Gestor de Proyectos Collabtive. Manual del Usuario

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1 Centro Nacional de las Artes Gestor de Proyectos Collabtive. Manual del Usuario Proyecto: Aulas Virtuales CENART Posgrado Virtual en Políticas Culturales y Gestión Cultural Octubre de 2008

2 CONTENIDO Proyecto Aulas Virtuales Collabtive Presentación Cómo ingresar? Escritorio Mis proyectos Mis tareas Hitos Mis mensajes Miembros Miembros de un proyecto Editar usuarios Crear un hito Crear Tareas Añadir Lista de Tareas Añadir tareas Cerrar tareas Crear mensajes Adjuntar archivos Comunicación instantánea (chat) Glosario

3 PROYECTO AULAS VIRTUALES COLLABTIVE 1. PRESENTACIÓN Collabtive es una plataforma open source (libre de licencia) que permite administrar actividades de un proyecto. Comprende varios módulos que permiten: Cargar archivos Buzón de mensajes Crear lista de tareas y tareas Asignar responsables de realizar tareas Chat Esto permitirá administrar fácilmente actividades, reuniones, fechas de entrega de productos, etc. en un entorno virtual colaborativo. Además con los módulos de mensajes y de chat permitirá mantener comunicación con los miembros del proyecto, compartir experiencias, detectar problemas, analizar posibles escenarios, compartir soluciones, etc. Cabe mencionar que al final del mismo hemos incorporado un glosario para Consulta. Por las ventajas mencionadas, se ha considerado que esta plataforma será de gran utilidad y apoyo para el desarrollo del Proyecto de Aulas Virtuales del Centro Nacional de las Artes. Este manual pretende ser un apoyo para el uso de esta plataforma. A continuación te presentamos información para su manejo. 3

4 2. CÓMO INGRESAR? Ingresa en la barra de direcciones del navegador web la siguiente dirección esto nos llevará a la página de acceso donde se te pedirá tu usuario y contraseña. Una vez que lo hemos escrito da clic en Ingresar. (Ver figura 1) Es importante mencionar, que cuenta con la opción mantenerse conectado, la cual permite mantenerte en línea por tiempo indefinido o hasta que se le de la opción salir. Para hacer uso de esta función deberás ingresar tus datos y dar clic en la opción mantenerse conectado. Usuario Contraseña Ingresar usuario y contraseña y dar clic para mantenerse en línea. Dar clic para ingresar Figura 1. Ingreso a Collabtive 4

5 3. ESCRITORIO Una vez que has ingresado a la plataforma, la primera pantalla que podrás ver es el Escritorio, donde encontrarás el proyecto o proyectos a en los que estás colaborando, las tareas de las cuales eres responsable, los hitos programados, así como los miembros de tu equipo de trabajo que se encuentran en línea y tu buzón de mensajes. (Ver figura 2) Menú de la plataforma de proyectos. Escritorio/Mi cuenta/salir Proyectos en los que participo Calendario Chat con miembros de mi equipo que están en línea Tareas de las que soy responsable Cuadro de búsqueda Permite dar seguimiento a las entregas y eventos programados Buzón de mensajes Figura 2. Escritorio Adicionalmente, se cuenta con un calendario, la opción para chatear con los miembros asociados con mi proyecto que se encuentran en línea y un buscador. A continuación revisaremos cada uno de los componentes del Escritorio, iniciando con el menú de Mis proyectos. 5

6 3.1 MIS PROYECTOS El desarrollo del Aula Virtual de cada área es un proyecto particular, por lo que la administración del proyecto es responsabilidad del líder que se ha designado para este fin. En la sección de Mis proyectos únicamente verás aquél en el que estás involucrado. Por ejemplo, en la figura 3, se puede ver el listado de todos los proyectos del CENART, porque el usuario está asignado a todos. Existen dos tipos de proyectos: los que aún están en desarrollo y aquellos que ya se han concluido. Ocultar/mostrar información Proyectos en proceso de desarrollo Proyectos concluidos Figura 3. Mis proyectos Para ver los detalles de tu proyecto debes de dar clic sobre el nombre, esto desplegará una ventana con las opciones de gestión del proyecto, tal como se muestra en la figura 4. 6

