MANUAL DE USUARIO PORTAL DE PROVEEDORES

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1 MANUAL DE USUARIO PORTAL DE PROVEEDORES 31/05/2016 INSOFTEC Departamento de sistemas

2 INDICE PORTAL WEB PARA RECEPCIÓN DE FACTURAS PASOS PARA LA CARGA DE FACTURAS... 2 Paso 1:... 2 Paso 2:... 3 Paso Paso Paso SUBIR FACTURAS Paso EXPOTAR A EXCEL CONTÁCTANOS COMUNICADOS SALIR DEL SISTEMA:

3 PORTAL WEB PARA RECEPCIÓN DE FACTURAS. Para tener acceso al portal web de proveedores y poder cargar sus facturas (PDF y XML) para que sean programadas para pago y/o revisadas por el departamento de Cuentas por pagar de COCITEC MEXICANA debemos seguir los siguientes pasos. PASOS PARA LA CARGA DE FACTURAS Paso 1: Debemos ingresar en nuestro navegador de internet (de preferencia GOOGLE CHROME, MOZILLA FIREFOX, U OPERA) e ingresar la siguiente liga. Como muestra en la imagen 1 Liga de acceso al Portal WEB de Proveedores Imagen 1 Una vez ingresada la liga en nuestro navegador hacemos clic en buscar y automáticamente nos direccionara al portal web de Proveedores de COCITEC MEXICANA como muestra imagen 2. 2

4 Imagen 2 Paso 2: Para entrar a cargar nuestras facturas primero debemos registrarnos en el portal dando clic en el botón REGISTRATE AQUÍ. Botón para registrarnos Imagen 3 Cuando hacemos clic en el botón y nos aparece un formulario donde nos pide una serie de información que debemos ingresar, ya que esa información es obligatoria para ver nuestro listado de facturas y nuestra programación de pagos. NOTA IMPORTANTE: dentro del formulario donde dice Usuario (RFC de tu factura) debemos ingresar nuestro RFC como usuario y con ese tendremos acceso al sistema. También es importante colocar el Código postal donde es expedida nuestra factura ya que es un identificador importante dentro del sistema. 3

5 Imagen 4 Formulario para el registro de proveedores. Cuando estemos haciendo el registro debemos llenar todos los campos ya que son obligatorios y además debemos leer el aviso de privacidad para completar el registro. Para leer y aceptar el aviso de privacidad debemos hacer clic en la liga. Imagen 5 Cuando hacemos clic en la liga de aviso de privacidad nos abre este documento el cual es importante leerlo para estar de acuerdo con su información personal. 4

6 Imagen 6 Cuando llenamos nuestros datos y clic en registrar si nuestros datos son correctos nos aparecerá un mensaje como muestra la imagen 7 Imagen 7 Paso 3 Debemos ir a nuestro correo electrónico y buscar en la bandeja de entrada un correo enviado por el sistema para la conformación y activación de la cuenta que registramos. 5

7 Correo electrónico enviado por el sistema Imagen 8 Hacemos clic en el correo para ver el detalle. Imagen 9 Debemos hacer clic en la liga aquí para activar nuestra cuenta. 6

8 Imagen 10 Paso 4 Después de haber realizado este procedimiento podemos entrar al sistema con nuestro usuario y contraseña que creamos. En la sección superior derecha del Portal podremos digitar nuestro usuario y contraseña. Apartado para digitar usuario y contraseña Imagen 11 Imagen 12 Paso 5 Después de digitar nuestro usuario y contraseña el sistema nos direccionara al menú principal de proveedores. 7

9 Imagen 13 En este menú principal vamos observar 5 menús, Subir Facturas, Exportar a Excel, Contáctanos, Comunicados y Salir del sistema. 8

10 SUBIR FACTURAS. Para cargar nuestras facturas al portal hacemos clic en el botón Subir facturas. Botón para hacer la carga de facturas. Imagen 14 Paso 6 Después de hacer clic nos va aparecer un apartado donde nos aparece el correo electrónico que fue registrado, un campo para validar nuestra recepción de compra que es proporcionada por COCITEC MEXICANA y tres botones para adjuntar nuestra PDF de la factura, XML de la factura y un archivo opcional. Imagen 15 9

