Gerencia. Área de Economía. Destinatarios: Servicios Centralizados y Administraciones (usuarios Sorolla )

Transcripción

1 Gerencia. Área de Economía C/ Ancha, Cádiz. Tel Fax PROCEDIMIENTO : Reintegros Fecha última actualización : 22 de mayo de 2014 CATALOGO DEL SERVICIO DE ASUNTOS ECONOMICOS: Destinatarios: Servicios Centralizados y Administraciones (usuarios Sorolla ) CONCEPTO: Consideramos reintegro a la devolución parcial o total de un justificante de gasto, existiendo un ingreso por Tesorería Central o un proveedor habitual solicita el descuento en próximas facturas. Los documentos de reintegro o fases previas negativas deberán ser visados por los mismos responsables que autorizaron los documentos origen. Distinguiremos entre reintegro de ejercicio corriente y reintegro de ejercicio cerrado. A) REINTEGROS DE EJERCICIO CORRIENTE Se produce cuando el reintegro se refiere a un gasto aplicado a un ejercicio no cerrado, y estando abonado (pagado) el documento contable origen dentro del propio ejercicio (hasta 31/12). Se realizará Abono del Justificante de Gasto origen del reintegro por la cantidad total o parcial del mismo a devolver (ANEXO I). Se podrán realizar varios abonos relacionados con un mismo documento contable (Reposición ACF). Dichos justificantes se asociarán al documento contable según el procedimiento que se describe a continuación, clasificados en dos tipos: 1. REINTEGROS DE PAGOS REALIZADOS POR CAJA HABILITADA: El documento contable de reintegro se realiza entrando en el documento contable de reposición origen donde se incluyó el/los justificante/s de gasto de origen a reintegrar, tanto si es por el importe total como si sólo reintegramos una parte del mismo, pinchando General, reintegrar documento activo y seleccionando reintegro en formalización. En todos los casos, el documento, con expediente de Caja Habilitada (2013/código de Acuerdo de Caja/ERC), se generará automáticamente con clave 860.1, ya que todos los ADO de reposición que emite nuestra Universidad son de clave (sobre crédito disponible) según nuestra normativa interna. En el documento (ANEXO II) modificaremos: - El nº de aplicaciones indicando el nº de las que queremos rectificar - Incluimos la aplicación o aplicaciones presupuestarias que corresponda rectificar - Borraremos o modificaremos importes de los descuentos que nos muestra el documento origen para hacerlos corresponder con los abonos (IRPF, IVA intracomunitario, etc.) - y pondremos el nuevo descuento : Orgánica 18 + código de administración + concepto el extrapresupuestario ( pagos duplicados o excesivos) por el importe líquido a reintegrar - el importe líquido del documento, por tanto, será cero. III.5.1

2 Gerencia. Área de Economía C/ Ancha, Cádiz. Tel Fax El importe consignado en el código de descuento será el que el interesado deberá ingresar en Tesorería Central o a compensar en próximas facturas, en las cuales se consignará el mismo código de descuento. Después de realizar el documento contable de reintegro, y antes de asentarlo, tendremos que asociarlo al ó a los abonos que elijamos mediante consulta (ANEXO III). Una vez realizado el documento contable, se solicitará el asiento del mismo al Servicio de Asuntos Económico a través de CAU. Se realizará la minoración de la Reserva en el Expediente de Documenta del ACF mediante expediente negativo. Si el Tercero devuelve la cantidad en efectivo, puede realizar el ingreso en la cuenta de la Caja Habilitada o en Tesorería Central directamente. En el primero de los casos se producirá una operación de otros cobros por el ingreso en la c/c y una operación de otros pagos por el traspaso del importe a la c/c de Tesorería Central, remitiendo la documentación al responsable de Tesorería, con la cual realizará el documento contable de ingreso al materializarse el cobro. Si el proveedor solicita que se descuente en siguientes facturas, se remitirá al Servicio de Asuntos Económicos, con el fin de que se realice el control de la formalización posterior del mismo. 2. REINTEGROS DE PAGO DIRECTO: El documento contable de reintegro se realiza entrando en el documento contable asociado a justificante de gasto de pago directo origen a reintegrar, tanto si es por el importe total como si sólo reintegramos una parte del mismo, pinchando General, reintegrar documento activo y seleccionando reintegro en formalización. La aplicación Sorolla generará automáticamente el correspondiente documento de reintegro según la clave de operación del documento origen, las cuales podrán ser: Reintegro de O en formalización (origen 400.0): Se produce cuando el reintegro es de un pago que previamente tiene la fase AD (autorización y disposición de gasto), por lo que tendrá consignado un número de expediente según nuestra normativa interna y, por tanto, tendremos que realizar el documento AD/ (negativo) si queremos anular el compromiso de gasto, para lo cuál tendremos que entrar, de nuevo, en el documento AD origen entrando en la consulta del expediente de documenta, pestaña datos asociados, consultar documentos contables, seleccionar el documento de clave 220 o 230 a anular o rectificar, y dentro del mismo en General, Anular documento, el sistema nos generará automáticamente el documento de clave negativa en dónde podremos consignar el importe del reintegro. Si fue un documento de clave 230, tendremos que hacer lo mismo con el documento realizado previamente de Retención de Crédito (RC clave 100), y luego el expediente negativo para liberar la reserva de crédito Reintegros de ADO sobre disponible en formalización (origen 240.0): El documento origen está asociado a un justificante de gasto de pago directo, a su vez asociado o no a expediente de documenta, sin que haya mediado fase contable anterior. Si tuviera expediente en documenta tendremos que realizar el expediente negativo para liberar la reserva de crédito. III.5.2