7 Menú de acceso directo Cuadro de búsqueda Al dar clic se muestra la descripción del Proyecto Cuando se ha programado un Hito se muestra en este calendario Rastreador de tiempo Muestra las actividades asignadas al proyecto Figura 4. Tablero de un proyecto Presentamos cada elemento del tablero de un proyecto a continuación: MENÚ DE ACCESO DIRECTO Con este menú se ingresa a las opciones de Gestión del proyecto, como son hitos, tareas, mensajes, archivos adjuntos y miembros. (Ver figura 5) 7

8 Tablero Miembros asignados al Proyecto Hitos Archivos adjuntos Tareas Mensajes Figura 5. Menú de acceso directo PROYECTO Al dar clic sobre el nombre del proyecto se despliegan detalles como descripción, días que faltan para concluir y el estado del mismo. (Ver figura 6) Figura 6. Descripción del Proyecto HITOS En esta sección se puede ver el calendario con los eventos programados, o bien agregar más eventos y ver cuáles ya se han finalizado. (Ver figura 7) 8

9 Visualiza que eventos están calendarizados Ocultar/Mostrar Calendario Agregar hitos Hitos realizados y concluidos Figura 7. Hitos del Proyecto RASTREADOR DE TIEMPO Nos permite dar seguimiento al tiempo empleado para realizar una tarea. Para crear una marca de tiempo, se debe ingresar hora de comienzo y término, comentario y tarea a la que pertenece. Esto permite al Administrador de la plataforma conoce las cargas de trabajo de cada integrante de cada proyecto. Hora inicial Hora final Cuadro de texto Seleccionar tarea Figura 8. Rastreador de tiempo. 9

10 3.1.5 ACTIVIDAD Muestra las actividades relacionadas con el Proyecto y el responsable de realizarla. Además, cada actividad muestra los detalles de edición, es decir, si fue añadido, editado, eliminado, etc. así como la hora en que se realizó dicha acción. (Ver figura 9) Listado de actividades Usuario responsable de realizar la actividad Páginas de actividades Detalles de edición de la actividad Figura 9. Actividades del proyecto 3.2 MIS TAREAS Continuemos revisando los elementos que aparecen en el Escritorio, ya hemos visto a detalle la sección Mis proyectos, ahora revisaremos la sección Mis tareas la cual se muestra siempre y cuando el líder de proyecto ya te haya asignado como responsable de realizarla una tarea. La figura 10, muestra el nombre de la tarea, el proyecto al que pertenece y los días que quedan para realizar la actividad. Cuando ya se ha terminado el tiempo programado y aún no se marca como realizado, el contador se aparecerá en rojo y con números negativos. 10

11 Editar Eliminar Exportar: Exportación ical/ RSS Figura 10. Mis tareas Al dar clic sobre el nombre de tarea, se abre la página con los detalles, como se muestra en la figura 11. Editar Eliminar Figura 11. Contenido de la Tarea 3.3 HITOS En esta se pueden ver los días que tiene algún evento registrado. Con las flechas de dirección se puede avanzar o retroceder en el calendario. Retroceder Figura 12. Hitos En el tema 5, encontrarás como agregar/editar hitos. Avanzar 11

12 3.4 MIS MENSAJES En este buzón de mensajes podremos revisar lo que nos han enviado los integrantes del equipo. (Ver figura 13) Proyecto al que pertenece Fecha de envió Usuario que lo envía Título del mensaje Figura 13. Buzón de mensajes Para leer el contenido del mensaje basta con dar clic sobre el nombre del mensaje, ver figura 14. Figura 14. Contenido del mensaje 12

