INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE MATRÍCULA DE ESTUDIANTES EN EDUCACIÓN A DISTANCIA

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE MATRÍCULA DE ESTUDIANTES EN EDUCACIÓN A DISTANCIA Actualizado: Enero 12 de 2012 Antes de iniciar el proceso de matrícula para el primer semestre de 2012 tenga en cuenta las siguientes RECOMENDACIONES IMPORTANTES: Instalar en su PC el programa acrobat reader. Desbloquear las ventanas emergentes de su navegador web. Estar a Paz y Salvo con cualquier tipo de deuda (Biblioteca, Financieras, Documentos) El sistema le habilitará el proceso de matrícula académica 24 horas (días hábiles) después de realizado el pago, ya que es el tiempo que la entidad bancaria tarda en reportar la información. Diligenciar oportunamente los trámites de préstamos, cesantías y auxilios educativos para poder realizar la matrícula en las fechas establecidas en el calendario académico. El incremento en el pago extraordinario corresponde al 50% de los derechos de matrícula. Quienes finalizaron VI nivel y desean ingresar a Gestión Empresarial o Producción Agroindustrial deben realizar previamente la inscripción respectiva. OPCIONES DE PAGO: Además de pagar en efectivo o pago electrónico, usted cuenta con otras opciones para cancelar su matrícula, tales como: o Cheque de cesantías: En este caso, antes de realizar el pago de matrícula, el cheque debe ser autorizado por Tesorería UIS, en Bucaramanga o por la Coordinación de Sede o CAE. (tenga en cuenta el tiempo que requiere el trámite de cheque para evitar retrasos en su matrícula). o Crédito Estudiantil: Algunas de las entidades que otorgan Crédito son: Coopfuturo, Inversora Pichincha, Coasmedas, Cooperativa Coomeva, Banco de Bogotá, Cootecsan, Banco de Crédito, Banco Popular, COMUNA, entre otras. o Tarjeta de Crédito: Se recibe en la Caja de la Tesorería UIS (Edificio de Administración I, primer piso lado occidental) en el horario de 8:00am a 11:30am y de 2:00pm a 4:00pm (únicamente en Bucaramanga). o Crédito ICETEX: Quienes hayan realizado crédito con el ICETEX deberán acercarse a las Cajas de la UIS y cancelar el valor correspondiente en efectivo. Los créditos aprobados con el 100% deberán pagar en la Caja UIS al menos $ para ser habilitados en la matrícula web. Fechas establecidas para el proceso de matrícula: 1

2 o Estudiantes de II a VI nivel de los programas tecnológicos y VIII a X nivel de los programas profesionales. a) Liquidaciones (únicamente vía web): A partir del 16 de enero estarán disponibles las liquidaciones para descargar e imprimir desde la página web de la universidad, con las siguientes fechas de recaudo: 1. Pago ordinario: Enero 15 a Febrero 6 2. Pago extraordinario: Febrero 7 al 24 b) Matrícula académica (únicamente vía web): Enero 17 a Febrero 8. c) Entregar documentos y reclamar textos educativos: Entre el 17 de enero y el 8 de Febrero en la coordinación del programa o coordinación académica de sede o coordinación de CAE, entregar los documentos solicitados. La entrega de módulos se hará en el lugar establecido por cada CAE/SEDE en las misma fechas. d) Revisión de Matrícula por parte del estudiante (únicamente vía web): Febrero 12 y 13. o Estudiantes de I nivel de los programas tecnológicos y VII nivel de los programas profesionales. a) Liquidaciones (únicamente vía web): A partir del 8 de Febrero estarán disponibles las liquidaciones para descargar e imprimir desde la página web de la universidad, con las siguientes fechas de recaudo: 1. Pago Ordinario: Febrero 8 al Pago Extraordinario: Febrero 18 al 24 b) Matrícula académica, entrega de documentos y solicitud de material educativo (presencialmente): Febrero 16 y 17 Para ampliar información de fechas consulte el calendario académico de educación a distancia ingrese a Cualquier inconsistencia en el proceso de matrícula comunicarse utilizando los datos de contacto suministrados al final de este documento según sea el caso. A continuación se relaciona el procedimiento general para la realización de la matrícula de manera correcta: 2

