UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE PROYECTOS. INTRODUCCIÓN A LA GERENCIA DE PROYECTOS-1 Bogotá D.C.

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1 UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE PROYECTOS INTRODUCCIÓN A LA GERENCIA DE PROYECTOS-1 Bogotá D.C.

2 PROPOSITO DE LA MATERIA Proporcionar a los participantes una visión panorámica de la Gerencia de Proyectos. Proveer a los participantes un marco de referencia donde encajen todos los temas tratados en la especialización. Suministrar una terminología común que permita la comunicación entre implicados en los proyectos. Sentar las bases para comenzar a aplicar la gerencia de proyectos. 1

3 Presentación Personal y Expectativas Apellidos y Nombres Profesión - Universidad Empresa y Cargo actual Experiencia como participante en Proyectos Expectativas para este curso

4 MARCO CONCEPTUAL DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

5 PROYECTO Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único (PMBoK4-2008) Temporal significa que cada proyecto tiene comienzo definido y un final definido. Único. Un proyecto crea productos entregables únicos. La presencia de elementos repetitivos no cambia la condición fundamental de único del trabajo de un proyecto. Elaboración gradual. Significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos.

6 DEFINICIÓN DE PROYECTO Proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas de comienzo y terminación, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos. (NTC- ISO Tercera actualización)

7 CARACTERÍSTICAS DEL PROYECTO Tiene un único propósito y un objetivo bien definido. Un proyecto es temporal. Requiere recursos, frecuentemente de varias áreas. Se desarrolla usando una elaboración progresiva o mediante una serie de actividades interdependientes. Tiene un cliente Los proyectos siguen un enfoque planeado, organizado, para cumplir con sus objetivos. Por lo general, un proyecto incluye un equipo de personas para que pueda realizarse. Un proyecto supone incertidumbre.

8 DISEÑO La Triple Restricción Desempeño Requerido Meta Budget Constraint COSTO Fecha Entrega Trueque tiempo-costo óptimo

9 Efectividad Gastado lo estipulado Terminado dentro de lo programado Viabilidad Integración Competitividad Trabajo requerido completado en su totalidad Desempeño Conforme con las especificacion es

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11 LAS OPERACIONES Y LOS PROYECTOS SE PARECEN EN: Son realizados por personas Restringidos por recursos limitados Descriptibles como procesos y subprocesos Planeados Ejecutados Controlados

12 OPERACIONES Y PROYECTOS SE DIFERENCIAN EN: OPERACIONES Continuas Repetitivas Respaldan al negocio PROYECTOS Temporales Únicos Objetivos

13 Trabajo rutinario y repetitivo Responder a la solicitud de información de un cliente Preparar el café de la oficina Conectar una impresora a su computadora Proyectos Diseñar y producir un boletín mensual de noticias para los clientes. Abastecer un banquete del Director General de Belcorp en ceremonia inaugural. Instalar una red para computadores en Belcorp Pedir suministros de oficina Redactar un memorando actualizado de informe de avance para el jefe Abrir una nueva oficina Elaborar el informe anual del Belcorp

14 DISPARADORES ESPECÍFICOS QUE GENERAN LOS PROYECTOS La tecnología de la información El proceso de globalización El lanzamiento permanente de nuevos productos y servicios. La modernización de los modelos de trabajo en áreas funcionales. La presión por la optimización de los costos.

15 DISPARADORES ESPECÍFICOS QUE GENERAN LOS PROYECTOS La tecnología de la Información ERP (Enterprise Resource Planning) SCP (Suply Chain Management) CRM (Customer Relationship Management) BI (Business Intelligence) e-businees (intranet y extranet)

16 DISPARADORES ESPECÍFICOS QUE GENERAN LOS PROYECTOS La globalización y el ingreso de jugadores internacionales Integración operativa post M&A (Megers & Adquisitions, o fusiones y adquisiciones). Shared Services o Servicios Compartidos. Strategic Sourcing en empresas de servicios Outsourcing, o tercerización

17 DISPARADORES ESPECÍFICOS QUE GENERAN LOS PROYECTOS Nuevos lanzamientos de productos y servicios alineados con la competencia principal de la empresa. : Eficiencia operativa (liderazgo en costos) Significados de valor de los productos o servicios para ganar la mente de los clientes (diferenciación). Competencias únicas (para nicho específico)

18 DISPARADORES ESPECÍFICOS QUE GENERAN LOS PROYECTOS La modernización de los modelos de trabajo en áreas funcionales. : Modelo de Competencias Balanced Scorecard o Cuadro de Mando. Proyectos de Segmentación, Conocimiento del Cliente y Fidelización.

