PROCEDIMIENTO. VERSIÓN FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION JUL-09 Creación del documento OCT-14 Cumplimiento del Decreto 2376 del 2010.

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1 0. LISTA DE VERSIONES VERSIÓN FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION JUL-09 Creación del documento OCT-14 Cumplimiento del Decreto 2376 del OBJETO Determinar si los sitios de práctica con los que tiene convenio la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud son pertinentes o no, así como el personal que cumple labores docentes en estos, de acuerdo con los objetivos planteados en el plan de aprendizaje. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la Oficina, Decanos, Directores de Posgrados, Coordinadores de Práctica, docentes y estudiantes de la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud, que se encuentran realizando prácticas formativas. Inicia con la aplicación de los formatos de evaluación de los sitios de práctica, a estudiantes y docentes y culmina con las acciones de mejoramiento consignadas en las actas de reunión. 3. DEFINICIONES Convenio Docencia : Es el acuerdo de voluntades suscrito entre las instituciones participantes en la relación docencia servicio, frente a las condiciones, compromisos y responsabilidades de cada una de las partes, formalizadas en un documento. Escenario de Práctica del área del Salud: Son espacios en los cuales se desarrollan las prácticas formativas del área de la salud así: A) Espacios institucionales, que intervienen en la atención integral en salud de la población. B) Espacios comunitarios que intervienen en la atención integral en salud de la población. Los espacios comunitarios que se considerarán como escenarios de práctica de la relación docencia servicio, serán aquellos que correspondan a OFICINA DE CONVENIOS 1 de 7

2 una planificación académica, administrativa e investigativa de largo plazo, concertada entre las partes intervinientes. C) Otros espacios diferentes a los del sector salud, en los cuales se consideren pertinentes las prácticas formativas en programas del área de la salud. Acuerdo 0003 de 2003: Es el acuerdo mediante el cual se adoptan los criterios de evaluación y verificación de los convenios docencia-servicio, necesarios para desarrollar los programas de pregrado o posgrado en las áreas de la salud, ciencias humanas y sociales. Tipos de Evaluación: Dentro de este procedimiento existen varios tipos de evaluación, una es la realizada por los estudiantes a los escenarios de práctica, esta evaluación es establecida para cada una de las rotaciones de los diferentes programas de la Fundación; otro tipo de evaluación es la elaborada por el comité docencia-servicio que debe reunirse una vez al trimestre; por último esta la evaluación realizada por el escenario de práctica a la Fundación y por la Fundación al escenario de práctica. Acciones de Mejoramiento: Son los compromisos acordados entre el escenario de práctica y la FUCS con el fin de dar respuesta a las oportunidades de mejora que se detectan con base en los resultados de las evaluaciones realizadas por los diferentes actores de la relación docencia-servicio, las cuales quedarán consignadas en las actas del comité con el fin de realizar el seguimiento en la próxima reunión. 4. CONDICIONES GENERALES El total de las rotaciones de la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud deberán ser evaluadas (por los estudiantes y docentes), el resultado de estas evaluaciones dará lugar acciones de mejoramiento que serán consignadas en el acta del comité docencia servicio, las cuales serán remitidas a Decanos, coordinadores de práctica o referentes. Los Decanos, deben ajustar el presupuesto y alinear las acciones de mejoramiento con el plan de acción de las facultades y demás dependencias involucradas en su desarrollo y elaboración. Existen tres mecanismos por medio de los cuales se evalúa la relación docencia servicio en la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud: OFICINA DE CONVENIOS 2 de 7

3 Aplicar encuestas a docentes, estudiantes, y escenarios de práctica. Verificación del cumplimiento de la legislación y normatividad vigente el cual se realiza en cada reunión del comité docencia servicio y se consigna en el acta respectiva. Visitas del Coordinador o referente de practica a los escenarios de práctica de Instituciones prestadoras de salud con las cuales la Fundación tiene convenio. La Oficina de Docencia orientará a las facultades para la aplicación en línea de las evaluaciones que deben diligenciar los estudiantes y docentes. La nota o calificación de cada una de las rotaciones deben ser enviadas a la facultad correspondiente por los docentes o personal del escenario de práctica que hace sus veces de docentes, en el formato de calificación correspondiente a cada facultad. El formato F-PSP-EDS-01 Acta de Evaluación de la Relación Docencia, es responsabilidad del comité docencia servicio que debe garantizar su diligenciamiento en los comités docencia servicio, en las cuales la normatividad lo permita. Para las instituciones que tienen formato propio, la Oficina de Docencia, garantizará que cumpla con los aspectos establecidos en el formato F-PSP-EDS-01. En los dos casos los formatos deben ser firmados por la totalidad de los participantes de la reunión. Los resultados de la evaluación y autoevaluación realizada por la Fundación, deben ser analizados en los comités docencia servicio y consignados en las actas respectivas, de las cuales un ejemplar reposará en cada una de las instituciones participantes. Será responsabilidad del comité docencia servicio la elaboración y verificación de las acciones de mejoramiento, los cuales pueden ser por programa o institucionales, y deben quedar consignadas en las actas de comité. Con el fin de hacer seguimiento a las acciones de mejoramiento, en cada comité se elaborará la matriz de compromisos a la cual se le hará seguimiento en la próxima reunión. OFICINA DE CONVENIOS 3 de 7

