Archivo de correo electrónico Breve presentación para los encargados de la toma de decisiones

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Rodrigo Ramos Peña
hace 8 años
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1 Archivo de correo electrónico Breve presentación para los encargados de la toma de decisiones Las empresas pueden obtener muchas ventajas legales, técnicas y financieras al implementar una solución de archivo de correo electrónico. Para ayudar a aquellas personas encargadas de la toma de decisiones, este documento resume brevemente los aspectos más importantes de este tema.

una solución de archivo de correo electrónico.

2 Información general Para la mayor parte de las empresas, el correo electrónico no es solo el medio de comunicación más importante, sino también su fuente de información más valiosa. Por regla general, la información que se envía por correo electrónico no se almacena en ningún otro lugar, sino que solo se guarda en los buzones. Con el paso de los años se acumula un abrumador repositorio de información. Al mismo tiempo, el correo electrónico supone un gran problema para las empresas, ya que el departamento de TI debe gestionar de forma segura y eficiente cantidades de datos en constante crecimiento. Los servidores de correo sobrecargados y los complejos procesos de copia de seguridad y restauración dificultan cada vez más esta tarea. Los correos electrónicos se eliminan o se pierden a causa de problemas técnicos, lo cual ocasiona que la empresa pierda datos importantes todos los días. Con el fin de cubrir las necesidades operativas relacionadas con la preparación de litigios y procesos de ediscovery, con el cumplimiento o la responsabilidad del usuario final, las empresas deben implementar una política de conservación del correo electrónico y garantizar un almacenamiento centralizado e inviolable de todo el correo electrónico. Los empleados necesitan tener acceso móvil a su correo electrónico de forma rápida y completa. Cómo funciona un archivo de correo electrónico? Un archivo de correo electrónico es un sistema de almacenamiento muy especializado diseñado para gestionar de forma segura y eficaz grandes cantidades de datos en continuo aumento. Utilizando este sistema de archivo, una empresa puede guardar copias de seguridad de todo su correo electrónico evitando así su eliminación o manipulación. Además, el archivo asegura que puedan realizarse búsquedas con extremada rapidez entre los correos y que puedan utilizarse de la manera más eficiente posible. Hoy por hoy, el almacenamiento de correo electrónico se ha convertido en un aspecto inevitable de las modernas infraestructuras de TI. Durante el año 2009, las ventas de soluciones de archivo de correo alcanzaron en todo el mundo la cifra de mil millones de dólares, y en octubre de 2010, Gartner, líder mundial en investigación y análisis de TI, pronosticó que el mercado crecería un 23% anual hasta Por su parte, en 2011, Radicati Group anticipó un crecimiento todavía mayor y predijo que los ingresos mundiales de las soluciones de archivo de correo electrónico alcanzarían los millones de dólares en

Con el paso de los años se acumula un abrumador repositorio de información.

3 Beneficio para la empresa Ventajas legales El archivo de correo electrónico ayuda a las empresas a satisfacer un número cada vez mayor de normas sobre cumplimiento relativas al correo electrónico, ediscovery y otra legislación. Por ello, el archivo de correo ayuda a la protección contra riesgos legales generales o quejas de clientes. Ventajas financieras De esta forma podrá aumentar su productividad proporcionando a sus empleados un acceso más rápido y sencillo a un inventario que contenga el 100% de su correo electrónico. La pérdida de datos y los daños que esto puede causar a la economía y la reputación de la empresa pueden evitarse de forma segura. Se elimina el riesgo de que los empleados puedan borrar correos accidental o intencionadamente (por ejemplo, al abandonar la empresa). Las cuotas de buzón que obligan a los empleados a realizar la tediosa tarea de organizar sus respectivos buzones de correo dejan de ser necesarias. Rendimiento aún más rápido de la inversión (ROI) Los servidores de correo sobrecargados, que encarecen el almacenamiento, y los complejos procesos de copia de seguridad y restauración generan un gran trabajo para los departamentos de TI y sus presupuestos. MailStore Server reduce estos costes para siempre. Además, ofrece protección frente a los riesgos financieros derivados de la pérdida de datos o de conflictos legales. Protección total frente a pérdidas de datos Los correos electrónicos se pueden perder a causa de problemas técnicos, como archivos PST corruptos, o porque hayan sido eliminados accidental o intencionadamente por los usuarios. Cuando un trabajador abandona una empresa, suele borrar todos sus buzones de correo. MailStore Server puede erradicar estos riesgos por completo. Ventajas técnicas Los requisitos y gastos de almacenamiento se reducen permanentemente trasladando los correos a un archivo. Los usuarios finales podrán recuperar dichos correos por sí mismos, evitando así que el departamento de TI tenga que realizar dicha tarea. Se simplifican significativamente los procesos de copia de seguridad y restauración del servidor de correo electrónico. Gracias al ahorro de costes de TI que supone el archivo de correo electrónico, por lo general se consigue el rendimiento de la inversión (ROI) en muy poco tiempo. 3