19 DISPARADORES ESPECÍFICOS QUE GENERAN LOS PROYECTOS Proyectos para la optimización de los costos de operación : Reingeniería de procesos de negocios. Gestión de la calidad y certificación de procesos con normas ISO. Benchmarking y Best Practices o mejores prácticas.

20 T A L L E R

21 OTROS EJEMPLOS DE PROYECTOS Desarrollo de nuevos productos o servicios. Hacer cambios en la estructura o cultura de la organización. Diseñar un nuevo vehículo de transporte Construir un edificio o una planta. Llevar a cabo una campaña para un político (presidente, senador, etc.). Implementar un nuevo procedimiento o proceso de negocio. Responder a una solicitud de contrato. Construir un puente, represa o acueducto veredal o municipal.

22 Proyectos y Planeación Estratégica Los proyectos se usan a menudo como un medio para lograr el plan estratégico de la organización. Los proyectos son autorizados como resultado de una o más de las siguientes consideraciones estratégicas: Una demanda del mercado Una necesidad de la organización Una solicitud de un cliente Un avance tecnológico Un requisito legal

23 GERENCIA DE PROYECTOS

24 Gerencia de Proyectos: Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requerimientos del proyecto. La Gerencia de Proyectos se logra a través de la apropiada aplicación e integración de 42 procesos agrupados en 5 grupos de procesos PMBoK4-2008

25 Gerencia de Proyectos Planificación, organización, seguimiento, control e informe de todos los aspectos de un proyecto y la motivación de todos aquellos que está involucrados en él para alcanzar los objetivos del proyecto. (NTC- ISO Tercera actualización)

26 El gerenciamiento de un proyecto incluye: Identificar los requerimientos. Establecer objetivos claros y realizables. Balancear las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costo, recursos y riesgos. Adecuar las especificaciones, planes y el enfoque a los diferentes intereses y expectativas¹ de los implicados o interesados. ¹Demandas no identificadas.

27 AREAS DEL CONOCIMIENTO PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS SEGÚN PMI GERENCIA DE PROYECTOS Gerencia Integración Gerencia Alcance Gerencia Calidad Gerencia Riesgo Gerencia Recursos Humanos Gerencia Tiempo Gerencia Costo Gerencia Comunicaciones Informes Gerencia Adquisiciones Contratos (PMBoK4-2008)

28 ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

29 GERENCIA DE PROYECTOS Gestión de la Integración del Proyecto Desarrollar el acta de constitución del proyecto. Desarrollar el plan de gestión del proyecto. Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto. Supervisar y controlar el trabajo del proyecto. Control integrado de cambios. Cerrar el proyecto o una fase. Gestión de los Costos del Proyecto Estimación de costos. Preparación del presupuesto de costos. Control de costos. Gestión de las Comunicaciones del proyecto Identificar Stakeholders Plan de comunicaciones. Distribución de la información. Informar el Rendimiento. Gestionar a los Stakeholders. Gestión del Alcance del Proyecto Reunir requerimientos. Definición del alcance. Crear EDT. Verificación del alcance. Control del alcance. Gestión de Calidad del Proyecto Planeación de la calidad. Realizar aseguramiento de calidad. Realizar control de calidad. Gestión de los Riesgos del Proyecto Planeación de la Gestión de Riesgos. Identificación de Riesgos. Análisis Cualitativo de Riesgos. Análisis Cuantitativo de Riesgos. Planeación de la Respuesta a los Riesgos. Seguimiento y Control de Riesgos. Gestión del Tiempo del Proyecto Definición de las actividades. Establecimiento de la secuencia de las actividades. Estimación de Recursos de las Actividades Estimación de la duración de las actividades. Desarrollo del cronograma. Control del cronograma. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto Planificación de los recursos Humanos. Adquirir el Equipo del Proyecto. Desarrollar el Equipo del Proyecto. Gestionar el Equipo del Proyecto. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto Planeación de las adquisiciones. Conducir las adquisiciones. Administrar las adquisiciones Cierre de adquisiciones

30 GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO Describe los procesos y actividades que forman parte de los diversos elementos de la gerencia de proyectos, que se identifican, definen, combinan, unen y coordinan dentro de los Grupos de Procesos de Gerencia de Proyectos

31 GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO Describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y solo el trabajo requerido para completar el proyecto satisfactoriamente.

