Guia rápida Almacén Digital

Transcripción

1 1.1.1 Guia rápida

2 CONTENIDO Control de versiones Control de revisiones Autorización del documento Introducción Alcance Requerimientos mínimos Mapa de navegación Ingreso Escritorio de trabajo Configuración Configuración de descarga de comprobantes Configuración de carpeta de recepción de comprobantes Configuración de cuenta de Configuración de plantilla Configuración de servicios Crear nueva empresa Cargar logo de la empresa Cargar certificados de la empresa Importación Recibir facturas emitidas desde SIFEI Recibir facturas emitidas desde carpeta local Recibir facturas de proveedores desde Recibir facturas de proveedores desde carpeta local Exportación Subir Facturas de Proveedor Reportes Reportes de clientes Consulta de facturas de clientes Página 2 de 35

3 14.2 Reporte de proveedores Auxiliar DIOT Consulta de facturas de proveedores Validación SAT Valida comprobantes CFD Valida comprobantes CFDI Carpetas Comprobantes Emitidos Comprobantes correctos Comprobantes incorrectos Comprobantes Recibidos Comprobantes correctos Comprobantes incorrectos Salir Formas de contacto y resolución de problemas con el servicio Página 3 de 35

4 2 Control de versiones Nombre No. Versión Modificaciones Fecha Abel Hernández Cabrera 1.0 Versión inicial del Documento 26/10/ Se agregó al menú configuración la opción Agregar Nueva Empresa. - Se agregó al menú configuración la opción Cargar logo de la empresa. - Se agregó un datepicker para Francisco González 1.5 modificar la fecha de descarga Guzmán de comprobantes de 20/02/2014 proveedores. - Se agregó el menú Exportación que ayuda a resguardar los comprobantes en formato XML y PDF, en servidores de Almacenamiento. Abel Hernández Cabrera Importación de facturas desde SIFEI. - Importación de facturas de proveedores desde . - Exportación de facturas de proveedores a SIFEI. - Función de personalización de plantilla de notificación vía e- mail. - Eliminación de CFDI s ya almacenados. 08/05/ Control de revisiones Nombre No. Revisión Mary Quiahua 1.0 Abel Hernández Cabrera 1.5 Observaciones Se validaron las nuevas funcionalidades descritas en el apartado 2 versión 1.5 del 20/02/14. Fecha 24/02/2014 Página 4 de 35

5 4 Autorización del documento Nombre Puesto Firma Fecha dd/mm/aaa Página 5 de 35

6 5 Introducción El presente Manual está organizado de acuerdo a la secuencia de ingreso a las pantallas del sistema, con el objetivo de permitirle al usuario aprender de manera muy sencilla el funcionamiento de la aplicación la cual cuenta con una interfaz amigable y eficaz en sus procesos lo que la hace una aplicación de calidad. fue creado por Sifei con el fin de brindar toda la facilidad al usuario de factura electrónica para el almacenamiento de sus comprobantes y la validación de los mismos en el proceso de recepción; es un sistema muy completo, amigable y exacto. Es de mucha importancia consultar este manual antes de proceder con el uso de la aplicación. 6 Alcance Está diseñada para poder ser utilizada por cualquier persona con conocimientos básicos de computación y su objetivo es orientar al usuario en todos los aspectos relacionados con este sistema. 7 Requerimientos mínimos Aplicación Instalada Conexión a Internet Ser cliente de SIFEI Haber Contratado el Servicio de Archivo Llave Privada (*.Key) Archivo Certificado CSD (*.csd) Página 6 de 35

7 8 Mapa de navegación Descarga de comprobantes Recepción de comprobantes Cuenta de Configuración Plantilla de Servicios Crear nueva empresa Cargar logo de la empresa Importación Exportación Certificados de la empresa Recibir facturas emitidas desde SIFEI Recibir facturas emitidas Carpeta Local Recibir facturas proveedores desde Recibir facturas proveedores Carpeta local Subir Facturas de Proveedor Reportes de clientes Reportes Reporte de proveedores Valida comprobantes CFD Validación SAT Valida comprobantes CFDI Comprobantes emitidos Carpetas Salir Comprobantes recibidos Fig. 1 Mapa de Navegación Consulta de facturas de clientes Auxiliar DIOT Consulta de facturas de proveedores Comprobantes correctos Comprobantes Incorrectos Comprobantes correctos Comprobantes incorrectos Página 7 de 35

