Pasos básicos para la planificación y el seguimiento de un proyecto con MS Project

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1 Pass básics para la planificación y el seguimient de un pryect cn MS Prject Pass básics para la planificación y el seguimient de un pryect cn MS Prject Ls pass que se cmentan pueden servir de ayuda para realizar la planificación y el seguimient de un pryect cn el MS Prject cumpliend ls estándares aceptads de la metdlgía de gestión de pryects. 1.- Elabrar un plan 1.1 Definir un pryect Antes de elabrar un pryect, debe decidir en qué va a cnsistir exactamente, cuál será su alcance (ámbit: cmbinación de tds ls bjetivs y las tareas del pryect y el trabaj necesari para llevarls a cab.) y qué espera alcanzar cn el pryect. Cmenzar un pryect.- Durante la fase de planeación de ls pryects que se prlngan en el tiemp implican a un gran númer de persnas, es imprtante definir: 1. ls bjetivs, 2. ls supuests y 3. las limitacines del pryect. Las limitacines en un pryect sn factres que prbablemente cartarán las pcines de un jefe de pryect. Nrmalmente las tres limitacines principales sn: Prgramación (prgramación: medición del tiemp y secuencia de las tareas dentr de un pryect. Una prgramación se cmpne principalmente de tareas, dependencias entre tareas, duracines, delimitacines e infrmación del pryect en función del tiemp.), cm una fecha de finalización una fecha límite en un de ls hits (hit: punt de referencia que marca un event imprtante en un pryect y se utiliza para cntrlar el prgres del pryect. Tda tarea cn una duración cer se muestra autmáticamente cm hit. También puede marcar cualquier tra tarea de cualquier duración cm hit.) principales. Recurss (recurss: persnas, equipamient y material que se utilizan para cmpletar las tareas de un pryect.), cm un presupuest (presupuest: cst estimad de un pryect que se establece en Prject cn el plan previst.)predefinid. Ámbit (ámbit: cmbinación de tds ls bjetivs y las tareas del pryect y el trabaj necesari para llevarls a cab.), pr ejempl, el requisit de que se desarrllen tres mdels del prduct. Cmenzar a elabrar el plan de un pryect.- Tras la fase inicial de planeación, puede crear un archiv de pryect, especificar ls dats preliminares del pryect y adjuntar ls dcuments del plan al archiv. Para crear un plan de pryect, hay que intrducir ls tips siguientes de infrmación de manera que Prject pueda calcular la prgramación, csts y carga de trabaj de ls recurss: 1. Tareas 2. Duración 1

2 Pass básics para la planificación y el seguimient de un pryect cn MS Prject 3. Cstes 4. Recurss 5. Dependencias entre tareas Definir ls resultads del pryect.- Una vez determinads ls bjetivs del pryect, defina el prduct servicis que cumpla ess bjetivs. Ls resultads materiales que se deben entregar sn tangibles y verificables Planear las actividades del pryect Cuand haya definid en qué cnsiste el pryect y, para asegurarse de que el pryect tendrá resultads satisfactris, deberá analizar las principales actividades implicadas. Muchs pryects fracasan debid a que el jefe de pryect n cnsidera a tiemp el alcance del trabaj que implica la creación de un pryect. Definir fases y tareas.- Una vez que haya determinad el trabaj que implica el pryect, puede rganizarl en: 1. hits, 2. fases y 3. tareas, e integrarls en un plan de pryect. Una vez intrducidas las tareas en la lista de tareas, se rganizan y agregue una estructura al pryect aplicand esquemas. Ésts pueden utilizarse para mstrar u cultar tareas, bien para mstrar la relación entre ellas. Ls esquemas se aplican a las tareas que cmpartan características que vayan a cmpletarse en el mism interval tempral en una tarea de resumen (tarea de resumen: tarea que se cmpne de subtareas y que las resume. Se utiliza el esquema para crear tareas de resumen. Prject determina autmáticamente la infrmación de la tarea de resumen (pr ejempl, la duración y el cste) mediante la utilización de infrmación prcedente de las subtareas.). También puede utilizar las tareas de resumen para mstrar las fases principales y las secundarias del pryect. Las tareas de resumen muestran un resumen de ls dats de las subtareas (subtarea: es una tarea que frma parte de una tarea de resumen. La infrmación de la subtarea está cnslidada dentr de la tarea de resumen. Puede utilizar la función de esquema de Prject para designar subtareas) que sn las tareas agrupadas dentr de ellas. Se pueden sangrar las tareas tants niveles cm sea necesari para reflejar la rganización del pryect Mstrar la rganización del pryect.- Después de perfilar las tareas, puede mstrar asimism la estructura del pryect mediante códigs de estructura de descmpsición del trabaj (EDT) integrads persnalizads, mediante códigs de esquema. Ls códigs EDT (estructura de descmpsición del trabaj) EDT: Estructura detallada del trabaj, Estructura jerárquica que se utiliza para rganizar tareas de cara a generar infrmes de prgramacines y realizar un seguimient de ls csts. Cn Prject se puede representar la estructura detallada del trabaj mediante la utilización de identificadres de tareas mediante la asignación de códigs EDT persnalizads a cada tarea. Sn alfanumérics e identifican la ubicación exclusiva de cada tarea en la estructura de esquema del pryect. Pueden utilizarse para generar infrmes de la prgramación y llevar un seguimient de ls csts. Tips de códigs EDT Hay ds tips de códigs EDT en Prject: 1.- Númers de esquema Sn el tip más simple de códig EDT. Prject calcula ls númers de esquema de cada tarea basándse en la estructura de esquema de la lista de tareas. Ls númers de esquema sn númers que indican la psición exacta de una tarea en el esquema. Pr ejempl, 2