4 MATRIZ DE COMPROMISOS Compromiso Responsable Fecha máxima 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS Diligenciados en línea: Formatos de evaluación Relación Docencia (Encuesta Docentes en el escenario de práctica) Formatos de evaluación Relación Docencia (Encuesta Estudiantes en el escenario de práctica) Diligenciados en físico: Formato de calificación residentes Formato de evaluación de rotantes (Facultad de Citohistologia) Formato de evaluación de práctica (Facultad de Instrumentación Quirúrgica) Formatos de evaluación para estudiantes con y sin docente (Facultades de Enfermería Pregrado y Posgrado y Pregrado de Medicina) Formato F-PSP-EDS-01 Acta de comité de la Relación Docencia Formato de Evaluación de la FUCS desde el escenario de práctica OFICINA DE CONVENIOS 4 de 7

5 PROCEDIMIENTO 6. DESARROLLO No Flujograma Actividad Descripción Responsable 1 Entrega de formatos de evaluación Enviar a los Decanos, Directores de Posgrado y Coordinadores de programa el formato para la evaluación. Coordinador(a) de 2 Diligenciamiento de formatos Diligenciar los formatos correspondientes a la evaluación de los centros de práctica. Estudiantes Docentes 3 Recolección de registros Recopilar los registros de la evaluación de estudiantes y docentes Coordinador(a) de 4 Tabulación de resultados Tabular las evaluaciones y registrar los resultados en el sistema. Coordinador(a) de 5 Entrega de resultados 6 Revisión de resultados 7 Retroalimentación Entregar los resultados de las evaluaciones a la oficina de y a las Facultades para realizar las acciones pertinentes. Realizar informes con base en el resultado de las evaluaciones y presentarlos a los directivos de cada facultad y los centros de práctica correspondientes. Establecer los mecanismos de retroalimentación, para dar a conocer a las instituciones los resultados de las evaluaciones aplicadas por la FUCS para la evaluación de los diferentes centros de práctica. Asistente Oficina de Aseguramiento de la Calidad Facultades Comité Docencia- Facultades Comité Docencia- OFICINA DE CONVENIOS 5 de 7

6 PROCEDIMIENTO 8 No Si Se identifican aspectos débiles en la evaluación? 9 10 Elaboración de acciones de mejoramiento Revisión de las acciones de mejoramiento 11 Presupuestar recursos 12 Seguimiento 13 Consignar en el acta de cada reunión las acciones de mejoramiento Revisar el cumplimiento de las acciones de mejoramiento establecidas en la reunión anterior y complementarlas en caso de ser necesario. Presupuestar los recursos necesarios para la ejecución de las acciones de mejoramiento de los convenios docenciaservicio, vigentes en la FUCS. Realizar la verificación y seguimiento de las acciones establecidas. Fin Facultades Comité Docencia- Comité Docencia- Decanos Comité Docencia- Directora de la oficina de Aseguramiento de la Calidad, Analista de Auditoría de Gestión y Comité Docencia- OFICINA DE CONVENIOS 6 de 7

7 7. TABLA DE REGISTROS Código formato F-PSP-EDS-01 Tabla de registros asociados al procedimiento Nombre del formato Acta de Evaluación de la Relación Docencia. Responsable de diligenciarlo Comité Docencia Lugar de archivo Oficina de Tiempo de archivo Duración del convenio Disposición final Archivo Institucional 8. ANEXOS ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: Eliana Solano Cargo: Directora de Planeación y Gestión de Proyectos Fecha: 28-NOV-2014 Nombre: Julián Guillen Cargo: Analista de Procesos Fecha: 27-NOV-2014 Nombre: Ana Julia Carrillo Cargo: Coordinadora de Fecha: 10-DIC-2014 OFICINA DE CONVENIOS 7 de 7