8 9 Ingreso 1. Ingreso. El inicio del aplicativo lo podrá realizar desde el icono situado en el escritorio del sistema operativo Windows, o en la lista iconos del botón inicio de Windows; y solo restará dar clic sobre la imagen del aplicativo. 1 Fig. 2 Iconos de acceso directo 2. Selección de Empresa. Al iniciar el aplicativo, se abrirá la ventana Selecciona Empresa, este módulo se desplegará cada vez que usted inicie el programa. Este sistema tiene la ventaja de ser multiempresa y por lo tanto podrá utilizarlo con más de una organización que usted maneje. 2 Fig. 3 Selección de Empresa Ahora verifique que se muestre el RFC y la razón social de su empresa para la cual fue adquirido el servicio, solo resta dar clic en el botón Aceptar. Página 8 de 35

9 10 Escritorio de trabajo Menú Grid de Trabajo 3 Fig. 4 Escritorio de Trabajo Nombre de la empresa 3. Escritorio de trabajo.es la pagina principal del aplicativo y está dividido básicamente en 3 áreas: Menú: Se encuentra en la parte superior del escritorio de trabajo del Almacén Digital, ahí se encuentran agrupadas las funciones del aplicativo, tales como: Configuración, Importación, Reportes, Validaciones SAT, Carpetas y Salir. Grid de trabajo: es el área de trabajo del aplicativo, en esta zona se mostraran las diversas ventanas con las cuales se encontrará usted trabajando. Nombre de la empresa: En este campo se mostrará el RFC y Nombre de su Razón Social para el cual contrato el servicio. Página 9 de 35

10 11 Configuración 11.1 Configuración de descarga de comprobantes 4 Fig. 5 Datos Fiscales y Domicilio Fiscal 4. Configuración descarga comprobantes. En esta venta se podrá configurar el usuario y contraseña para el acceso al sistema de control de Sifei. Este punto es de suma importancia, que los datos que se ingresen permitirán el acceso al sistema. Para ingresar de clic en el menú Configuración > Configuración de descarga de comprobantes. Usuario: Aquí se mostrara por default el RFC del contribuyente. Contraseña: en este campo deberá digitar la contraseña de acceso que se le proporciono cuando recibió el correo electrónico de bienvenida. Fecha de inicio de descarga de comprobante: aquí podrá colocar la fecha en la cual comenzara a realizar las descargas de los comprobantes. Guardar: con este botón usted podrá almacenar los datos que ha ingresado por vez primera o durante alguna modificación. Limpiar: Limpia el contenido de los campos usuario, contraseña y fecha. Salir: con este botón usted cierra la ventana de esta configuración. Página 10 de 35

11 11.2 Configuración de carpeta de recepción de comprobantes 5 Fig. 6 Configuración de carpeta de recepción de comprobantes 5. Configuración de carpeta de recepción de comprobantes. En esta opción usted podrá indicar la ubicación electrónica donde serán alojados los comprobantes que sean emitidos por sus proveedores. Para ingresar a este panel de clic en el menú Configuración >Configuración de carpeta de recepción de comprobantes. Página 11 de 35

12 Para poder ingresar la ruta de comprobantes recibidos, diríjase al icono de la carpeta para poder abrir el explorador de Windows e indicar la dirección de la carpeta de almacenamiento de comprobantes; una vez realizado esto, solo resta dar clic en el botón Aceptar. Si usted desea recibir los comprobantes erróneos solo deberá de dar clic sobre esta opción. Ahora solo resta guardar la configuración y para eso deberá dar clic sobre el botón Guardar. Botón Limpiar: Limpia el contenido del campo ruta de comprobantes recibidos. Botón Salir: con este botón usted cierra la ventana de esta configuración Configuración de cuenta de 6 Fig. 7Configuración de cuenta de 6. Configuración de cuenta de correo electrónico. En este panel de trabajo nos facilita realizar la configuración de la cuenta de correo electrónico, para el envío de notificaciones respecto a los movimientos con los comprobantes a sus clientes y la descarga de los mismos que sean enviados a esta cuenta de por parte de sus proveedores. Para ingresar a este panel de clic en el menú Configuración > Configuración de cuenta de . Página 12 de 35

