Acto Administrativo de Aprobación FT-MIC Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 09 de Septiembre de 2014

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1 PRO-GF-14-0 CIERRE PRESUPUESTAL Páginas 1 de 6 Acto Administrativo de FT-MIC-0-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 09 de Septiembre de 2014 Elaboró Subdirección Administrativa Disciplinario - Presupuesto Profesional responsable del Sistema Integrado de Gestión Firma de Autorizaciones Revisó Subdirector Administrativo Financiero y de Control Interno Disciplinario Profesional responsable del Sistema Integrado de Gestión Aprobó Subdirector Administrativo Financiero y de Control Interno Disciplinario Diciembre de 2010 Septiembre de 2014 Control de Cambios Descripción Actualización del enfoque por procesos del IDEP (Resolución 22 de Diciembre de 2010 ) Migración nuevo formato de Procedimiento FT-MIC-0-02 Cambios numerales 2,, 4, 5, 6, 7, 8 y 9 (FT-MIC-0-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 09 de Septiembre de 2014) 1. Responsable de Procedimiento 2. Objetivo Establecer las actividades necesarias para realizar el cierre presupuestal del Instituto con el fin de verificar el cumplimiento de las metas presupuestales y dar cumplimiento a las normas vigentes.. Alcance El procedimiento Inicia con la elaboración de la Circular Interna de Cierre Presupuestal y finaliza con la elaboración del informe de liquidación de excedentes financieros. Aplica para todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión del IDEP.

2 PRO-GF Base legal Ley 819 de 200 Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 8 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Decreto 1421 de 199 Por el cual se dicta el régimen especial para el distrito capital. Decreto de liquidación de presupuesto de cada vigencia. Resolución SDH de 2011 Por el cual se adopta el manual de programación, ejecución y cierre presupuestal de las entidades que conforman el presupuesto anual del Distrito Capital Documentos Externos Circular conjunta de Cierre Presupuestal - Secretaria Distrital de Hacienda. 5. Documentos de Referencia Documentos Internos Presupuesto aprobado para la vigencia. Manual Operativo de programación, ejecución y cierre presupuestal. - Dirección Distrital de Presupuesto. SDH Manual de manejo del SIAFI (Módulos financieros) Término Cierre Presupuestal: Causación: Reserva Presupuestal: Cuentas por Pagar: Pasivos Exigibles: 6. Definiciones Definición Es el procedimiento que realizan las entidades públicas al finalizar cada vigencia fiscal con el propósito de determinar la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, las cuentas por pagar, el estado de tesorería, los excedentes financieros y la disponibilidad final. Principio de contabilidad pública por el cual los hechos financieros, económicos y sociales deben registrarse en el momento en que sucedan, independientemente del instante en que se produzca la corriente de efectivo que se deriva de éstos. El registro se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período. Son compromisos que no han sido cancelados en la vigencia en que se constituyeron y por lo tanto deben registrarse en la siguiente vigencia afectando el rubro de reserva presupuestal correspondiente. Son aquellas obligaciones constituidas para amparar los compromisos que se hayan derivado de la entrega de los bienes, obras y servicios y de su recibo a satisfacción antes del 1 de diciembre de cada vigencia; y de anticipos y sumas anticipadas pactadas en los contratos que cuenten con orden de pago y demás soportes legales, y que al cierre del período no han sido canceladas. Son compromisos que se adquirieron con el cumplimiento de las formalidades plenas, que deben asumirse con cargo al presupuesto disponible de la vigencia en que se paga, por cuanto la reserva presupuestal que lo respaldo en su oportunidad feneció por no haberse pagado en el transcurso de la misma vigencia fiscal en que se constituyo.

