Informe de Auditoría TI de febrero de 1998

Transcripción

1 Informe de Auditoría TI de febrero de 1998 AUTORIDAD DE TELEFONOS DE PUERTO RICO PUERTO RICO TELEPHONE COMPANY OFICINA DE SISTEMAS DE INFORMACION (Unidad 5170) Período auditado : 1 de enero de 1988 al 30 de noviembre de 1995

2 CONTTENIDO Pá ina Responsabilidad de la gerencia Información sobre la unidad auditada Período cubierto y normas aplicables Opinión Clasificación y contenido de los hallazgos Otro anejo Recomendaciones Cartas a la gerencia Comentarios de la gerencia Reconocimiento Anejo 1 - Hallazgos : 1 - Desviaciones a las normas aplicables a la concesión de "car allowance Reglamentación inadecuada para regir la concesión de "car allowance" a ejecutivos Anejo 2 - Miembros de la Junta de Gobierno y funcionarios principales que actuaron durante el período auditado

3 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico 10 de febrero de 1998 Al Gobernador y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes : Realizamos una au.ditoría de las operaciones de la Oficina de Sistemas de Información (OSI) de la Autoridad de Teléfonos de Puerto Rico (Autoridad) para determinar si los pagos para el rembolso a ejecutivos por el uso de vehículo personal en asuntos oficiales se hicieron de acuerdo con la reglamentación aplicable y si el sistema de control interno establecido para el manejo y procesamiento de dichos pagos era adecuado. La misma se efectuó a base de la facultad que se nos confiere en la Sección 22 del Artículo 111 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. Determinamos emitir varios informes de dicha auditoría'. Este sexto informe contiene los hallazgos relacionados con el examen de los desembolsos y los controles en los sistemas computadorizados para el pago a ejecutivos por el uso de vehículo personal en asuntos oficiales ("car allowance"). RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA Establecer y mantener un sistema de control interno adecuado es una responsabilidad ineludible de la gerencia en toda unidad de Gobierno. Los objetivos básicos de los controles de contabilidad en los sistemas de información computadorizados comprenden el plan de organización y los procedimientos relacionados con 'El Informe de Auditoría CPED-95-7 del 30 de junio de 1995 cubrió nuestro examen de la Aplicación de Inventarios (Sistema de Inventario "Cullinet') y las operaciones del Centro de Compras y Distribución de la Puerto Rico Telephone Company (PRTC). El Informe de Auditoría CPED-95-9 del 30 de junio de 1995 cubrió nuestro examen del Sistema de Administración y Control de la Flota de Vehículos y el Sistema de Inventario de Piezas y de las operaciones del Centro del Departamento de Transportación de la PRTC. El Informe de Auditoría CPED-96-3 dei 31 de mayo de 1996 cubrió nuestro examen del Sistema de Nómina y los controles sobre las microcomputadoras y las redes de comunicación. El Informe de Auditoría CPED del 30 de junio de 1996 cubrió nuestro examen de las operaciones de la Vicepresidencia de Servicios Celulares y "Beepers" de la PRTC. El Informe de Auditoría TI-98-2 del 17 de diciembre de 1997 cubrió nuestro examen de la adquisición e implantación del Sistema "Network Management Control Center".

