Gestión de Proyectos (Planificación)

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1 Gestión de Proyectos (Planificación) Definir el objetivo del proyecto Determinar las tareas. Concretar duración de las tareas Relacionar las tareas Asignar recursos a las tareas Fijar Holguras Localizar Camino Crítico Calcular coste total del proyecto UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 1

2 APERTURA Y ALMACENAMIENTO DE UN ARCHIVO DE PROYECTO 1. Pulse el botón de Inicio en la barra de tareas del PC. 2. Seleccione Programas. 3. Seleccione MS Project 4. Para abrir un archivo existente pulse Archivo -> Abrir. Y de la carpeta Prácticas Proyectos PAP seleccionar Reunión.mpp 5. Para que no se modifique el archivo original lo guardaremos con otro nombre. Pulse Archivo -> Guardar como... y ponerle el nombre Reunión de Accionistas. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 2

3 CAMBIO DE UNIDADES DE LA ESCALA TEMPORAL 6. Pulse el botón de Acercar en la barra de herramientas. La escala temporal principal cambia a días y la secundaria a incrementos de seis horas. 7. Pulse el botón de Alejar en la barra de herramientas. La escala temporal principal cambia a semanas y la secundaria en días. 8. Pulsando repetidamente Acercar o Alejar comprobamos las escalas existentes. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 3

4 CREACION DE UN ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA 9. Pulse el botón Archivo en la barra de menús. 10. Seleccione Configurar página. 11. Seleccione la ficha Encabezado. 12. En el cuadro inferior que muestra el texto "Número de Página" pulse la flecha vertical. 13. Seleccione Título del proyecto, y pulse Agregar. 14. Seleccione la ficha Pie. 15. En el área de alineación pulse Derecha. 16. En el cuadro inferior que muestra el texto "Número de Página" pulse la flecha vertical. 17. Seleccione Fecha, y pulse Agregar. 18. Pulse Aceptar para guardar los cambios efectuados. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 4

5 VISTA PRELIMINAR 19. Pulse el botón de Vista preliminar en la barra de herramientas. Se abrirá la ventana de vista preliminar mostrando cómo sería la copia impresa. 20. Situando el ratón sobre la página preliminar el puntero adopta la forma de lupa, y pulsando obtenemos una vista ampliada. 21. Pulse Cerrar. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 5

6 VISUALIZACION DE INFORMES 22. Pulse el botón VER de la barra de menús. 23. Seleccione Informes, aparece el cuadro de diálogo Informes. 24. Pulse dos veces en el cuadro de Asignaciones, aparece el cuadro de diálogo Informes de asignaciones. 25. Pulse dos veces en el cuadro de Tareas y recursos humanos, aparece su vista preliminar. 26. Pulse Cerrar. 27. Pulse dos veces en el cuadro de Costos, aparece el cuadro de diálogo Informes de costes. 28. Pulse dos veces en el cuadro de Flujo de caja, aparece su vista preliminar. 29. Pulse Cerrar. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 6

7 CREACION DE UNA NOTA DE TAREA 30. Seleccione la tarea 6, Buscar conferenciante. 31. Pulse el botón Notas de tareas en la barra de herramientas con lo que aparece el cuadro de diálogo información de la tarea. 32. Manteniendo seleccionada la ficha Notas, pulse el cuadro notas, e introduzca lo siguiente: El conferenciante invitado fue Alfredo Martínez. 33. Pulse Aceptar. Observe que en el campo indicador de la tarea 6 muestra un Indicador de nota. 34. Sitúe el puntero del ratón sobre el indicador de nota y aparecerá el texto de la nota 35. En la barra de herramientas, pulse el botón Guardar. 36. Pulse Cerrar. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 7

8 INTRODUCCION DE LA INFORMACIÓN DEL PROYECTO 37. Pulse Proyecto en la Barra de menús, y seleccione Información del proyecto..., con lo que aparecerá el cuadro de diálogo Información del proyecto Proyect Pulse flecha vertical de Fecha de comienzo, con lo que se despliega el Calendario de selección de fecha. 39. Seleccione 5 de Junio de 2001, como fecha de comienzo. 40. En la ventana Programar a partir de, seleccione Fecha de comienzo del Proyecto. 41. Pulse Aceptar, con lo que se cerrará el cuadro de diálogo Información del Proyecto. Aparecerá en pantalla la Vista del Diagrama de Gantt (Sin datos). UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 8