3 PRO-GF-14-0 Nro. Descripción de actividades 7. Descripción del procedimiento Diagrama de Flujo Responsable Punto de Control Documento soporte de la actividad Observaciones INICIO 1 Elaborar Circular Interna de Cierre Presupuestal Verificar parámetros de circular externa Circular interna de cierre presupuestal Se proyecta la circular interna de cierre presupuestal teniendo en cuenta los parámetros y fechas establecidas en la circular enviada por la Dirección Distrital de Presupuesto de la SHD. Dicha circular se realiza en el último bimestre de la vigencia. Posteriormente se pasa para firma y aprobación del Subdirector(a) Administrativa Financiera y de Control Disciplinario. 2 Informar la ejecución presupuestal teniendo en cuenta las circulares expedidas por SHD y el IDEP Correo Electrónico Se envían por correo electrónico las fechas para enviar respuesta y los informes correspondientes a Saldos de disponibilidad parcial y total, Saldos de Contratos a una fecha de corte, Saldos no Ejecutados por cada rubro presupuestal, Informes de reservas a una fecha de corte, a los responsables de la ejecución presupuestal con el fin de hacer de manera oportuna los ajustes que permitan el cierre íntegro y oportuno en cumplimiento a las circulares. Las gestiones están relacionadas con: Anulaciones parciales y totales de disponibilidades no comprometidas, actas de liquidación de contratos que impliquen saldos a favor del contratista o la entidad, giro del total de los contratos cuyo termino de ejecución sea 1 de Diciembre, previo cumplimiento de los requisitos de ley y los clausulados del contrato. Elaboración, revisión y legalización de reservas presupuestales y cuentas por pagar.

4 PRO-GF-14-0 Responder los requerimientos para el cierre presupuestal. Responsables de Ejecución presupuestal. Correo Electrónico Memorando Interno Actas de liquidación A partir de la información enviada por el proceso de gestión Financiera - Presupuesto se informa: Saldos totales o parciales de disponibilidades que no van a ser comprometidos en la vigencia. Saldos de contratos que no van a ser girados y requieren acta de liquidación. Recursos que serán girados en la vigencia Recursos que serán girados en la siguiente vigencia. (reservas) Saldos de contratos que serán girados en la fecha establecida en la circula interna para fechas de cuentas por pagar. Saldos de reservas de la vigencia anterior que no serán girados en la presente vigencia. (pasivos exigibles) 4 Ajustar el presupuesto Informe de Reservas con su respectiva justificación Informe de Cuentas por Pagar. Informe de Ejecución de Gastos Informe de Ejecución de Ingresos Actas de fenecimiento Actas de liquidación de saldos Teniendo en cuenta la información enviada por los responsables de la ejecución presupuestal, se hacen los ajustes pertinentes al presupuesto siguiendo: Registro de Anulaciones parciales y totales de disponibilidades no comprometidas en los sistemas de información SIAFI y PREDIS Registro de saldos de contratos no ejecutados de acuerdo con actas de liquidación en los sistemas de información SIAFI y PREDIS. Consolidación de informe de reservas de acuerdo con la información enviada por el responsable de la ejecución. Elaboración actas de fenecimiento y actas de liquidación de saldos de acuerdo con la información enviada por el responsable de la ejecución. Se envían informes de saldos no ejecutados a tesorería para la consolidación de las cuentas por pagar. PRO-GF Consolidar informe de ejecución de gastos y de ingresos.

5 PRO-GF Registrar y enviar a la Dirección Distrital de Presupuesto, terceros y entes de control los informes solicitados para el cierre presupuestal. Verificar que la información reportada a través de los Sistemas de Información PREDIS y SIAFI coincidan, éste es un requisito para su giro en la siguiente vigencia. SIAFI PREDIS Oficio radicado Con los informes elaborados en la actividad anterior se registra la misma información en los formatos propios de la Secretaria Distrital de Hacienda, se pasa para revisión y firma del Subdirector Administrativo Financiero y de Control Disciplinario, posteriormente se remite para firma del ordenador del gasto, se envía copia a Tesorería para la elaboración del PAC y a Contabilidad para su causación contable. Esta información se tramita y reporta a través de los sistemas de información PREDIS, SIAFI y los informes de cierre son remitidos a la Dirección Distrital de Presupuesto y entes de control. 6 Elaborar informe de liquidación de excedentes financieros FIN Disciplinario - Tesorería Disciplinario - Contabilidad Estado de liquidación de excedentes financieros. Para hacer la conciliación entre las diferentes áreas, se realiza una reunión para verificar la información que será suministrada a la Secretaria Distrital de hacienda. Una vez conciliada la información se elabora el informe de liquidación de excedentes financieros con la Dirección Distrital de presupuesto.

