PROGRAMA-2013 HABILIDADES DE REDACCIÓN DE INFORMES DE AUDITORÍA INTERNA Marketing de los resultados de la auditoría interna

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1 PROGRAMA-2013 HABILIDADES DE REDACCIÓN DE INFORMES DE AUDITORÍA INTERNA Marketing de los resultados de la auditoría interna I. JUSTIFICACIÓN En las circunstancias actuales, sigue siendo una realidad que los altos ejecutivos de las empresas o instituciones, no tienen un tiempo exclusivo para revisar letra a letra los resultados de las auditorías internas que se realizan en sus organizaciones, por lo que es valioso recibir un informe claro, concreto, breve y preciso, con información exacta y suficiente para tomar decisiones oportunas. En consecuencia, la correcta redacción del informe de auditoría interna, ofrece al Auditor Interno la oportunidad de presentar a los órganos de la administración, su contribución con el logro de los objetivos y el mejoramiento continuo. Asimismo, evidencia las competencias profesionales del Auditor Interno ante el Comité de Auditoría, la Alta Gerencia o la Junta Directiva. A fin de contribuir con en el fortalecimiento de estas competencias, se ofrece un programa integral de redacción, orientado a desarrollar las habilidades necesarias para redactar y presentar los informes de auditoría interna, de una manera creativa y dinámica. Este Programa se fundamenta en una secuencia metodológica ascendente del desarrollo de las habilidades de redacción, en correspondencia con el Marco Internacional para la Práctica Profesional (MIPP) emitido por The Institute of Internal Auditors (The IIA). O sea: el desarrollo de las habilidades lingüísticas de forma y estilo facilitan la redacción de los hallazgos; los hallazgos correctamente redactados contribuyen a una mejor redacción del informe; un informe bien elaborado ayuda a una presentación apropiada. Dicha secuencia se representa en la figura siguiente: El programa se basa en la premisa de que las habilidades de redacción de los informes de auditoría interna transitan paralelamente en dos vías: 1) El dominio de la especialidad de auditoría interna, 2) El dominio de la corrección lingüística, cualidad indispensable para demostrar las capacidades y el profesionalismo del Auditor Interno. El progreso de las habilidades profesionales se simboliza mediante la flecha ascendente. 3 4 Cómo realizar una presentación dinámica del informe? Cómo obtener un informe conciso, consistente, amigable y moderno? 1 Cómo aplicar la corrección lingüística y gramatical en la comunicación de los resultados de la auditoría interna? 2 Cómo redactar correctamente los elementos de un hallazgo, conforme normas de la especialidad?

2 2 II. OBJETIVO GENERAL Este Programa propone incrementar las habilidades para redactar el informe de auditoría interna con un enfoque moderno y creativo, basado en los requerimientos de calidad de la comunicación de los resultados, de conformidad con el marco internacional para la práctica profesional de la auditoría interna, lo mismo que en correspondencia con el uso apropiado de los recursos lingüísticos. III. DISEÑO DEL PROGRAMA El total de horas efectivas es de sesenta y ocho. El Programa está diseñado técnicamente en cuatro módulos, cuyos contenidos y prácticas garantizan el desarrollo de las habilidades previstas. La distribución de horas de cada módulo se basa en los objetivos específicos correspondientes. Módulo 1 Redacción dinámica 16 horas Módulo 2 Metodología del desarrollo técnico del hallazgo y técnicas de redacción 20 horas Módulo 3 Técnicas de redacción del Informe de Auditoría Interna 16 horas Módulo 4 Presentación técnica del Informe de Auditoría Interna 12 horas Mayo: 17 y 24 Junio: 14, 21 y 28 Julio: 15 y 26 Agosto: 16 y 23 IV. MODALIDADES EN QUE SE OFERTA EL PROGRAMA PROGRAMA ABIERTO Participan los Auditores Internos de diversas organizaciones. Fechas de ejecución: al pie de cada módulo, en la figura anterior. PROGRAMA CERRADO Auditores Internos de una organización: Mayor amplitud de análisis de los hallazgos y sus propios informes. Fechas de ejecución: Negociadas con la organización.