3 Pass básics para la planificación y el seguimient de un pryect cn MS Prject una tarea cn el númer de esquema 7.2 indica que se trata de la segunda subtarea baj la tarea de resumen de séptim nivel. Ls númers de esquema cnsisten únicamente en númers que n se pueden mdificar. N bstante, cambian autmáticamente al desplazar una tarea en la lista al aplicar sangrías quitar las sangrías de las tareas. Ls númers de esquema n deben cnfundirse cn ls códigs de esquema. Ls númers de esquema se calculan autmáticamente en Micrsft Prject y n pueden mdificarse. Ls códigs de esquema sn etiquetas persnalizadas que pueden definirse utilizand una cmbinación de númers y letras en mayúsculas y minúsculas. 2.- Códigs EDT persnalizads Puede definir una serie de códigs EDT persnalizads y mstrarls en el camp EDT. Cada nivel del códig EDT representa un nivel del esquema en la lista de tareas. A diferencia de ls númers de esquema, ls niveles del códig pueden representarse cm letras en mayúsculas minúsculas, númers caracteres (una cmbinación de númers y letras en mayúsculas y minúsculas), dependiend de l especificad para cada nivel en la máscara de códig al crear el códig EDT. Puede hacer que ls códigs EDT persnalizads se calculen autmáticamente para las nuevas tareas permitir códigs EDT duplicads para tareas diferentes. Duración estimada de las tareas.- Prject pdrá crear una prgramación realista, a menud basándse únicamente en las duracines de tareas y dependencias de tareas especificadas. Prgramar tareas de pryects.- Tras especificar las duracines de las tareas, llega el mment de indicar cóm se relacinan entre sí y cóm se vinculan cn fechas determinadas. Incluir más infrmación sbre las tareas Para aclarar, ampliar mejrar un pryect se pueden usar un varis métds para agregar infrmación a las tareas, ls recurss, las asignacines td el pryect. Agregar una nta En una nta se puede incluir infrmación, cm pr ejempl un text recrdatri, hipervínculs vínculs a archivs almacenads en tr lugar. Otra psibilidad es crear un víncul a un archiv desde una nta, para incluir una ft del recurs, adjuntar una presentación que describa un prces relacinad, bien tr tip de infrmación relacinada. Agregar un Hipervíncul Desde el archiv de pryect, es psible acceder a trs archivs del equip, la red la intranet (intranet: cualquier red que prprcine servicis similares a ls prprcinads pr Internet dentr de una rganización. La intranet de una rganización puede estar n cnectada a Internet y es psible que su infrmación se distribuya sól dentr de la cmpañía.) bien del Wrld Wide Web creand hipervínculs (parte de un text que se distingue pr el clr y que cntiene un víncul a tr archiv ubicación dentr de un archiv. Al hacer clic en el hipervíncul, un explradr de Web busca y muestra el dcument asciad al hipervíncul.). Tareas cn fases temprales (camps) A cntinuación se enumeran ls camps de tareas cn fases temprales. Una fase tempral: es infrmación sbre tareas, recurss asignacines distribuida en el transcurs del tiemp. Puede revisarse la infrmación de fase tempral en cualquier períd de tiemp dispnible en ls camps situads en el lad derech de las vistas Us de tareas y Us de recurss.). 3