32 GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO Describe los procesos relativos a la puntualidad en la conclusión del proyecto.

33 GESTIÓN DEL COSTO DEL PROYECTO Describe los procesos involucrados en la planeación, estimación, presupuesto y control de costos de forma que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado.

34 GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO Describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto cumpla con los objetivos por los cuales ha sido emprendido.

35 GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO DEL PROYECTO Describe los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto

36 GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO Describe los procesos relacionados con la generación, recogida, distribución, almacenamiento y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma Provee los lazos de unión críticos - entre la gente, las ideas y la información - necesarios para el éxito del proyecto.

37 GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO Describe los procesos relacionados con el desarrollo de la gestión del riesgo de un proyecto. Se compone de los procesos de dirección de proyectos: identificación, análisis, respuesta y seguimiento y control de los riesgos, a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.

38 GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO Describe los procesos para comprar o adquirir productos, servicios o resultados, así como para contratar procesos de dirección.

39 GESTIÓN DEL MEDIO AMBIENTE Se ocupa de realizar todos los procesos necesarios para prever, minimizar y corregir los posibles daños al medio ambiente tanto durante la ejecución del proyecto, como los que podrían producirse en las futuras operaciones.

40 INTEGRACIÓN DE LA GERENCIA DE PROYECTOS: Fuente del éxito Funciones Primarias (Objetivos o Restricciones) Secuencia de Planeación Gerencia Alcance Gerencia Calidad Gerencia Tiempo Gerencia Costos PLANEAR Y EJECUTAR Integración Ciclo de Vida del Proyecto Satisfacción del Cliente o Propietario PROYECTO EXITOSO Administración Gerencia de Información /Comunicación Gerencia Compras/ Contrataciones Gerencia Recursos Humanos Gerencia Riesgos Funciones Secundarias (Interactivas y Adaptables) Secuencia de Producción

41 SECUENCIA DE LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES Y FACILITADORAS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS ALCANCE CALIDAD TIEMPO COSTO RIESGO RECURSOS HUMANOS CONTRATOS/SUMINISTROS INFORMACION/COMUNICACIONES

42 Herramientas y Técnicas de la Área Conocimiento Gestión de la Integración Gestión de Alcance Gestión del Tiempo Gerencia de Proyectos Herramientas y Técnicas Métodos de selección de proyectos, metodologías de gestión de proyectos, análisis de stakeholders, project charters, plan de gestión del proyecto, software de administración de proyectos, reportes de lecciones aprendidas. Declaración del alcance, WBS (EDT), plan de gestión del alcance, técnicas para la verificación del alcance, sistema de control de cambios, sistema de gestión de la configuración. Diagramas de Gantt, diagramas de red, análisis del camino crítico, compresión del cronograma, nivelación de recursos, medidas de rendimiento.

43 Área Conocimiento Gestión del Costo Gestión de la Calidad Gestión de Recursos Humanos Gestión de Comunicaciones Herramientas y Técnicas Valor Presente Neto (VPN), Tasa Interna Retorno (TIR),Valor Comercial Esperado (VCE), Administración del Valor Ganado, Administración del Portafolio de Proyectos, Costos Estimados, Plan de Administración del costo, Línea base de costos. Métricas de calidad, Hojas de chequeo, Diagramas causa-efecto, diagramas de control, diagramas Pareto, diagramas de flujo de procesos, métodos estadísticos. Técnicas de motivación, matrices de responsabilidad Organigramas y descripciones de cargos, histogramas de recursos, técnicas de negociación, manejo de conflictos. Plan de gestión de las comunicaciones, tecnología de las comunicaciones, sistemas de captura y recuperación de información, formatos, sitios WEB del proyecto.

