MANUAL PARA RADICACIÓN Y ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA DE FACTURAS APLICA PARA PROVEEDORES DEL BSC Y DEMÁS GRUPOS DEL BANCO

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1 MANUAL PARA RADICACIÓN Y ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA DE FACTURAS APLICA PARA PROVEEDORES DEL BSC Y DEMÁS GRUPOS DEL BANCO

2 Contenido 1. Qué es Factura expedida por canales electrónicos? 2. Cuáles son los beneficios de la factura expedida por canales electrònicos para el facturador? 3. Cuáles son los beneficios de la factura expedida por canales electrònicos para el adquiriente? 4. A partir de cuándo inicia el proceso de recepción de facturas por canales electrónicos en el Banco Caja Social? 5. Qué requiere el proveedor del BCS para la expedición de facturas por canales electrónicos? 5.1. Procedimiento de registro como proveedor para la expedición de facturas por canales electrónicos 5.2. Procedimiento de solicitud del certificado digital de Persona Jurídica 6. Cómo expedir una factura al BCS? 6.1. Procedimiento de configuración de la plataforma Procedimiento de expedición de facturas Proceso de aceptación y rechazo de facturas Procedimiento de anulación de facturas. 7. Preguntas frecuentes.

3 Presentación El Banco Caja Social consciente de la necesidad de hacer más eficiente y cercana la relación con sus proveedores, así como fomentar la responsabilidad con el medio ambiente por medio de estrategias de cero papel, ha implementado un sistema donde se podrá radicar y administrar las facturas emitidas por su empresa al Banco, haciendo uso de los canales electrónicos que facilitarán y agilizarán dicho proceso. Éste será en adelante el procedimiento que funcionará en el BCS.

4 1. Qué es la factura expedida por canales electrónicos? Es un documento tributario que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios generada, entregada y conservada por medios electrónicos que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal y cumple unas condiciones de seguridad basadas en certificados electrónicos, firma digital y encriptación de datos.

5 2. Cuáles son los beneficios de la factura expedida por canales electrònicos para el facturador? Ventajas Ahorro de costos, mayor eficiencia al reducir los tiempos de gestión y permitir la agilidad en la toma de decisiones. Integración con las aplicaciones de gestión internas de la empresa, facilidad en los procesos de auditoría, consecución de información en tiempo real, mayor control y flujos de transacciones agilizados. La factura expedida por canales electrónicos genera grandes beneficios a las empresas que la utilizan, tanto del lado del emisor como del receptor. Existen muchas razones para adoptar este tipo de facturación, que van desde las económicas hasta las ecológicas. - Ahorro de costos - Mejora de la eficiencia - Optimización de la tesorería - Obtención de información en tiempo real - Reducción de tiempos de gestión - Agilidad en la toma de decisiones - Administración y contabilidad automatizadas - Control de acciones erróneas - Uso eficaz de recursos financieros

6 3. Cuáles son los beneficios de la factura expedida por canales electrónicos para el adquiriente? Los adquirientes que cumplen con los requisitos de inscripción en el sistema, sólo requieren disponer de un computador personal con acceso a Internet, una cuenta de correo electrónico y un certificado digital para acceder al sistema y comenzar a disfrutar de las ventajas de la factura expedida por canales electrónicos. Entre éstas ventajas podemos encontrar como los proveedores pueden hacer llegar al banco sus facturas de forma fácil y eficiente, pues lo podrán hacer desde la comodidad de su oficina publicando sus facturas en el portal del Banco Caja Social con la certeza de saber que una vez publicada, ésta será radicada con la fecha y hora de la publicación de la misma. También podrán hacer uso del botón de pronto pago, con el cual accederán a un pago adelantado de las facturas mejorando así el flujo de caja de las empresas proveedoras del Banco Caja Social. 4. A partir de cuándo inicia el proceso de recepción de facturas por canales electrónicos en el BCS? El Banco Caja Social recibirá las Facturas a través de canales electrónicos, de cada uno de sus proveedores, a partir del 1 de Junio de 2012

7 5. Qué requiere el proveedor del BCS para la expedición de facturas por canales electrónicos? Para que un proveedor del Banco Caja Social (BCS), pueda emitir facturas por canales electrónicos debe cumplir con las siguientes características: Tener un computador con acceso a internet que tenga a disposición un navegador soportado por la plataforma: Internet Explorer 7 o superior, Mozilla Firefox 3.6 o superior, Google Chrome 13.0 o superior, Safari 4 o superior. Poseer una cuenta de correo electrónico válida y activa para recibir las notificaciones de ingreso, aceptación y/o rechazo de facturas y notificaciones de la plataforma. Estar registrado como proveedor activo ante el BCS. Registrarse a través de la plataforma: (

8 5.1. Procedimiento de registro como proveedor para la expedición de facturas por canales electrónicos Debe ingresar los datos requeridos para el registro como proveedor. ( s/proveedores/registrar_proveedor.php) Una vez registrado en la plataforma, el administrador de ésta por parte de BCS, activará o inactivará las cuentas de los proveedores registrados.

