MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CAPITULO 2.6 LISTAS DE DISTRIBUCION LOCALES EN CLIENTES DE CORREO OUTLOOK. Versión 1.0

Transcripción

1 MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CAPITULO 2.6 LISTAS DE DISTRIBUCION LOCALES EN CLIENTES DE CORREO OUTLOOK Versión 1.0 Agosto de 2010

2 INTRODUCCIÓN El correo electrónico como forma de comunicación masiva, alternativa e informal, facilita la difusión de información de persona a persona y / o de persona a grupo. Este medio cobra gran importancia ya que reduce el empleo de recursos tangibles como papel e intangibles como el tiempo. El envío y recepción de información vía correo electrónico tiene la misma responsabilidad que cualquier entrega personal de documento físico. Este documento pretende instruir al usuario sobre el manejo básico del correo institucional provisto a la Superintendencia de Notariado y Registro, para el envío y recepción de mensajes expresamente de la entidad. PARA TENER EN CUENTA: Es responsabilidad del usuario mantener el correo debidamente depurado y leerlo al menos una vez al día para estar informado sobre las novedades de la entidad Si usted presenta inconvenientes o dudas sobre el uso o funcionamiento de este servicio de correo electrónico, por favor no dude en consultarnos. DATOS DEL SOPORTE: MARCELA MARTINEZ ROJAS DIEGO ANDRES OTALORA CORREO: soporte.correo@supernotariado.gov.co Telefono: (1) ext 211 Celular:

3 1. MODOS DE ACCESO AL SERVICIO DE CORREO ELECTRONICO Existen dos formas, una a través de la web la cual permite el acceso desde cualquier parte denominado Webmail ú OWA ( Outlook Web Access ) y localmente o configurado a través de un cliente de correo tal como Outlook Express. 1.1 WEBMAIL (OWA) Es el acceso disponible en cualquier sitio de la red a nivel Superintendencia o por internet cuando estamos fuera de la red. Se puede ingresar a través de la página de la Superintendencia ó digitando la url del servicio. 1.2 CLIENTES DE CORREO Es un programa instalado y configurado para el envío y recepción de mensajes de correo, como Outlook CLIENTES DE CORREO AUTORIZADOS Los clientes de correo definidos como estándar de la entidad son: Outlook Express Outlook 2000 Outlook 2003 Outlook 2007 Windows Mail

4 LISTAS DE DISTRIBUCION LOCALES Se denomina como lista de distribución un grupo al cual se encuentra asociada determinadas cuentas de correo a los que escribimos con cierta frecuencia. Esto evita el tener que escribir siempre las mismas cuentas de correo una y otra vez. Podemos crear listas de distribución con direcciones de correo tanto internos (usuario@supernotariado.gov.co) como externos (usuario@hotmail.com). Estas listas de distribución deben ser usadas con responsabilidad, de lo contrario podría acarrear problemas de SPAM y afectación del servicio, parcial o general COMPONENTES DE LA VENTANA DE CREACION DE LISTAS DE DISTRIBUCION A continuación enumeraremos las opciones principales. 1. NOMBRE DE LA LISTA: Es el nombre con el que se creará la lista o el grupo. 2. MIEMBROS: Es el campo donde se ingresa la dirección de correo que se desea agregar a la lista. Se puede ingresar una por una o varias separadas por un punto y coma. 3. AGREGAR A LA LISTA: es el botón que agrega los miembros a la lista o grupo. 4. NOMBRE Y CORREO ELECTRONICO DE LOS INTEGRANTES: figuran todas las cuentas de correo que ya hacen parte de la lista.