13 En dicha figura, se observa quién envía el mensaje, el contenido, la fecha, etiquetas, el hito al que pertenece y si algún otro usuario ha dado respuesta. En el tema 7 encontrarás como crear mensajes. 4. MIEMBROS Lo primero que debe hacer el Administrador o Líder de proyecto es dar de alta a los colaboradores, esto permitirá que al momento de crear un hito o una actividad se le pueda asociar un responsable para realizarla. Cabe mencionar que los miembros de cada área ya han sido agregados con base en el equipo de trabajo que fue publicado en el Blog de las Aulas Virtuales, por lo que, en caso de que se desee agregar a otro miembro se debe mandar un correo al administrador con los siguientes datos: Nombre, Apellidos, correo electrónico y rol que tendrá en dicho proyecto el usuario. 4.1 MIEMBROS DE UN PROYECTO Para conocer qué miembros se han dado de alta en el sistema deberás seleccionar el proyecto (recordar que se encuentran en el Escritorio, posteriormente dar clic en el ícono de Miembros que se encuentra en el menú de acceso directo. (Ver figura 15). Miembros Figura 15. Acceso directo a Miembros Esto nos despliega una ventana con el listado de los miembros del proyecto (ver figura 16) 13

14 Figura 16. Miembros del proyecto Si deseas conocer los datos básicos de nuestra cuenta o de algún otro miembro, debes dar clic sobre el nombre, abrirá la pantalla con el Perfil del usuario, en esta pantalla se puede editar la información para actualizar los datos, como se muestra en la figura 17: Figura 17. Perfil de usuario 14

15 Recuerda que: No podrás ingresar los datos de correo electrónico, esto deberás de notificarlo al administrador. Solo tienes acceso al proyecto que se te fue designado. Podrás comunicarte mediante chat, con cualquiera que esté en la plataforma. 4.2 EDITAR USUARIOS Como pueden observar existe la opción de Editar la cuenta. Al hacer clic nos aparecen los siguientes datos que se pueden modificar: Figura 18. Editar usuario En ésta pantalla podemos modificar y actualizar la información del contacto es decir: Nombre: con el que se identifica al usuario Dirección: Pueden registrar su domicilio particular o de trabajo 2. Dirección: Pueden registrar su domicilio particular o de trabajo Estado: de residencia País: de residencia Idioma: en el que desean ver la información del sistema Código Postal: correspondiente a su dirección Sexo: femenino o masculino URL: si tienen alguna página electrónica 15

16 Existe la opción de Cambiar Contraseña, se les pide no hacerlo ya que sería difícil el que se recupere nuevamente. Una vez que han actualizada los datos, deben dar clic en el botón Enviar y se guardará la nueva información o bien la reemplazará según sea el caso. Otra opción para Editar nuestra cuenta es dar clic en el menú Mi cuenta que aparece en la parte superior derecha de la pantalla y nos llevará a las pantallas que se explicaron (figuras 17 y 18). Mi cuenta Figura 19. Menú mi cuenta 5. CREAR UN HITO Un hito es un evento para el cual se requiere una serie de pasos o actividades para lograrlo. Para crearlo, se debe considerar en primer lugar, qué evento queremos realizar, en segundo, las actividades que se requieren para lograrlo y por último en qué tiempo debe estar concluido. Vamos a suponer que deseamos crear un Hito, denominado Reunión de trabajo y que para éste se requieren como actividades: proponer fecha de realización, definir el espacio de la reunión, elaborar la orden del día, convocar a los asistentes, preparar el salón de juntas, preparar materiales, realizar la junta y como último paso, elaborar la minuta de la reunión. Ésta última actividad sería el producto a entregar como resultado del hito. Los pasos para realizarlo en el sistema son: 1. Ingresar al proyecto al que pertenece el hito 2. Posteriormente ir a la sección de hitos 3. Seleccionar la opción de añadir hito 4. Capturar la información relacionada con el hito: 4.1 Nombre, 4.2 Descripción y, 4.3 Fecha en la que vence 5. Añadir Hito A continuación enumeramos los pasos en la Fig

17 Paso 1: Seleccionar el proyecto Paso 2: Seleccionar opción de Hitos Paso 3: Añadir Hito 4.1 Nombre Paso 4: Capturar datos del hito 4.2 Descripción Paso 5: Añadir Hito 4.3 Fecha en la que vence, al colocarse en este apartado, se abre un calendario. Figura 20. Pasos para crear un Hito Una vez que se ha credo el hito se puede verificar en el calendario si aparece la nueva información. (Ver figura 21). 17