13 Ahora se procederá a configurar la cuenta de correo electrónico de la cual descargara los comprobantes recibidos por » Servidor de correo: en este campo deberá usted colocar el nombre del servidor de correo electrónico. Este será configurado en base al tipo de protocolo de comunicación que tenga su cuenta de correo (IMAP o POP). Por ejemplo este es el nombre del servidor para las cuentas Gmail con protocolo POP: pop.gmail.com.» Protocolo: aquí deberá seleccionar el tipo de protocolo que está utilizando su proveedor de correo electrónico. El sistema proporciona 2 opciones IMAP o POP, solo basta con seleccionar cualquiera de las dos opciones en base a su servicio. Siguiendo el ejemplo anterior, usted seleccionara la opción Pop.» Usuario: en este campo deberá usted colocar el nombre del usuario de la cuenta de correo electrónico junto con su dominio. Continuando con el ejemplo, entonces tendríamos al usuario: qa.testing.soft@gmail.com.» Puerto IMAP/POP: el campo deberá recibir el valor numérico del puerto que estará utilizando para la comunicación con el servidor de su proveedor de correo. Así también deberá seleccionar si utilizara el servicio SSL. Siguiendo el ejemplo de configuración entonces tendremos que para este caso será el puerto 993 y se seleccionara el SSL.» Password: aquí deberá anotar la contraseña que utiliza para el acceso a la cuenta de correo electrónico.» Fecha de actualización: Aquí deberá seleccionar la fecha para indicar el inicio del periodo del cual se comenzaran a realizar las descargas de comprobantes de los proveedores. En la siguiente sección procederá a configurar la cuenta de correo electrónico que utilizara para enviar las notificaciones a sus clientes:» Servidor SMTP: en este espacio se capturará el nombre del servidor de SMTP que utiliza su proveedor de servicios de correo electrónico. Por ejemplo el servidor para Gmail es: smtp.gmail.com.» Puerto SMTP: el campo deberá recibir el valor numérico del puerto que estará utilizando para la comunicación con el servidor de su proveedor de correo. Así también deberá seleccionar si utilizara el servicio SSL. Siguiendo el ejemplo de configuración entonces tendremos que para este caso será el puerto 587 y se seleccionara el SSL. Página 13 de 35

14 » Probar conexión POP/IMAP: este botón tiene la funcionalidad de probar la conexión configurada para la descarga de comprobantes. Si todo esta correcto el sistema devolverá un mensaje emergente la configuración de la cuenta es correcta.» Probar conexión SMTP: este botón tiene la funcionalidad de probar la conexión configurada para el envío de notificaciones. Si todo esta correcto el sistema devolverá un mensaje emergente Se ha enviado correctamente un correo de ejemplo a su bandeja verifique y elimínelo, y solo de clic en el botón aceptar. Ahora vaya a su cuenta de correo electrónico a verificar esta acción.» Agregar contacto: este botón permite agregar direcciones de correo electrónico que usted decida enviar notificaciones por las operaciones que realice y ejecute este tipo de operación. De clic en el botón agregar contacto, se mostrara una ventana de función llamada configuración de notificaciones, aquí capture una a una la dirección o direcciones del correo electrónico el cual recibirá notificaciones, por cada cuenta a agregar deberá dar clic en el botón aceptar. El sistema le notificara si todo esta correcto el mensaje El correo se agregó correctamente.» Salir: con este botón cerramos esta ventana de configuración sin guardar los cambios realizados.» Editar: este botón se activara una vez que usted ya haya realizado la primera configuración de la cuenta de correo electrónico. La función del botón Editar, permite almacenar los datos que fueron modificados en algunos de los campos de esta ventana de configuración.» Eliminar contacto: este botón realiza la función de eliminar algún contacto de su lista de contactos que se muestra en la parte inferior izquierda. Correo Hotmail Protocolo IMAP Servidor de Entrada imapmail.outlook.com Puerto Tipo de Cifrado 993 SSL POP pop3.live.com 995 SSL Servidor de Salida Puerto Tipo de Cifrado smtp.live.com 587 SSL Yahoo IMAP imap.mail.yahoo.com 993 SSL POP pop.mail.yahoo.com 995 SSL smtp.mail.yahoo.com 465, 587, o 25 SSL Gmail IMAP imap.gmail.com 993 SSL smtp.gmail.com POP pop.gmail.com 995 SSL 465 o 587 SSL Tabla1: Proveedores de correo comerciales. Página 14 de 35