44 Área Conocimiento Gestión del Riesgo Herramientas y Técnicas Plan de gestión de riesgos, categorización de riesgos, matriz de probabilidad e impacto, registro de riesgos, simulación Monte Carlo Gestión Adquisiciones y Contratos Análisis de Comprar o Hacer, tipos de contratos, sistemas de ponderación, sistemas de selección, sistemas de calificación de proveedores, técnicas de evaluación de propuestas, sistema de pagos, sistema de control de cambios del contrato, informes de rendimiento, auditorias de adquisición.

45 TALLER Escriba tres técnicas, herramientas o habilidades que haya utilizado o esté utilizando en sus proyectos. Describa brevemente para qué las utilizó.

46 FACTORES CRITICOS DE EXITO Metas y misión del proyecto claramente definidas. Respaldo de la alta dirección Un gerente de proyectos competente Un equipo de proyectos competente Recursos suficientes Participación y consultas clientes/consumidores. Buena comunicación Sensibilidad hacia los clientes. Supervisión y retroalimentación apropiados. Tecnología apropiados.

47 AREAS DEL CONOCIMIENTO PARALA GERENCIA DE PROYECTOS SEGUN APM PROYECTO ORGANIZACION Y PERSONAS TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACION GENERAL Sistema Gerencial Programa Gerencial Gerencia Proyectos Ciclo Vida Proyecto Medio Ambiente Estrategia Proyecto Aprobación Proyecto Criterios Éxito y Fracaso del proyecto Integración Sistemas y procedimientos Cierre Aprobación postproyecto Diseño Organizacional Control y Coordinación Comunicación Liderazgo Delegación Conformación de equipo Manejo de conflictos Negociación Desarrollo Gerencial Definición del trabajo Planeación Programación Estimados Control de Costos Medida del desempeño Gerencia del Riesgo Gerencia del Valor Cambio de Control Movilización Operacional/Técnica Gerencial Marketing y Ventas Finanzas Tecnología Información Política Suministros Calidad Seguridad Relaciones Industriales (APM BOK Structure, Rev 3rd ed.)

48 THE CRMP/APM BoK 1.0 GENERAL 1.1 Gerencia de Proyecto 1.2 Gerencia de Programas 1.3 Gerencia de Portafolio 1.4 Contexto Proyectos 2.0 ESTRATEGIA 2.1 Criterios Éxito Proyectos 2.4 Gerencia del Riesgo 2.2 Estrategia/Plan Gerencia Proyectos 2.5 Gerencia de la Calidad 2.3 Administración del valor 2.6 Seguridad, Salud y Medio Ambiente 3.0 CONTROL 3.1 Contenido del trabajo y gerencia del alcance 3.2 Programación del tiempo 3.3 Gerencia de recursos 3.4 Presupuestos y gerencia costo 3.5 Cambio Control 3.6 Gerencia del desempeño 3.7 Gerencia Información 4.0 TECNICO 4.1 Diseño, producción y entrega 4.2 Gerencia compras 4.3 Gerencia tecnológica 4.4 Estimados 4.5 Ingeniería Valor 4.6 Modelado y Pruebas 4.7 Administración configuración 5.0 COMERCIAL 5.1 Portafolio de Negocios 5.2 Mercadeo y Ventas 5.3 Administración Financiera 5.4 Compras 5.5 Ofertas (Licitaciones) 5.6 Administración de contratos 5.7 Política Legal 6.0 ORGANIZACIÓN 6.1 Diseño Ciclo de Vida y Gerencia Oportunidad Diseño y Desarrollo Producción Entrega Evaluación proyecto (post) Revisión (OyM) 6.2 Estructura organización 6.3 Roles organizacionales 7.0 TALENTO HUMANO 7.1 Comunicación 7.2 Equipo 7.3 Liderazgo 7.4 Toma de decisiones 7.5 Conflictos 7.6 Desarrollo de Competencias Gerencia del proyecto 7.7 Negociación e Influencia 7.8 Administración de personal

49 3.0 CONTROL 4.0 TECNICO 5.0 COMERCIAL 6.0 ORGANIZACION 7.0 TALENTO HUMANO IDENTIFICACION DE OPORTUNIDADES Concepto/Mercadeo Factibilidad/Ofertas DISEÑO Y DE- SARROLLO Diseño, Modelo y Compras PRODUCCION ENTREGA EVALUACION DEL PROYECTO (POST) Hacer, construir y probar (test) Pruebas, comisión e inicio Operación y mantenimiento Integración Logística Revisión proyecto AREAS DEL CONOCIMIENTO PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS SEGÚN CRMP/APM (Centre for Research in the Management of Projects,UMIST and Association for Project Management). Fourth Edition 2.000