18 Hito Creado Figura 21. Hito añadido Una vez creado el hito se asigna la lista de tareas y tareas a realizarse. A continuación veremos el procedimiento. 6. CREAR TAREAS Las tareas son el corazón de un proyecto, son los trabajos, acciones, procesos, etc. necesarios para lograr un Hito ó bien el desarrollo de un proyecto. En este sistema primero debemos crear la Lista de Tarea (tantas como sean necesarias) y posteriormente las tareas que formarán parte de ella (tantas como sean necesarias). 6.1 AÑADIR LISTA DE TAREAS Para crear una lista de Tareas, debemos establecer la tarea Padre, es decir, aquella que agrupará a las demás tareas conocidas como tareas hijo, es importante recordar que pueden asociarse o no a un Hito (Milestone). Para crear la lista de tareas se requiere: 1. Seleccionar el proyecto 2. Seleccionar la opción Tareas 3. Añadir lista de tareas 3.1 Capturar nombre 3.2 Capturar descripción 3.3 Indicar a que Milestone (Hito) se desea asociar. Este paso es opcional de acuerdo al estilo de administrar el proyecto 4. Agregar Lista de tareas 18

19 En la figura 22 ilustramos el procedimiento. Paso 1. Seleccionar Proyecto Paso 2. Seleccionar Tareas Paso 3. Añadir lista de tareas Paso 3.1. Nombre Paso 3.2 Descripción Paso 3.3 Seleccionar Milestone (Hito) Paso 4. Añadir Figura 22. Procedimiento para añadir Lista de Tareas Cuando la lista de tareas se agrega, se tiene la opción de eliminar, editar o actualizar. Una vez creada la lista de tareas se añaden las tareas que la conforman. 6.2 AÑADIR TAREAS Al dar clic en Añadir en lista de tareas, se abre el menú para añadir tareas. El procedimiento es similar que el de agregar lista de tareas: 1. Capturar título 2. Capturar descripción 3. Capturar fecha límite para realizarla 4. Seleccionar responsable 5. Añadir Esto se ilustra en la Figura

20 1. Título 2. Descripción 3. Fecha límite 4. Añadir 4. Seleccionar responsable Una vez creada la tarea se puede cerrar, editar y eliminar. Figura 23. Procedimiento para añadir tareas Una ventaja de este programa, es que notifica a través de un correo electrónico, qué tarea ha sido asignada al usuario seleccionado. 6.3 CERRAR TAREAS Para indicar que una tarea ya se realizó se debe dar clic en el ícono de paloma que se encuentra a la izquierda del nombre de la tarea (ver figura 24) al realizar esto, la tarea cerrada se añade a la Lista de tareas terminada (ver figura 25). Si una tarea no ha sido marcada como cerrada y ya concluyó el tiempo para realizarla, el sistema la marca en rojo. (Ver figura 24). 20

21 Editar Tarea Eliminar Cerrar tarea Cerrar tarea Tarea en rojo, indica que ha concluido el tiempo programado para realizarla y aún no finaliza. Figura 24. Seguimiento a la tarea Figura 25. Lista de tareas terminadas Cuando se han realizado todas las tareas de una lista de tareas, o bien, conforme se vaya avanzando en la realización de tareas, aparecerá en el Tablero del proyecto una gráfica para medir el avance. Ver figura

22 Gráfico de avance del proyecto Figura 26. Gráfico de avance de proyecto Ahora bien, si la lista de tareas está asociada a un hito, cuando se ingresa a ese menú, también se puede ver qué hitos ya se han realizado. Ver figura

23 Figura 27. Hitos completados 7. CREAR MENSAJES Enviar un mensaje en este sistema es muy sencillo, únicamente debemos de dar clic en Mensajes y posteriormente Añadir un mensaje, ver figura