3 PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA REALIZACIÓN DE LA MATRICULA ACADÉMICA Registro Web Imprimir la Liquidación Ponerse a Paz & Salvo Inicio Realizar la Prematrícula Académica. Pagar la Liquidación Entregar Documentos Reclamar Textos Fin Realizar la Revisión de Matrícula Académica A continuación se explican detalladamente algunas actividades a ejecutar durante el procedimiento 3

4 Registro web: Para realizar la matrícula es indispensable estar registrado como estudiante en el sitio web de la Universidad, si aún no lo ha efectuado siga las siguientes instrucciones: 1. Ingresar a la página web de la Universidad Clic en el link Estudiantes, ubicado en el banner superior. 3. Clic en el link Pregrado a Distancia ubicado en el submenú izquierdo. 4. Seleccionar el link Registrarse 5. Leer las condiciones de uso y las indicaciones para el registro. 4

5 6. Ingresar su código de estudiante; programa académico; fecha de nacimiento; puntos acumulados, este dato lo puede encontrar en su certificado de notas, si es de primer nivel ingresar el número cero y seleccionar la casilla de verificación disponible; posteriormente seleccionar el botón Ingresar 7. En la siguiente ventana: a) Digite una contraseña que pueda recordar, b) confírmela nuevamente, c) registre su correo electrónico, d) ingrese una pregunta que le permita recordar su contraseña, e) indique la respuesta correspondiente al interrogante suministrado en el punto anterior, f) haga clic en el botón Registrarse 8. Si su registro fue correcto podrá visualizar la siguiente pantalla. 9. Para confirmar la validez de su registro realice los puntos 1, 2 y 3 e ingrese su código, programa y contraseña y consulte los diferentes servicios. 5

6 Imprimir la liquidación: Para ello efectúe las siguientes actividades: 1. Ingresar a la página web de la Universidad Clic en el link Estudiantes ubicado en el banner superior. 3. Clic en el link Pregrado a Distancia ubicado en el submenú izquierdo. 4. Ingrese su código, programa académico, contraseña de acceso y presione el link Ingresar 6

7 5. Seleccione la opción Liquidaciones del menú visualizado 6. Identifique el año periodo del semestre a cursar y presione el botón Imprimir, tenga presente que la liquidación solo se podrá imprimir entre el rango de fechas habilitadas para pago ordinario hasta el pago extraordinario. 7. Posteriormente se generará un documento.pdf el cual usted deberá imprimir. Se recomienda que la impresión se haga en una impresora láser con alta resolución de esta manera el banco podrá leer el código de barra sin ningún inconveniente. 8. Finalmente haga clic en la opción cerrar sesión, para evitar que otro usuario acceda a su espacio de consulta académico. 7

8 Ponerse a Paz & Salvo: Cualquier tipo de deuda que usted presente puede restringir el proceso de matrícula de manera exitosa, por tanto antes de iniciar la prematrícula web subsánelas con anticipación. 1. Hay varias razones por las cuales usted debe estar con deuda en la universidad y la forma de conocerla es revisando la liquidación. 2. De acuerdo al tipo de deuda reportada dirijase a la oficina correspondiente, conozca la razón de su deuda y pongase al día. Realizar el pago de la liquidación: Para realizar el pago del polígrafo usted puede acudir a cualquiera de los bancos autorizados o si lo prefiere realizarlo por medio del sistema de pago electrónico, efectuando las siguientes actividades: 1. Ingresar a la página web de la Universidad Clic en el link de Estudiantes, ubicado en el banner superior. 8

9 3. Clic en el link Trámites y Servicios, ubicado en el submenú izquierdo. 4. Clic en el link Pagos Electrónicos, ubicado en el submenú izquierdo. 9