50 The Sunflower Structure of INTERNATIONAL PROJECT MANAGEMENT ASSOCIATION (IPMA) Switzerland 1. Proyecto y Gerencia Proyecto. 2. Contexto Proyecto 3. Ciclo de Vida del Proyecto. 4. Aprobación del Proyecto. 5. Metas, Objetivos y Estrategias. 6. Criterios de Éxito y Fracaso. 7. Estándares y Regulaciones 8. Sistema de Enfoque e Integración 9. Iniciación del Proyecto 10. Definición Trabajo y Estructuración 11. Planeación del Tiempo 12. Planeación de Recursos 13. Planeación Financiera y Costos 14. Medida del Desempeño 15. Control del Proyecto. 16. Cierre del Proyecto. 17. Organización del proyecto 18. Información y Comunicación. 19. Equipo de Trabajo. 20. Liderazgo 21. Gerencia del Conflicto. 22. Desarrollo de Personal. 23. Configuración y Gerencia del Cambio. 24. Compras. 25. Gerencia del Riesgo. 26. Gerencia de la Calidad. 27. Seguridad, Higiene y Medio Ambiente. 28. Programa y Gerencia de Programas

51 Programas Programa (Program). Grupo de proyectos relacionados y gestionados en forma coordinada para obtener beneficios que no se obtendrían si fueran gestionados de forma individual. Gestión de Programas (Program Management) Gestión centralizada y coordinada de un grupo de proyectos para lograr los objetivos y beneficios estratégicos del programa.

52 Constructora La Grande Programa 1 Quintas del Trébol Quíntas de Guaymaral Cortijo de Serrezuela Programa 2 Edificio Moravia Edificio Olivar del Norte Torre de Mallorca Proyectos Proyectos

53 Portafolio de Proyectos Portfolio Management Un portafolio es un conjunto de proyectos o programas y otros trabajos, que se agrupan para facilitar la gestión efectiva de ese trabajo, a fin de cumplir con los objetivos estratégicos de la organización. Los proyectos o programas de portafolio no necesariamente tienen que ser interdependientes o estar directamente relacionados. Los objetivos de la gestión de portafolio: Maximizar el valor del portafolio Balancear el portafolio

54 Gerencia de Proyectos y Gerencia de Portafolio Objetivos Tácticos Objetivos Estratégicos Gerencia de Proyectos Tienen buen desempeño nuestros proyectos? Están en tiempo y dentro del presupuesto? Conocen los stakeholders lo que se está realizando? Gerencia del Portafolio Se está trabajando en el proyecto correcto? Estamos investigando en las áreas correctas? Tenemos los recursos con las competencias laborales para la competitividad?

55 Subproyectos Los proyectos se subdividen en componentes o subproyectos más fáciles de gestionar. Frecuentemente los subproyectos se contratan a una empresa o se asignan a otra unidad funcional dentro de la organización ejecutante. Ejemplos: Una fase de un proyecto. Un componente de un proyecto que requiere habilidades especiales. Componente que involucra tecnología especializada.

56 Oficina de Gerencia de Proyectos (PMO) Unidad organizacional orientada a centralizar y coordinar la gestión de proyectos a su cargo. Una PMO supervisa la gerencia de proyectos y/o programas o una combinación de ambos. El enfoque de una PMO es la planeación coordinada, la priorización y la ejecución de proyectos y subproyectos vinculados con la estrategia organizacional.

57 Oficina de Gerencia de Proyectos Razón de ser: (PMO) Proporcionar el respaldo para la gerencia de proyectos bajo la forma de formación, software, políticas estandarizadas y procedimientos, hasta la gerencia y responsabilidad directa en sí mismas para lograr los objetivos del proyecto. La PMO puede participar en la selección, dirección y reubicación, si fuera necesario, del personal compartido de los proyectos y, si es posible, del personal dedicado de los proyectos.

