PROCEDIMIENTO PARA LA MOVILIDAD ESTUDIANTIL

Transcripción

1 Página 1 de 10 Revisó: Director de Relaciones Exteriores Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Octubre 21 de 2009 Resolución N 1775 OBJETIVO ALCANCE Reglamentar y fomentar la participación de los estudiantes en los programas de movilidad e intercambio. Este procedimiento aplica a todas las actividades relacionadas con movilidad de estudiantes en el ámbito nacional e internacional. NORMATIVIDAD Acuerdo 029 de 2014 del Consejo Académico, por el cual se reglamentan los Programas de Movilidad Académica Estudiantil de Pregrado de la Universidad Industrial de Santander. Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado Leyes de la República sobre migración. Política de Relaciones Exteriores 034 / Resolución No de la Rectoría por la cual se establecen los lineamientos para otorgar apoyos adicionales. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Movilidad estudiantil: Es la participación de estudiantes en convenios y programas de intercambio académico tales como pasantías, periodos académicos cursados en otra institución, programas de doble titulación y otros que se estipulen. Universidad de origen: Universidad en la que está matriculado el estudiante en intercambio. en Intercambio: que tiene matrícula vigente en la universidad de origen. Universidad anfitriona: Universidad en la que se realiza el programa de movilidad estudiantil.

2 Página 2 de 10 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS : Oficina de Relaciones Exteriores de la UIS. aspirante a un programa de movilidad: que manifiesta interés en participar en un programa de movilidad mediante inscripción en. elegible: inscrito que cumple con las normas y los requisitos para participar en un programa de movilidad. CONSIDERACIONES El estudiante en intercambio deberá acogerse a los reglamentos vigentes tanto en la universidad de origen como en la universidad anfitriona. La Oficina de Relaciones Exteriores ofrece soporte institucional al estudiante de intercambio para la buena ejecución del programa.

3 Página 3 de 10 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página INICIO 1. Divulga e informa sobre un programa específico de intercambio 1. Divulga información sobre el programa y orienta reuniones informativas a la comunidad estudiantil (programa, lugar, duración, alcance, requisitos, costos aproximados, posibles fuentes de financiación, cronograma). Guía para la divulgación de la información GRI.01 Presentaciones- Conferencias Intercambio Formato de Asistencia FEG Efectúa preinscripción como aspirante al programa de intercambio 2. Efectúa pre-inscripción como aspirante al programa de intercambio, a través del formulario en Google Docs (El enlace se habilita durante las fechas que se determinen en el calendario de movilidad). Formato de preinscripción Google Docs 3. Realiza actividades de consejería sobre los programas a los cuales aspiran los estudiantes inscritos 4. Entrega fichas técnicas al estudiante correspondientes 1 3. Realiza actividades de consejería sobre los programas a los cuales aspiran los estudiantes inscritos. 4. De acuerdo con su programa de interés, hace entrega a los estudiantes de las fichas técnicas que se han preparado sobre cada universidad cooperante, con la especificación de los documentos que se deben presentar cumpliendo los requisitos y así formalizar su postulación. Nota: La carta de presentación del estudiante que debe preparar el Director de Escuela, además de especificar la autorización para que el estudiante realice el programa de movilidad, debe incluir los códigos y nombres de las asignaturas UIS contra los códigos y nombres de las asignaturas de la universidad cooperante que serán homologadas al término de la movilidad. Requisitos del programa

4 Página 4 de Prepara y entrega documentos en 5. El estudiante debe preparar los documentos requeridos para la postulación al programa de movilidad deseado y los Entrega en la oficina de Relaciones Exteriores en el tiempo previsto para esta fase. Lista de Chequeo de Documentos. 6. Diligencia la encuesta de satisfacción 6. Una vez el estudiante entrega los documentos a, diligencia la Encuesta de satisfacción a usuarios aplicando. Encuesta de Satisfacción Usuarios 7. Verifica que el estudiante cumple con los requisitos 7. Verifica que el estudiante cumple con los requisitos para ser considerado como candidato según lo establecido en el Reglamento de Intercambio Académico Estudiantil y en el programa al cual se presentó. Reglamento de Intercambio Académico Estudiantil. Requisitos del programa. 8. Revisa y envía los documentos a la universidad anfitriona 8. Revisa los documentos de postulación, proyecta carta de presentación institucional y prepara expediente de cada estudiante para su envío a la universidad anfitriona. 9. Obtiene respuesta de la universidad anfitriona 9. Obtiene respuesta de la universidad anfitriona sobre la admisión de los estudiantes que aspiran a realizar el programa. 2