3 3 V. METODOLOGÍA El Programa se desarrolla con el método de aprender haciendo, mediante la ejercitación práctica, individual y en grupo, teniendo en cuenta la experiencia de los participantes. Se realizan talleres de redacción, para producir y mejorar los párrafos, los hallazgos y los informes. En el módulo 4, Presentación técnica de informes de auditoría, se fomentan las habilidades para elaborar presentaciones dinámicas, así como para mejorar la expresión verbal. El primer tema del Módulo 2, Contenido y alcance de los elementos del hallazgo en auditoría interna, será impartido por un Auditor Interno de reconocida competencia en la especialidad, con el propósito de sistematizar la comprensión profesional al respecto, previo a las técnicas de redacción de hallazgos. Esto facilitará el desarrollo de las habilidades de redacción. VI. CONTENIDO MÓDULO 1 REDACCIÓN DINÁMICA (16 horas) Optimizar las habilidades de la expresión escrita, de análisis y de síntesis, enfocadas al informe de auditoría interna, a fin de mejorar la calidad y eficiencia de la redacción, mediante el uso de métodos lógicos y técnicas modernas. 1. El mensaje escrito y la importancia del receptor: Proceso de comunicación de un mensaje escrito. Importancia del receptor en el proceso de comunicación. Receptores del informe de auditoría interna. 2. Proceso de redacción: Esquema del pensamiento versus esquema de la comunicación. Composición y redacción. Pasos del proceso de redacción. 3. Oración gramatical y redacción de párrafos: La oración gramatical como herramienta de redacción. El párrafo y las relaciones lógicas entre las ideas de los párrafos. Palabras y frases de transición. Vocabulario y sinónimos. Cualidades del estilo. Uso adecuado de los pronombres. 4. Normas para la comunicación de los resultados: Herramientas de síntesis de un escrito. Pasos para la elaboración de un resumen.

4 MÓDULO 2 METODOLOGÍA DEL DESARROLLO TÉCNICO DEL HALLAZGOS Y TÉCNICAS DE REDACCIÓN (20 horas) 4 Fortalecer las habilidades profesionales para desarrollar técnicamente los hallazgos, bajo las normativas de la especialidad y con rigor técnico, utilizando normas de forma y estilo de redacción, así como la propiedad lingüística y gramatical. 1. Contenido y alcance de los elementos del hallazgo en auditoría interna: Conceptualización de los elementos del hallazgo y coherencia interna. Normas que rigen el contenido de cada elemento de un hallazgo. Valor agregado al identificar las causas. Cómo identificar y analizar las causas que originan condiciones negativas. Juicio del auditor para determinar hallazgos importantes. Cómo formular las recomendaciones a partir de las causas de los hallazgos. 2. Redacción técnica de hallazgos: Recomendaciones para redactar hallazgos. Técnicas de redacción de cada elemento del hallazgo. Matriz de redacción de hallazgos. Efecto del tono en la comunicación de los hallazgos. Diversas estructuras de organización de los elementos de un hallazgo. Cómo redactar conclusiones y recomendaciones. Redacción de los comentarios del auditado. Guía de elaboración del plan de acción. Coherencia lógica entre cada uno de los elementos del hallazgo.

5 5 MÓDULO 3 TÉCNICAS DE REDACCIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA INTERNA (16 horas) Potenciar la redacción de los informes de auditoría interna aplicando las normas internacionales de la comunicación de los resultados, el rigor técnico, las normas modernas de redacción, las cualidades del estilo y las propiedades lingüística, a fin de facilitar la comprensión de los resultados y la toma de decisiones. 1. Marco general para la práctica de la auditoría interna: Competencias del Auditor Interno. Comunicación de los resultados: Norma 2400 Características de los usuarios del informe de auditoría interna. 2. Características del informe de auditoría interna: Importancia. Rigor lógico y técnico. Objetividad y confiabilidad. Criterios técnicos y suficiencia. Utilidad, positivismo y modernidad. 3. Redacción del informe de auditoría interna: Mejores prácticas de redacción del informe. Enfoque moderno de redacción de las partes del informe. Cómo redactar una síntesis de las conclusiones? Cómo redactar el resumen de los principales hallazgos? Cómo redactar el resumen de las recomendaciones relevantes? Partes complementarias del informe. 4. Resumen ejecutivo: Estructura del resumen ejecutivo. Recomendaciones para la redacción del contenido.

6 6 MÓDULO 4 PRESENTACIÓN TÉCNICA DEL INFORME DE AUDITORÍA INTERNA (12horas) Utilizar técnicas de comunicación efectiva para lograr un impacto positivo en los usuarios del informe, durante las presentaciones de avance de la auditoría, así como en las del informe final, con lo cual también se demuestra el profesionalismo del Auditor Interno. 1. El mensaje y la importancia del receptor: El mensaje y el proceso de comunicación. El receptor como protagonista del proceso de comunicación. Análisis del receptor y composición del auditorio. Sintonía con el receptor. 2. Uso de ayudas visuales y audiovisuales: Importancia y características de las presentaciones. Recomendaciones para la elaboración de presentaciones. Recomendaciones para el manejo de los equipos utilizados en una presentación. 3. Habilidades de comunicación verbal y no verbal: Preparación del estado emocional. Comunicación verbal. Cómo utilizar el tono de manera adecuada. Características del lenguaje no verbal. Mensajes corporales.

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