Informe Pormenorizado sobre el estado del Sistema de Control Interno Ley 1474 de 2011

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1 Informe Pormenorizado sobre el estado del Sistema de Control Interno Período Evaluado: Septiembre 1 de al diciembre

2 FORTALEZAS Módulo: CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 1.1. Componente de Talento Humano Para el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. BANCOLDEX es fundamental contar con una gestión ética y transparente, por lo cual desde su creación ha fomentado una estructura corporativa sólida, a través de la aplicación de diferentes políticas y herramientas en materia de gobierno corporativo, sistema de control interno, gestión ética y responsabilidad social empresarial. El Código de Ética y de Buen Gobierno Corporativo fueron aprobados por la Junta Directiva de la Entidad y se encuentran publicados en el sistema de gestión de Calidad para consulta permanente de los funcionarios. El Banco continuó promoción de la cultura organizacional de transparencia y cumplimiento mediante campañas de gestión ética, de actitud de servicio, de cero tolerancia al fraude y a la corrupción, y de prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo. Es de resaltar la permanencia del compromiso del Banco respecto del establecimiento de estrategias y cumplimiento de políticas anticorrupción, el fortalecimiento de los sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad, y del cumplimiento del código de comportamiento institucional y del código de buen gobierno. Por otra parte, Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. BANCOLDEX- continuó fortaleciendo los programas de bienestar e incentivos, que permiten contar con personal de las más altas calidades personales y profesionales para desarrollar sus funciones con compromiso, y el impulso a la cultura de auto gestión individual mediante el aplicativo de Gestión del Talento Humano Nuestra Gente Componente de Direccionamiento Estratégico En 2015 Bancóldex inició un proceso de transformación para ser el socio de los empresarios que se atreven a crecer, configurando una nueva estrategia y creó las seis nuevas plataformas para generar mayor impacto y ofrecer herramientas financieras y no financieras complementarias al crédito, de acuerdo con el potencial, las necesidades y con las circunstancias de crecimiento en las que se encuentran las empresas. En este sentido, las nuevas plataformas o unidades de negocio se enfocan en los siguientes frentes de acción: Escalamiento Empresarial: para apoyar empresas que se consolidan en el mercado nacional. Flujos Globales: para apoyar exportadores, importadores e Inversión Extranjera Directa- IED Inversión y Transformación: para apoyar, a través de fondos de capital privado y fondos de capital emprendedor (Private Equity / Venture Capital), la reconversión y reconfiguración de empresas. Crecimiento Extraordinario: para apoyar a las empresas jóvenes (start-ups y emprendimientos corporativos) que crecen significativamente por encima del promedio de su industria, jalonadas por la innovación.

3 Expansión Internacional: para apoyar iniciativas de internacionalización de empresas (multilatinas y multinacionales colombianas). Ecosistemas Dinámicos: para fortalecer las organizaciones de apoyo al desarrollo empresarial a nivel regional y ofrecer servicios no financieros para el sector empresarial. Por otra parte, Bancóldex continuó avanzando en la gestión por procesos, basada en una estructura organizacional y de gobierno que facilitó la planeación, ejecución, evaluación y comunicación entre los diferentes niveles de la entidad; así mismo, continuó ajustando políticas, procedimientos, metodologías, funciones y responsabilidades, debidamente documentados y divulgados, en concordancia con el mantenimiento y la sostenibilidad del modelo de control interno. La gestión de los procesos se efectuó administrando los riesgos a través de los Sistemas de Gestión y de Riesgos aplicables y gestionando planes de mejoramiento para la mejora continua de los mismos. En 2016, la revisión y posibles ajustes en la estructura deberán contribuir con la consolidación de la estrategia Componente de Administración de Riesgo Bancóldex sigue fortaleciendo y mejorando los Sistemas de Administración de Riesgos, cumpliendo con los parámetros mínimos establecidos por la normatividad de la Superintendencia Financiera de Colombia en cuanto a riesgos financieros (crédito, mercado y liquidez), operacionales, entre ellos los relacionados con la seguridad de la información, y de lavado de activos y financiación del terrorismo. La Alta Dirección y el Comité de Auditoría monitorean el perfil de riesgos del Banco y aprueban los límites y las políticas de administración de los mismos. Adicionalmente, Bancóldex definió la implementación de un Sistema de Administración de Riesgo Estratégico (SARE), acompañando de esta forma la estructuración y el cumplimiento de la nueva estrategia. Continuó el proceso de actualización y mejoramiento de la información sobre los riesgos y controles definidos en los mapas de riesgo operativo de los procesos del Banco, en particular los pertenecientes al factor de riesgo de tecnología. En lo referente al programa de prevención de riesgos de fraude y corrupción, se definió una estrategia para la implementación de un programa antifraude y anticorrupción, que incluye la identificación y autoevaluación de este tipo de riesgos. Módulo: EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO 2.1. Componente de autoevaluación institucional A través de los procesos de la Oficina de Riesgo Operativo, el Banco continuó con la aplicación de la metodología de autoevaluación de riesgos y controles dispuesta para mantener actualizada la información de mapas de riesgo operativo. Sin embargo, es necesario fortalecer culturalmente este elemento al interior de los procesos, para convertirlo en un proceso participativo por parte de los responsables de controles clave que intervienen en cada proceso, evaluando la efectividad del control interno y adoptando acciones preventivas y correctivas a través de planes de mejoramiento por procesos con la asignación de responsables y el seguimiento necesario para verificar su cumplimiento.

