MANUAL DE CONFIGURACIÓN DEL CERTIFICADO DIGITAL CON EL CLIENTE DE CORREO LOTUS NOTES VERSIÓN 8.5

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1 MANUAL DE CONFIGURACIÓN DEL CLIENTE DE CORREO LOTUS NOTES IDENTIFICADOR NOMBRE DEL DOCUMENTO ESTADO DEL DOCUMENTO AREA RESPONSABLES REVISORES COM-MA-017 Manual de configuración del certificado digital con el cliente de correo LOTUS NOTES versión 8.5 Aprobado Servicio al cliente Brayan Perez Johana Rubiano Arcadio Hernández CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Revisó Aprobó Cambio 1 Septiembre Supervisor Call Gerente Primera versión del documento 2011 Center General 2 Enero 2012 Supervisor Call Center Gerente General Segunda versión del documento 3

2 CONTENIDO I. OBJETIVO... 3 II. INTRODUCCION... 4 II. RECOMENDACIONES... 5 III. PROCEDIMIENTO DE CONFIGURACION LOTUS IV. VALIDACIÓN DE LA IMPORTACIÓN V. PROCESO DE FIRMADO A TRAVES DE LOTUS NOTES VI. SOPORTE TÉCNICO... 16

3 I. OBJETIVO Este documento está dirigido a profesionales de tecnología, profesionales de soporte técnico y usuarios interesados en emplear el sistema de certificación digital para el aseguramiento de sus comunicaciones de correo electrónico. Este manual ofrece los pasos necesarios para la integración de un certificado digital almacenado en un dispositivo criptográfico seguro al interior de clientes de correo Lotus Notes Versión 8.5.

4 II. INTRODUCCION El cambio de la contraseña del certificado de firma digital, es fundamental, si el certificado ha tenido contacto con terceros ajenos al uso del mismo. Dicho cambio de contraseña debe realizarse dentro de los parámetros establecidos en el siguiente manual, para evitar cualquier tipo de alteración o daño en el certificado de firma digital.

5 II. RECOMENDACIONES Antes de iniciar el proceso de integración de su cliente de correo Lotus Notes con su Certificado digital de Certicamara S.A. es preciso que tenga en cuenta las siguientes recomendaciones: La configuración que a continuación va a llevar a cabo efectuará modificaciones sobre su archivo ID File de Notes, por lo tanto, recomendamos que antes de realizar cualquier configuración se comunique con su Administrador del Sistema para que se tome una copia de respaldo de su ID File. Esta copia de respaldo le permitirá restaurar la configuración original de su cliente de correo en caso de que exista algún inconveniente: perdida del certificado digital, bloqueo del dispositivo de almacenamiento, problemas de integración. Lotus Notes ofrece la posibilidad de configurar el modo de autenticación ante la aplicación. De esta manera es posible autenticarse empleando cualquiera de los siguientes métodos: autenticación con el registro ante el Sistema Operativo (cada vez que el usuario se registra ante el Sistema Operativo se registra automáticamente en el cliente Notes); autenticación independiente del Sistema Operativo por Login y Password; y autenticación con Certificado Digital. La configuración que va a llevar a cabo a continuación establecerá el modo de autenticación ante el cliente Notes a través del uso de Certificado Digital. Es importante que tenga en cuenta que en adelante el único medio de ingreso al cliente de correo será a través de su certificado y por ende debe ser muy cuidadoso en el manejo que haga de éste. Siempre que desee ingresar a la aplicación o mientras se encuentre en ella debe tener el etoken (dispositivo de almacenamiento del certificado digital) conectado a la máquina, porque de lo contrario se le negará el acceso o se bloqueará la aplicación. Finalmente, su certificado digital tiene una vigencia (12 o 24 meses según sea el caso) al cabo de la cual perderá su validez. Es preciso, que con tiempo prudencial antes de la expiración de la validez de su certificado lleve a cabo los trámites de renovación del mismo, de manera tal que antes de que su certificado actual expire usted ya tenga un nuevo certificado para renovar en su ID File de Notes. Una vez el certificado digital expire usted tendrá inconvenientes para el ingreso al cliente de correo, en tanto lleve a cabo la renovación del ID File con el nuevo certificado.

6 III. PROCEDIMIENTO DE CONFIGURACION LOTUS Para llevar a cabo la configuración del Certificado Digital con el cliente de correo Lotus Notes se debe llevar a cabo los siguientes pasos: 2. En la parte superior izquierda en el menú principal haga click en Archivo Seguridad Seguridad de Usuario.