11 Pasos para hacer la carga de nuestras facturas. Paso Debemos tener a la mano el folio de la Recepción de compra proporcionada por COCITEC MEXICANA. Ejemplo de Orden de Compra: RF77780 Paso Debemos ingresarla y validarla como muestra en la imagen 16. Botón para validar la existencia de la recepción de compra Imagen 16 Si la recepción de compra no existe nos saldrá un mensaje como muestra la imagen 17. Imagen 17 Si la recepción de compra ya fue facturada nos saldrá un mensaje como muestra en la imagen 18 10

12 Imagen 18 Si la recepción de compra que estás digitando no te pertenece o la digitaste por equivocación te saldrá un mensaje como muestra la imagen 19 Imagen 19 SI la recepción de compra es correcta y existen en nuestra base de datos el sistema arrojara este resultado imagen 20. Imagen 20 Paso Si la recepción de compra es correcta y existen lo que sigue es subir nuestros documentos en el siguiente apartado. 11

13 Imagen 21 Hacemos clic en examinar para buscar nuestro PDF a cargar como muestra en la imagen 22 Imagen 22 Si no ingresamos un archivo PDF o XML donde se nos pide el sistema nos enviaráun mensaje como muestra en la imagen 23. Imagen 23 12

14 Después a haber seleccionado nuestros archivos correctamente damos clic en subir facturas. Si nuestros archivos no pertenecer a la recepción de compra nos saldrá un mensaje como muestra la imagen 24 Imagen 24 SI nuestros archivos son correctos damos clic en subir facturas y automáticamente nos arrojará un folio de seguimiento. Folio de seguimiento interno de facturas cargadas en el Portal. Imagen 25 NOTA IMPORTANTE: Es importante guardar este folio de seguimiento para cualquier aclaración en la carga de nuestras facturas. Paso Después de subir nuestras facturas debemos de ver el resultado que nos arroja el sistema en el siguiente apartado imagen

15 Campo que nos indica que efecto tuvo nuestra factura Imagen 26 En el campo de Observación podemos consultar en todo momento el estatus que tiene nuestra factura, para visualizar el resultado hacemos F5 para refrescar nuestra página. Imagen 27 Si en el campo dice la leyenda Su factura se programó para pago eso nos indica que la carga fue exitosa y se ha programado para pago en los sistemas de COCITEC MEXICANA, en caso de algún otro mensaje tendrá que repetir el procedimiento o ponerse en contacto con el departamento de cuentas por pagar de COCITEC MEXICANA. 14

16 Paso para revisar nuestro listado de facturas hacemos clic en Regresar al listado. Botón para regresar al listado de facturas Imagen 28 Este listado nos permite observar todas nuestras facturas que han sido cargadas al Portal WEB de Proveedores de COCITEC MEXICANA y ahí mismo veremos la fecha de pago de nuestras facturas y comentarios de las mismas. Imagen 29 15

17 EXPOTAR A EXCEL Si deseamos exportar a Excel nuestro listado de facturas que hemos subido al portal web de proveedores de COCITEC MEXICANA hacemos clic en Exportar a Excel como muestra la imagen 30. Imagen 30 Y guardamos el documento de Excel en nuestra PC para que posteriormente lo podamos abrir. Exportación en Excel del listado. Imagen 31 16

18 CONTÁCTANOS Si deseamos mandar un mensaje al departamento de cuentas por pagar de COCITEC MEXICANA mediante el portal web de proveedores damos clic en el botón contáctanos imagen 32. Imagen 32 Nos mostrará a un formulario donde aparece la siguiente información que debemos ingresar. Nombre. previamente registrado. Teléfono. Nombre del encargado (Persona de COCITEC MEXICANA) Mail encargado (correo electrónico de persona de COCITEC MEXICANA) Mensaje (en este apartado puede escribir el mensaje que quiere que sea enviado y leído por el departamento de cuentas por pagar de COCITEC MEXICANA.) Adjuntar archivo (en este apartado puede subir un archivo relacionado a su comentario.) 17

19 Imagen 33 Una vez llenado este formulario le damos clic en enviar mensaje y automáticamente le llegara a la persona encargada que usted allá colocado. COMUNICADOS Es importante revisar este apartado ya que el personal de cuentas por pagar de COCITEC MEXICANA podría emitir un comunicado en el portal web de proveedores donde indique que el sitio estará en mantenimiento, nuevas fechas de pago o cualquier otro comunicado relacionado con la programación de pagos. Imagen 34 Listado de comunicados. Imagen 35 18

20 SALIR DEL SISTEMA: Para salir del sistema presionamos en botón salir del sistema. Con esto aseguramos que nuestra sesión en el portal se cerró correctamente. FIN. 19

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