15 NOTA: En caso de que su servidor de correo electrónico sea interno favor de contactar con su administrador de sistemas para que le facilite esta información Configuración de plantilla 7 Fig. 8 Configuración plantilla 7. Configuración de plantilla . El presente modulo permite personalizar la plantilla de correo electrónico que es utilizada para el envío de notificaciones. Para realizar este proceso es necesario ir al Menú Configuración > opción Configuración de plantilla . El sistema mostrara una ventana llamada Configuración de plantilla . Los campos que se deberán capturar son: Dirección del logo: aquí deberá indicar la ruta donde se encuentra ubicado el logo de su empresa, para que este sea colocado dentro de la plantilla de envío de notificaciones. Color del borde: en este campo deberá capturar el número en hexadecimal del color que desea que se dibuje en la notificación. Usted puede elegir un color dando clic en el icono de bote de pintura que se encuentra a un costado de este campo. Color del título: en este campo deberá capturar el número en hexadecimal del color que desea que tome el titulo de la notificación. Usted puede elegir un color Página 15 de 35

16 dando clic en el icono de bote de pintura que se encuentra a un costado de este campo. Guardar: de clic sobre este botón para que sea almacenada la configuración para la personalización de la plantilla de notificación. Si todo ocurre de manera exitosa el sistema devolverá el siguiente mensaje La configuración se ha guardado correctamente. Salir: este botón, sirve para cerrar la ventana de esta configuración Configuración de servicios 8 Fig. 9 Configuración de servicios 8. Configuración de servicios. Este modulo permite configurar los tiempos de servicios de importación y exportación del. Para realizar este proceso es necesario ir al Menú Configuración > opción Configuración de servicios. El sistema mostrara una ventana llamada Configuración de servicios. Los servicios que puede configurar son: Servicio de importación Sifei: usted podrá detener o iniciar el servicio e indicar el tiempo en minutos que desea que estos actúen. El rango de minutos va de 5 a 90 minutos. Solo resta dar clic en el botón guardar para almacenar estos valores. Servicio de importación de proveedor desde usted podrá detener o iniciar el servicio de importación de los CFDI s de su proveedor enviados por correo electrónico. Deberá indicar el tiempo en minutos que desea que este Página 16 de 35

17 servicio actúe. El rango de minutos va de 5 a 90 minutos. Solo resta dar clic en el botón guardar para almacenar estos valores. Servicio de exportación de proveedores a Sifei: usted podrá detener o iniciar el servicio de exportación de CFDI s desde el proveedor al almacén de SIFEI. Por favor indique el tiempo en minutos que desea que estos actúen. El rango de minutos va de 5 a 90 minutos. Solo resta dar clic en el botón guardar para almacenar estos valores Crear nueva empresa 9 Fig. 10 Registro de Empresas 9. Crear nueva empresa. Este panel de trabajo permite registrar o ingresar más de una empresa para el servicio de Almacén de comprobantes fiscales. Para realizar este proceso es necesario ir al Menú Configuración > opción Agregar Nueva Empresa. El sistema mostrara una ventana llamada Registro de empresas. Los campos que se deberán capturar son: RFC: Aquí deberá registrar el RFC de la empresa o contribuyente. Password Sifei: Digite la contraseña que le llego a su correo electrónico cuando contrato el servicio de. Razón Social: Deberá capturar el nombre de la razón social o contribuyente perteneciente a este RFC. Solo resta dar clic sobre el botón Guardar, para que este se almacene en el sistema. Página 17 de 35

18 Botón Limpiar, tiene la función de limpiar el formulario registro de empresas. Botón Cancelar, brinda la función de no continuar con el proceso y cierra la ventana de registro de empresas. NOTA: Para poder utilizar la nueva empresa, es necesario salir de la sesión actual e ingresar con las credenciales de la empresa a utilizar Cargar logo de la empresa 10 Fig. 11 Carga de logo 10. Cargar logo de la empresa. Este panel facilita al usuario poder personalizar su sistema, logrando personalizar con la imagen de su empresa el sistema. Para realizar este proceso es necesario ir al Menú Configuración > opción Cargar logo de la empresa. El sistema mostrara una ventana llamada Carga de Logo, aquí se visualiza el campo Ruta del logo; en el cual deberá dar clic sobre el icono carpeta que se encuentra al final del campo, este le mostrara una ventana emergente del explorador de Windows, donde usted buscara la ubicación donde se encuentra almacenada la imagen. Nota: Es importante saber que el tamaño máximo de la imagen es de 320 x 320 px. Ahora solo resta dar clic sobre el botón Abrir, este le mostrara en el campo la ruta donde se encuentra almacenada la imagen, posterior a esto usted solo dará clic en el botón Guardar. Página 18 de 35