9 INTRODUCCION DE INFORMACION DE PROPIEDADES 42. Pulse Archivo en la barra de menús, y seleccione Propiedades, con lo que aparecerá el cuadro de diálogo de Propiedades de Proyect Seleccione la ficha Resumen. En el cuadro Título, introduzca Proyecto de oficinas centrales. 44. En el cuadro Asunto, introduzca Reubicación. 45. En el cuadro Autor, introduzca su nombre y el de su compañero de equipo. 46. Pulse Aceptar. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 9

10 GUARDAR EL PROYECTO 47. En la Barra de herramientas Pulse Guardar, con lo que el sistema mostrará el cuadro de dialogo Guardar Archivo. 48. Pulse el botón Buscar en favoritos, el cual se encuentra representado mediante una carpeta que contiene una estrella en el centro. Aparecerá un listado de las carpetas contenidas. 49. Pulse dos veces la carpeta Prácticas Project PAP, con lo que aparecerán los archivos contenidos en dicha carpeta. 50. En el cuadro Nombre de Archivo, donde dice Project1, introduzca Crear planificación. 51. Pulse Guardar. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 10

11 INTRODUCCION DE TAREAS Y DURACIONES 52. Pulse En el primer campo de la columna Nombre de tarea. 53. Escriba: Contratar arquitecto, y pulse el tabulador. Podrá comprobar que el programa ha asignado por omisión la duración de 1 día. 54. Modifique esa duración de 1 día a 2 días. Pulse Intro. 55. Introduzca de modo similar las siguientes tareas. Tarea Duración Contratar empresa de mudanzas 3 d Realizar los planos 1 s Levantar los tabiques 4 d Empaquetar objetos 2 d Pintar 4 d Mudanza terminada 0 d 56. Guarde el archivo sin una línea base. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 11

12 INSERCION DE TAREAS EN LA TABLA DE ENTRADA 57. Seleccione la Tarea 2, Contratar empresa de mudanzas, con el objeto de introducir una nueva tarea por encima de ella. 58. En la barra de menús, pulse insertar y seleccione Nueva tarea, con lo que se abrirá una línea en blanco. 59. Introduzca Localizar nueva ubicación, y pulse el tabulador. Asigne la duración 1 s. Pulse Intro. 60. Seleccione la Tarea 7, Pintar. 61. En la barra de menús, pulse insertar y seleccione Nueva tarea, con lo que se abrirá una nueva línea en blanco. 62. Introduzca Desmontar mobiliario, y pulse el tabulador. Asigne la duración 2 d. Pulse Intro. 63. Guarde el archivo sin una línea base. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 12

13 DESPLAZAMIENTOS DE TAREAS Se trata de situar la tarea 3, Contratar empresa de mudanzas, entre las tareas 4 y 5. Para ello: 64. Pulse el Número identificador de la tarea Arrastre el ratón sobre los números identificadores de tarea, hasta que aparezca una barra de color gris, horizontal, entre las tareas 4 y Libere el botón del ratón. Podrá observar cómo Contratar empresa de mudanzas ocupa una nueva posición en la lista. 67. Seleccione la Tarea 2, Contratar empresa de mudanzas, con el objeto de introducir una nueva tarea por encima de ella. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 13

14 ELIMINACION DE TAREAS Se trata de eliminar la tarea Empaquetar objetos. Para ello: 68. Seleccione la tarea 6. Empaquetar objetos 69. Pulse el menú Edición y seleccionar Eliminar tarea. 70. La tarea será eliminada y se volverá a numerar el listado de modo automático. 71. Guarde el archivo sin una línea base. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 14

15 INTRODUCCION DE UNA TAREA REPETITIVA Supongamos que el equipo de proyecto ha decido reunirse cada lunes, durante las próximas, para revisar el progreso del proyecto. Para ello: 72. En la columna Nombre de tarea, Pulse debajo de la tarea 9. Mudanza terminada. 73. En la barra de menús pulse Insertar y seleccione Tarea repetitiva, con lo que aparecerá el cuadro de diálogo Información de tarea repetitiva. 74. Escriba Reunión de proyecto en el cuadro Nombre. 75. Pulse el tabulador e introduzca 2 h. 76. En el área esto sucede, seleccione la opción semanal. 77. Pulse la casilla de verificación lu(1), del área semanalmente. 78. En el área Plazo, seleccione la opción repetir. Introduzca Pulse aceptar, y Guarde el archivo sin una línea base. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 15