3 Gerencia. Área de Economía C/ Ancha, Cádiz. Tel Fax Reintegros de ADO sobre retenido en formalización (origen 250.0): Este documento se generará cuando el documento origen esté ligado a RC previo (retención de crédito clave 100) y, por consiguiente, según nuestra normativa interna a un expediente de documenta. Tendremos que realizar el documento RC/ (negativo) si queremos anular o rectificar la retención de crédito, para lo cuál tendremos que entrar, en el documento RC origen, para lo cuál consultando el expediente de documenta, pestaña datos asociados, consultar documentos contables, seleccionar el documento de clave 100 a anular o rectificar, y dentro del mismo en General, Anular documento, el sistema nos generará automáticamente el documento de clave (negativa) en donde consignaremos el importe del reintegro. En todos los casos, son documentos contables de reintegro en formalización, por lo que el documento generado es un documento de líquido cero y deberá llevar el código de descuento 18 + código de administración + concepto extrapresupuestario por el importe líquido a ingresar en Tesorería Central o a compensar en próximas facturas, en las cuales se consignará el mismo código de descuento, y, en su caso, el descuento que se hubiera practicado en el justificante de gasto origen (IRPF, IVA intracomunitario, etc.). Después de realizar el documento contable de reintegro, y antes de asentarlo, tendremos que asociarlo al ó a los abonos que elijamos mediante consulta. Si el Tercero devuelve la cantidad en efectivo, cuando sea transferido a la cuenta de la Tesorería Central, remitiremos la documentación al responsable de Tesorería, con la cual realizará el documento contable de ingreso al materializarse el cobro. Si el proveedor solicita que se descuente en siguientes facturas, se remitirá al Servicio de Asuntos Económicos, con el fin de que se realice el control de la formalización posterior del mismo. OTRAS CASUÍSTICAS En el caso de que el justificante original contenga un descuento al concepto extrapresupuestario correspondiente al IRPF, , el abono se realizará por la totalidad del justificante, y si al tercero se le ha retenido de menos, en el documento contable de reintegro clave se consignará en el apartado descuento el concepto extrapresupuestario por el importe necesario para completar el líquido cero, junto con el concepto de IRPF, por el importe que reflejaba el justificante original. Posteriormente, y una vez realizado el correspondiente expediente negativo, se generará un nuevo justificante de gasto con la retención de IRPF correcta y descuento en el concepto por la cantidad necesaria para que el importe líquido sea cero, incluyéndose posteriormente en su correspondiente cuenta justificativa y generándose el documento de reposición en formalización. El importe de la devolución del cobro indebido por este concepto se aplicará en un justificante de ingreso por parte de la Tesorería al concepto CUADRO RESUMEN DOC. CLAVE REINTEGRO ADO abono asociado + (si/no) exp. negativo III.5.3

4 Gerencia. Área de Economía C/ Ancha, Cádiz. Tel Fax RC + ADO abono asociado + exp. negativo + RC/ RC + AD + O AD/ y/o RC/ + abono asociado + exp. negativo B) REINTEGROS DE EJERCICIO CERRADO Se produce cuando el reintegro se refiere a un gasto aplicado a un ejercicio cerrado, o, aún estando abierto por estar pendiente el cierre definitivo, no está abonado (pagado) el documento contable origen dentro del propio ejercicio (ej. Reposición de fondos posterior a 31/12). En ambos casos no es posible realizar el documento contable de reintegro, sino que aplicaremos dicho reintegro al presupuesto de ingresos del ejercicio corriente, concepto 1380 (reintegros de ejercicios cerrados), antepuesto de la orgánica correspondiente a la Administración competente. Existirá, como en cualquier reintegro, un ingreso por Tesorería Central o un proveedor habitual solicitará el descuento en próximas facturas, correspondiendo en ambos casos la aplicación 18 + código Administración + concepto Si el Tercero devuelve la cantidad en efectivo, cuando sea transferido a la cuenta de la Tesorería Central, comunicaremos ( domingo.romero@uca.es, mariajose.garccia@uca.es ) que se trata de Reintegros de Ejercicios Cerrados. C) CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE: Con carácter general, al cierre del ejercicio contable no deberán existir ningún documento 860.1, u otra calve de reintegro, sin asociar a abono de justificante de gasto, debiendo ser anulados aquellos que no puedan enlazarse a ningún documento contable debido a que el documento origen no se encuentre con fecha de pago anterior a 31 de diciembre, y realizando, por tanto, el procedimiento correspondiente a Reintegros de Ejercicios Cerrados. III.5.4

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