ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Transcripción

1

2 C O N T E N I D O 1. Objetivo 2. Glosario de términos 3. Normatividad aplicable 4. Alcance 5. Periodicidad 6. Responsabilidades 7. Políticas 8. Descripción del procedimiento 9. Diagrama de flujo del procedimiento 10. Anexos y registros 11. Revisión histórica VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 2/12

3 1. Objetivo Proveer los bienes y servicios que requiera la Secretaría de la Contraloría mediante la realización de los procesos de adquisición establecidos. 2. Glosario de términos Adjudicación Directa: Excepción al procedimiento de Licitación Pública de bienes ó contratación de servicios en el que la convocante, designa al proveedor de bienes ó prestador del servicio, con base en las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes. Adquisición Directa: es aquella cuyo importe es superior al monto determinado para el fondo fijo de caja y no exceda el 30% del monto máximo que para el caso de adjudicación directa establece el Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México. (Se llevará a cabo sin la intervención del comité). Área Técnica: Unidad Administrativa cuya intervención se considere necesaria para aclarar aspectos técnicos ó administrativos relacionados con las especificaciones, descripción ó características en la adquisición de un bien ó contratación de un servicio. ARTP: Catálogo de Artículo por Partida. Bases: Documento público expedido unilateralmente por la autoridad convocante, donde se establece la información sobre el objeto, alcance, requisitos, términos y demás condiciones del procedimiento para la adquisición de bienes y la contratación de servicios. Boletín: Sistema de Consulta del Boletín de Empresas Objetadas. Clave de verificación: dígitos con que se identificará un bien ó servicio. : de Adquisiciones de Bienes y Servicios de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México. Compra directa: es la que se realiza por medio del fondo revolvente y cuyo monto se determina con base en el Manual de Normas y Políticas para el Gasto Público del Gobierno del Estado de México del ejercicio correspondiente. (Se llevará a cabo sin la intervención del comité). DGRM: Dirección General de Materiales perteneciente a la Secretaría de Finanzas del Gobierno del Estado de México. DRMySG: Departamento de Materiales y Servicios Generales perteneciente a la Coordinación de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México. Invitación Restringida: Excepción al procedimiento de licitación pública, mediante el cual la convocante adquiere bienes muebles ó contrata servicios, a través de la invitación de cuando menos a tres personas, para obtener las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes. Licitación Pública: Modalidad Adquisitiva de bienes ó de contratación de servicios, mediante convocatoria pública que realice la Convocante, por el que se aseguran las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes. Normas: Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. Oferente: Persona física ó jurídico colectiva que presenta ante el propuestas técnica y económica para participar en un procedimiento adquisitivo de bienes o contratación de servicios. Operación consolidada: es aquella que conjunta en un solo procedimiento, por su uso generalizado ó volumen, la adquisición de bienes ó servicios, con el objeto de obtener las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes. VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 3/12

4 Subdirección.- Es aquel servidor público, adscrito a la perteneciente a la Coordinación de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México, que participa en el proceso. Proveedor ó Prestador: Persona física ó jurídico colectiva que celebra contratos de bienes ó de prestación de servicios con la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México. Procedimiento Adquisitivo: Conjunto de etapas por las que la Convocante, adquiere bienes ó contrata servicios para el cumplimiento de sus funciones, programas y acciones. SAAC: Sistema Automatizado de Adquisiciones Consolidadas. Solicitud: Solicitud de Adquisición de Bienes y Servicios. Unidad Administrativa: Área usuaria ó solicitante que requiera la adquisición de un bien ó contratación de un servicio, perteneciente a la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México. 3. Normatividad aplicable Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. Ley Orgánica de la Pública del Estado de México. Ley de Ingresos del Estado de México para el ejercicio fiscal del año correspondiente. Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México, del ejercicio fiscal del año correspondiente. Código Financiero del Estado de México y Municipios. Código Administrativo del Estado de México.- Libro Décimo Tercero de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios. Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios. Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México. Manual General de Organización de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México. Manual de Normas y Políticas para el Gasto Público del Gobierno del Estado de México. 4. Alcance Inicia cuando la Coordinación de recibe de las Unidades Administrativas que atiende el requerimiento con la descripción ó especificaciones técnicas y Normas Mexicanas que apliquen y termina cuando se integra el expediente conforme al mecanismo denominado Índices de Expedientes de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios. 5. Periodicidad Se usará cada que exista la necesidad por parte de esta Dependencia de adquirir un bien ó contratar un servicio mediante un procedimiento adquisitivo. 6. Responsabilidades En la siguiente tabla se presenta a los responsables de elaborar, revisar y aprobar la documentación del procedimiento ABS : VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 4/12