10 5. Seleccione el link Pagos Liquidaciones Pregrado y Posgrado 6. Digitar su código, clave de acceso y seleccionar el botón Ingresar 7. Seleccionar el valor a pagar, ya sea con matricula ordinaría o extraordinaria, presionando en el botón Pagar 8. En este paso usted ya ha sido remitido a una página externa a la UIS, en donde el pago lo realizará por medio del sistema PSE (Pago con Debito en Bancos). Antes de continuar confirme si sus datos son correctos 10

11 9. Seleccione el banco desde el cual usted desea realizar el pago del recibo 10. Para proseguir haga clic en el botón Continuar 11. Continúe con las indicaciones suministradas por el banco. 11

12 Realizar la prematrícula académica: Este paso consiste en la selección de las asignaturas que usted puede y desea cursar durante el semestre académico a matricular: 1. Recuerda que para continuar con el proceso de matrícula en este momento usted debe estar a paz & salvo con cualquier tipo de deuda y además esperar 24 horas hábiles después de haber realizado el pago de la liquidación ya que es el tiempo que la entidad bancaria tarda en reportar la información del pago. 2. Ingresar a la página web de la Universidad Clic en el link Estudiantes ubicado en el banner superior. 4. Clic en el link Pregrado a Distancia ubicado en el submenú izquierdo. 12

13 5. Ingrese su código, programa académico, contraseña de acceso y presione el link Ingresar 6. Haga clic en la opción Proceso de Matrícula 7. Consulte las indicaciones que se dan en el enlace: Presione aquí, el cual es una copia de este mismo documento y que contiene las orientaciones adecuadas para el proceso de matrícula al igual de algunas fechas importantes. 8. Actualice los datos que se le solicitan en pantalla (Dirección, , teléfonos y otros) y haga clic en el botón Actualizar datos y continuar con la matrícula. Es de vital importancia registrar un valido ya que este será el medio de contacto por excelencia entre usted y su coordinación. 13

14 9. Leer las indicaciones de diligenciamiento del formato de matrícula. 10. Seleccionar las asignaturas a matricular de acuerdo con las indicaciones anteriores, sin olvidar elegir la asignatura de contexto que se le ofrece en el nivel a cursar. Posteriormente hacer clic en el botón Registrar Matrícula 14

15 11. Leer la indicaciones y presionar nuevamente el botón Registrar Matrícula 12. Para culminar el proceso de matrícula usted aún tiene pendiente: la entrega de documentos, reclamar textos educativos y realizar la revisión de matrícula (asignación de cupos). Para conocer las fechas y procedimientos en los cuales se realizarán dichos procesos presione en el enlace indicado: 15

16 13. Imprimir la constancia de prematrícula académica y guardar una copia en una archivo.pdf para entregar firmada posteriormente a la coordinación. 14. A este momento, usted tiene generado un pendiente por entrega de documentos de matrícula, los cuales debe entregar en la coordinación de su programa y solicitar el retiro de la deuda respectiva. 16

17 Entregar documentos: Consiste en la entrega de una serie de documentos que lo acreditan que usted realizó la prematrícula y que se encuentra apto para la asignación de cupos. 1. En las fechas indicadas al inicio de este documento, usted tiene la obligación de acercarse a la coordinación de programa a hacer la entrega respectiva de los siguientes documentos: Para estudiantes de II a X nivel: o Constancia de prematrícula web firmada, el cual contiene la lista de asignaturas posibles a cursar. o Certificación de afiliación a la EPS o ARS, o fotocopia del carnet si éste trae vigencia o en su defecto comprar el seguro estudiantil. Para los estudiantes de los programas de Tecnología Agropecuaria, Tecnología Agroindustrial y Producción Agroindustrial es obligatorio adquirir el seguro estudiantil para matricularse. o Original del recibo de pago de los derechos de matrícula. o Presentar el Carné estudiantil de la Universidad Industrial de Santander, para su respectivo sticker de actualización. o Recibo de Paz y Salvo ya sea de las entidades de crédito o de las dependencias de la Universidad con las cuales haya adquirido deudas. o Los estudiantes de VIII Nivel deben traer fotocopia del Diploma y Acta de Grado de la Tecnología. (Obligatorio) Para estudiantes de I nivel: o En la carta de admisión, que les llegará al correo electrónico personal, se les notificará los documentos a entregar al igual que las fechas respectivas de matrícula. Reclamar textos educativos: Los textos hacen referencia al material de estudio que suministra el programa para cada una de las asignaturas a cursar. Para reclamarlos tenga presente: 1. Diríjase al almacén o al lugar indicado por cada sede o CAE y entregar: a. Copia de su prematrícula web. b. Presentar el carné estudiantil. c. Reclamar textos. d. Firmar el volante de entrega de materiales. Revisión de Matrícula Académica: Consiste en la revisión de la asignación de grupos realizada a cada una de las asignaturas seleccionadas en el proceso de prematrícula. En las fechas indicas, al comienzo de este documento, revise los grupos que le fueron asignados a cada una de las asignaturas que usted decidió matricular en el semestre a cursar, cerciorándose de no tener asignaturas 17

