El SUM al alcance del ratón.

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1 . Google CALENDAR Manuel Robles IES Virgen de las Nieves Granada

2 Introducción Este trabajo tiene la finalidad de orientar a los compañeros que pudieran estar interesados, en utilizar Google Calendar para reservar recursos en un centro que tenga implementado Google Apps Educación y viene a completar otro que realice en años anteriores denominado Sistema de Alertas y Comunicaciones. La creación de calendarios virtuales, en un entorno educativo fomenta el trabajo colaborativo dentro de los Equipos Educativos pues permite gestionar y planificar calendarios de un grupo de alumnos compartiéndolo con ellos, además permite un sistema complementario de comunicación y de alertas, en tiempo real vía SMS y correo electrónico, si fuera necesario y también va a permitir gestionar recursos en los centros si se tiene implementado Google Apps Educación, como ejemplo ilustrativo, nos va a permitir reservar el Salón de Usos Múltiples, en adelante le llamaremos SUM, con un golpe de ratón. Objetivos reales que se pretende alcanzar Entre los objetivos se intenta conseguir: Facilitar la gestión de los recursos compartidos de los centros al estar integrado Google Calendar con el correo electrónico corporativo. Planificación Trimestral de los recursos de los centros con la implicación de todo el profesorado. Los calendarios se pueden compartir con todo el centro o solo con determinados compañeros, con una total seguridad y privacidad. Inculcar el uso de dispositivos móviles que me van a permitir consultar y editar eventos, añadir nuevos y crear invitaciones, pudiendo incluso recibir notificaciones de calendario vía SMS. Tareas previas del profesorado u otros usuarios Para comenzar, accedemos al servicio Google Apps Educación para así poder acceder a los servicios asociados y particularmente a Google CALENDAR y lo hacemos en la siguiente dirección: En mi caso: Manuel Robles Fernández Página 2

3 También podemos entrar a en la que el usuario sería o directamente a través de cualquier otro producto de Google. Así, por ejemplo, para pasar desde Gmail hasta Google Calendar, hay que pulsar el enlace Calendar, que aparece en la zona superior izquierda de la pantalla. Cabe la posibilidad de que antes de acceder definitivamente a la cuenta de Calendar aparezca una pantalla para perfilar algunos detalles básicos para su funcionamiento, esto es, país, zona horaria e incluso teléfono; se complementa y ya estamos dispuestos para comenzar la edición de la aplicación. Si hay que destacar tres rasgos característicos de Calendar, serían, la facilidad de uso, la versatilidad que supone trabajar con varios calendarios simultáneamente y la posibilidad de compartir agendas. Google Calendar nos va a permitir crear un calendario o una agenda que va ser personal, compartida o incluso pública. También va a proporcionar un lugar donde anotar los eventos más importantes de un grupo de personas con el simple hecho de compartir un calendario. Pero fundamentalmente y en el caso que nos ocupa, Google Calendar nos va a permitir reservar recursos en nuestro centro de trabajo. Manuel Robles Fernández Página 3

4 Partimos de que conocemos el entorno de trabajo, es decir, los usuarios estamos familiarizados con las tareas que podemos realizar y cómo llevarlas a cabo. Para ello, en un par de sesiones se explica brevemente a los usuarios de Google Apps Educación, el uso básico de las herramientas y las posibilidades que brinda. Creamos SUM como recurso del Centro. El primer paso, es la creación del recurso que después podrán programar los usuarios (profesores, alumnos u otros usuarios) del dominio. No os preocupéis, la tarea de crear los recursos es misión de los administradores de Google Apps Educación. Para ello, el administrador inicia sesión en el panel de control del administración de Google Apps. La URL es dominio- principal, donde nombre- dominio- principal es el nombre del dominio que has utilizado para registrarte en Google Apps. Haz clic en Configuración y selecciona Calendario en la columna de la izquierda, vuelve a hacer clic en Recursos. Manuel Robles Fernández Página 4