19 Botón Limpiar, tiene la función de limpiar el formulario carga de logo. Botón Cancelar, brinda la función de no continuar con el proceso y cierra la ventana de carga de logo Cargar certificados de la empresa 11 Fig. 12 Carga de certificados 11. Carga de certificados. En este apartado funcional, usted pude ingresar los certificados de sello digital, que sus proveedores les puedan facilitar para poder realizar las compulsas de autenticidad de los comprobantes emitidos a su razón social. Para ingresar a este panel de clic en el menú Configuración > Cargar certificados de la empresa. Para realizar la carga de estos archivos, es necesario indicarle la ruta al aplicativo de donde serán tomados. Ahora de clic sobre el icono carpeta y se desplegara una ventana donde usted deberá seleccionar la ruta donde se encuentra el certificado; una vez identificado el lugar solo resta dar clic en el botón aceptar. Si todo es correcto entonces proceda a guardar la información del certificado, solo bastara en dar clic en el botón Guardar, el sistema devolverá un mensaje El certificado se agregó correctamente y por ultimo de clic en el botón Aceptar. Con esto el certificado se almaceno correctamente para su operación. Botón Limpiar: Limpia el contenido de la ruta del certificado. Botón Salir: con este botón usted cierra la ventana de esta configuración. Página 19 de 35

20 12 Importación 12.1 Recibir facturas emitidas desde SIFEI 12 Fig. 13 Importación de comprobantes emitidos 12. Recibir facturas emitidas desde SIFEI. Es posible que en algún momento por razones de seguridad decida descargar los comprobantes emitidos que se encuentran en su base de datos de su sistema generador de CFDI. Esta función le permitirá poder descargar todos los comprobantes emitidos (facturas, notas de crédito, etc.) al disco duro de su computadora o dispositivo de almacenamiento que usted designe, previamente configurado en el paso 5 Configuración de recepción de comprobantes. Botón Procesar: Inicia la operación de descarga de comprobantes emitidos a su computadora. Cuando termina de ejecutar el proceso de descarga de comprobante el sistema le devolverá un mensaje tal como Finalizo el proceso de importación satisfactoriamente. Y solo resta que de clic al botón Aceptar para terminar el proceso. Botón Cancelar: Interrumpe la operación de importación de los comprobantes. Página 20 de 35

21 Botón Guardar: Este botón permite almacenar el resumen de la operación que se muestra en el grid de esta pantalla, después de haberse generado la descarga de los comprobantes fiscales. Usted deberá indicar la ruta donde se guardara este documento para su posterior consulta Recibir facturas emitidas desde carpeta local. Fig. 14 Importación de comprobantes desde carpeta local Recibir facturas emitidas desde carpeta local. Esta opción permite configurar o seleccionar la ruta de donde se estarán tomando los comprobantes emitidos por nuestro sistema facturador. Una vez que se pulsa la tecla Aceptar, el sistema inicia el proceso de descarga. Si todo ocurrió correctamente el sistema devolverá el siguiente mensaje Finalizo el proceso de importación satisfactoriamente. Solo restara dar clic en el botón Aceptar. La pantalla que se muestra es idéntica a la que se presenta en nuestro paso 12 y con la misma funcionalidad. Página 21 de 35

22 12.3 Recibir facturas de proveedores desde 14 Fig. 15 Importación de comprobantes de proveedor desde Página 22 de 35

23 14. Recibir facturas de proveedor desde . Esta función le ayudara a poder importar los comprobantes emitidos por sus proveedores y que fueron enviados a su cuenta de correo electrónico que configuro en el paso 6 de este manual. El sistema realizara un rastreo de todos aquellos correos que cuenten con documentos anexos con extensión XML y PDF y hagan referencia a comprobantes fiscales. Los documentos que ya se hallan descargado no serán importados por segunda ocasión, solo aquellos comprobantes de reciente creación y que no estén registrados en la base de datos del almacén digital. Botón Procesar: Inicia la operación de descarga de comprobantes emitidos a su computadora. Cuando termina de ejecutar el proceso de descarga de comprobante el sistema le devolverá un mensaje tal como Finalizo el proceso de importación satisfactoriamente. Y solo resta que de clic al botón Aceptar para terminar el proceso. Botón Cancelar: Interrumpe la operación de importación de los comprobantes. Botón Guardar: Este botón permite almacenar el resumen de la operación que se muestra en el grid de esta pantalla, después de haberse generado la descarga de los comprobantes fiscales. Usted deberá indicar la ruta donde se guardara este documento para su posterior consulta. Página 23 de 35