4 Pass básics para la planificación y el seguimient de un pryect cn MS Prject Un camp es una ubicación en una hja, un frmulari un gráfic que cntiene un determinad tip de infrmación acerca de una tarea, un recurs una asignación. %VC (camps).- Ls camps %VC (prcentaje de variación de cst) muestran la relación entre la variación de cst (VC) y el cst presupuestad del trabaj realizad (CPTR), expresada cm un prcentaje. Indica la variación entre l que debería haber cstad y l que ha cstad realmente cnseguir el nivel de finalización actual hasta la fecha de estad la fecha actual. El %VC es el prcentaje de la variación de cst (VC) dividid pr el CPTR (cst presupuestad del trabaj realizad). Se calcula el %VC de una tarea de la siguiente manera: %VC = [ (CPTR - CRTR) / CPTR ] * 100 Cst Cst acumulad (camps) Cst fij (camps) Cst fij real (camp de tareas cn fases temprales) Cst previst (CP) Cst real (CR) CPTP Cste presupuestad del trabaj prgramad CPTR Cste presupuestad del trabaj realizad CRTR.- Cste Real del trabaj realizad IRC (camps).- Ls camp IRC (índice de rendimient de csts) muestran la relación entre ls csts presupuestads ( prevists) del trabaj realizad y ls csts reales de dich trabaj, hasta la fecha de estad del pryect la fecha actual. La versión de fase tempral de este camp muestra ls valres distribuids en el tiemp. IRP (camps).- El camp IRP (índice de rendimient de la prgramación) muestra la relación entre el cst presupuestad del trabaj realizad y el cst presupuestad del trabaj prgramad (CPTR/CPTP). El camp IRP se utiliza a menud para estimar la fecha de finalización del pryect. La versión de fase tempral de este camp muestra ls valres distribuids en el tiemp. Prcentaje (%) cmpletad Prcentaje (%) cmpletad acumulad (camp de tareas cn fases temprales) Prcentaje VP Sbreasignación Trabaj Trabaj acumulad Trabaj de hras extra Trabaj nrmal Trabaj previst Trabaj real Trabaj real de hras extra VC. - Variación del Cste Crear interrelacines entre pryects.- Mediante la creación de dependencias entre tareas de diferentes pryects, puede evaluar ls efects que cierts cambis actividades prducirán en trs pryects. 4

