocasiones la diferencia específica ente los productos es tan sólo un tipo o un estilo, si no se coloca, la información se invalida en Cat@lógalo. Áreas de oportunidad Garantizar la consistencia de los datos entre compradores y proveedores. Ahorro en tiempo y dinero, al evitar retrasos y aclaraciones. Mejora en las relaciones comerciales entre socios de negocio. Incremento del nivel de servicio proporcionado a todos y cada uno de los clientes. Asegurar la calidad de la información a lo largo de toda la cadena de abasto. Crecimiento sustancial en los negocios electrónicos, con información de soporte para la generación de herramientas como las órdenes de compra, avisos de embarque, factura electrónica, etc. Mayor competitividad en el mercado. Fortalezas Los beneficios que se obtengan dependerán del uso que se le dé a la información que se encuentra en el Cat@lógalo. Dentro de los beneficios que muchas empresas han obtenido a través del uso de la herramienta se encuentran: Conocimiento de la disponibilidad de productos en diferentes zonas del país. Mejoras en el proceso de catalogación productos nuevos. 10

11 Disminución sustancial en los errores de venta por capturas equivocadas. Identificación estándar de todos y cada uno de los artículos comerciales. Mejor conocimiento de la demanda optimizando la variedad de productos dentro de una categoría. Disminución en el tiempo de envío y recepción de información. Mayor control de las unidades de consumo en piso de venta, así como manejo eficiente en centros de distribución de las unidades de expedición. Correcta integración con los sistemas de planogramación para la administración eficiente de espacios. Reducción del tiempo de recepción de mercancía. Evitar desconsolidar unidades de expedición al momento de llegada al almacén o centro de distribución. Reducción significativa del número de órdenes de compra devueltas. Eficiente administración del espacio en los sistemas de información. Reducción de errores en la elaboración de pedidos y de conciliaciones pertinentes. Uso eficiente de la información, como resultado de su centralización. Características, conocimiento y uso de Cat@lógalo en RAYOVAC Administración de usuarios: se ha mantenido actualizada tanto la información de las personas que utilizan la base de datos, como la de aquellas que son contactos de RAYOVAC para el resto de las empresas. Se conocen y dominan las operaciones de creación, modificación y baja de usuarios, así como las ventajas para el control de los mismos, a través de la definición de privilegios específicos y su asignación vertical. Clasificaciones: hasta el momento no se ha trabajado con la creación de clasificaciones propias de la empresa, a pesar de que se conoce su funcionalidad, no se ha requerido, ya que las clasificaciones de productos AMECE han cumplido con este requerimiento. Productos favoritos: se conoce perfectamente la posibilidad de generar carpetas preferenciales de productos, así como su utilidad para los propios compradores. Consultas: esta es una de las mayores aplicaciones empleadas por RAYOVAC, de tal suerte que todas las revisiones de productos cargados en Cat@lógalo se han hecho en línea y bajo criterios diferentes, apoyándose en los GTIN s 3 de los productos, fechas de alta de artículos, marcas, etc. Así mismo se han realizado y administrado descargas de información de los productos de Internet a los sistemas de la empresa. A lo largo de todo el proceso ha sido explotada esta herramienta, ya que es a través de esta como se genera un medio de comunicación para conocer el estatus de los productos de la empresa. Productos: en RAYOVAC se ha logrado el dominio de este punto, relacionado con la administración general de todos los artículos de la empresa. Actualmente se han empleado casi todas las operaciones de esta aplicación, desde la creación de productos nuevos, a través del alta de artículos en línea, modificaciones, sometimiento de productos, hasta la carga de artículos en lote. Esto ha dado versatilidad en el manejo del Cat@lógalo y la posibilidad del desarrollo de un proceso de calidad por parte de RAYOVAC. Así mismo, a través de esta función, RAYOVAC ha contemplado la carga de imágenes de todos sus 3 Código de barras de los artículos comerciales, Número Global de Artículo Comercial, por sus siglas en inglés. 11