7 3. En la ventana de Seguridad Usuario haga click en general, luego en esta ventana verifique que se encuentra seleccionada la opción No permitir al administrador configurar el Password Web/Internet para que corresponda con el password de Notes y además valide también que se encuentra deseleccionada la opción Registrarse en Notes utilizando su registro del sistema operativo. 4. En el menú de Seguridad del Usuario haga click en Su identidad - Tarjeta Inteligente, después de seguir esta instrucción en la parte inferior de este menú se habilitara un botón que dice Detalles de la configuración.

8 5. Haga clic en el icono de la carpeta que se encuentra en frente del cuadro de texto ruta de acceso al archivo del controlador (Controlador de tarjeta inteligente). 6. En el cuadro de dialogo que aparece a continuación seleccione el archivo ETPKSC11.DLL que se encuentra en el directorio C:\WINDOWS\system32.

9 7. Después de cargado el archivo ETPKSC11.DLL Ubíquese nuevamente en la ventana de Seguridad de Usuario, en el panel Su Identidad e ingrese Tarjeta Inteligente. A continuación llevaremos a cabo la configuración para habilitar el inicio de sesión de Lotus Notes a través del etoken, para efectuar esta configuración haga clic sobre el botón Activar inicio de sesión con Tarjeta Inteligente. Una vez haga clic sobre el botón Activar inicio de sesión con Tarjeta Inteligente aparecerá un mensaje de advertencia que describe los efectos de la operación a realizar y le sugiere comunicarse con su Administrador del Sistema para verificar la existencia de una copia de respaldo de su archivo ID. Haga clic en el botón OK para continuar. 8. Posteriormente de realizar este paso el sistema le solicitara digitar la contraseña de Lotus Notes y de inmediato la contraseña su Certificado Digital (etoken). Nota: Recuerde que si la contraseña de su etoken es numérica debe realizar el cambio por una contraseña segura (Mayúsculas, Minúsculas y numeración sin caracteres especiales).

10 9. Después de digitar ambas contraseñas, aparecerá un ventana de confirmación en la cual le informara sobre la activación de la sesión con la tarjeta inteligente. 10. Para culminar el proceso de configuración aún falta la asociación del certificado digital con el ID de Lotus Notes. Para llevar a cabo este paso es necesario seguir en el menú Seguridad del usuario Su identidad ahora debe hacer click en la opción de Sus certificados. En la parte superior de esa ventana abra una lista desplegable en la cual debe estar seleccionada Todos los certificados de Internet Posteriormente haga click en la opción de obtener certificados.

11 11. Cuando realice el proceso anterior aparecerá un mensaje de éxito en la operación.

12 IV. VALIDACIÓN DE LA IMPORTACIÓN. Para poder validar que efectivamente la importación del certificado se llevó a cabo satisfactoriamente en Lotus Notes puede realizarlo de dos distintas maneras 1. Diríjase a la ventana principal de Notes y haga click en archivo Seguridad Seguridad Usuario, al seguir esta indicación automáticamente se le solicitara la contraseña del etoken.

13 2. Otra forma de corroborar la importación es reiniciando la aplicación Lotus Notes 8.5, Cuando se realice la apertura del correo el sistema le solicitara la contraseña de etoken dando así la confianza suficiente para el manejo del correo electrónico. 3. Posteriormente se abrirá una ventana en la cual usted podrá validar la firma digital que acompañara al mensaje que envía.

14 V. PROCESO DE FIRMADO A TRAVES DE LOTUS NOTES En la parte superior haga click en Crear Correo Memo. 2. Diligencie los campos propios del mensaje: To (Para), Subject (Asunto) y el cuerpo del mensaje de correo que desea enviar, Haga clic en el botón Delivery Options (Opciones de entrega), haga clic en la casilla de verificación Sign (Firmar) y luego en OK para continuar

15 3. Posteriormente se abrirá una ventana en la cual usted podrá validar la firma digital que acompañara al mensaje que envía.

16 VI. SOPORTE TÉCNICO Para establecer contacto con nuestra mesa de ayuda, hágalo por medio de los siguientes canales: Línea directa Soporte técnico: Nivel nacional Opción 5 Bogotá D.C. Correo de contacto: Soporte en Línea: Dirección de descarga de componentes de instalación:

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