24 Formato de texto: Negritas/Cursiva /Subrayado Tamaño del texto Seleccionar color de texto Insertar caracteres personalizados/ insertareditar elemento multimedia Alineación del texto Insertar editar hipervínculo/eliminar hipervínculo/ Insertar editar imagen Lista con viñetas/lista numerada Figura 28. Añadir Mensaje La información que se captura es el título, cuerpo de mensaje, hito, etiquetas, adjuntar archivo. El cuerpo del mensaje se escribir como en cualquier procesador de textos, se puede agregar imágenes, aunque debemos tener cuidado en no agregar una imagen pesada (ya que para eso podemos utilizar otras herramientas como gmail o un servidor de correos particular), o un archivo adjunto no mayor a 2MB. De igual manera, podemos agregar el Hito al que está asociado, para tener un mejor seguimiento. Como ya se había mencionado (página 10 de este manual), para leer un mensaje basta dar clic sobre él y se muestra su contenido. Ver figura

25 Figura 29. Leer mensaje 8. ADJUNTAR ARCHIVOS Se pueden adjuntar archivos con la extensión pdf, ppt, doc y txt los cuales no deberán de ser mayores a 8 MB. Es muy importante que definamos la carpeta donde se adjuntará. Para añadir un directorio, se da clic en la opción añadir directorio, esto desplegará un menú donde se escribirá el título de la carpeta y su descripción, como se muestra en la figura

26 Figura 30. Añadir directorio Si damos clic en la opción Maneje carpetas podremos ver qué carpetas han sido creadas así como los archivos adjuntos que se encuentran en ellas. Ver figura 31. Figura 31. Maneje Carpetas 26

27 9. COMUNICACIÓN INSTANTÁNEA (CHAT) Cuando algún miembro de mi proyecto o el administrador del sitio se encuentra conectado al mismo tiempo, aparecerá un icono de activo. Esto es indicador de que se puede establecer contacto. Indica que se puede tener conversación con el usuario Figura 32. Usuarios en línea Lo que se debe hacer es dar clic sobre el ícono de chat que aparece a la derecha del usuario que se desee contactar (ver figura 32) y se abrirá una ventana emergente (ver figura 33). Usuario con el que establece el chat Cuadro de mensajes enviados/recibidos Cuadro para escribir mensaje Figura 33. Ventaja de Chat Es necesario que el navegador de internet que utilizan, tenga activa la función de permitir ventanas emergentes. 27

28 10. GLOSARIO Archivo: documento anexo relacionado con el proyecto a desarrollar. Puede ser con la extensión pdf, ppt, doc y txt Chat: comunicación escrita a través de internet entre dos o más personas que se realiza instantáneamente. Gestión de proyectos: es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto Hito: eventos que requieren desagregarse en una serie de actividades para lograrse y que por lo general culminan en la entrega de algún producto o insumo para otro hito u otras actividades Ical: es una aplicación de calendario personal, almacena seguimiento de eventos y citas, permite múltiples vistas de calendario (como calendarios "domésticos", de "oficina" y "para niños") para identificar rápidamente conflictos de horarios y tiempo libre. Mensaje: texto breve que se envía a un miembro del equipo de trabajo. Miembro: persona asociada a un proyecto determinado. Proyecto: conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado. RSS: es un formato basado en XML que permite encontrar aquella información que mejor se adapta a lo que el usuario desea, pero también ofrecerla de forma rápida y actualizada. Los archivos RSS son un nuevo método para obtener y ofrecer información gracias a que contienen metadatos sobre las fuentes de información. Es decir, se puede sincronizar una página con el correo electrónico para saber en qué momento se ha modificado la información. Tarea: actividades específicas a realizar dentro de un proyecto por un miembro. Usuario: persona que tiene un conjunto de permisos y de recursos (o dispositivos) a los que puede tener acceso. XML: es un lenguaje de marcado extensible estricto de gran utilidad en el intercambio de datos, ya que permite describirlos sin mostrarlos al usuario, pero siendo a su vez legibles a través de diversas aplicaciones (navegadores, bases de datos, etc.) 28

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