MANUAL DEL PROCESO DE REMATE DE BIENES MUEBLES CS-STAB-03-P02

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1 MANUAL DEL PROCESO DE REMATE DE BIENES MUEBLES CS-STAB-03-P02 Versión /11/2014

2 Página: Página 1 de 13 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL PROCESO ROLES GLOSARIO DE TÉRMINOS DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE REMATE DE PROPÓSITO ALCANCE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ANEXOS

3 Página: Página 2 de INFORMACIÓN BÁSICA Proceso Código del Proceso REMATE DE CS-STAB-03-P01 PROPÓSITO Gestionar la disposición mediante remate de bienes muebles, que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR DISPARADOR RESOLUCIÓN No. INMOBILIAR-DSI ENTRADAS Informe Jurídico del Proceso de Entrega y Recepción de Muebles Descripción ACTIVIDADES PRINCIPALES Gestionar insumos para elaboración de resolución Elaborar Proyecto de Resolución Ejecutar Remate de Elaborar el Acta Entrega Recepción de los Rematados PROCESO RELACIONADO Entrega y Recepción de Muebles Emisión de Certificación Presupuestaria Contratación y Compras Públicas Productos/Servicios del Proceso Tipo de Proceso Responsables del Proceso Tipo del cliente muebles rematados Sustantivo Director Nacional de Disposición y Enajenación de Cliente interno y externo 2

4 Página: Página 3 de 13 Marco Legal Constitución de la República del Ecuador Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento General de Aplicación Ley de Administración de Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de del Sector Público, Acuerdo No. 025-CG 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Remate de Muebles requiere considerar los siguientes lineamientos en los procesos: Todo procedimiento de remate de bienes procederá por decisión de la máxima autoridad expresada mediante resolución. Son documentos habilitantes para la resolución de la máxima autoridad los informes del guardalmacén de bienes o quien haga sus veces y del Jefe Financiero. Para efectuarse el remate a martillo de bienes muebles deberá concurrir la máxima autoridad o su delegado y el Jefe Financiero; el martillador público será uno de los designados por las cortes provinciales. Podrán intervenir en el remate de bienes las personas capaces para contratar, personalmente o legítimamente en representación de otras. No podrán intervenir por sí ni por interpuesta persona, quienes fueren servidores públicos de INMOBILIAR, ni su cónyuge o conviviente en unión de hecho, ni parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, los familiares por consanguinidad de los convivientes en unión de hecho. 3. ROLES Adjudicatario.- Persona a quien se adjudica un bien. Analista de Disposición y Enajenación.- Realiza acciones técnicas y legales para gestionar la enajenación, disposición, venta, donación, remate, permuta, transferencias y otras asignaciones de los bienes muebles e inmuebles que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR. Coordinador General Administrativo Financiero.- Coordina, supervisa, diseña, planifica y norma los procesos administrativos, financieros, de contratación pública y talento humano a fin de 3

5 Página: Página 4 de 13 garantizar un aporte efectivo para la ejecución de los procesos gobernantes, sustantivos y desconcentrados. Director Administrativo.- Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas. Director Financiero.- Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto. Director General de INMOBILIAR.- Administra y lidera los procesos del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público - INMOBILIAR, con la participación de todas las áreas institucionales, con la finalidad de cumplir con la misión y objetivos estratégicos, así como con las disposiciones legales que rigen a la entidad. Director Nacional de Administración de Muebles.- Gestiona la recepción y administración de aquellos bienes muebles que son asignados a INMOBILIAR, considerando su estado, uso y valor comercial. Director Nacional de Disposición y Enajenación de.- Gestiona la enajenación, disposición, venta, donación, remate, permuta, transferencias y otras asignaciones de los bienes muebles e inmuebles que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR. Junta de Remates.- Para el remate de bienes, INMOBILIAR conformará una Junta de Remates que estará integrada por la máxima autoridad o su delegado quien lo presidirá, el Jefe Financiero o quien haga sus veces, un abogado de la Coordinación General de Asesoría Jurídica, quien será el Secretario de la Junta, el Director de la Dirección Nacional de Administración de Muebles o Inmuebles dependiendo del tipo de bien a rematarse o sus delegados, el Director Nacional de Disposición y Enajenación de o su delegado; y el delegado de la Jurisdicción Territorial donde se encuentra el bien si fuere el caso, misma que será designada mediante resolución por la máxima autoridad. Subdirector Técnico de Administración de.- Formula, ejecuta y emite la Política Pública para la administración de los bienes inmuebles del Sector Público. Coordina los procesos de administración de bienes muebles e inmuebles que son asignados a INMOBILIAR para su posterior uso, disposición o enajenación, supervisando la gestión de sus direcciones nacionales. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Acta Entrega Recepción.- Documento de constancia de la transferencia física de un bien. 4