5 Para crear un nuevo Recursos hacemos clic en Crear un nuevo recurso. Será entonces y sobre la ventana de configuración, donde daremos nombre al recurso, podremos hacer una descripción del mismo y definiremos los primeros detalles aunque se podrá editar posteriormente en cualquier momento. Si son muchos los recursos te recomiendo que sigas unas reglas para la asignación de nombres para que los usuarios puedan encontrar los recursos fácilmente. Hay que tener paciencia, pueden pasar hasta 24 horas para que el recurso creado por el administrador esté operativo. Hacer clic en guardar cambios. Añadir un recurso en otros calendarios Después de la creación del recurso por parte del administrador, lo primero que hay que hacer es añadirse dicho recurso en Otros calendarios para ver el grado de utilización. Para ello, accede a tu calendario con tu usuario. Haz clic en la flecha hacia abajo que se encuentra junto a Otros calendarios y selecciona Explorar calendarios interesantes. Manuel Robles Fernández Página 5

6 Haz clic en la pestaña Más. Haz clic en Recursos de <tu dominio>. Busca el recurso que quieras añadir y haz clic en Suscribirse. El recurso aparecerá en tu lista Otros calendarios, donde podrás ver los eventos programados por otros usuarios. Ten en cuenta que si sigues estos pasos como administrador, el recurso se añadirá a la lista Mis calendarios en vez de a la lista Otros calendarios. Manuel Robles Fernández Página 6

7 Creación de un evento haciendo uso de un recurso Para hacer anotaciones en el Calendar, hacemos clic sobre cualquier celda del calendario sobre el día y la franja horaria elegida, aparecerá un bocadillo como el de la figura, en el rellenaremos la casilla del evento y pulsaremos sobre Editar evento. Editando los detalles del evento podremos definir todos los campos del formulario, indicando descripción, fecha, temporalización, recordatorios, invitados al evento si pensáramos que fuera conveniente y un largo etcétera. Sería conveniente, definir la persona y el uso que se le va a dar, aunque el lugar lo dejamos en blanco. Cuando todo esté definido haremos clic sobre Salas, etc., como se muestra en la figura. Manuel Robles Fernández Página 7

8 Añadimos el recurso que deseamos utilizar, si el recurso que queremos utilizar no aparece en la lista es que ya hay alguien que en ese tramo horario lo está utilizando. Se generarán dos eventos uno en nuestro calendario personal y otro en el Recurso que queramos utilizar. Si el administrador del recurso, decidiera darle otro uso, por ejemplo, en la misma hora seleccionada, hubiera un claustro extraordinario, al suprimirlo, el sistema avisa por correo electrónico al usuario que el recurso ha sido cancelado. Práctica tu mismo: Accede a tu cuenta de Calendar con tu usuario en la dirección Crea una reunión de prueba o abre una que ya exista. A la derecha de la pestaña Detalles del evento, haz clic en Añadir: salas, etc. Asegúrate de que el nuevo recurso aparezca en la lista de recursos. Puedes desplazarte por la lista o empezar a escribir el nombre en el cuadro Filtro hasta encontrarlo. Puedes utilizar un asterisco (*) para obtener todos los recursos que cumplan un determinado criterio. Por ejemplo, escribe *Central para obtener todos los recursos que terminen en Central. Haz clic en Añadir junto al recurso en cuestión. Debería aparecer en el campo Lugar del evento. Cuando accedemos a la configuración del uso compartido del calendario, es uno quien decide con quien comparte el calendario y la información que cada uno decida que se vea. El hecho de compartir recursos con los usuarios del dominio no pone en peligro la confidencialidad del uso. Si el calendario de un usuario está configurado como privado de forma predeterminada, las reuniones que programe con un determinado recurso (p. ej., una sala de reuniones) no revelarán su asistencia al resto del dominio. Además, cualquier usuario puede configurar un evento como privado; basta con seleccionar la opción Privado en la página de detalles del evento. Es, en éste apartado donde puedo definir que el calendario sea público, privado, o compartir únicamente la información de libre/ocupado (ocultando los detalles). En esta página encontrarás más información sobre las opciones de uso compartido. Manuel Robles Fernández Página 8