5 Pass básics para la planificación y el seguimient de un pryect cn MS Prject 1.3. Planificar y adquirir recurss En esta fase del prces de planificación del pryect, ya se ha identificad el alcance del pryect, cread la lista de tareas y estimad la duración de las mismas. Estimar las necesidades de ls recurss.- Ya se han identificad el alcance del pryect, la lista de tareas y estimad las duracines de las mismas. Puede usarse esta infrmación para realizar estimacines preliminares, identificar ls requisits e iniciar ls prcess de asignación de persnal y de adquisición para btener ls recurss necesaris. Crear el equip del pryect.- Una vez identificad, aprbad y adquirid tds ls recurss del pryect. Llega el mment de crear el equip integrand la infrmación sbre ls recurss en el plan del pryect. Cmpartir ls recurss cn trs pryects.- Es psible el us cmpartid de ls recurss en varis pryects dnde se van a utilizar ls misms materiales, persnas y equips. Asignar ls recurss a las tareas.- Una vez integrada la infrmación sbre ls recurss en el pryect, pdrá asignar ls recurss a las tareas específicas que ha definid para el pryect. Duración es la lngitud del períd labrable entre el cmienz y el fin de una tarea. Prject basa el cálcul de la duración de una tarea en la cantidad de trabaj y la cantidad de unidades de recurss que se le asignan. El períd labrable de una tarea se define mediante el calendari del pryect, el calendari del recurs, el calendari de tareas cualquier calendari persnalizad que se haya definid para el pryect. La duración de cada tarea viene determinada pr las unidades de recurss asignadas y el trabaj estimad (esfuerz del recurs) y se calcula mediante esta fórmula de prgramación: Duración = Trabaj Unidades de recurs. La fórmula de prgramación se calcula siempre en segund plan ajustand la prgramación del pryect según ls valres que asigne a ests tres elements. Duración = Trabaj Unidades de recurs. Trabaj indica la cantidad de esfuerz, medid en unidades de tiemp (cm hras días) que un recurs necesita para cmpletar la tarea. El trabaj ttal de una tarea cnstituye la suma de tdas esas unidades temprales, cn independencia del númer de recurss asignads a la tarea. Unidades de recurss indica la cantidad de tiemp dispnible de un recurs, según el calendari de recurs, que se va a emplear para trabajar en una tarea cncreta. Ls recurss sn las persnas, el equip ls demás materiales que se utilizan para realizar una tarea. En la prgramación de un pryect, el esfuerz del recurs se expresa cm unidades de asignación, en casines, sól cm unidades. 5

6 Pass básics para la planificación y el seguimient de un pryect cn MS Prject 1.4. Planear ls cstes del pryect Sin una clara cmprensión de dónde se generan ls cstes de un pryect, éste pdría venirse abaj rápidamente y vlverse ecnómicamente inviable. Ls cstes se cmpnen de tds ls recurss necesaris para sacar adelante un pryect, incluids ls recurss humans y el equipamient que realizan el trabaj y ls materiales que se cnsumen para llevarl a cab. Estimar ls cstes.- La estimación de cstes es el prces de desarrllar ls cstes aprximads de ls recurss y/ tareas necesaris para llevar a cab las actividades del pryect. Definir y cmpartir la infrmación de cstes.- Tras especificar ls cstes, pdrá guardarls cm presupuest antes de cmenzar a realizar el seguimient y administrar el plan. Quizás desee adjuntar asimism imprtantes ntas sbre las decisines presupuestarias, cmpartir la infrmación presupuestaria cn trs usuaris transferir la infrmación a trs frmats de archiv. Preparar la administración de cstes.- Tras determinar ls cstes, pdrá llevar a cab ls preparativs necesaris para realizar su seguimient y administración cn el fin de asegurar que el pryect n sbrepase el presupuest. Puede especificar una fecha de inici del añ fiscal, cntrlar las pcines de cálcul y determinar la fecha en que ls cstes deben ser pagaders Planear la calidad y ls riesgs La calidad es un aspect básic que afecta directamente a ls clientes usuaris. Sin un plan de administración de riesgs, el pryect puede sufrir prblemas inesperads. Planear la calidad.- Antes de cmenzar un pryect, debe identificar ls estándares de calidad necesaris para alcanzar ls bjetivs del pryect. Identificar y planear ls riesgs.- Planear, identificar y reducir ls riesgs varias veces a l larg de un pryect puede ayudar a respetar la prgramación y el presupuest Planear la cmunicación y la seguridad La cmunicación y la seguridad sn aspects fundamentales que se deben tener en cuenta a la hra de crear un grup que clabre adecuadamente. Definir métds para cmunicar la infrmación del pryect.- Defina un métd para cmunicarse cn el grup del pryect y mantener el pryect actualizad. Prteger la infrmación del pryect.- Prject y Prject Server cuentan cn funcines de seguridad básicas para ayudar a impedir el acces n autrizad a la infrmación del pryect. 6