5 Página 5 de Informa al estudiante sobre los resultados de admisión 10. Informa al estudiante el resultado de admisión en la universidad anfitriona por medio de correo electrónico o llamada telefónica. A Pág.9 No aceptado en movilidad? Si 11. Envía carta de aceptación Carta de aceptación institucional 11. Si el estudiante es aceptado, la universidad anfitriona envía carta de aceptación institucional. Universidad anfitriona 12. Brinda orientación al estudiante sobre logística y demás requisitos necesarios para viajar 12. Brinda orientación al estudiante sobre logística y demás requisitos necesarios para viajar a través de una reunión informativa convocada para los beneficiarios del programa de movilidad. 13. Emprende los trámites para salir de la ciudad 13. Realiza los tramites para salir de la ciudad o del país (según sea el caso). 3

6 3 Página 6 de Expide una carta para exoneración del impuesto de salida de Colombia Carta de Exoneración de impuesto de salida 14. Si el estudiante va a realizar movilidad internacional, expide una carta de exoneración del impuesto de salida de Colombia al estudiante, cuándo este ya tenga definido el itinerario y la fecha del viaje. Secretaria 15. remite por correo electrónico recibo de pago a 15. El estudiante adquiere el compromiso de pago de la liquidación de la matrícula. Una vez hecho el pago, remite por correo electrónico el recibo a Relaciones Exteriores. 16. Inicio de movilidad del estudiante 16. comienza su estancia de movilidad. 17. Reporta el nombre y datos del programa de intercambio que va a realizar el estudiante Memorando interno 17. Reporta a la Dirección de Admisiones y Registro Académico el nombre del estudiante y del programa de intercambio que va a realizar, con el objetivo de que procedan a cambiar su estado en el Sistema de Información a estudiante en intercambio. 18. Registra a los estudiantes de intercambio 19. Diligencia encuesta de seguimiento Registra en el Sistema de Información de Pregrado a los estudiantes que participan en el programa de intercambio. 19. El estudiante que realiza la movilidad diligencia la encuesta de seguimiento a movilidad por medio de Google Docs. Auxiliar administrativo de la Dirección de Admisiones y Registro Académico

7 Página 7 de 10 4 B Pág. 8 No Solicita prórroga? Sí 19.Presenta a solicitud de prórroga. 19. Presenta a solicitud de prórroga avalada por la universidad anfitriona. Nota: Para solicitar prórroga en el programa Sígueme el estudiante debe realizar nuevamente el proceso de aplicación. 20. Analiza y define la solicitud de prórroga. 20. Analiza y define la solicitud de prórroga. Director B Pág. 8 No Prórroga aprobada? Sí 21. Continua con la movilidad y diligencia la encuesta de seguimiento. 21. Continua con el proceso de movilidad por un periodo más y diligencia la encuesta de Seguimiento a movilidad a través de Google Docs. Herramienta de encuesta online 22.Paga la matrícula y presenta el recibo en. 22. Paga la matrícula académica según calendario UIS y presenta el copia del recibo de pago a la oficina de Relaciones Exteriores. 5

8 Página 8 de Comunica a el nombre de los estudiantes en prórroga y el programa que realizan 23. reporta a la Dirección de Admisiones y Registro Académico y el nombre de los estudiantes en prórroga y el nombre del programa que realizan. 24. Registra en el Sistema de Información de pregrado a los estudiantes de intercambio 24. Dirección de Admisiones y Registro Académico registra en el Sistema de Información de Pregrado a los estudiantes que participan en el programa de movilidad. Auxiliar administrativo de la Dirección de Admisiones y Registro Académico B 25. Concluye programa de movilidad estudiantil y regresa a la UIS 25. Concluye programa de movilidad estudiantil y regresa a la universidad de origen. 26. La universidad anfitriona remite a la Oficina de Relaciones Exteriores el certificado oficial de notas del estudiante. Universidad anfitriona 26. Envía notas oficiales a Relaciones Exteriores UIS Nota 1: Cuando el certificado oficial sea remitido directamente al estudiante, este debe hacer entrega del mismo en la Oficina de Relext. 6 Nota 2: Se realizará la verificación de los certificados recibidos y se hace entrega de los mismos a la secretaria de Relext para que proceda a preparar las comunicaciones internas.

9 Página 9 de Envía original y fotocopia de las notas oficiales a la Dirección de Admisiones y Registro Académico y a la Escuela respectivamente 27. Prepara memorando y envía original de las notas oficiales a la Dirección de Admisiones y Registro Académico y copia de las mismas a la Dirección de Escuela. Secretaria 28. Actualiza datos académicos del estudiante 28. Actualiza datos académicos del estudiante. Admisiones y Registro Académico. FIN

10 Página 10 de 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Octubre 21 de 2009 Creación del Documento. 02 Febrero 26 de 2010 Modificación al alcance, la normatividad y en general a todo el documento. 03 Abril 28 de 2010 Inclusión de la nota en la Actividad Abril 21 de 2015 Se cambió la política de Relaciones Exteriores 091/2008 por 034/2009. Se cambió la denominación Universidad huésped por Universidad Anfitriona. Inclusión de la encuesta de satisfacción a usuarios.