58 Oficina de Gerencia de Proyectos (PMO) Área centralizada para todo el personal de Gerencia de Proyectos para trabajar y para ser asignados a los proyectos a medida que ellos llegan Área centralizada para la identificación y desarrollo de metodologías de gestión de proyectos, de las mejores prácticas y de las normas. Área centralizada de información y administración de políticas, procedimientos y formatos, y de otra documentación compartida. Área centralizada para la operación y gestión de herramientas del proyecto, como el software para la gestión de proyectos en toda la empresa. Área centralizada que coordina la gestión de las comunicaciones entre proyectos. Área centralizada que supervisa todos los cronogramas y presupuestos de proyectos de la PMO, normalmente en el ámbito empresarial.

59 ÁREAS DE EXPERTICIA Una gerencia de proyectos, programas y portafolio efectiva requiere: Fundamentos de gerencia de proyectos. Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación. Comprensión del entorno del proyecto. Conocimientos y habilidades de gerencia. Habilidades interpersonales.

60 Áreas de experiencia que necesita el equipo de gestión de proyectos, programas y portafolio Fundamentos de Gerencia de Proyectos Guía de PMBOK Habilidades interpersonales Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación

61 Fundamentos de Gerencia de Proyectos Los Fundamentos de la Gerencia de Proyectos que se describen en la Guía del PMBoK se componen de: Definición del ciclo de vida del proyecto. Cinco Grupos de Procesos de Gerencia de Proyectos Nueve Áreas de Conocimiento de la Gerencia de Proyectos.

62 Comprensión del entorno del proyecto El equipo del proyecto debe considerar el proyecto en el contexto de su: Entorno cultural y social. Entorno internacional y político. Entorno físico

63 Conocimientos y habilidades de Gerencia La Gerencia general comprende la planeación, organización, integración de personal, dirección y control de las operaciones de una empresa. Incluye disciplinas de respaldo como por ejemplo: Gestión financiera Compras y adquisiciones Ventas y comercialización Fabricación y distribución Contratos, Logística y cadena de suministros Planeación estratégica, operativa y táctica Estructuras y comportamiento organizacional, administración de personal, compensaciones. Tecnología de la información. Prácticas QHSE

64 Habilidades Interpersonales La gestión de las relaciones interpersonales incluye: Comunicación efectiva Influencia en la organización. Liderazgo Motivación. Negociación y gestión de conflictos Resolución de problemas.

65 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y ORGANIZACIÓN

66 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO (CVP) Ciclo de Vida de un Proyecto, es el nombre dado al progreso constante de un proyecto desde su comienzo hasta su terminación. El CVP está dividido en fases, después en etapas. La palabra ciclo sugiere movimiento circular, pero el progreso es lineal. Sin embargo, algunas fases de la mayoría de los proyectos involucra iteracción en mayor o menor grado dependiendo del tipo de proyecto. Muchas organizaciones identifican un conjunto de ciclos de vida específico para usarlos en todos sus proyectos

67 Qué es una iteración? En trabajo de proyectos: Una distinta serie de actividades diseñadas para proponer ideas, revisar muestras, o módulos y componentes, para probar antes de convertirse en el producto final del trabajo. La esencia de la iteración es para repetir la secuencia y producir resultados sucesivamente más cercanos al producto requerido.

68 Los CVP generalmente definen: Qué trabajo técnico se debe realizar en cada fase. Cuándo se deben generar los productos entregables en cada fase y cómo se revisa, verifica y valida cada producto entregable. Quién está involucrado en cada fase. Cómo controlar y aprobar cada fase. Las descripciones del CVP pueden ser muy generales o muy detalladas (incluyen formularios, diagramas y listas de control para proporcionar estructura y control).

69 Cuáles son algunos de los nombres dados a las fases? PERIODO 1 PERIODO 2 Planeación Producción Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Iniciar el proyecto Organizar y preparar Llevar a cabo el trabajo Terminar el proyecto Conceptual Planeación Ejecución Terminación Identificar Desarrollar Realizar el Terminar Necesidad solución proyecto el proyecto propuesta Idea de Estudios de Inversión Operación Proyecto preinversión Propuesta Factibilidad Diseño y Transferencia Construcción

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71 Características comunes de los CVP Nivel de costo y de personal

72 Características comunes de los CVP Nivel de influencia de los interesados

73 Característica comunes de los CVP Costo de los cambios

74 Características comunes de los CVP Cruce curvas costo modificaciones e influencia interesados

75 Son las fases del CVP realmente diferentes? En general: Las actividades (como se vio en la filmina anterior) dentro de cada fase tienden a ser bastante distintas Requieren de diferentes niveles de administración. Y, diferentes habilidades gerenciales. Adicionalmente: La transición de una fase a la siguiente se hace por aprobación y satisfacción del cliente.