6 PRO-GF Tiempos Ocho(8) meses 9. Políticas de Operación Generales del procedimiento Después del 1 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción. En el cierre fiscal deben participar las diferentes dependencias internas de la entidad, que directa o indirectamente generen hechos financieros que afecten la contabilidad tanto presupuestal como financiera patrimonial. Los supervisores de contratos deben verificar si los contratos a su cargo serán informados dentro del cierre financiero como cuentas por pagar o reservas presupuestales, igualmente que cuenten con la totalidad de soportes requeridos para su trámite. Los supervisores deben verificar periódicamente que la información reportada como reservas programadas coincida con el reporte final realizado al cierre de la vigencia. Las fechas establecidas en la circular de cierre presupuestal son de obligatorio cumplimiento. Cuando el Instituto reciba peticiones de los servidores y ex servidores públicos, se deberá comparar la fecha en la que se presentan las mismas con las del acto, decisión, operación u omisión en las que se fundamenta la reclamación y manifestar, si es del caso, que las acciones se encuentran caducas, e indicar clara y expresamente a los peticionarios que están en la situación antes indicada, y que la respuesta suministrada no revive los términos legales vencidos. Para lo anterior se debe consultar a la oficina asesora jurídica. Sistema de Gestión Ambiental Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional Sistema de Seguridad de la Información Sistema de Gestión Documental y Archivo Todos los funcionarios y contratistas deben participar activamente en las actividades de capacitación, sensibilización, difusión e implementación del Plan Institucional de Gestión Ambiental. Hibernar los computadores cuando van a estar sin uso por más de 15 minutos y apagar el computador, monitor, parlantes e impresora al terminar la jornada. Se deben hacer separación de los residuos sólidos de acuerdo con la clasificación establecida en el Plan de Acción Interno de Residuos PAIR-. Imprimir solamente la versión definitiva de un documento, las versiones preliminares se deben revisar y corregir en medio magnético y enviarlos a través de correo electrónico. Regular el tono de voz, adecuar los tonos de timbre de los teléfonos fijos y móviles para evitar el exceso de ruido. Todos los funcionarios y contratistas deben participar en las actividades que fortalezcan el ambiente laboral sano y seguro convocadas por el IDEP. Todos los funcionarios y contratistas deben atender las orientaciones, directrices e información relacionada con la gestión del riesgo Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 10 minutos. Todos los funcionarios y contratistas deben velar por cuidado de las instalaciones generales, áreas compartidas, puestos y elementos de trabajo. No obstruir las vías de acceso y salida a las áreas de trabajo. Todos los funcionarios son responsables de la integridad del equipo de computo asignado. Por ningún motivo se debe realizar instalación de software no licenciado y sin autorización del administrador del sistema. El uso del correo institucional solo debe ser para fines institucionales y/o misionales se prohíbe el uso del mismo para suscripciones de índole personal. Las contraseñas son de uso personal y exclusivo, se prohíbe el uso compartido de las mismas. Cada funcionario es responsable de la organización e integridad de la información almacenada en los equipos de computo y debe realizar un Backup mensual de la misma en coordinación con el administrador del sistema. Se debe realizar una inspección con el antivirus antes de utilizar medios de almacenamiento extraíbles utilizados en los equipos de computo de la entidad con el fin de evitar la propagación de virus informáticos. No se deben conservar copias o duplicados de un mismo documento; si existen varias, se conserva la que contenga mayor información. El funcionario encargado del archivo de gestión de cada dependencia debe mantener actualizado el inventario documental del proceso. No alterar los documentos: no doblar, no resaltar, no escribir en los documentos (pueden perder su valor probatorio). Las carpetas de los archivos de gestión no deben contener más de 200 folios. Si se requiere unir legajos documentales con ganchos de cosedora, se debe utilizar solamente uno y el correspondiente papel de sacrificio.