4 La autoevaluación de la gestión se realiza en el nivel institucional a través del Plan de Fortalecimiento Institucional, el cual es monitoreado a través de indicadores, de tal forma que el Banco rinde cuentas anualmente al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y a la Contraloría General de la República. Por otra parte y bajo el entendido del concepto de autoevaluación del control y la autoevaluación de la gestión son ejercicios propios de los dueños de los procesos de la organización, éstos son diferentes del ejercicio de la evaluación independiente. Por esta razón, la Contraloría no interviene ni coordina dichos ejercicios de autoevaluación. Sin embargo, esto no impide que, para efectos de los diferentes informes de evaluación independiente del sistema de control interno y de la gestión de los procesos, la Contraloría tenga en cuenta los insumos de autoevaluación disponibles según el avance de este elemento en el Banco, tales como indicadores, mapas de riesgo, y gestión de eventos de riesgo operativo, junto con los informes sobre el sistema de control interno de los procesos, los informes de auditorías de períodos anteriores, los planes de mejoramiento formulados y los resultados de los seguimientos Componente de auditoría interna La Contraloría Interna de Bancóldex efectuó las evaluaciones del Sistema de Control Interno (SCI) conforme a lo establecido en el Plan Anual de Auditoría aprobado por el Comité de Auditoría de la Junta Directiva y aplicó en los trabajos de aseguramiento la objetividad e independencia requeridas por las normas respectivas, sin que se presentaran limitaciones para el adecuado desempeño de su labor. El enfoque, la definición de su alcance, la selección y aplicación del tipo de pruebas, así como la comunicación de resultados se realizaron con fundamento en las normas para la práctica profesional de la Auditoría Interna1, el Código de Ética para la actividad, y los procedimientos aprobados para el efecto. Así mismo, el Comité de Auditoría conoció el estado y la adopción de las acciones recomendadas mediante la presentación periódica de estado y resultados de los seguimientos. Es de mencionar que el principal órgano gestor del Sistema de Control Interno (SCI) en Bancóldex es la Junta Directiva a través del Comité de Auditoría, que ha velado permanentemente por el adecuado funcionamiento y fortalecimiento del sistema, ha desempeñado sus funciones de acuerdo con el Reglamento Interno existente, y con lo establecido sobre el Sistema de Control Interno para las entidades del Estado en general y para las Instituciones Financieras en particular. En cumplimiento de sus responsabilidades, el Comité de Auditoría ha servido de apoyo y permanente canal de comunicación con la Junta Directiva en la toma de decisiones relativas al Sistema de Control Interno y a su mejoramiento continuo Componente de Planes de Mejoramiento Como resultado de la Auditoría Integral realizada por la Contraloría General de la República en 2015 sobre la vigencia 2014, este órgano de control emitió una opinión sin salvedades sobre los Estados Financieros del Banco, calificó el Sistema de Control Interno en General con puntos y feneció la Cuenta de Bancóldex por la vigencia fiscal del año Así mismo, estableció cuatro (4) hallazgos Administrativos, de los cuales uno hace referencia a un hallazgo fiscal y otro que fue trasladado al Archivo General de la Nación. Es de mencionar que estos hallazgos fueron atendidos por el Banco mediante la suscripción de un plan de mejoramiento con actividades y plazos establecidos por los responsables. Dicho Plan permanece disponible al público a través de la página web del banco en el 1 El Proceso de Evaluación Independiente de Bancóldex cuenta desde 2014 con la certificación internacional de Calidad de la Auditoría Interna, otorgada por el instituto de Auditores Internos IIA - Global