4 la protección de los activos y la integridad de los registros financieros. El costo para mantener un sistema de control interno no debe exceder los beneficios que se deriven del mismo. La evaluación de estos factores requiere del. buen juicio de la gerencia. INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA La Autoridad se creó por virtud de la Ley Núm. 25 del 6 de mayo de 1974 (Ley Núm. 25) como una corporación pública e. instrumental dad del Estado Libre Asociado de Puerto Rico para adquirir, operar y expandir las facilidades de comunicaciones en Puerto Rico. El 24 de julio de 1974 la Autoridad adquirió de All America Cables and Radio, Inc., subsidiaria de International Telephone and Telegraph Corporation, todas las acciones comunes emitidas y en circulación de la Puerto Rico Telephone Company (PRTC). Actualmente la PRTC opera como una subsidiaria de la Autoridad. En el Artículo 5 de la LeyNúm. 25 se dispone que la Junta de Gobierno de la Autoridad (Junta de Gobierno) estará constituida por siete miembros. De éstos, cinco son nombrados por el Gobernador y dos que representarán el interés de los consumidores los cuales son seleccionados mediante consulta a los abonados. Se dispone, además, que dichos miembros también compondrán la Junta de Directores de la PRTC. Las funciones ejecutivas de la Autoridad las ejerce el Director Ejecutivo nombrado por la Junta de Gobierno mencionada. Este, a su vez, actúa como Presidente de la PRTC. El Departamento de Transportación (Departamento) es responsable de la administración y control de la flota de vehículos de la Autoridad. La Sección de EDP del Departamento preinterviene los pagos relacionados con los boletos de gasolina, mantenimiento y reparaciones de la flota de vehículos de l.a Autoridad. Los pagos por "car allowance" se efectuaban mediante el uso del Sistema Cullinet que se procesaba en la OSI de la Autoridad.

5 A la fecha de la auditoría la OSI tenía en operaciones dos computadoras, una marca IBM, modelo y otra marca "Tandem Cyclone" con sus equipos periferales correpondientes. En dichos equipos se procesaban 30 aplicaciones ; entre otras, el Sistema Cullinet mediante el cual se procesaban los pagos por "car allowance". Además, la Sección de EDP del Departamento tenía una computadora marca Texas Instrument, Modelo 990, y su equipo periferal correspondiente. En este equipo se procesaba el Sistema de Administración y Control de la Flota de Vehículos de Motory el Sistema de Inventario de Piezas. La Sección de EDP estaba adscrita a la División de Centro de Control del Departamento. PERIODO CUBIERTO Y NORMAS APLICABLES La auditoría cubrió del 1 de enero de 1988 al 30 de noviembre de El examen se realizó de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor en lo que concierne a los centros de procesamiento electrónico de datos. Efectuamos las pruebas que consideramos necesarias de acuerdo con las circunstancias. OPINION Las pruebas efectuadas demostraron que los desembolsos por "car allowance" de la Autoridad se realizaron sustancialmente conforme a la reglamentación aplicable y que el sistema de control interno establecido para el manejo y procesamiento de los datos era adecuado, excepto por dos hallazgos clasificados como secundarios sobre pagos indebidos por $16,500 y algunas fallas de control. Nuestro examen de los controles internos no necesariamente reveló todas las fallas existentes. En el Anejo 1 se comentan detalladamente los hallazgos clasificados secundarios enumerados 1 y 2.

6 CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS Los hallazgos de nuestros informes de auditoria se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen serias violaciones de ley y de los reglamentos aplicables. Los mismos pueden consistir en irregularidades y errores graves o materiales determinados con motivo de las siguientes situaciones, entre otras : falsas representaciones, malversación de activos, aplicación incorrecta de principios de contabilidad y de disposiciones legales relevantes, fallas matemáticas, o por hechos mal interpretados. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves. En la Sección anterior se ofrece información sobre la clasificación de los hallazgos de este informe. Los hallazgos del Anejo 1 de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme con las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes : 1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios. 2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor. 3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio. 4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación. Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados. Cuando ello lo amerita, se incluye al final delhallazgo información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados.