9 Añádele un recurso a un evento Si tu administrador de Google Apps ha creado recursos de calendario (p. ej., salas de reuniones, proyectores u otros recursos de uso compartido) en tu organización, podrás añadir recursos a tus eventos siguiendo un procedimiento parecido al que utilizas para invitar a usuarios a los eventos. Para añadir un recurso a un evento: Abre el evento. A la derecha del evento, donde se añaden invitados, haz clic en el enlace Salas, etc. Busca el recurso en la lista o bien empieza a escribir su nombre en el cuadro de texto Filtrar sala hasta que se muestre en la lista. Haz clic en Añadir junto al recurso en cuestión. El recurso se añade a la sección Lugar en la pestaña Detalles del evento y a la lista de participantes en la pestaña Ver disponibilidad. Si quieres suprimir un recurso que acabas de añadir, localízalo en la lista y haz clic en Suprimir. Para suprimir un recurso que ya estaba reservado para el evento, desmarca la casilla Mostrar solo los disponibles para que aparezca en la lista de recursos. Puesto que el recurso ya se ha programado con anterioridad, no se considera disponible, excepto si, por ejemplo, cambias la hora de la reunión. Haz clic en Guardar. Notificaciones En: Configuración>Calendarios>Notificaciones En este lugar configuramos la manera en que queremos que se nos notifique el evento que hay programado en un calendario. Normalmente cualquier evento se notificará con los recordatorios que tenga programados por defecto, aunque particularmente a cualquier evento le podré añadir cuantos recordatorios quiera entrando dentro de los detalles del evento, como se explico anteriormente. Cuando se crea un calendario las notificaciones (recordatorios del evento) vienen sin configurar, hay 3 posibilidades; ventana emergente, correo electrónico o SMS y no nos queda más remedio que añadirlas de la manera que nos interese. Si queremos avisos mediante SMS, tenemos que asociar un móvil previamente a la cuenta de Gmail, siguiendo las indicaciones que se dan en el apartado siguiente, pues sino se hace así, dentro de las opciones de recordatorio no aparecerá como opción el SMS, eso si, sólo se puede configurarse un teléfono móvil por cuenta de correo. Además de establecer de una forma predeterminada el recordatorio de los eventos tambien si lo creemos conveniente podemos recibir notificaciones de otras informaciones realtivas a modificaciones de los eventos, cancelaciones de eventos o de aceptación de eventos, pensar que estas opciones pueden ser muy interesantes si otros miembros con los que se comparte el calendario pueden realizar cambios y administrar el uso compartido o realizar cambios en eventos. Manuel Robles Fernández Página 9

10 Configuración del móvil En: Configuración>Calendarios>Configuración para móviles Permite configurar el móvil y asociarlo a la cuenta de Gmail, para ello rellenaremos la casilla de numero de teléfono y pulsaremos sobre Enviar código de Verificación, posteriormente a esta acción recibiremos un SMS, con un código de verificación que no es mas que un número con el que los de Google, se aseguran que el teléfono es verdaderamente el que quieres utilizar para tal fin y que tenemos que introducir en la casilla correspondiente. Google Calendar te permite crear invitaciones para eventos especiales, enviarlas a amigos y realizar un seguimiento de las respuestas y comentarios de forma centralizada, cualquiera con una dirección de correo electrónico puede recibir invitaciones. Para invitar a alguien a un evento, simplemente sigue los pasos a continuación: 1. Haz clic en el evento (o crea un evento nuevo) y selecciona "editar detalles del evento". 2. En la sección "Invitados", haz clic en "Añadir invitados". 3. Introduce las direcciones de correo electrónico de los invitados, separadas por comas. 4. Selecciona el nivel adecuado de control que desees tener para tus invitados. 4. Haz clic en "Guardar". 5. Si deseas notificar el evento a tus invitados, haz clic en "Enviar"; de lo contrario, haz clic en "No enviar". Conclusión Manuel Robles Fernández Página 10

11 Para mi, lo mas importante del calendar siguen siendo las notificaciones por SMS, pues el móvil es una herramienta que hoy día sigue estando al alcance de todos, y después de una buena configuración, los SMS de los eventos llegan, aunque para mi ha sido un gran descubrimiento la posibilidad de compartir recursos de una forma ordenada mediante el Calendar, pues va a simplificar muchas tareas que se hacen en los centros educativos. Manuel Robles Fernández Página 11

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