3.2 Cámara Receptora: Es la Cámara de Comercio que recibe los documentos y la solicitud de tramite del usuario.

Transcripción

1 PAG. 1 de 8 1. OBJETIVO: Establecer la metodología como Cámara responsable para realizar los trámites relacionados con el registro mercantil, registro de entidades sin ánimo de lucro y registro único de proponentes, en virtud de la implementación del Registro Único Empresarial y Social RUES. 2. ALCANCE: Aplica para inscripción de actos y documentos del registro mercantil y del registro de entidades sin ánimo de lucro, renovaciones del registro mercantil y de las entidades sin ánimo de lucro, así como los actos relacionados con el registro único de proponentes; de igual forma, aplica para la expedición de certificados y control de homonimia. 3. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES 3.1 RUES: Registro Único Empresaria y Social, es una red nacional que integra y centraliza el registro mercantil, el registro de entidades sin ánimo de lucro y el registro único de proponentes que administran las 57 Cámaras de Comercio, lo que permite que los comerciantes, entidades sin ánimo de lucro y proponentes se identifiquen con un número único nacional y que la obligación de suministrar información se cumpla mediante el diligenciamiento de un solo formulario, ofreciendo información confiable y oportuna para la toma de decisiones comerciales y económicas. A través del RUES se puede: Solicitar y recibir certificados en línea de Registro Mercantil, registro de entidades sin ánimo de lucro, y del registro único de proponentes de todas las Cámaras de Comercio del país. Verificar y controlar la homonimia a nivel nacional. Realizar matrículas, renovaciones o cancelaciones. Inscribir los actos y documentos sujetos a registro. Inscribir, actualizar, modificar o cancelar el registro de proponentes. 3.2 Cámara Receptora: Es la Cámara de Comercio que recibe los documentos y la solicitud de tramite del usuario. 3.3 : Es la Cámara de Comercio que debe gestionar el trámite de acuerdo a su responsabilidad jurídica en relación con el usuario. 3.4 CERTIFIRMA: Aplicativo que permite: Firmar el documento digitalmente para ser enviado a la cámara responsable. Extraer el documento digital enviado por la cámara de comercio receptora. 3.5 Número Interno: Código de 29 dígitos que permite identificar las transacciones RUES a nivel nacional. 3.6 Número Único de Consulta: Número que permite realizar seguimiento del estado de la transacción RUES desde Sirep o a través de Internet.

2 PAG. 2 de Estado de Trámite: Es la etapa en la cual se encuentra el trámite de la transacción solicitada por el usuario, la cual puede ser consultada a través de la opción Consulta Ruta RUES de Sirep. Se identifican de la siguiente manera: No. ESTADO 01 Radicado en nodo central sin imágenes. 02 Radicado en Cámara responsable sin imágenes. 03 Imágenes listas en Cámara receptora. 04 Radicación imágenes en nodo central. 05 Radicación imágenes en Cámara responsable. 06 Rechazo radicado en nodo central sin imágenes. 07 Rechazo radicado en Cámara receptora sin imagen. 08 Imágenes de rechazo listas en Cámara responsable. 09 Radicación imágenes de rechazo en nodo central. 10 Radicación imágenes de rechazo en Cámara receptora. 11 Transacción cerrada por Cámara responsable. 12 Transacción anulada Cámara receptora. 13 Reingreso de imágenes. 14 Transacción rechazada por Cámara responsable. 4. RESPONSABILIDADES El responsable será el abogado que realice el estudio jurídico a los documentos, previamente autorizado por el Secretario Jurídico o el Presidente Ejecutivo de la Cámara de Comercio de Neiva.

3 PAG. 3 de 8 5. FLUJOGRAMA INICIO 1. INGRESAR A SIREP 2. SELECCIONAR TRANSACCIÓN 3. DESCARGAR IMAGEN 4. REALIZAR ESTUDIO JURIDICO CUMPLE LOS REQUISITOS? NO 11. DEVOLVER O NEGAR SI 5. REALIZAR TRÁMITE DE REGISTRO 12. ELABORAR NOTA DE DEVOLUCIÓN O NEGATIVA. 6. ASIGNAR A DIGITACIÓN 13. ENVIAR IMAGEN 7. IMPRIMIR 14. REINGRESO 8. ROTULAR Y FIRMAR FIN 9. DIGITAR EN SIREP.