18 pendientes para asignación de grupos o cualquier otra anomalía y en el momento de detectar inconsistencias en el proceso informar a la coordinación de su programa académico con el fin de hacer las correcciones respectivas. En caso de no realizar la revisión, en las fechas estipuladas la universidad considera que usted no presentó ningún tipo de inconsistencias durante el proceso de asignación. Para realizar la revisión de matrícula ejecute los siguientes pasos: 1. Ingresar a la página web de la Universidad Clic en el link Estudiantes ubicado en el banner superior. 3. Clic en el link Pregrado a Distancia ubicado en el submenú izquierdo. 4. Ingrese su código, programa académico, contraseña de acceso y presione el link Ingresar 18

19 5. Seleccione la opción: Revisión de Matrícula. 6. Si todas las asignaturas que usted seleccionó, durante el proceso de matrícula, le quedaron matriculadas correctamente, usted visualizará una imagen como la siguiente: 7. Adicional a lo anterior encontrará un mensaje de ratificación que todas las asignaturas fueron matriculadas sin ningún tipo de inconveniente. 19

20 8. En caso de presentar alguna asignatura no matriculada como lo muestra la figura siguiente, u otra inconsistencia, envíe un a la coordinación del programa (ver al final) adjuntando el archivo.pdf de inconsistencias que arroja el sistema, con el fin de que le realicen los cambios respectivos a los que haya lugar. Para generar el archivo de inconsistencias consulte el link clic aquí para generar este pdf 9. Finalice el proceso de revisión presionando el botón Aceptar Revisión de Matrícula. 20

21 Qué hacer en caso de presentar asignaturas no matriculadas o inconsistencias? Remitir un a la coordinación de su programa adjuntando el archivo de inconsistencias que le arroja el sistema describiendo lo sucedido: Datos de contactos para cada coordinación de programa: PROGRAMA ACADEMICO Tecnología y Gestión Empresarial Tecnología Jurídica y Tecnología Judicial y Criminalística Tecnología en Regencia de Farmacia Tecnología Agropecuaria y Producción Agroindustrial Tecnología Agroindustrial Bellas Artes Dirección de Admisiones y Registro Académico Oficina de Sistemas del IPRED uiscoordinacionempresarial@gmail.com, empresarial@uis.edu.co Teléfono: ext.2611 pascualrueda@hotmail.com, pascual.rueda@gmail.com Teléfono: ext Cel tecregencia@gmail.com Teléfono: ext agroinseduis@gmail.com, leilalilianaa95@gmail.com Teléfono: ext cvasquez@uis.edu.co, directortecnicoagroindustrial@gmail.com Teléfono: ext bellasartesuis1@gmail.com Teléfono: ext. 2713, 2714 inscripcionesdistancia@uis.edu.co Teléfono: ext.1397 sistemas.ead.uis@gmail.com Teléfono: ext Teléfono de contacto para todas las coordinaciones de programa: , Fin del proceso 21