SECRETARÍA DE TIC, CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN

Transcripción

1 PÁGINA: 1 DE 15 SECRETARÍA DE TIC, CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN Este manual es de propiedad exclusiva de la Gobernación del Meta por lo cual no debe ser reproducido, distribuido, corregido o prestado, total o parcialmente por cualquier medio sin la previa autorización de la Gobernación del Meta, el Secretario (a) de TIC, Ciencia, Tecnología e Innovación. REVISÓ SECRETARIO DE TIC, CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO

2 PÁGINA: 2 DE 15 GENERALIDADES BACKUPS DE INFORMACIÓN DE USUARIOS Propósito El presente documento tiene como finalidad dar a conocer las actividades que los funcionarios de la Gobernación del Meta deberán hacer para proteger los datos y aplicaciones de software contra todo tipo de fallas que puedan ocurrir y posibilitar la recuperación de fallas en el menor tiempo posible y sin la pérdida de datos. Objetivo Difundir la información de backups a todos los usuarios de los servicios informáticos de la Gobernación del Meta, para que sea de su conocimiento y cumplimiento en los recursos informáticos utilizados o asignados. Alcance El documento describe las condiciones que deberán cumplir de manera obligatoria todos los usuarios para el buen registro de la información a través de backups en la Gobernación del Meta. Beneficios Este Manual establece unos parámetros que brindan protección a la información de los funcionarios de la Gobernación del Meta.

3 PÁGINA: 3 DE 15 PROCEDIMIENTO BACKUPS Se deberán establecer los procedimientos para la obtención de copias de Seguridad de todos los elementos de software necesarios para asegurar la correcta ejecución de los Sistemas o aplicativos de la Gobernación. ARCHIVOS QUE DEBEN TENER COPIA DE RESPALDO Los archivos de los funcionarios se almacenarán en un disco duro bajo la responsabilidad del personal de la Gerencia de TIC y Gobierno Electrónico y con base a la siguiente configuración de carpetas: - [Fecha]/[Nombre Departamento]/[Nombre Usuario]/ - [Fecha]: Semestre-Año, ej: [Nombre Departamento]: sigla o nombre según corresponda, ej: ADM ó PERSONAL - [Nombre Usuario]: inicial nombre y apellido, ej: mtorrez - La nomenclatura de los subdirectorios del usuario se realizarán según la información que almacene el usuario. Se obtendrán backups de archivos de usuarios periódicamente para todos los funcionarios de la red de la Gobernación. Se verificará la información que se almacene, íntegramente, tanto el original como las copias (en caso de encontrarse empaquetada, desempaquetarla como comprobación). Asimismo, debe verificarse que la información no esté contaminada con virus informático. En el modo de trabajo monousuario, los usuarios son los responsables de hacer el respaldo de la información. En el modo de trabajo multiusuario el responsable de

4 PÁGINA: 4 DE 15 hacer el respaldo de la información es el personal de la Gerencia de TIC y Gobierno Electrónico, previa solicitud por parte del funcionario. MEDIDAS DE SEGURIDAD Se grabará el trabajo que se está realizando cada cierto tiempo (10-20 minutos aproximadamente). Los medios magnéticos deben estar alejados de los campos magnéticos y no se les debe acercar ningún cuerpo con propiedades magnéticas (como los imanes, teléfonos), ya que podrían provocar la pérdida irrecuperable de los datos ya almacenados. No se debe mover la CPU conteniendo al disco duro cuando esté encendido, porque los cabezales de lectura-escritura pueden dañar al disco. Los ambientes donde se depositan los medios magnéticos deben cumplir con las condiciones adecuadas de temperatura y no presentar humedad. Los medios magnéticos en los cuales se almacenará los respaldos de la información serán completamente nuevos (primer uso), verificándose su buen estado operacional. Sólo el personal responsable de la seguridad de los archivos tendrá acceso al ambiente donde se encuentren estos medios magnéticos. Antes de descolgar el servidor de la red el supervisor debe enviar con 15 minutos de anticipación un mensaje a los usuarios para que salven su información. La responsabilidad por la seguridad de la información no es únicamente de la Secretaría de TIC, Ciencia, Tecnología e Innovación, es una obligación de cada funcionario. DE RESPALDO DE SEGURIDAD