5 1. OUTLOOK EXPRESS Nombre de la Lista de Distribución Quitar Contacto de la Lista Agregar Contacto a la Lista Contactos que hacen parte de la lista 2. OUTLOOK 2003 Guardar y Cerrar Quitar un integrante de la Lista Seleccionar Integrantes de la Lista Nombre de la Lista Correo Electrónico de los Integrantes

6 3. OUTLOOK 2007 Guardar y Cerrar Seleccionar Integrantes de la Lista Quitar un integrante de la Lista Nombre de la Lista Correo Electrónico de los Integrantes CREACION DE LISTAS DE DISTRIBUCION OUTLOOK EXPRESS En la ventana principal del cliente de correo ir al botón Direcciones

7 Aparecerá la ventana de libreta de direcciones, es necesario ir al menú Archivo y hacer click en Grupo Aparecerá una nueva ventana donde se creará la lista. Ingresar el nombre de la lista o grupo a crear: Para agregar las cuentas de correo que serán integrantes de la lista, si las personas son de la entidad las puede agregar haciendo click en el botón seleccionar miembros

8 Si son direcciones externas (Hotmail, yahoo, gmail etc) es necesario digitar la cuenta de correo completa en el campo dirección de correo electrónico y hacer click en el botón agregar. Puede agregar más de una cuenta de correo separándolas con punto y coma (;) Al agregar cuentas de correo estas se van visualizando en el campo miembros del grupo.

9 Si por alguna razón ingresó una cuenta de correo mal, hay seleccionar la dirección de correo y hacer click en el botón Quitar de la Lista Una vez terminada la creación la lista de distribución, hacer click en el botón Aceptar OUTLOOK 2003 En la ventana principal del cliente de correo ir a Archivo seleccionar Nuevo y hacer click en Lista de Distribución Aparecerá una nueva ventana donde se procederá con la creación.

10 En el campo nombre, ingresar el nombre de la lista de distribución: Para agregar los integrantes, hacer click en el botón seleccionar integrantes Aparecerá una nueva ventana donde se encuentran los funcionarios de la entidad, para agregarlos, nos situamos sobre los que necesitamos y hacemos doble click en ellos. Si son direcciones externas (Hotmail, yahoo, gmail etc) es necesario digitar la cuenta de correo completa en el campo Integrantes. Puede agregar más de una cuenta de correo separándolas con punto y coma (;)

11 Al agregarlos aparecerán un poco más abajo con su nombre y su cuenta de correo respectiva. Si por alguna razón se ingresó una cuenta de correo mal, hay seleccionar la dirección de correo y hacer click en el botón Quitar de la Lista Una vez terminada la creación la lista de distribución, hacer click en el botón Guardar

12 OUTLOOK 2007 En la ventana principal del cliente de correo ir a Archivo seleccionar Nuevo y hacer click en Lista de Distribución Aparecerá una nueva ventana donde se procederá con la creación. En el campo nombre, ingresar el nombre de la lista de distribución: Para agregar los integrantes, hacer click en el botón seleccionar integrantes

13 Aparecerá una nueva ventana donde se encuentran los funcionarios de la entidad, para agregarlos, nos situamos sobre los que necesitamos y hacemos doble click en ellos. Si son direcciones externas (Hotmail, yahoo, gmail etc) es necesario digitar la cuenta de correo completa en el campo Integrantes Puede agregar más de una cuenta de correo separándolas con punto y coma (;) Al agregarlos aparecerán un poco más abajo con su nombre y su cuenta de correo respectiva.

14 Si por alguna razón se ingresó una cuenta de correo mal, hay seleccionar la dirección de correo y hacer click en el botón Quitar de la Lista Una vez terminada la creación la lista de distribución, hacer click en el botón Guardar USO DE LAS LISTAS DE DISTRIBUCION En la redacción del mensaje de correo al momento de ingresar los destinatarios, basta solo con digitar el nombre del grupo y hacer click en el botón comprobar nombres, si está bien escrito aparecerá en color azul y subrayado, de lo contrario le informará que no existe tal grupo.

15 OUTLOOK EXPRESS OUTLOOK 2003 OUTLOOK 2007

16 ELIMINACION DE LISTA DE DISTRIBUCION Para eliminar una lista de distribución que ya no se utiliza es necesario ir a la sección contactos que se encuentra en la ventana principal del correo electrónico: OUTLOOK EXPRESS En la ventana principal del cliente de correo ir al botón Direcciones Aparece la ventana de Libreta de Direcciones, situarse sobre el grupo y hacer click en eliminar

17 OUTLOOK 2003 y 2007 Hacer click en Contactos ubicado en la parte inferior de la lista de carpetas de correo Ubicar la lista de distribución a eliminar, hacer click derecho sobre ella y seleccionar Eliminar