76 Relación del ciclo de vida del proyecto y del ciclo de vida del producto El ciclo de vida del producto comienza con el plan de negocio, pasa por la idea, hasta llegar al producto, las operaciones y la retirada del producto. El ciclo de vida del proyecto atraviesa una serie de fases para crear el producto. Proyectos adicionales pueden incluir una actualización del rendimiento del producto

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78 Ciclo de vida del proyecto y del producto

79 Otro conceptos útiles: Metodología y Método Metodología: Sistema de prácticas, técnicas, procedimientos y normas utilizado por quienes trabajan en una disciplina. Método: Forma de trabajo que implica un arreglo ordenado de manera lógica, generalmente con pasos a seguir. Método + Ciclo de Vida = Metodología

80 Metodología de Portones o VCD

81 Interesados en el proyecto Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones que participan de forma activa en el proyecto y cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del proyecto o de su conclusión. También pueden influir sobre los objetivos y resultados del proyecto.

82 El equipo de gerencia del proyecto debe Identificar a los interesados. Determinar sus requisitos y expectativas y en la medida de lo posible, Gestionar su influencia en relación con los requisitos para asegurar un proyecto exitoso.

83 Relación entre los interesados del proyecto Proyecto Patrocinador del proyecto Gerente del proyecto Equipo de gerencia del proyecto Equipo del proyecto Interesados en el proyecto

84 Interesados clave de los proyectos Gerente del proyecto Cliente/usuario Organización ejecutante Miembros del equipo del proyecto. Equipo de dirección del proyecto. Patrocinador. Influyentes. Oficina de gestión de Proyectos (PMO).

85 Cliente: Es el contratante, propietario o desarrollador del proyecto: Autoriza Define el Alcance Establece lineamientos y criterios de aceptación Miembros del Equipo Directivo Patrocinador: Es la persona a cargo de la dirección del proyecto en la empresa quien: Asegura la toma de decisiones a tiempo Apoya la asignación de recursos Supera conflictos y barreras organizacionales para una mejor realización del proyecto. Asigna y apoya al Gerente del Proyecto Provee la dirección estratégica al Gerente del Proyecto Interesados clave de los proyectos Cliente Contratante, propietario, desarrollador Patrocinador A cargo de la dirección del proyecto en la empresa Gerente del Proyecto encargado del proyecto Miembros del Equipo gerente, organizadores, staff y proveedores Gerente del Proyecto: Es el encargado del proyecto quien: Lidera al equipo del proyecto para alcanzar los objetivos Asegura la comunicación efectiva entre la administración y otras organizaciones Asegura que los problemas del proyecto sean identificados y resueltos a tiempo y adecuadamente. Miembros del Equipo Ejecutor Miembros del Equipo: Son el Gerente, los organizadores, el staff y los proveedores quienes: Elaboran el Plan del Proyecto Ejecutan y controlan siguiendo el Plan Colaboran en la integración de los equipos para lograr los objetivos del proyecto.

86 TALLER Identifique a los implicados en su proyecto de especializarse en Gerencia de Proyectos de la Universidad Piloto. Compárelos con los identificados por sus compañeros de grupo.

87 Influencias de la organización Generalmente, los proyectos son parte de una organización que es mayor que el proyecto. La madurez de la organización con respecto a su sistema de gestión de proyectos, su cultura, su estilo, su estructura de la organización y su oficina de gerencia de proyectos influyen en el proyecto.

88 Sistema de organización Organizaciones basadas en proyectos: Organizaciones que obtienen sus ingresos principalmente de la ejecución de proyectos para otros en virtud de un contrato. Organizaciones que han adoptado la gerencia de proyectos. Estas tienen sistemas de gestión que facilitan la gerencia de proyectos. Organizaciones no basadas en proyectos: Generalmente carecen de sistemas de gestión diseñados para respaldar las necesidades de los proyectos en forma eficiente y efectiva.