4 PAG. 4 de DIGITALIZAR FIN

5 PAG. 5 de 8 ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO 1. Ingresar al sistema. 2. Seleccionar transacción 3. Descargar Imagen 4. Realizar estudio jurídico Se ingresa a la opción de servicios nacionales de Sirep con el fin de identificar las transacciones a realizar. Se selecciona la transacción para determinar el estado de la misma. Si la transacción se encuentra en estado 05 se descarga la imagen a través de la aplicación Certifirma y se ingresa a la carpeta IMÁGENES SAMBA (Z), subcarpeta RUES Anexos, se corta la imagen descargada y se asigna al abogado encargado, para lo cual se efectúa la asignación del Código de Barras en SIREP. Salvo para renovaciones, matrículas y cancelaciones, caso en los cuales mediante medio electrónico se informa al abogado los tramites que le fueran asignados. Se visualiza la imagen y se procede a realizar el estudio jurídico del documento o formulario de acuerdo con el control de legalidad que ejercen las Cámaras de Comercio y se determina si el mismo reúne o no los requisitos para su inscripción en los registros que lleva esta Cámara de Comercio. Archivo virtual. Archivo virtual. Archivo virtual. Abogado

6 PAG. 6 de 8 ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO Si el trámite seleccionado es una matrícula, renovación o cancelación que cumple con todos los requisitos legales se remite a SIREP y se ingresa a la opción de servicios nacionales con el fin de ubicarnos en la transacción que se va a registrar. Una vez abierta la transacción seleccionamos la opción correspondiente. 5. Realizar trámite de registro. Una vez realizado el trámite, la imagen que se encontraba en la carpeta RUES (Y:), se debe ubicar en la carpeta DIGITACION. Si el tramite corresponde a un documento (nombramiento, reformas estatutarias, mutaciones, aperturas o cierres de sucursal o agencia, constituciones etc.) y cumple con todos los requisitos legales, el abogado debe ingresar por la opción documentos asignados del SIREP, seleccionando el código de barras de la transacción y procede a realizar el correspondiente registro. Abogado Una vez realizado el trámite, la imagen se debe ubicar en la carpeta digitación. Mediante SIREP se asigna el trámite a la digitadora 6. Asignar a digitación correspondiente asignándole el código de barras. (No aplica Abogado para cancelaciones). 7. Imprimir Se imprime el documento soporte del trámite realizado. Abogado 8. Rotular y firmar Se imprime el rótulo correspondiente a la inscripción y se firma por el abogado. (no aplica para renovación) Abogado Se abre el documento y se procede a digitar la información 9. Digitar en Sirep correspondiente al trámite efectuado en Sirep. Administrativo Se pasa el documento a la carpeta ARCHIVADO. Digitadora Rótulo

7 PAG. 7 de Digitalizar ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO El Abogado entrega el documento impreso al auxiliar Administrativo de Archivo, quien realiza la digitalización del mismo y se almacena en el servidor de imágenes. Si el tramite seleccionado es una matrícula, renovación o cancelación, no cumple con todos los requisitos legales se remite a SIREP y se ingresa a la opción de servicios nacionales con el fin de ubicarnos en la transacción Y seleccionamos la opción de rechazo en la transacción. Archivo Virtual 11. Devolver o negar Si el trámite corresponde a un documento, y no cumple con todos los requisitos legales, el Abogado, debe ingresar por la opción documentos asignados del SIREP, seleccionando el código de barras de la transacción y procede a realizar la correspondiente devolución. Abogado 12. Elaborar Nota de Devolución o Negativa. 13. Enviar imagen Las imágenes descargadas pasan a la Carpeta CARTAS DE DEVOLUCIÓN, en la cual se creará una carpeta con el nombre del trámite para archivar los documentos. Se elabora la nota de devolución o el oficio de negativa en formato PDF y se graba en la Carpeta de Devoluciones del abogado, quien informa al encargado de archivo virtual mediante chat interno o correo electrónico. Se ejecuta la aplicación CERTIFIRMA, se selecciona la opción Firmar, se busca el archivo correspondiente a la nota de devolución o el acto administrativo en la carpeta cartas de devolución y el archivo se firma digitalmente. Posteriormente nos ubicamos en la carpeta del trámite (ubicada dentro de la carpeta cartas de devolución), se modifica el nombre del archivo reemplazándolo con el número interno de la Abogado. Archivo Virtual. Nota de Devolución o Acto Administrativo si es Negativa. Comunicación interna

8 PAG. 8 de 8 ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO transacción, quitando tif y adicionando #RUES08. Se copia y se pega en la carpeta RUES Anexos de la carpeta imágenes Samba. En SIREP, nos ubicamos sobre la transacción y digitamos la opción D para devolver el trámite. 14. Reingresar Se verifica que la transacción se encuentre en estado 10. La transacción debe encontrarse en estado 13, lo cual deberá presentarse dentro de los dos meses siguientes a la fecha de devolución, en caso contrario la Cámara receptora deberá pasar a estado 14 el trámite de la transacción. Una vez el trámite de la transacción pase a estado 5 se pasa a la actividad No. 3 del presente procedimiento. Archivo Virtual. 6. REGISTROS Rótulo Nota de devolución o acto administrativo si es negativa Comunicación interna REVISÓ DIRECTOR DEPARTAMENTO JURÍDICO APROBÓ PRESIDENTE EJECUTIVO Por Resolución No. 744 de septiembre 22 de 2014.