La Gestión Documental como herramienta para el ahorro de costes. Aulas Tecnológicas FER
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- María Antonia Blázquez Soler
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1 La Gestión Documental como herramienta para el ahorro de costes Aulas Tecnológicas FER
2 Índice Definición Archivo y gestión Producción Conclusiones
3 Gestión Documental: definición El ciclo de vida de un documento en la empresa, desde su creación hasta su destrucción
4 El ciclo de los documentos DISTRIBUIR PRODUCIR GESTIONAR CAPTURAR ALMACENAR
5 Por qué es importante la información para las empresas? Qué permite tomar decisiones adecuadas? Información Qué incrementa la velocidad en la toma de decisiones? Acceso rápido a la información Cuál es la relación entre la supervivencia de una compañía y sus documentos? Crítica Fuente: What to buy for Business Magazine
6 Herramientas de digitalización Automatización de procesos Gestión de la impresión y de la copia Entrada Gestión de procesos Gestión del Archivo Salida Gestión documental
7 Las claves actuales para los negocios Menor gasto Hacer más con menos Trabajar más en equipo Compartir más información Diferentes lugares, trabajadores móviles Mayor productividad Decidir y actuar rápido proactividad
8 Qué retos estamos afrontando? Ahorro de costes Aumento de la Productividad Incremento de la seguridad Respeto al Medio Ambiente 1-3 % de los ingresos de una Compañía se destina a la impresión (Gartner) El 90% de las empresas desconocen su gasto real en impresión (Buyers Laboratory) 3 Los profesionales pierden de media hasta 500 horas laborables/año buscando documentos * 1 IT dedica el 15% de su tiempo a tareas relacionadas con la impresión (IDC) ESTRATEGIA El 53% de los empleados han visto documentos confidenciales en impresoras y copiadoras y el 46% han hablado fuera empresa (IDC ) España es el único país europeo donde ha crecido el consumo de papel para la impresión 36 hojas en 2006 a 41 en 2007 (IDC) Entrada / Gestión procesos/ Gestión del Archivo / Salida *1-Fuentes: Estudio de Zerocoma basado en informes de Gartner Group, Ashburnham Group, Cap Ventures, Coopers Lybrand, Forrester Research, Ikon Office, Dataquest, Arthur Andersen, Innovasoft, IDC)
9 ARCHIVO Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS
10 Problemas Generales Información dispersa en un gran número de librerías, estantes y en múltiples ubicaciones. Servidores de Ficheros saturados, sin orden Pérdidas de tiempo en la localización de documentación. Muchos procesos manuales, y un alto volumen de impresión repetida. Errores de archivo. Diferentes criterios de archivo Costes muy elevados de almacenamiento y búsqueda El papel no cubre situaciones de desastre
11 Dónde está la información?
12 Al doble aumenta el archivo cada 3 años 20% de los registros se archivan incorrectamente y se pierden para siempre
13 Efectos de una gestión ineficiente de los documentos Fuente: AIIM Europe minutos al día Tardamos en buscar documentos Retrasos con los clientes Pérdida de credibilidad Clientes insatisfechos Malas decisiones financieras Penalizaciones económicas
14 Qué superficie ocupa su archivo? Qué coste tiene su archivo? Qué coste tiene acceder a la información? Si tuviera una Auditoría cuánto tiempo tardaría en proporcionarles información?
15 más del de la superficie de las oficinas está reservada a armarios de archivo de papel Fuente: AIIM Europe 2009
16 6,53 cuesta almacenar un documento según un archivo tradicional coste por espacio en un archivo tipo tradicional frente a los 114 de un sistema electrónico 10,53 ahorraríamos por cada documento que no se archiva físicamente Fuentes: Gartner y Arthur Andersen
17 Tiene un sistema seguro de archivo? Controla el acceso que tienen sus empleados a la información? Está seguro de manejar siempre la información actualizada?