12 productos en un proceso posterior, ya que en un primer momento se atendió la parte esencial, que era contar con la información de base para los socios de la empresa. Validaciones del Sistema o o o o GTIN: es conocido por RAYOVAC, el valor de contar con números de identificación estándar para sus productos, lo cual se valida en Cat@lógalo garantizando que el número base de los códigos corresponda al de la empresa 4, y de igual forma, que la composición total de cada uno esté corresponda con el dígito verificador del código. Jerarquías: se ha definido perfectamente la organización jerárquica de todos los productos de RAYOVAC, de tal forma que, por un lado se han identificado todos y cada uno de los artículos comerciales de acuerdo al nivel jerárquico en el que se encuentran, yendo desde unidades mínimas, hasta unidades de expedición, garantizando con ello el ingreso exitoso en Cat@lógalo partiendo de productos que se encuentran en el nivel más bajo (unidades mínimas) hasta aquellos que estén por arriba. Dependencias: se conoce la necesidad de capturar todos aquellos campos que tengan relación directa entre uno y otro, de tal forma que al vaciar un dato, se vuelve necesaria la captura de otro. Campos Mandatarios: es bien sabido por RAYOVAC, que a pesar de que en el mercado existan productos tan diversos, existe un común denominador que permite establecer los criterios mínimos de cualquier artículo comercial en Cat@lógalo. Los primeros trabajos sobre Alineación y Sincronización de Información en México se presentaron en A través de un análisis sobre la situación de las empresas, se hizo evidente la necesidad de contar con un proceso que apoyara en la reducción de los altos costos y en la eliminación de actividades que no generaban valor agregado a las empresas, partiendo de la base de que la información es el cimiento para optimizar las operaciones de negocio. Esta necesidad llevó a la creación del Comité de Trabajo de Alineación de Información, mismo que construyó un caso de negocio que eventualmente, en el año 2000, se convertiría en el desarrollo de la primera versión de Cat@lógalo, logrando la creación de un repositorio de datos que almacenara de forma estandarizada y ordenada la información de productos comerciales a modo de que ésta pudiera ser intercambiada entre clientes y proveedores. El modelo de negocio consiste en la carga de información por parte de los proveedores al Cat@lógalo, a través de Internet, con la finalidad de que sus socios comerciales puedan acceder a la misma base de datos directamente por Internet. Para ello, las empresas asociadas son invitadas a participar en el Programa Integral de Capacitación que AMECE ofrece sin costo alguno. Es recomendable que el personal involucrado directa o indirectamente en los procesos de Alineación se integren en el mismo, garantizando y asegurando consistencia y seguimiento desde el principio. La arquitectura del Cat@lógalo consiste fundamentalmente en ciertas operaciones en forma de fólderes, que permiten administrar de manera integral la información de la empresa y la de interés para los miembros de toda la comunidad Cat@lógalo: 4 A menos que se trate de distribuidores. 12

13 Administración: permite llevar el control de todos los usuarios del miembros de la empresa, desde la creación, modificación o reasignación de estos, hasta su eliminación de la base de datos. De igual forma se designan los usuarios que serán contactos ante la comunidad de empresas integradas. A través de la asignación vertical y del otorgamiento de privilegios específicos para cada uno de los usuarios se garantiza el control de los mismos. Clasificaciones: permite crear familias de productos por parte del proveedor, independientes a las propias de AMECE, facilitando una mejor administración de los productos de la empresa. Productos favoritos: permite generar carpetas de artículos preferenciales, tanto para los proveedores como para los compradores. Consultas: permite revisar la información de cualquier producto en Cat@lógalo (con excepción de los productos con exclusividad), a través de búsquedas