Ventajas financieras De esta forma podrá aumentar su productividad proporcionando a sus empleados un acceso más rápido y sencillo a un inventario que contenga el 100% de su correo electrónico.

4 La diferencia entre archivar y hacer una copia de seguridad Mientras que las copias de seguridad están diseñadas para recuperaciones en caso de desastre, el archivo de correo electrónico puede ayudar a conseguir objetivos completamente diferentes. La estrategia de TI de las empresas orientadas a la seguridad no debería dejar de incluir ambas perspectivas. Objetivo Copia de seguridad Almacenamiento Reducción de la carga del servidor de correo electrónico y simplificación de los procesos de copia de seguridad y restauración externalizando el correo Eliminación de cuotas de buzón Eliminación de archivos PST Reducción de los requisitos de almacenamiento con un archivo Almacenamiento completo de todo el correo electrónico Almacenamiento de seguridad inviolable de todo el correo Por ejemplo, es posible borrar el correo electrónico inmediatamente después de su recepción y, por lo tanto, antes de realizar la copia de seguridad. Indexación de texto completo de los correos para búsquedas más Restauración rápida y sencilla de correos electrónicos perdidos Las copias de seguridad deben ser restauradas en primer lugar por los técnicos de TI, con el consiguiente derroche de esfuerzo. Los usuarios pueden restaurar correos electrónicos utilizando la tecnología «restauración con un solo clic». Cumple con los requisitos legales 4

Objetivo Copia de seguridad Almacenamiento Reducción de la carga del servidor de correo electrónico y simplificación de los procesos de copia de seguridad y restauración externalizando el correo

5 Por qué elegir MailStore Con MailStore Server, las empresas pueden beneficiarse de las ventajas legales, técnicas y financieras de un archivo de correo electrónico moderno y seguro. MailStore Server combina una tecnología potente con costes reducidos y un uso intuitivo. Compatibilidad con prácticamente todos los sistemas de correo electrónico MailStore Server es compatible con servidores de correo Microsoft Exchange Server (incluido Office 365), MDaemon, IceWarp y Kerio Connect, así como con servidores de correo compatibles con IMAP o POP3. También permite archivar correo electrónico de servicios de correo web, clientes de correo locales y numerosos formatos de archivo (por ejemplo, PST). Miles de clientes satisfechos Con más de clientes, MailStore Server es una de las soluciones de archivo más importantes del mundo. Tanto pymes de todos los sectores como grandes empresas multinacionales utilizan MailStore Server. Los especialistas en el archivo de correo electrónico Como empresa, MailStore está exclusivamente especializada en el archivo de correo electrónico e invierte todos sus esfuerzos de innovación en la actualización continua de sus soluciones de almacenamiento. MailStore Software GmbH Cloerather Str Viersen Alemania Correo electrónico sales@mailstore.com Teléfono ( ) Coste reducido Gracias a su reducido coste de adquisición, sus requisitos de sistema mínimos, su tecnología de almacenamiento integrada y un uso eficiente de los recursos del sistema, la solución MailStore Server ofrece una excelente relación calidad/precio. Fax ( ) Bidireccionalidad MailStore no funciona en un único sentido. Todos los correos electrónicos se pueden restaurar desde el archivo en formatos estándar y en cualquier momento. Esto garantiza la independencia de las empresas a largo plazo incluso respecto al propio MailStore Server. 5

Compatibilidad con prácticamente todos los sistemas de correo electrónico MailStore Server es compatible con servidores de correo Microsoft Exchange Server (incluido Office 365), MDaemon, IceWarp y

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