7 Pass básics para la planificación y el seguimient de un pryect cn MS Prject 1.7. Optimizar un plan de pryect Cuand el pryect haya cmenzad, puede que sea necesari revisar el desarrll del mism y ajustar las tareas, ls recurss ls cstes. Optimizar el plan del pryect para cumplir cn la fecha de finalización.- Una vez elabrad el plan del pryect, puede revisarl y ajustarl para asegurarse de que se cumplirá cn la fecha de finalización prgramada. Optimizar el plan del pryect para ls recurss.- Una vez elabrad el plan del pryect, revise la asignación de ls recurss para ptimizar sus cargas de trabaj. Optimizar el plan del pryect para cumplir cn el presupuest.- Revise ls cstes planeads en el plan de pryect elabrad para garantizar que se ajusten al presupuest Distribuir un plan de pryect Mantenga infrmads a ls participantes e integrantes del grup prprcinándles acces a las vistas y ls infrmes impress en pantalla. Distribuir infrmación sbre el pryect en frmat impres.- Cuand haya prgramad el pryect, quizás desee distribuir cpias impresas de la infrmación más actualizada del pryect a ls participantes integrantes del grup. Distribuir infrmación sbre el pryect en línea.- También puede distribuir en línea la infrmación más actualizada del pryect a ls participantes e integrantes del grup. 2. Cntrlar y administrar un pryect 2.1. Realizar un seguimient del prgres Seleccine ls elements de ls que desee realizar un seguimient, elija el métd de seguimient y, a cntinuación, cmience a supervisar el prgres del pryect. Cnfigurar un pryect para su seguimient.- Aunque el seguimient cn Prject es sencill de realizar, hay varis pass que debe seguir antes de cmenzar a supervisar el prgres del pryect. Registrar el prgres y respnder a las actualizacines.- Una vez seleccinads ls elements y el métd de seguimient, puede cmenzar a supervisar dichs elements Administrar una prgramación Para administrar un pryect, identifique ls prblemas, ajuste la prgramación e infrme del prgres a ls participantes e integrantes del grup. 7

8 Pass básics para la planificación y el seguimient de un pryect cn MS Prject Identificar ls prblemas de prgramación.- A medida que cntrla el prgres de las tareas, puede revisar la prgramación para identificar prblemas psibles prblemas en la prgramación de las tareas. Vlver a pner las tareas, las fases el pryect en las fechas previstas.- Si identifica prblemas en la prgramación, puede utilizar diversas estrategias para administrar la prgramación del pryect. Distribuir la infrmación del pryect en frmat impres.- Si ha cambiad tareas, recurss asignacines, puede distribuir cpias impresas de la infrmación más actualizada del pryect a ls participantes integrantes del grup. Distribuir la infrmación del pryect en línea.- Si ha cambiad tareas, recurss, asignacines, también puede distribuir versines en línea de la infrmación más actualizada del pryect a ls participantes integrantes del grup. 2.3 Administrar ls recurss Administre ls recurss cntrland su prgres, identifique y resuelva ls prblemas de asignación, administre ls recurss cmpartids e infrme del prgres del pryect a ls participantes e integrantes del grup. Realizar un seguimient del prgres de ls recurss.- La frma más efectiva de medir el prgres del trabaj de ls recurss en un pryect cnsiste en equilibrar la carga de trabaj de ésts y cntrlar el prgres de las tareas. Identificar ls prblemas de asignación de ls recurss.- Al revisar la infrmación sbre ls recurss cm las asignacines, sbreasignacines infraasignacines, ls cstes y las varianzas entre el trabaj planead y el trabaj real, se puede cmprbar si ls recurss están asignads de frma óptima a las tareas para btener ls resultads deseads. Reslver ls prblemas de asignación de ls recurss.- Para btener el mejr rendimient y ls mejres resultads de ls recurss, deberá administrar su carga de trabaj cn el fin de reslver las sbreasignacines e infraasignacines de ls misms. Administrar ls recurss cmpartids.- Después de definir el us cmpartid de ls recurss entre ls pryects mediante un fnd de recurss, actualice y revise la infrmación sbre ls recurss cmpartids. Distribuir la infrmación sbre el pryect en frmat impres.- A medida que ls recurss finalicen tareas del pryect, pdrá distribuir cpias impresas de la infrmación más actualizada del pryect a ls participantes integrantes del grup. Distribuir la infrmación sbre el pryect en línea.- A medida que prgresa el trabaj de ls recurss, también puede distribuir a ls participantes e integrantes del grup versines en línea de la infrmación mas actualizada sbre el pryect. 8