simples o detalladas, tales como GTIN 5 del producto, fechas, nombre genérico, marca, etc. Es posible la descarga de la información del Cat@lógalo a los sistemas de los usuarios, herramienta que permite dar mayor utilidad a la información en las empresas. Productos: a través de esta función se lleva a cabo la administración de todos los productos de la empresa, desde el alta de los mismos, baja, modificaciones, hasta la carga de productos en lote. Las empresas cuentan con una herramienta que les permite cargar información de varios productos al mismo tiempo. A través de este medio denominado Fast Cat@lógalo, se vacía la información de productos en lote, a una plantilla de Excel para posteriormente cargarla a Internet y que pueda estar en línea. El proceso seguido por las empresas para la realización de esta función es el siguiente: 1. Ingresar a la página de Internet de AMECE Habilitar con el mouse el ícono de Cat@lógalo, con el fin de abrir el micro sitio de la herramienta. 3. Seleccionar la opción Guías / Manuales de apoyo para las empresas. Una vez en esta opción seleccionar Fast Cat@lógalo, con lo cual se descarga la plantilla de Excel. 4. Vaciar la información de los productos de acuerdo a la estructura del Fast, misma que relaciona cada atributo o campo a llenar con una etiqueta determinada. 5. Una vez hecho esto, es necesario correr la macro de Excel, para lo cual se habilita con el mouse el ícono Fast Cat@lógalo que se encuentra en la primera celda del libro. El sistema pedirá guardar el archivo con extensión txt, el cual se ubicará en los sistemas de la empresa. Con este procedimiento se generan dos archivos, uno de texto y su contraparte comprimido. 6. Entrar al Cat@lógalo, con las claves del usuario y acceder a la función de productos. 7. Dar clic en la operación de Mantenimiento de productos en lote, misma que abrirá una barra de búsqueda. 8. Lo que el usuario tendrá que hacer es obtener el archivo comprimido que generó y mandarlo vía Internet. 9. Una vez hecho esto, el Cat@lógalo procesará la información en cuatro posibles horarios durante el mismo día. 5 Número Global de Artículo Comercial, por sus siglas en inglés Global Trade Item Number. 6 Consultar: 13

14 10. Cuando la información ha sido procesada, se enviará un mail con remitente al usuario que realizó la operación de carga, en el cual se indican los GTIN s de los productos aceptados, así como aquellos que no lo fueron, precisando las etiquetas de los campos en los que se presentaron errores. 11. El usuario finalmente tendrá que hacer las correcciones únicamente de aquellos productos que no fueron procesados satisfactoriamente. De esta forma RAYOVAC destaca dentro de la comunidad de empresas integradas en este proyecto, siendo de las primeras en contar con el 100 por ciento de sus productos visibles en Cat@lógalo, de lo que se deduce que la empresa tenderá a un crecimiento sustancial en los negocios electrónicos, lo cual le permitirá una mejor relación con sus socios comerciales y elevar el nivel de servicio ofrecido a cada uno de ellos. El proceso tuvo éxito sobretodo a factores como: Identificación única y diferenciada de artículos comerciales. Compromiso y apoyo por parte de alta dirección, asignando recursos humanos y financieros. Selección de un líder de proyecto. Coordinación interna en RAYOVAC para el registro de productos. Trabajo simultáneo con AMECE a lo largo de todo el proceso. Generación de modelos de negocio específicos con cada socio comercial. Mejora continua como cultura organizacional en RAYOVAC. Aprovechamiento de la cuota anual dada a AMECE, a través del uso de los Servicios de la Asociación. Calidad total en todo el proceso de implementación, evitando segundas comprobaciones. Reconocimiento de las ventajas competitivas por la implementación de estándares con AMECE, reflejado en un incremento de las ventas y por lo tanto en utilidades para RAYOVAC. Catalogación inmediata de cualquier producto nuevo, adelantándose a cualquier requerimiento por sus clientes de negocio. Con esto se hace evidente que una verdadera coordinación interna y con cada socio comercial, representa un sin fin de oportunidades en el mercado, apoyadas en estándares internacionales. 14