89 Culturas y estilos de la organización La mayoría de las organizaciones han desarrollado culturas únicas y descriptibles. Esta culturas se ven reflejadas en numerosos factores, tale como: Valores, normas, convicciones y expectativas compartidas Políticas, métodos y procedimientos. Percepción de las relaciones de autoridad. Ética laboral y horario laboral. La cultura de las organizaciones frecuentemente tiene una influencia directa sobre el proyecto.

90 Estructura de la organización La estructura de la organización ejecutante con frecuencia restringe la disponibilidad de recursos abarcando un espectro desde organización funcional a organización orientada a proyectos, con estructura matricial en el medio.

91 ORGANIZACION FUNCIONAL Director Ejecutivo Gerente Gerente Gerente Coordinación de Proyectos Funcional Funcional Funcional Personal afectado a Proyectos

92 Ventajas Organización Funcional Facilita el Planeamiento y Control Presupuestario Posibilita mejor control técnico Provee continuidad políticas procedimientos Facilita el control al existir una sola línea de reporte. Canales de comunicación bien definidos

93 Desventajas de la Organización Funcional El alcance del proyecto generalmente se restringe a los límites de la función. Ninguna persona es responsable por el Proyecto Total Compleja Coordinación Las decisiones se inclinan hacia los grupos funcionales más fuertes Las iniciativas están orientadas más hacia lo funcional que a los proyectos en curso.

94 ORGANIZACION POR PROYECTOS Director Ejecutivo Project Manager Project Manager Project Manager Coordinación de Proyectos Personal afectado a Proyectos

95 Ventajas de la Organización por Proyectos Los recursos de la organización están involucrados en el trabajo del proyecto. Los gerentes del proyecto cuentan con una gran independencia y autoridad. Se proveen servicios de soporte a diversos proyectos. Toma de decisiones rápidas. Buena interrelación con el cliente del proyecto y con las unidades exteriores.

96 Desventajas de la Organización por Proyectos Los costos de una empresa con muchos proyectos simultáneos pueden resultar prohibitivos por duplicarse el trabajo y los medios necesarios. La flexibilidad del Gerente de Proyectos se ve reducida cuanta más gente le rinde información. Los especialistas asignados a un proyecto por un período largo de tiempo pueden quedar rezagados en una tecnología específica. Puede resultar difícil encontrar algunas experiencias profesionales, siendo difícil resolver las necesidades a corto plazo.

97 ORGANIZACION MATRIZ FUERTE Director Ejecutivo Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente de Project Managers Project Manager Project Manager Project Manager Personal afectado a Proyectos Coordinación de Proyectos

98 ORGANIZACION MATRICIAL DEBIL Director Ejecutivo Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Coordinación de Proyectos Personal afectado a Proyectos

99 ORGANIZACION MIXTA Director Ejecutivo Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente de Project Managers Project Manager Coordinación Proyecto B Project Manager Project Manager Personal afectado a Proyectos Coordinación del Proyecto A

100 Ventajas Organización Matricial El gerente de proyecto mantiene control ( a través de los gerentes de línea) sobre todos los recursos, incluyendo los costos y el personal Pueden establecerse políticas y procedimientos específicos para cada proyecto Respuesta rápida ante cambios, conflictos y necesidades de cada proyecto El costo de las personas es menor al ser compartida en diferentes proyectos Cada persona tiene un puesto cuando el proyecto termina Mejor balance entre tiempos, costos y resultados Autoridad y responsabilidad están compartidas

101 Desventajas de la Organización Matricial Flujo multidimensional de trabajo e información Doble dependencia Cambio continuo de prioridades Dificultad inicial para establecer políticas y procedimientos Gerentes de línea pueden tener sesgos hacia sus propios objetivos Las personas desarrollan roles con mayor grado de ambigüedad respecto a la organización funcional

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103 Sistemas de gerencia de proyectos (SGP) El SGP es el conjunto de herramientas, técnicas, metodologías, recursos y procedimientos utilizados para gestionar un proyecto. Puede ser formal o informal. El contenido del SGP variará dependiendo del área de aplicación, influencia de la organización, complejidad del proyecto y disponibilidad de los sistemas existentes El sistema se ajustará o adaptará a cualquier exigencia impuesta por la organización.

104 TALLER Identifique Qué tipo de organización tiene su empresa?. Lea las ventajas y desventajas listadas para dicho tipo de organización. Dé algunos ejemplos que corroboren o nieguen las ventajas y desventajas que se listaron.