7 OTRO ANEJO El Anejo 2 contiene una relación de los miembros de la Junta de Gobierno y de los funcionarios principales de la Autoridad que actuaron durante el período auditado. RECOMENDACIONES A la Directora Ejecutiva de la Autoridad de Teléfonos y Presidenta de la PRTC l. En relación con el Hallazgo 1, asegurarse de que el Vicepresidente de Finanzas y Contralor: (a) Recobre los $16,500 pagados indebidamente. (b) Determine si posterior al 1 de enero de 1994 se efectuaron pagos indebidos adicionales y realizar el recobro de los fondos. (c) Ver que el Director del Departamento de Transportación requiera la preparación de las formas T mensualmente, como requisito para efectuar el pago por "car allowance". Además, establezca controles para garantizar la conservación, la clasificación y el archivo de las mismas. (d) Establecer procedimientos de control mediante el uso del sistema computadorizado para identificar ejecutivos que se benefician del "car allowance" indebidamente, de manera que se efectúen los ajustes correspondientes antes de realizar los pagos y que no se repitan situaciones como las señaladas. 2.En relación con el Hallazgo 2, enmendar la norma que rige los pagos de "car allowance" para que se incluyan : (a) Disposiciones que corrijan las deficiencias de control interno señaladas. (b) Procedimientos para realizar los ajustes que correspondan al pago de "car allowance" cuando se determine que el ejecutivo utilizó un vehículo oficial.

8 CARTAS A LA GERENCIA El borrador de este informe fue sometido a la Directora Ejecutiva de la Autoridad de Teléfonos de Puerto Rico, Srta. Carmen Ana Culpeper, para comentarios. COMENTARIOS DE LA GERENCIA LaDirectora Ejecutiva sometió por carta del 25 dejunio de 1997 (carta de la Directora Ejecutiva) sus comentarios sobre las situaciones que le informamos. En los hallazgos se incluye parte de sus observaciones. RECONOCIMIENTO Expresamos nuestro agradecimiento a los empleados de la Autoridad y del Departamento de Transportación de la PRTC por la cooperación que nos prestaron durante nuestra auditoría.

9 AUTORIDAD DE TELEFONOS DE PUERTO RICO Anejo 1 PUERTO RICO TELEPHONE COMPANY OFICINA DE SISTEMAS DE INFORMACION Hallazgos Hallazgo 1 - Desviaciones a las normas aplicables a la concesión de "car allowance" En la Práctica FI-010, "Reembolsos a Ejecutivos por el Uso de Vehículo Personal en Asuntos Oficiales" del 1 de junio de 1986, según enmendada, (Práctica FI-010) se establece que la PRTC pagará una cantidad fija que fluctúa entre $250 y $525 mensuales a los ejecutivos a quienes se requiere utilizar su automóvil privado en gestiones oficiales ("car allowance"). La cantidad a pagar depende de la clasificación del puesto que ocupa el ejecutivo. Para acogerse a dicha compensación cada ejecutivo debe someteraldepartamento de Administración y Controles Financieros una "Solicitud de Reembolso aejecutivos por el Uso de Vehículo Personal en Asuntos Oficiales" y una copia de lapóliza de seguro de automóvil endosada afavor de laprtc. Los ejecutivos deben someter estos documentos anualmente o cuando renuevan la póliza de seguro requerida, lo que ocurra primero. Unavez se sometan estos documentos, la información relacionada con el ejecutivo se registra en el Sistema de Cuentas por Pagar ("Cullinet Applications Software"). Este Sistema produce automáticamente los reembolsos correspondientes mensualmente. Por medios computadorizados, comparamos la información de dicho Sistema con la del archivo "Vehicle History" del Sistema de Administración y Control de la Flota del 1 de enero de 1988 al 31 de diciembre de Nuestro examen reveló lo siguiente : a. No se requería a los ejecutivos que sometieran mensualmente la Forma T-88-04, "Certificación Mensual de Uso de Automóvil Personal". Los pagos se efectuaban automáticamente una vez la información del ejecutivo se registraba en el Sistema de Cuentas por Pagar. 7