16 INSERCIÓN DE UNA TAREA RESUMEN DEL PROYECTO Se trata de insertar la tarea Reubicación oficinas centrales, convirtiéndola en tarea de resumen. Para ello: 80. Abrimos el archivo ejemplo Esquema y lo guardamos como esquema de reubicación. 81. Pulse en el campo Nombre de la tarea 1, escribir propuesta. 82. En el menú Insertar, pulse nueva tarea. 83. Introduzca Reubicación oficinas centrales, y pulse Intro. 84. Seleccione todas las actividades, arrastrando el ratón sobre los números de identificación de tareas de 2 a En la barra de herramientas pulse Aplicar sangría. 86. Pulse CONTROL+INICIO. El cursor se desplaza a la primera tarea del proyecto. 87. Guarde el archivo sin una línea base. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 16

17 Continuación para la ESQUEMATIZACIÓN DE UN PROYECTO 88. Inserción de una tarea resumen. 89. Creación de tareas de resumen adicionales. 90. Ocultar y mostrar tareas. 91. Ocultar y mostrar todas las subtareas del esquema. 92. Representación y ocultación de los números de esquema. 93. Guarde el archivo sin una línea base. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 17

18 ESTABLECIMIENTO DEPENDENCIAS ENTRE TAREAS En este apartado, identificaremos las relaciones entre las tareas del proyecto. Para ello abriremos el archivo Vinculación y lo guardaremos como Dependencias de tarea, y a continuación realizaremos las siguientes operaciones: 94. Vinculación y desvinculación de tareas. 95. Cambio de dependencias entre tareas. 96. Especificaciones de tiempos de posposición y de adelanto. 97. Identificación del camino crítico. 98. Uso de formularios de tareas UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 18

19 GESTION DE LOS RECURSOS DEL PROYECTO Los recursos son las personas, lugares, maquinaria y elementos necesarios para realizar una tarea. La asignación de recursos a las tareas permite un mejor control del trabajo, el coste y el progreso del proyecto. Trabajaremos sobre el fichero Recurso, y lo guardaremos como Asignación de recursos, y a continuación realizaremos las siguientes operaciones: 99. Crear una lista de recursos Asignar recursos a tareas Introducir información detallada de recursos Asignar costos a recursos y tareas Asignar tasas variables de recursos y tablas de tasas de costo. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 19

20 UTILIZACION DE CALENDARIOS Durante la programación del proyecto es preciso fijar cuándo realizarán los distintos recursos las tareas asignadas. Para ello abriremos el archivo Fechas y lo guardaremos como Calendarios, y a continuación realizaremos las siguientes operaciones: 104. Cambiar el período laborable y no laborable en el calendario Estándar Cambiar el período laborable y no laborable en un calendario de recursos Crear nuevos calendarios base Asignar calendarios base distintos a los recursos. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 20

21 PROGRAMACION CON RECURSOS A medida que avanzamos en la planificación de un proyecto, se van realizando ajustes, con frecuencia la asignación de recursos las vamos cambiando dependiendo de las necesidades. Para ello abriremos el archivo Programa y lo guardaremos como Métodos de programación, y a continuación realizaremos las siguientes operaciones: 108. Cambiar la configuración del tipo de tarea para controlar cómo afectan los recursos a las asignaciones de tareas Aplicar un perfil de trabajo predeterminado para cambiar la distribución de valores del trabajo Personalizar el perfil de trabajo de una asignación de recursos. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 21

22 DIAGRAMAS PERT << Program Evaluation and review Techniques >> Técnicas de evaluación y revisión de programas. Abrir el archivo PERT y lo guardaremos como Diagrama PERT, y a continuación realizaremos las siguientes operaciones: 111. Ver el diagrama Añadir una tarea Cambiar el diseño y el formato Mostrar la vista Diagrama PERT de tareas. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 22

23 GESTIÓN DE LAS CARGAS DE TRABAJO DE RECURSOS Al asignar recursos a las tareas de un proyecto, pueden darse conflictos en los recursos. Un conflicto de recursos se produce cuando un recurso está programado para realizar más trabajo del que puede llevar a cabo en el periodo laborable disponible. Para ello abriremos el archivo Carga de trabajo y lo guardaremos como Resolución de sobreasignaciones, y a continuación realizaremos las siguientes operaciones: 115. Localizar sobreasignaciones de recursos Usar la redistribución automática para resolver sobreasignaciones Resolver de forma manual las sobreasignaciones. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 23

24 PROGRAMACION DE LAS DELIMITACIONES DE TAREAS En el transcurso de un proyecto, pueden aparecer situaciones en las que es necesario comenzar o terminar tareas en una fecha exacta o aproximada. Para ello abriremos el archivo Restricción y lo guardaremos como Restricciones de tarea, y a continuación realizaremos las siguientes operaciones: 118. Usar delimitaciones para establecer limitaciones de fechas para las tareas Establecer una línea de base de la programación del proyecto. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 24

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