9 Pass básics para la planificación y el seguimient de un pryect cn MS Prject 2.4. Administrar ls cstes La administración de cstes cnsiste en mantener ésts dentr del presupuest. Se cmpnen de tds ls recurss necesaris para sacar adelante un pryect, incluids ls recurss humans y el equipamient que realizan el trabaj, y ls materiales que se cnsumen para llevarl a cab. Identificar ls prblemas de cstes.- Identifique ls prblemas de cstes revisand ls cstes ttales y las varianzas que se prducen a l larg del pryect. De este md, pdrá realizar ajustes si sn necesaris. Mantener ls cstes de acuerd al presupuest.- Para mantener ls cstes dentr del presupuest, deberá revisar las varianzas de cstes que se prducen a l larg del pryect. De este md, pdrá realizar ls ajustes necesaris Administrar el alcance El alcance de un pryect cnsiste en ls prducts servicis que se deben prprcinar y el trabaj requerid. A medida que avanza el pryect, es psible que alguns cmpnentes del prduct servici necesiten ajustes deban ser eliminads. Respnder a ls cambis en el alcance.- Una vez cmenzad el pryect, es psible que sea necesari incrementar recrtar el alcance para ajustarse al presupuest a la prgramación. Distribuir la infrmación sbre el pryect en frmat impres.- Si cambia el alcance del pryect y ha cambiad tareas, recurss asignacines, quizá desee distribuir cpias impresas de la infrmación de pryect más actualizada. Distribuir la infrmación sbre el pryect en línea.- También puede distribuir versines en línea de la infrmación más actualizada del pryect Administrar ls riesgs Identifique ls psibles punts cnflictivs anticipand ls riesgs y respndiend a ls events de riesg, e infrme del prgres del pryect a ls participantes e integrantes del grup. Identificar ls nuevs riesgs.- Una vez cmenzad el pryect, es psible que events difíciles de anticipar creen nuevs riesgs que deberán administrarse. Respnder a ls events de riesg.- Si identifica nuevs riesgs durante el pryect, tendrá que respnder a ells. Distribuir la infrmación sbre el pryect en frmat impres.- Si ha cambiad tareas, recurss asignacines cm respuesta a ls riesgs, quizás desee distribuir cpias impresas de la infrmación más actualizada del pryect a ls participantes integrantes del grup. Distribuir la infrmación sbre el pryect en línea.- En lugar de distribuir cpias impresas, puede facilitar en línea la infrmación más actualizada del pryect a ls participantes e integrantes del pryect. 9

10 Pass básics para la planificación y el seguimient de un pryect cn MS Prject 2.7. Infrmar del estad del pryect Mantenga infrmads a ls participantes e integrantes del grup prprcinándles acces a vistas e infrmes impress en línea. Infrmar del estad del pryect en frmat impres.- Puede distribuir a ls participantes integrantes del grup cpias impresas de la infrmación acerca del estad del pryect. Infrmar en línea del estad del pryect.- También puede facilitar esta infrmación en línea a ls participantes e integrantes del grup, ya sea de frma periódica según sea necesari. 3. Cerrar un pryect 3.1. Revisar la infrmación final del pryect Cuand el pryect finaliza, es un buen mment para celebrar una reunión cn ls participantes e integrantes del equip, analizar l que ha id bien y l que n, y elabrar infrmes y vistas finales, ya sea impress en línea. Revisar la infrmación final del pryect.- El final de un pryect es una prtunidad para recabar y registrar la infrmación del pryect y cmpartirla cn ls participantes e integrantes del grup. Distribuir la infrmación sbre el pryect en línea.- Si ha cambiad tareas, recurss asignacines cm respuesta a ls riesgs, quizás desee distribuir en línea la infrmación más actualizada del pryect a ls participantes integrantes del grup. Distribuir la infrmación sbre el pryect en frmat impres.- En lugar de distribuir ls dats del pryect en línea, quizá desee distribuir cpias impresas de la infrmación de pryect más actualizada a ls participantes e integrantes del grup. 10

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