9 5.2. Procedimiento de solicitud del certificado digital de Persona Jurídica expedido por Certicámara: La información correspondiente al proceso de adquisición del certificado digital la encontrara en el link Si desea recibir soporte sobre este proceso puede usar los siguientes canales Call center: Opción 4 Correo: Chat: certicamara.com/chat

10 6. Cómo expedir una factura al BCS? Para poder expedir facturas al BCS se deben seguir los siguientes pasos: 6.1 Procedimiento de Configuración de la plataforma. PASO 1 Verificar el Ingreso a la plataforma de la factura como proveedor con los datos de acceso enviados al correo electrónico registrado (NIT sin digito de verificación y Clave):

11 6.1 Procedimiento de Configuración de la plataforma. PASO 1a La primera vez que un proveedor ingrese, se presentará el acuerdo de expedición y aceptación de facturación electrónica. Al aceptar este acuerdo, se asume que ya se tiene asignada una resolución de facturación electrónica y por lo tanto tiene una clave técnica de control asignada por la DIAN. Si no se a recibido estos datos de la DIAN, NO se debe aceptar el acuerdo y se realizaran facturas por computador mientras se realiza la gestión con la DIAN. Si no se acepta el acuerdo, se podrá aceptar en cualquier momento posteriormente.

12 6.1 Procedimiento de Configuración de la plataforma. PASO 2 Dentro de la plataforma deberá dirigirse a los datos de la cuenta (>Mi Cuenta >Datos de Cuenta ) En esta opción también puede actualizar todos sus datos básicos como proveedor Si usted no acepto el acuerdo de facturación, tendrá a su disposición una opción mas para aceptarlo, en cuanto tenga asignada una resolución de facturación electrónica y clave técnica de control

13 6.1 Procedimiento de Configuración de la plataforma. PASO 3 Instalar el Certificado Digital (.p12) entregado por Certicámara en la opción de certificado digital. En la parte: escoger archivo, debe buscar.p12 entregado y en clave ingresar la que le fue suministrada con la entrega del certificado.

14 6.1 Procedimiento de Configuración de la plataforma. PASO 4 En la misma opción Datos de su Cuenta se debe configurar una resolución de facturación. Debe hacerse uso de los datos suministrados por la DIAN, en la resolución de facturación.

15 6.1 Procedimiento de Configuración de la plataforma. PASO 5 Ejemplo de la resolución entregada por la DIAN: Se debe configurar la resolución de la DIAN en Certifactura

16 6.2. Procedimiento de expedición de facturas. Cuando todas las configuraciones han sido correctamente realizadas, usted puede iniciar el proceso para la expedición de las facturas. Paso 1. Seleccione la opción Crear Factura en el menú de Facturas : Paso 2. Ingrese los datos básicos de la factura, incluyendo la resolución y el número de pedido generado por el Banco Caja Social (BCS). Para poder generar una factura correctamente debe tener un número de pedido válido, existente y generado a nombre del NIT del proveedor

17 Paso 3. Agregue cada uno de los productos o servicios a factura a través del formulario que se encuentra disponible para esto: Paso 4. Luego de terminar la factura y de continuar con el proceso debe confirmar los datos de la factura, luego de este paso la factura es radicada y no podrá ser modificada:

18 Paso 5. La factura es firmada digitalmente y estampada cronológicamente para garantizar su validez jurídica: En este punto se puede descargar el PDF de la factura tal como fue radicada en la plataforma, al igual que el XML que es la factura electrónica válida para la DIAN.

19 6.3. Proceso de aceptación y rechazo de facturas. Todas las facturas radicadas quedan a disposición del BCS para su aceptación o rechazo, sin embargo en el caso de un rechazo se notificará inmediatamente al correo del proveedor. Igualmente puede consultar el listado de facturas, para ver que facturas han sido radicadas y en que estado están (Aceptada, Rechazada o Entregada) Cuando la factura es rechazada puede ver el motivo de rechazo de la factura para empezar la gestión del rechazo de la factura

20 6.4. Procedimiento de anulación de facturas. Paso 1. En el listado de facturas enviadas puede escoger la factura que desea anular y usar la opción específicamente para esta factura. Paso 2. Esto deja a la factura en estado anulada para efectos comerciales y contables

21 7. Preguntas frecuentes. 1. Ingreso con los datos válidos pero me dice que no esta activo? En este caso debe comunicarse directamente con el área de proveedores del BCS para que activen su cuenta de proveedor y pueda efectuarse el envío de factura electrónica. 2. No puedo ingresar, me dice NIT o clave inválida? Si el NIT o la Clave no son válidos pruebe con la opción para el envió de la clave al correo de contacto, si no logra recuperar su clave o NIT debe registrarse nuevamente y confirmar con el área de proveedores de BCS para que active su cuenta, o rectifique los datos. 3. El código de pedido no es válido? Debe contar con un código de pedido válido y vigente para poder realizar la radicación de la factura.

22 7. Preguntas frecuentes. 4. El código de pedido no coincide con el proveedor? El código de pedido debe ser generado a nombre del proveedor que intenta radicar la factura electrónica, esta validación se hace mediante el NIT en la orden de pedido y el NIT registrado en la plataforma. 5. Puedo modificar la factura que he radicado? Para poder modificar las facturas al momento de radicarlas puede descargar la plantillas que se encuentra en formato HTML y realizar las modificaciones respectivas, luego de esto volver a cargarla ( subir ) en la plataforma.

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