24 12.4 Recibir facturas de proveedores desde carpeta local 15 Fig. 16 Importación de comprobantes recibidos de proveedor 15. Recibir facturas de proveedores desde carpeta local. En esta pantalla se podrá configurar la ruta donde se están almacenando los comprobantes que fueron emitidos por su proveedor. Sobre el icono carpeta usted podrá indicar la ruta o dirección donde se estarán tomando aquellos comprobantes que recibió por parte de su proveedor. Con el botón Aceptar usted estará dando inicio al proceso de importación de facturar o comprobantes que le fueron enviadas. Si todo ocurrió correctamente el sistema devolverá el siguiente mensaje Finalizo el proceso de importación satisfactoriamente. Solo restara dar clic en el botón Aceptar. La pantalla que se muestra es idéntica a la que se presenta en nuestro paso 12 y con la misma funcionalidad. Página 24 de 35

25 13 Exportación 13.1 Subir Facturas de Proveedor 16 Fig. 17 Exportación de comprobantes recibidos 16. Subir facturas de proveedor. La opción Exportación de comprobantes recibidos, permite al contribuyente poder resguardar los comprobantes emitidos por sus proveedores a su favor en un servidor. Los comprobantes que se podrán subir al servidor remoto, son aquellos que fueron descargados vía correo electrónico (Ver apartado 14 Recibir facturas de proveedor desde ) y son guardados en la base de datos del aplicativo. Para guardar las facturas de proveedores en servidor, solo necesitara dar clic sobre el botón Aceptar e iniciara el proceso de exportación de todos los comprobantes almacenados en la base de datos local. Al terminar en el grid de trabajo mostrara los mensajes con las acciones ejecutadas de este proceso. El botón cancelar, ejecuta la interrupción de la acción de la exportación de las facturas. Página 25 de 35

26 14 Reportes 14.1 Reportes de clientes Consulta de facturas de clientes 17 Fig. 18 Consulta de facturas de clientes 17. Consulta de facturas de clientes. Con esta funcionalidad de generación de consultas le ayudara a poder enlistar todos aquellos comprobantes emitidos por su empresa a sus clientes. Primero deberá seleccionar el rango de clientes por el cual estará generando su consulta. Clientes desde: aquí indicara usted cual será el cliente con el cual iniciara su consulta de comprobantes emitidos. Por default el sistema nos muestra el primero de la lista de su catalogo de clientes. Clientes hasta: en esta opción usted indicara el cliente hasta el cual desea consultar, es decir el último de este rango. Página 26 de 35

27 Si usted no realiza cambio en esta opción, el sistema mostrara por default el primer cliente de su catalogo. Si usted solo requiere hacer la consulta sobre un cliente en particular, bastara con solo dejar en estas opciones el nombre del mismo cliente. Por fechas: al habilitar esta opción, le permite generar una consulta de comprobantes emitidos indicando un rango de fechas, independientemente del método de consulta que usted esté utilizando (Detallado o global). La generación de reportes o consultas se puede realizar de dos formas: Detallado: Muestra un reporte detallado de cada uno de los comprobantes emitidos. Le mostrara campos tales como: Detalles (le mostrará en resumen, los datos del emisor y receptor del comprobante, así como los datos de los conceptos), Tipo de documento, Versión, RFC cliente, Nombre del cliente, fecha de emisión, serie, folio, moneda, tipo de cambio, IVA, Total, UUID, Fecha de timbrado y eliminar (usted puede eliminar facturas ya almacenadas sean emitidas o recibidas). Nota detalles: Importante este no es la representación impresa, solo es un resumen que contiene el comprobante fiscal digital. Global: Muestra un reporte global por cada uno de los clientes, de acuerdo al rango seleccionado y mostrando los totales consumidos por el periodo seleccionado. Exportar Tabla: Permite exportar la consulta (detallada o global) a un reporte de clientes a los formatos más utilizados tales como PDF, Excel, Word, RTF, Crystal Reports. Una vez generado el reporte en pantalla, ahora solo deberá ir al icono del lado superior izquierdo Export report, y le mostrara una ventana emergente, donde le indicara, el nombre con el cual desea guardar el reporte e indicarle el tipo de formato en el que almacenará (los mencionados al inicio de este párrafo). Página 27 de 35