6 Página: Página 5 de 13 Certificación Presupuestaria.- Documento que garantiza la disponibilidad de recursos, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario. DNDEB.- Dirección Nacional de Disposición y Enajenación de. Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones.- Sistema que sintetiza el proceso de emisión de avales y certificaciones presupuestarias a través de varios formularios, los cuales deben ser completados por las unidades para posteriormente adjuntarse al memorando de solicitud con la demás documentación requerida. 5

7 Página: Página 6 de DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO 6

8 Página: Página 7 de PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE REMATE DE 6.1. PROPÓSITO Determinar las actividades que permitan gestionar eficientemente la disposición mediante remate de bienes muebles, que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR ALCANCE Este proceso abarca desde la recepción del Informe Jurídico del Proceso de Recepción y Entrega de Muebles hasta la entrega de los bienes rematados al adjudicatario mediante la elaboración del Acta Entrega Recepción DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN Disponer gestión Gestionar insumos, para elaborar resolución Subdirector Técnico de Administración de Director Nacional de Disposición y Enajenación de Una vez recibido el Informe Técnico del Proceso de Entrega y Recepción de Muebles, el Subdirector Técnico revisa las directrices para la disposición del bien mueble y de no tener observaciones procede a disponer la gestión a la Dirección Nacional de Disposición y Enajenación de. El Director procesa lo estipulado en el e Informe Técnico, para ello debe gestionar los insumos necesarios para viabilizar el remate de los bienes muebles de acuerdo a lo estipulado en el artículo 13 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de del Sector Público. DOCUMENTO Y/O REGISTRO Informe Técnico Disponer elaboración de informes para disposición de bienes Coordinador Administrativo Financiero De acuerdo al requerimiento recibido el Coordinador solicita a sus áreas Financiera y Administrativa que emitan los informes necesarios con el fin de viabilizar el remate de los bienes muebles. Informe de Guardalmacén /Informe Financiero 7

9 Página: Página 8 de 13 Elaborar proyecto de resolución Director Nacional de Disposición y Enajenación de Con los informes completos el Director gestiona la elaboración del Proyecto de Resolución y lo remite a la Subdirección Técnica para su revisión y aprobación. Proyecto de Resolución Solicitar aprobación para disposición de bienes Autorizar disposición de bienes Subdirector Técnico de Administración de Director General de INMOBILIAR Una vez revisado el proyecto de resolución y de no encontrar observaciones al mismo, lo remite mediante memorando a la máxima autoridad solicitando la autorización para el inicio del remate de los bienes muebles mediante la suscripción de la resolución. El Director revisa el proyecto de resolución, de no encontrar impedimentos suscribe y emite la resolución para su cumplimiento. Dentro de las disposiciones de la resolución, constará la designación de los delegados que conformarán la Junta de Remates. Proyecto de Resolución Resolución Disponer inicio de remate de bienes Subdirector Técnico de Administración de Una vez emitida la resolución el Subdirector Técnico dispone la ejecución del remate de bienes muebles a la DNDEB para su gestión. Gestionar remate de bienes muebles Director Nacional de Disposición y Enajenación de Una vez recibida la disposición por parte de la máxima autoridad, el Director convoca a reunión a los delegados para conformar la Junta de Remates y coordinar las actividades necesarias para ejecutar el remate de los bienes muebles. Definir lugar, día y hora y bases para el remate Junta de Remates En la reunión convocada por la DNDEB, la Junta de remates define todos los pormenores necesarios para efectuar el remate de los bienes muebles, tales como: tipo de remate, lugar, día y hora a efectuarse el remate a martillo o presentación de ofertas, bases para el remate, costos de la ejecución del remate, etc. Acta de Junta de Remates 8

10 Página: Página 9 de 13 Solicitar publicación en prensa y contratación de servicios de ser necesario Solicitar Certificación Presupuestaria Receptar consignación de los postores REMATE AL MARTILLO Ejecutar remate Director Nacional de Disposición y Enajenación de Analista de Disposición y Enajenación Director Financiero Analista de Disposición y Enajenación La fecha del remate será ocho días después del último aviso. La difusión del lugar, día y hora para el remate se realizará mediante tres avisos que se publicarán en uno de los periódicos de mayor circulación en la provincia en que fuere a efectuarse el remate y/o a nivel nacional, además, en carteles que se ubicarán en los lugares más frecuentados que señale la Junta de Remates. La publicación de los avisos por la prensa podrán ser a día seguido o mediando entre una y otra el número de días que señale la Junta. De acuerdo a lo estipulado por el Director, el Analista procede con la solicitud de la certificación presupuestaria a través del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones (Ver Manual adjunto) y posteriormente solicita la contratación de los servicios requeridos a través del Proceso de Contratación y Compras Públicas. Una vez ejecutada la publicación en prensa y contratados los servicios necesarios para la ejecución del remate de bienes. Si el remate será a martillo, antes de participar en el remate, los interesados consignarán por lo menos el 20% del valor del avalúo de los bienes que deseen adquirir. El valor de la consignación se entrega al funcionario delegado por el Director Financiero en dinero en efectivo o en cheque certificado y se lo contabiliza y deposita de conformidad con las normas vigentes sobre la materia. Las posturas se presentarán verbalmente, serán debidamente anotadas por el Secretario de la Junta de Remates, contendrán los nombres y apellidos del postor, la cantidad ofrecida y el bien por el que se hace oferta. Cada postura será pregonada por el martillador público que Certificación Presupuestaria Comprobante de depósito / Cheque certificado 9