5 Documento Elabora Revisa Aprueba Solicitud Convocatoria Bases Acta de la junta aclaraciones Acta de presentación, apertura, evaluación y dictamen. Acta de fallo y comunicación de fallo Subdirección Contrato Oficio de cumplimiento ó incumplimiento de la entrega del bien ó servicio Unidad de Normatividad y Apoyo Jurídico/ 7. Políticas Del Requerimiento: - Deberá solicitarse de manera oficial a la Coordinación de, mediante oficio, suscrito por el Titular de la Unidad Administrativa, salvo cuando el área usuaria es la Coordinación de. De la Suficiencia presupuestal: - Deberá comprometerse el importe promedio que se obtuvo del estudio de mercado. Del ARTP: -, deberá consultar y verificar en el SAAC el ARTP, de manera conjunta con el responsable del Área Técnica. - En caso de no encontrarse en el SAAC el ARTP del bien ó servicio requerido, el Área Técnica deberá validar que las especificaciones, descripción ó características cumplan con el requerimiento. Del Dictamen Técnico: - Los originales de los dictámenes técnicos tendrán que integrarse en el expediente correspondiente. De la Adquisición Directa y Compra Directa: - Las adquisiciones bajo estas modalidades, se realizarán a través del DRMySG. 8. Descripción del procedimiento VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 5/12

6 Responsable DRMySG Contabilidad y Control Presupuestal y Coordinador de y Coordinador de Actividad 1. Recibe de las Unidades Administrativas que atiende el requerimiento con la descripción ó especificaciones técnicas y Normas Mexicanas que apliquen y envía a la. 2. Recibe el requerimiento, realiza estudio de mercado y determina la modalidad en que se realizará el procedimiento. Ver Instructivo Modalidades para la adquisición de bienes y contratación de servicios 3. Tramita suficiencia presupuestal ante la Contabilidad y Control Presupuestal. 4. Aprueba el recurso presupuestal. 5. Consulta el ARTP dentro del SAAC e identifica si existe la clave de verificación del bien ó servicio a contratar; y ratifica que las especificaciones técnicas correspondan a las requeridas. En caso de no encontrarse el bien ó servicio (clave de verificación) requerido en el ARTP, procede a: Verificar que las especificaciones técnicas sean las correctas; que exista en el mercado y que el bien ó servicio sea producido y/ó prestado por diferentes oferentes y que cumplan con las características que se requieren. 6. Captura las especificaciones técnicas y Normas Mexicanas que regulan el producto ó servicio en el SAAC, y obtiene en el ARTP la clave de verificación. 7. Requisita la solicitud en el SAAC. 8. Revisan, aprueban y autorizan la solicitud. 9. Tramita dictamen técnico mediante el SAAC tomando en consideración el tipo de dictamen técnico que se requiera. 10. Obtiene y turna el dictamen técnico a la. 11. Para el caso de Operaciones Consolidadas, se deberá considerar que se realizarán a través de la DGRM, misma que establecerá los instrumentos de ejecución y control administrativo del sistema de operaciones consolidadas de las dependencias del Poder Ejecutivo. 12. Para el caso de Licitaciones Públicas Nacionales elabora la convocatoria considerando una ó varias licitaciones. Ver Instructivo Elaboración de convocatoria. 13. Revisan y aprueban la convocatoria y la publican, por lo menos una vez en un diario de circulación nacional y en medios electrónicos establecidos por la Secretaría de la Contraloría Elabora bases para llevar a cabo la Licitación Pública Nacional ó para la Invitación Restringida. Ver Instructivo Elaboración de bases. La Invitación Restringida, se desarrollará en los términos de las actividades 14 y hasta la Revisan, aprueban las bases y realizan su venta Lleva un registro de la venta de bases Verifica en el Boletín que los oferentes participantes no se encuentren VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 6/12