5 PÁGINA: 5 DE 15 La información almacenada debe ser verificada íntegramente, tanto el original como las copias (en caso de encontrarse empaquetada, desempaquetarla como verificación). Asimismo, debe verificarse que la información no esté contaminada con virus informático. Los archivos que son textos, hojas de cálculo, gráficos, etc., mientras no se concluyan, serán guardados en una sola copia por cada actualización para facilitar su almacenamiento. Una vez concluidos se debe guardar una copia adicional de respaldo, en forma empaquetada o no, dependiendo del tamaño del archivo. Cuando se quiera almacenar un archivo de respaldo este deberá guardarse físicamente en otra unidad magnética (cinta o disco) diferente a la que contiene el archivo original. DE ALMACENAMIENTO FÍSICO Los ambientes donde se depositan los medios magnéticos deben contar con adecuadas condiciones de temperatura y no presentar humedad. Los medios magnéticos en los cuales se almacena la información histórica deben ser completamente nuevos (primer uso), verificándose su buen estado operacional. Sólo el personal responsable de la seguridad de los archivos tendrá acceso al ambiente donde se encuentren estos medios de almacenamiento.

6 PÁGINA: 6 DE 15 INSTALACIÓN DEL APLICATIVO DE COPIAS 1. De la Intranet abrir el archivo Cobian Backup Señal el cuadro YO ACEPTO LAS CONDICIONES, oprimir el botón PRÓXIMO

7 PÁGINA: 7 DE Señalar CREAR ICONOS EN EL MENÚ DE INCIO y oprimir el botón PRÓXIMO.

8 PÁGINA: 8 DE Señalar los cuadros de COMO UN SERVICIO, USAR LA CUENDA DE SISTEMA LOCAL y AUTO-INICIAR LA INTERFAZ, y oprimir el botón PRÓXIMO 5. Oprimir el botón SÍ

9 PÁGINA: 9 DE Oprimir el botón INSTALAR 7. Ingresar por INICIO, señalar COBIAN BACKUP 11 y oprimir el botón NUEVA TAREA

10 PÁGINA: 10 DE Diligenciar en el nombre de la tarea BACKUP USUARIO, oprimir botón de OK 9. Buscar en FICHEROS, señalar AGREGAR y dar click sobre CARPETA

11 PÁGINA: 11 DE Aparece un buscador, CREAR NUEVA CARPETA con el nombre BK USUARIO

12 PÁGINA: 12 DE Señalar HORARIO, luego determinar el tipo de horario SEMANAL, y oprimir los cuadros de LUNES A VIERNES en los días de la semana y en la hora 17:30:00, oprimir el botón OK 12. Señalar en el tipo de compresión COMPRENSIÓN ZIP y señalar OK.

13 PÁGINA: 13 DE 15 GLOSARIO A Acceso Tipo específico de interacción entre un sujeto y un objeto que resulta en el flujo de información de uno a otro. Es el privilegio de un sujeto para utilizar un objeto. Archivo Una colección identificada de registros relacionados. B Bases de Datos Es un conjunto de datos interrelacionados y un conjunto de programas para accesarlos. Una recopilación de datos estructurados y organizados de una manera disciplinada para que el acceso a la información de interés sea rápido. E Estándar Los estándares son actividades, acciones, reglas o regulaciones obligatorias diseñadas para proveer a las políticas de la estructura y dirección que requieren para ser efectivas y significativas. H Hardware Se refiere a las características técnicas y físicas de las computadoras.

14 PÁGINA: 14 DE 15 S Software Programas y documentación de respaldo que permite y facilita el uso de la computadora. El software controla la operación del hardware. U User-ID (identificación de usuario) Se denomina al nombre de usuario con el cual accedemos a una página o sistema en el que previamente nos hemos registrado. Este nombre puede estar compuesto de letras, números o signos. Usuario Este término es utilizado para distinguir a cualquier persona que utiliza algún sistema, computadora personal, o dispositivo (hardware). HISTORIAL VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS de Octubre de 2010 Versión inicial A partir de la revisión del presente Manual por la reingeniería de procesos, se cambia área de sistemas por Secretaría de TIC Ciencia. Tecnología e Innovación y Dirección de TIC y Gobierno 02 22/11/2012 Electrónico de acuerdo a la creación de la Secretaria mediante el decreto 305 del 2012, se evidencia la necesidad de ajustar los parámetros para garantizar las copias de seguridad de la información, se actualiza el Cobian Backup a número 11.

15 PÁGINA: 15 DE /08/2013 Revisión y corrección de las actividades y los responsables de acuerdo con el Decreto 0460/2012. NOTA: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.