10 (Cont. Anejo 1 ) b. Del 1 de enero de 1988 al 31 de diciembre de 1993 seis ejecutivos recibieron pagos por uso de automóvil privado en asuntos oficiales "cara] lowance", a pesar de que utilizaron los vehículos oficiales de la PRTC para su transportación. En la Práctica FI-010 se requiere que los empleados del nivel ejecutivo radiquen en el Departamento de Transportación de la PRTC la Forma T-88-04, "Certificación Mensual de Uso de Vehículo Personal". En este documento el ejecutivo debe certificar que su automóvil personal estuvo disponible para gestiones oficiales durante el mes para el cual se prepara. Además, establece que si etejecutivo utiliza un automóvil oficial de la PRTC, el Departamento de Administración y Controles Financieros descontará de su reembolso la porción correspondiente a los días en que utilizó dicho automóvil oficial. No requerir que se sometiera la Forma T mensualmente ocasionó que la Autoridad quedara desprovista de información necesaria para verificar la corrección de los pagos por "car allowance". Esto, a su vez, resultó en pagos indebidos por $16,500. Las situaciones señaladas obedecen principalmente a lo siguiente : a. El entonces Director Ejecutivo de la Autoridad y Presidente de la PRTC no veló por el cumplimiento de los procedimientos de control para evitar efectuar pagos de "car allowance" a ejecutivos que hayan utilizado vehículos oficiales. b. La Junta de Gobierno de laautoridad mediante Resolución otorgó beneficios en el caso de uno de los ejecutivos, que no eran cónsonos con la Práctica FI-010, "Reembolso a Ejecutivos por el Uso de Vehículo Personal en Asuntos Oficiales". c. El Departamento de Administración y Controles Financieros no hacía las verificaciones correspondientes para determinar si el pago procedía en su totalidad o había que efectuar algún ajuste. d. No se efectuaban auditorías para verificar las correcciones del pago de estos beneficios. En la carta de la Directora Ejecutiva ésta informó que : 8

11 (Cont. Anejo 1 ) - La práctica revisada y emitida el 30 de noviembre de 1995, responsabiliza al supervisor inmediato, directores o niveles superiores, de notificar inmediatamente al Departamento de Operaciones de Tesorería cuando el empleado haya dejado de usar su vehículo para realizar gestiones oficiales por más de 30 días. - La intención de la Gerencia es pagar a los ejecutivos por la disponibilidad del vehículo personal para gestiones oficiales, basados en laposición que ostenta el empleado y no en la frecuencia del uso del vehículo. Al someter los formularios "Solicitud de Reembolso por el Uso de Vehículo Personal en Asuntos Oficiales" y "Solicitud para Aprobación de Categoría" entienden que se está pasando juicio y aprobando l.a compensación por el uso del vehículo en gestiones oficiales, a la vez que se certifica la disponibilidad del vehículo personal. Por esta razón, no la consideran un área de riesgo para ser auditada. - El Departamento de Operaciones de Tesorería suspenderá la emisión de cheques a aquellos ejecutivos que hayan dejado de utilizar su vehículo para gestiones oficiales, por más de 30 días laborables según se establece en la práctica revisada. Véase la recomendación 1. Hallazgo 2 - Reglamentación inadecuada para regir la concesión de "car allowance" a ejecutivos a. La Práctica FI-010, según enmendada el 30 de noviembre de 1995, que regía la concesión de "car allowance" contenía, entre otras, las siguientes disposiciones : (1) Se efectuará un descuento de los pagos por dicho concepto por la cantidad equivalente a períodos de ausencias prolongadas en exceso de 30 días laborables. Consideramos que se debe descontar de los pagos la cantidad equivalente al periodo en que el funcionario no tuvo disponible su automóvil para uso oficial 0 utilizó un vehículo oficial.