5 enlace: EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN De acuerdo con la naturaleza jurídica y el objeto social del Banco, en virtud del cual los servicios que presta la entidad no están dirigidos a la ciudadanía sino a los intermediarios financieros nacionales e internacionales, los lineamientos establecidos en la Ley 962 de 2005 no resultan aplicables al Banco. No obstante lo anterior, en el evento de que algún ciudadano presente alguna solicitud, amparada en el derecho de petición, Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. - Bancóldex atiende tal requerimiento dando cumplimiento a los términos y procedimientos que al efecto prevé el Código Contencioso Administrativo. Adicionalmente, al Banco no le aplican los aspectos relacionados con los Acuerdos de gestión en los términos de la Ley 909 de Sin perjuicio de lo anterior, Bancóldex tiene a disposición de la ciudadanía en general su página web, en la cual se pueden consultar los diferentes productos que componen el portafolio de servicios financieros, así como un buzón que permite realizar consultas sobre el Banco e interponer, si es del caso, una queja o reclamo relacionado con su actividad financiera, y también un espacio correspondiente a la Línea Ética Bancóldex en el que todas las partes interesadas pueden realizar los reportes que consideren, respecto de posibles hechos irregulares o posibles actos de fraude o corrupción se tengan conocimiento. Bancóldex cumple adecuadamente con el Sistema de Atención al Consumidor Financiero (SAC), apoyándose en un proceso transversal de Servicio al Cliente y al Ciudadano, cuyo objetivo es atender al cliente y al ciudadano de acuerdo con el plan estratégico de servicio al cliente definido, y evaluar el nivel de satisfacción del cliente respecto del producto o servicio recibido. Los elementos, etapas y reportes del SAC se han implementado y aplicado adecuadamente, situación validada y reafirmada por revisiones de diferentes entes de control. En cuanto a la Responsabilidad Social Empresarial, el Banco ha mantenido la comunicación de sus logros en esta materia a través de informes anuales pormenorizados publicados en su página web, donde se evidencian avances de la organización en temas como medio ambiente; prácticas laborales; derechos humanos; prácticas justas de operación; participación activa y desarrollo de la comunidad; y, asuntos de consumidores. DEBILIDADES En la evaluación realizada al Sistema de Control Interno bajo el modelo MECI, no se observan debilidades que impliquen el incumplimiento de disposiciones legales o de buenas prácticas en el Sistema de Control Interno; se identificaron algunas oportunidades de avance en los siguientes aspectos: Definición de indicadores de gestión, estimación y monitoreo de metas alineados con la nueva estrategia del Banco; definición de medios estándar para consultar y reportar planes y

6 programas del Banco por procesos, y fortalecimiento del diseño, seguimiento y supervisión en la ejecución e implementación de los proyectos estratégicos. Presencia de indicadores de gestión diseñados para medir la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y controles, y de procedimientos para su monitoreo periódico. Fortalecimiento del Programa de Gestión Documental Actualización del Manual de Calidad y Operaciones del Banco, en función de los cambios estratégicos y las actualizaciones de Calidad Velocidad de actualización de la información relativa a los procesos cuando éstos cambian, tales como mapas de riesgo, diagramas de flujo y fichas técnicas, junto con roles y responsabilidades. Fortalecimiento de los controles actuales e identificación de nuevos controles producto de la implementación parcial del core bancario para asegurar la efectividad del Sistema de Control Interno Contable de algunos procesos. Revisión del proceso contable, para orientarlo a una gestión por procesos, brindar mayor claridad en sus interacciones con otros generadores de información contable, los entregables y los responsables en los diferentes niveles del Banco, así mismo detallar y actualizar los mapas de riesgo de este proceso. En especial, frente a la adopción de las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF. Mantener y profundizar la práctica periódica de la autoevaluación del control, que retroalimente el ciclo de identificación y gestión de riesgos, su monitoreo y el mejoramiento del proceso contable en los diferentes niveles y roles de la entidad. Claudia Liliana Mejia Cubillos Contralora

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