28 14.2 Reporte de proveedores Auxiliar DIOT 18 Fig. 19Auxiliar DIOT 18. Reporte de proveedores. La funcionalidad reporte de proveedores, permite ayudarle a generar reportes referentes al auxiliar DIOT, y esto tiene que ver directamente con el pago de facturas o comprobantes a sus proveedores. En primera instancia usted deberá seleccionar el rango de fechas el cual se generará el reporte DIOT, después seleccionara uno de los dos botones: Botón Auxiliar DIOT: Permite generar un reporte de aquellas facturas que ya ha pagado su empresa y los separa por el tipo de impuesto aplicado en esta. Este reporte también puede ser exportado a los formatos más utilizados tales como: PDF, Excel, Word, RTF, Crystal Reports. Botón Auxiliar DIOT Detallado: Permite generar un reporte detallado por cliente desglosando una a una los comprobantes pagados y detallando los impuestos afectados por cada uno de estos comprobantes. Este reporte también puede ser exportado a los formatos más utilizados tales como: PDF, Excel, Word, RTF, Crystal Reports. NOTA Exportar Reporte: Una vez generado el reporte en pantalla, ahora solo deberá ir al icono del lado superior izquierdo Export report, y le mostrara una ventana emergente, donde le indicara, el nombre con el cual desea guardar el reporte y seleccionar el tipo de formato en el que almacenará (los mencionados al inicio de este párrafo). Página 28 de 35

29 Consulta de facturas de proveedores 19 Fig. 20 Consulta de facturas de proveedores 19. Consulta de facturas de proveedores. Esta ventana permite consultar todos los comprobantes emitidos por su proveedor a favor de su empresa. Esto permitirá poder administrar de una manera más organizada estas facturas, notas de crédito, etc. Además usted podrá ir indicando que facturas o comprobantes ya fueron pagadas por parte de su empresa hacia su proveedor. Primero deberá seleccionar el rango de proveedores por el cual estará generando su consulta. Proveedor desde: aquí indicara usted cual será el proveedor con el cual iniciara su consulta de facturas recibidas. Por default el sistema nos muestra el primero de la lista de su catalogo de proveedores. Proveedor hasta: en esta opción usted indicara el proveedor hasta el cual desea consultar, es decir el último de este rango. Si usted no realiza cambio en esta opción, el sistema mostrara por default el primer proveedor de su catalogo. Página 29 de 35

30 Si usted solo requiere hacer la consulta sobre un proveedor en particular, bastara con solo dejar en estas opciones el nombre del mismo proveedor. Por fechas: al habilitar esta opción, le permite generar una consulta de comprobantes recibidos indicando un rango de fechas, independientemente del método de consulta que usted esté utilizando (Detallado o global). Por Status: al habilitar esta opción, el sistema habilitará los 3 posibles estados en los que se encuentran las facturas (Activo, Cancelado o Pagado). Esto con el fin de que usted realice la consulta y extraiga información de un comprobante en un determinado estado. La generación de reportes o consultas se puede realizar de dos formas: Detallado: Muestra un reporte detallado de cada uno de los comprobantes emitidos. Le mostrara campos tales como: Detalles, Estatus, Tipo de documento, Versión, RFC Proveedor, Nombre del proveedor, fecha de emisión, serie, folio, moneda, tipo de cambio, IVA, Total, UUID, Fecha de timbrado, Cancelar, Pagar y Eliminar. El botón cancelar le permitirá cancelar de manera virtual el documento seleccionado, siempre y cuando el cliente le haya cancelado el comprobante indicado. El botón Pagar, permite marcar al comprobante como pagado y esto a su vez poder generar los datos respectivos para el auxiliar DIOT. Estos dos últimos botones son con el fin de poder llevar una mejor administración de sus comprobantes. El botón eliminar le permitirá eliminar facturas ya almacenadas y recibidas. Global: Muestra un reporte global por cada uno de los proveedores, de acuerdo al rango seleccionado y mostrando los tipos de documentos y totales consumidos por el periodo seleccionado. Exportar Tabla: Permite exportar la consulta (detallada o global) a un reporte de proveedores a los formatos más utilizados tales como PDF, Excel, Word, RTF, Crystal Reports. Una vez generado el reporte en pantalla, ahora solo deberá ir al icono del lado superior izquierdo Export report, y le mostrara una ventana emergente, donde le indicara, el nombre con el cual desea guardar el reporte e indicarle el tipo de formato en el que almacenará (los mencionados al inicio de este párrafo). Página 30 de 35