18 Requisitos de un sistema de gestión documental departamental Ágil, intuitivo y sencillo Sistema completo Sistema seguro Debe permitir la trazabilidad Recuperación de la documentación incluso fuera de la oficina
19 Flujo de la información departamental Documentos Enviar por Imágenes Escaneo / FAX Imprimir Enviar por FAX Almacenar/Buscar Combinar / Editar Compartir documentos FTP / SMB indexado
20 Requisitos de un sistema de gestión documental corporativo Arquitectura escalable Además Almacenamiento seguro centralizado y Evolución y capacidad tecnológica. Control de acceso (DA) Automatización profesional de procesos indexación Firma digital cada documento para asegurar su autenticidad Integración correo electrónico (Exchange, Lotus) Integración con aplicaciones corporativas, ERP (MS Dynamics NAV, MS Share Point, SAP R/3) Cumplimiento de la legislación vigente en lo que se refiere a retención de documentos SDK (desarrollar otras integraciones con software de terceros Workflow de tareas
21 Ejemplo Workflow Inicio Supervisor No asignado Asignar Supervisor Supervisor asignado Supervisor asignado Revisar factura Cantidad < 10,000 y Cliente definido Cantidad > 10,000 y Cliente definido Aprobación de Dirección Aprobada Registrar factura Fin El cliente no está definido Rechazada Pedir factura nueva
22 PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS (Impresión/Copia)
23 El Lo consumo que supone medio de papel por español 1 folio necesita medio litro de agua para su fabricación!!! Fuente: Programa Oficina Responsable
24 En 1 año desaparece una cantidad de árboles maduros igual a los que existen en toda España En 5 años una superficie equivalente a toda España
25 Un oficinista utiliza una media de hojas al año Imprimiendo a doble cara ahorraríamos el 20% Fuentes: Estudio de Telefónica (división de Gestión Medioambiental de Telefónica I+D);
26 Fuego? NO, Con una estrategia GRACIAS de impresión las compañías pueden recortar la producción de su documentación 10-30% al tiempo que aumentan el nivel de servicio a los usuarios prestando mayor atención a las MFP y a las impresoras Fuente: Gartner. Printer and Copier Fleets: The Gold Mine in the Hallway
27 Mejora Medioambiental: Ejemplo Canon España Ahorro papel: 39 % * Datos recogidos en la sede Central de Canon España en el periodo julio 2008 /junio 2009 frente al periodo julio 2007 /junio 2008
28 Mejora Medioambiental: Ejemplo Canon España Ahorro anual en emisiones GEI (Gases de Efecto Invernadero) = CO2 que absorbe una superficie de bosque mediterráneo maduro de 29 campos de fútbol!!!. * Datos recogidos en la sede Central de Canon España en el periodo julio 2008 /junio 2009 frente al periodo julio 2007 /junio 2008
29 Qué coste tiene imprimir en una impresora de cartucho? Depende de la cobertura del documento Cobertura Black: 5% Cobertura Black: 20%
30 Ejemplo de informe COBERTURAS DE COLOR. Cyan (C): 7,72 %. Magenta (M): 12,93 %. Amarillo (Y): 10,69 %. Negro (K): 9.34 % TOTAL: 40,68% COSTES MEDIOS DE IMPRESIÓN: 0,1979 Fuentes: Canon, HP, Xerox, Samsumg. Dell y KM
31 Ejemplo de pagina Web COBERTURAS DE COLOR. Cyan (C): 12,41 %. Magenta (M): 14,25 %. Amarillo (Y): 12,59 %. Negro (K): 7,74 % TOTAL: 46,99% COSTES MEDIOS DE IMPRESIÓN: 0,2351 Fuentes: Canon, HP, Xerox, Samsumg. Dell y KM
32 Costes medios de impresión en color 0, , Multifunción color 0, Impresoras laser color 0, , , , , ,0% 7,5% 10,0% 12,5% 15,0% 20,0%
33 Ahorro en la producción de documentos cómo? CENTRALIZACIÓN DE DISPOSITIVOS SISTEMA DE GESTIÓN DE IMPRESIÓN Y COPIA
34 Sistema de gestión de impresión y copia Disponer de información Imprimir de forma eficiente Seguridad en la impresión
35 Disponer de información QUIÉN HACE QUÉ? CUÁNDO? CUÁNTO? QUÉ COSTE TIENE? Contabilidad de impresiones y copias Elaboración de informes
36 CÓMO? Imprimir de forma eficiente Concienciación Reglas de trabajo fijas Reglas de trabajo interactivas Autorización de trabajos
37 Es seguro su entorno de impresión? Tiene seguridad sobre lo que imprime cada usuario? Qué medidas tienen para asegurar la confidencialidad y la seguridad de la información impresa? Conoce las implicaciones que tendría para su empresa la filtración de información?
38 Seguridad en la impresión QUIÉN? CUÁNDO?
39 Hace que la información confidencial lo siga siendo No se pierden los documentos en impresoras departamentales Imprime el documento en la impresora que se elije. El documento te sigue a ti y no tu al documento AHORRO DE PAPEL
40 Conclusiones Reducción costes: ES POSIBLE Necesidad de un sistema de archivo documental intuitivo, flexible y seguro Impresiones y copias Sistema centralizado de dispositivos Información y control: herramientas de gestión PARA IR A CUALQUIER SITIO SE EMPIEZA DANDO UN PASO
41 No disponer de un sistema de gestión documental hoy es como
42 Comencemos Hoy! Se ve reflejado en estas situaciones? Cómo gestiona su información hoy? Se enfrenta a retos similares? Cómo podemos ayudarle?
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46 Gracias por su atención
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