11 Página: Página 10 de 13 intervenga. Gestionar la elaboración del acta de adjudicación SOBRE CERRADO Recibir ofertas, calificar y adjudicar Analista de Disposición y Enajenación Junta de Remates De no haber otra postura, después de cumplida la ejecución del remate, el martillador declarará el cierre del remate y la adjudicación de los bienes rematados al mejor postor. El Analista solicita al Secretario de la Junta de Remates la elaboración del acta de adjudicación. Una vez ejecutada la publicación en prensa y contratados los servicios necesarios para la ejecución del remate de bienes. Si el remate será mediante concurso de ofertas en sobre cerrado, el Secretario de la Junta recibe y pone en cada sobre la fe de presentación con la indicación del día y la hora en que los hubiere recibido. Cumplida la hora de presentación de ofertas se reunirá la Junta para abrir los sobres en presencia de los interesados, leer las propuestas, calificarlas y adjudicar los bienes al mejor postor. De la adjudicación se dejará constancia en un acta que será suscrita por los miembros de la Junta y el adjudicatario. Acta de Adjudicación Acta de Adjudicación Enviar consignaciones al Director Financiero Junta de Remates El sobre cerrado contendrá la oferta y, además, el 10% del valor de cada una de ellas, en dinero en efectivo o cheque certificado esta consignación se remitirá al Director Financiero para su recepción. Comprobante de depósito / Cheque certificado Solicitar pago por el bien rematado Director Nacional de Disposición y Enajenación de Una vez elaborada el Acta de Adjudicación el Director solicita el pago al adjudicatario, dentro del día hábil siguiente al de la notificación o adjudicación. 10

12 Página: Página 11 de 13 Receptar Pago Director Financiero El pago será receptado por el funcionario público delegado por el Director Financiero y a su vez contabiliza y deposita los valores de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia. Comprobante de depósito / Cheque certificado Declarar quiebra del remate Director Financiero Si el pago por el remate de los bienes muebles no se efectúa de acuerdo a lo establecido, el Director Financiero notifica el particular al Subdirector Técnico de Administración de, para que este a su vez gestione la quiebra del remate y consecuente adjudicación de los bienes al postor que siguiere en el orden de preferencia. La diferencia entre la primera postura y la segunda, o entre ésta y la tercera, pagarán el postor o postores que hubieren provocado la quiebra. El valor de dicha diferencia, se cobrará reteniéndolo, sin más trámite, de las sumas entregadas en consignación. Devolver consignaciones a los postores Director Financiero Los valores consignados para intervenir en el remate, por quienes no resultaren beneficiados con la adjudicación, les serán devueltos después de que el adjudicatario realice el pago. Gestionar la elaboración del Acta de Entrega Recepción Analista de Disposición y Enajenación de El Analista gestiona y da seguimiento a la elaboración del acta de entrega recepción con el Director Nacional de Administración de Muebles. Elaborar acta y entregar bienes al adjudicatario Director Nacional de Administración de El Director es el encargado de la elaboración y suscripción, en conjunto con la Dirección Administrativa, del acta de entrega recepción para la entrega de los bienes rematados al adjudicatario. Acta de Entrega - Recepción 11

13 Página: Página 12 de 13 Remitir copia de Acta Director Nacional de Disposición y Enajenación de Con la copia del acta de entrega recepción, el Director remite la misma mediante al Subdirector Técnico para su conocimiento y gestión. Conocer entrega y solicitar el registro de egreso de bienes entregados en sistemas institucionales Subdirector Técnico de Administración de Con la copia del Acta de Entrega Recepción el Subdirector dispone a la Dirección Nacional de Administración de Muebles el egreso de los bienes entregados en la base de datos y solicita a la Coordinación Administrativa Financiera registrar el egreso de los mismos en los sistemas institucionales. 7. ANEXOS o Manual del Proceso de Emisión de Certificación Presupuestaria o Manual del Proceso de Contratación y Compras Públicas o Manual del Proceso de Entrega y Recepción de Muebles o Formato de Acta de Adjudicación (CS-STAB-03-P01-F01) o Formato de Acta de Junta de Remates (CS-STAB-03-P01-F02) 12

14 Página: Página 13 de 13 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones Nombre Cargo Firma Fecha Elaborado Por: Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos Directora Nacional de Aprobado Ab. Verónica Jama Disposición y Enajenación Por: de, (E) Validado por: Ing. Fabián Moscoso Subdirector Técnico de Administración de CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial 28/11/