31 15 Validación SAT 15.1 Valida comprobantes CFD 20 Fig. 21 Validar comprobantes CFD 20. Validar comprobantes CFD. La funcionalidad de esta ventana es permitir validar cada uno de los Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) emitidos por alguno de sus proveedores (versión XML). Lo que anteriormente se realizaba con el portal del SAT. Una compulsa de comprobantes. Para realizar este proceso, necesita ingresar la ruta o dirección de su computadora donde se encuentra el comprobante a validar (*.xml), así como el certificado de su proveedor (*.cer). Este ultimo siempre y cuando su proveedor se lo facilite. El sistema validara los siguientes puntos: Estructura, Codificación, Sello Digital, Folio y Vigencia del CSD. Al final del proceso le mostrara los resultados de esta validación, si fue satisfactoria o esta corrupta la información del CFD; el resultado de este reporte lo podrá exportar a un tipo de archivo o imprimir. Página 31 de 35

32 15.2 Valida comprobantes CFDI 21 Fig. 22 Validar comprobantes CFDI 21. Validar comprobantes CFDI. La funcionalidad de esta ventana es validar cada uno de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) emitidos por alguno de sus proveedores (versión XML). Lo que anteriormente se realizaba con el portal del SAT. Una compulsa de comprobantes. Para realizar este proceso, el sistema le pedirá ejecutar la aplicación del validador propiedad del SAT, usted solo deberá dar clic en Aceptar y en el botón Ejecutar para iniciar el aplicativo. Probablemente se ejecute 2 veces la misma aplicación. Ahora el sistema mostrara la pantalla y usted necesita ingresar la ruta donde se encuentra el comprobante a validar (*.XML), así como el certificado de sello digital de su proveedor (*.cer). Este ultimo siempre y cuando su proveedor se lo facilite. Ahora solo de clic al botón Validar. El sistema validara algunos de los siguientes puntos: Estructura, certificado utilizado y reportado, cadena original, codificación, sello digital, Folio y Vigencia del CSD. Al final del proceso le Página 32 de 35

33 16 Carpetas mostrara los resultados de esta validación, si fue satisfactoria o esta corrupta la información del CFDI Comprobantes Emitidos Comprobantes correctos Fig. 23 Carpeta de XML emitidos correctamente Esta función permite abrir la carpeta donde se encuentran almacenados los comprobantes fiscales emitidos de manera correcta, mostrando la carpeta de XML y PDF Comprobantes incorrectos Fig. 24 Carpeta de XML erróneos emitidos La siguiente función facilita la apertura de la carpeta donde se encuentran alojados los comprobantes fiscales emitidos de manera errónea, mostrando la carpeta de XML y PDF. Página 33 de 35

34 16.2 Comprobantes Recibidos Comprobantes correctos Fig. 25 Carpeta de XML recibidos correctamente La función permite abrir el explorador y la carpeta donde se encuentran almacenados los comprobantes fiscales recibidos de manera correcta (por importación o por correo electrónico), mostrando la carpeta de XML y PDF Comprobantes incorrectos Fig. 26 Carpeta de XML recibidos erróneos Con esta función podrá abrir la carpeta donde se encuentran almacenados los comprobantes fiscales erróneos (por importación o por correo electrónico), mostrando la carpeta de XML y PDF. 17 Salir Esta opción permite cerrar el aplicativo de manera segura. Página 34 de 35

35 18 Formas de contacto y resolución de problemas con el servicio El horario de atención de soporte técnico de SIFEI es: Lunes a Viernes de 9:00 a 14:00 y de 16:00-19:00 horas. Sábado de 10:00 a 14:00 horas. Correo Electrónico: helpdesk@sifei.com.mx Página de Soporte: Página Oficial: Redes Sociales: Vía telefónica Desde cualquier parte de la Republica: SIFEI (74 334). Desde Orizaba: , Desde Puebla: Ubicación: Matriz: 1ra privada de oriente 17 No. 32 Colonia Centro CP Orizaba, Veracruz Comercial: 5 Sur No Colonia Gabriel Pastor CP Puebla, Puebla. Página 35 de 35