7 Responsable Subdirección y Subdirección y y y Jefe de la Unidad de Normatividad y Apoyo Jurídico y Proveedor y Subdirector de Actividad impedidos e imprime la evidencia documental de la consulta Lleva un registro de asistencia a la de junta de aclaraciones, en caso de celebrarse Realiza el acto de la junta de aclaraciones 3 días hábiles antes de la celebración del acto de presentación, apertura y evaluación de propuestas, dictamen y fallo Elabora el acta de la junta de aclaraciones y la revisa. Ver Instructivo Elaboración de actas Revisa y aprueba acta de la junta de aclaraciones Lleva un registro de asistencia del acto de presentación, apertura y evaluación de propuestas, dictamen y fallo Realiza el acto de presentación, apertura, evaluación y dictamen Elabora actas de presentación, apertura, evaluación y dictamen y las revisa Revisa y aprueba actas de presentación, apertura, evaluación y dictamen En caso de declararse desierto el procedimiento adquisitivo, instruye al reprogramarlo en la modalidad que corresponda. Ver Instructivo Modalidades para la adquisición de bienes y contratación de servicios Elabora actas de fallo y comunicación de fallo Revisan y aprueban actas de fallo y comunicación de fallo, autorizan fallo y lo comunican, a los oferentes participantes Elabora el contrato. Ver Anexos II y III denominados Contrato Administrativo de Prestación de Servicios y Contrato Administrativo de Adquisición de Bienes e Instructivo denominado Elaboración de Contrato Revisan y aprueban contrato Suscriben el contrato correspondiente Reciben y revisan las garantías que deben ser emitidas a favor del Gobierno del Estado de México y podrán ser a través de fianza, cheque certificado y/ó de caja, otorgadas por instituciones debidamente autorizadas, presentadas por los conceptos que se indican a continuación: anticipo de pago, de seriedad de postura, cumplimiento de suministro ó de prestación de servicio, defectos ó vicios ocultos de los bienes ó servicios y aprueban su recepción Remite mediante oficio las garantías emitidas por afianzadoras para su resguardo correspondiente a la DGRM, a excepción de las de seriedad de postura y cheques certificados y/ó de caja Elaboran oficio solicitando a la unidad administrativa que recibe el bien ó VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 7/12

8 Responsable y Subdirector de Unidad Administrativa usuaria ó solicitante y Coordinador de Actividad servicio, informe el cumplimiento ó incumplimiento y lo aprueba Firma y envía oficio del cumplimiento ó incumplimiento de la entrega del bien ó servicio a la unidad administrativa que recibe el mismo Recibe el bien ó servicio, verificando e informando mediante oficio a la Coordinación de el cumplimiento ó incumplimiento de la entrega en tiempo y forma de los mismos, enviando las remisiones y/ó facturas correspondientes. En caso de desfasamiento ó incumplimiento informa al para los efectos legales conducentes. 37.-Integra el expediente conforme al mecanismo denominado Índices de Expedientes de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios En su caso, instruye ampliar el contrato suscrito con el proveedor adjudicado. Véase instructivo Ampliación de Contrato Analiza, para el caso de adjudicación directa, los supuestos indicados en el Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México Elabora Invitación para participar en el proceso de adjudicación directa, que deberá contener como mínimo: la descripción detallada del bien ó servicio a contratar, el lugar de entrega del bien ó prestación del servicio, el plazo de entrega ó duración del servicio, la vigencia de precios, la forma de pago y las garantías Revisan invitación, aprueban e invitan a los oferentes. El procedimiento de Adjudicación Directa se substanciará con arreglo en las actividades de la número 17 y de la 22 hasta la Diagrama de flujo del procedimiento VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 8/12