12 (Cont. Aneio 1 ) (2) Requería que el supervisor inmediato del ejecutivo notificara al Departamento de Administración y Controles Financieros cuando algún ejecutivo dejara de usar suvehículo en asuntos oficiales por más de 30 días laborables. Consideramos que dicha notificación debe efectuarse inmediatamente que se tenga conocimiento de que algún ejecutivo dejó de usar su automóvil, para uso oficial o utilizó un vehículo oficial. b. Por otro lado, la práctica no contenía disposiciones específicas sobre el procedimiento a seguir para efectuar ajustes o descuentos a los pagos de "car allowance" cuando el ejecutivo utilizaba vehículos oficiales. Es norma de sana administración que los organismos del Gobierno tomen medidas para proteger adecuadamente los mejores intereses de la entidad. Además, deben establecer los mecanismos necesarios para asegurar el mejor uso de los recursos públicos y evitar incurrir en gastos innecesarios. La situación señalada impidió a la Autoridad ejercer un control adecuado sobre los pagos por dicho concepto, lo que dio lugar a que se efectuaran los pagos indebidos que se mencionan en el Hallazgo 1. Esto se atribuye principalmente a que en la Práctica FI-010 no se incluyeron las disposiciones necesarias para mantener un control administrativo adecuado sobre el pago por "car allowance". En la carta de la Directora Ejecutiva ésta informó que la práctica fue revisada y enmendada efectivo el 30 de noviembre de Indicó que en la nueva práctica se incluyen los controles necesarios para establecer una sana administración sobre los reembolsos de gastos en el uso del vehículo personal en asuntos oficiales. Véase la recomendación 2.

13 AUTORIDAD DE TELEFOIVOS DE PUERTO RICO Aneio 2 PUERTO RICO TELEPHONE COMPANY OFICINA DE SISTEMAS DE INFORMACION Miembros de la Junta de Gobierno y funcionarios principales que actuaron durante el período auditado Junta de Gobierno Período Nombre Cargo Desde Hasta Sr. David Chafey Castro Presidente 15 ene nov 95 Ing. Enrique Jiménez Mercado Vicepresidente 15 ene nov 95 Sra. Annie Astor de Carbonell Miembro 15 ene nov 95 Sr. Antonio Blanes Carreras Idem 15 ene nov 95 Sr. Damián O. Folch " 15 ene nov 95 Lcda. Blanca G. Trinidad Torres 15 ene nov 95 Sr. Juan R. Figueroa Laugier 15 ene nov 95 Funcionarios principales Lcdo. Agustín García Acevedo Presidente 15 ene nov 95 Ing. Ramón Arce Idem 1 nov die 92 Sr. Fabio García Matienzo may 89 1 sep 91 Sr. Pedro A. Galarza 1 ene may 89 Sr. Jorge R. Menéndez Vicepresidente Senior de 26 ene nov 95 Finanzas y Administración2 Sr. Baltasar De Jesús Vicepresidente Ejecutivo 29 nov dic 92 Ing. Ramón Arce Vicepresidente Ejecutivo 1 ene 88 1 nov 91 CPA Iván López Roura Vicepresidente Auxiliar y Director de Grupo de 17 may nov 95 Servicios Generales 2Este cargo sustituye la posición de Vicepresidente Ejecutivo.

14 (Cont. Anejo 2) Período Nombre Cargo Desde Hasta Sr. Germán Ortega Director de Grupo Interino 26 ene may 93 de Servicios Generales Sr. Alberto E. Morales Vicepresidente de Ingeniería 15 jun ene 93 de Redes, Suministros y Transportación Lcdo. Miguel A. Reyes Vicepresidente de Servicios 1 ene ene 92 Generales Ing. Jorge Robles Vicepresidente Auxiliar 1 ene oct 90 Servicios Generales Lcdo. Héctor M. Lugo Vicepresidente de Servicios 1 ene 88 1 nov 89 Generales Ing. José M. Carrasquillo Director, Departamento de 27 oct nov 95 Transportación Metro Isla Ing. Pedro Rubí Director, Departamento de 1 may oct 93 Transportación Sr. Félix Torres Director Senior de 1 may 89 1 may 92 Transportación Lcdo. Miguel A. Reyes Director de Transportación y 1 ene dic 89 Seguridad Sr. Jaime González Gerente del Centro de Control del Departamento 1 ene 88 3 feb 88 de Transportación Idém 1 ene dic 89 Idem 8 may nov 95 Sr. Eric Lalaite Supervisor de EDP del Departamento de 18 feb nov 95 Transportación Sra. Ana María Zarabozo Supervisora de EDP del Departamento de 1 ene feb 91 Transportación 12