9 DRMyS Contabilidad y Control Presupuestal Inicio Recibe de las Unidades Administrativas que atiende,el requerimiento Recibe el requerimiento y realiza estudio de mercado Tramita suficiencia presupuestal Aprueba el recurso presupuestal SI Consulta el ARTP dentro del SAAC NO Existe clave de verificación? Revisan, aprueban y autorizan la solicitud. Requisita la solicitud en el SAAC Captura las especificaciones técnicas Obtiene y turna dictamen técnico Tramita dictamen técnico mediante el SAAC, en los casos de bienes o servicios previstos en las Normas SI NO Adquisiciones consolidadas Se realizarán a través de la Secretaría de Finanzas Revisan y aprueban la convocatoria y la publican. Elabora, para el caso de a Licitaciones el Públicas de Nacionales s, la convocatoria s s a a Revisan, aprueban las bases y realizan su venta. Elabora bases A VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 9/12

10 de DRMyS Contabilidad y Control Presupuestal Subdirección de A Lleva un registro de la venta de bases Verifica en el Boletín, que los oferentes participantes no se encuentren impedidos. Lleva un registro de asistencia a la junta de aclaraciones Realiza el acto de la junta aclaraciones Elabora el acta de la junta de aclaraciones. Revisa y aprueba el acta de la junta de aclaraciones. Lleva un registro de asistencia del acto de presentación Realiza el acto de presentación, apertura, evaluación y dictamen Elabora actas de presentación, apertura, evaluación y dictamen. Revisa y aprueba actas SI Existen propuestas y en su caso cumplen con los requisitos? NO Revisan y aprueban actas de fallo y comunicación de fallo. Elabora actas de fallo y comunicación de fallo. D eclara desierto el procedimiento adquisitivo e instruye al, reprogramarlo en la modalidad que corresponda. B VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 10/12

11 Unidad de Normatividad y Apoyo Jurídico Unidad Administrativa usuaria o solicitante B Revisan y aprueban contrato. Elabora el contrato. Suscribe el contrato correspondiente. Reciben y revisan las garantías Remite mediante oficio las garantías emitidas por afianzadoras para su resguardo correspondiente a la DGRM Elabora oficio solicitando informe el cumplimiento o incumplimiento. Firma y envía oficio del cumplimiento o incumplimiento Recibe el bien o servicio, verificando e informando mediante oficio a la Coordinación de el, cumplimiento o incumplimiento de la entrega. Integra el expediente En su caso, instruye ampliar el contrato suscrito con el proveedor adjudicado. Analiza para el caso de adjudicación directa, los supuestos indicados en el Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México Elabora Invitación Revisan invitación, aprueban e invita a los oferentes. FIN VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 11/12

12 10. Anexos y registros Anexo I: Aspectos a considerar en el procedimiento adquisitivo. Anexo II: Contrato Administrativo de Prestación de Servicios. Anexo III: Contrato Administrativo de Adquisición de Bienes. Instructivos: Elaboración de convocatoria. Elaboración de bases. Elaboración de actas. Elaboración de contrato. Ampliación de contrato. Modalidades para la adquisición de bienes y contratación de servicios. FIRMAS DE CONFORMIDAD Y REGISTRO DE COPIAS CONTROLADAS Recibí copia Nombre y firma Fecha Departamento controlada No. 03 Lic. Ricardo Segura Estrada 15/10/2013 Representante de la Dirección 12 Coordinadora de Ing. Yasmín Arévalo Athié 15/10/2013 (Original) 11. Revisión histórica Número de Fecha de Revisó Aprobó Descripción del cambio revisión revisión 00 30/06/2010 Coordinadora de Primera edición 01 17/05/2011 Coordinadora de Modificación en el Control de Copias Controladas 02 10/02/ /10/2013 Coordinadora de Coordinadora de Cambio de la imagen institucional (logotipo), cambio de la representante de la dirección en el control de copias controladas. Cambio de la imagen Institucional (logotipo), cambio del nombre del Representante de la Dirección y se efectuaron adecuaciones al procedimiento. VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 12/12