Valoración: Proceso que se define como el análisis de la información desde diferentes puntos y según los resultados de dicho análisis se determina la

Transcripción

1 Valoración: Proceso que se define como el análisis de la información desde diferentes puntos y según los resultados de dicho análisis se determina la utilidad o el valor del ciclo de vida del documento y es cuando se asigna tiempo y espacio de conservación o eliminación.

2 Valoración Primaria Secundaria Trámite Concentración Histórico

3 Ciclo vital de los documentos Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos de archivo desde que se producen (archivo de trámite) y pasan por el archivo de concentración, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico. adabi

4 CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS FASE ACTIVA - De oficina - Uso diario ASE SEMIACTIVA Se termina el trámite Perdida de continuidad en la consulta FASE INACTIVA - Sin valor administrativo, legal o fiscal. - Fuente de investigación histórica y cultural.

5 FASES VALORES USOS USUARIOS ARCHIVO Primarios Activa Legales o jurídicos Administrativos Contables o Fiscales Institucional Constante Área productora en atención a sus actividades Trámite Primarios Semiactiva Legales o jurídicos Administrativos Contables o Fiscales Institucional Ocasional Área productora Concentració n Secundario Inactiva Evidencial Testimonial Informativo Social Investigador y público en general Histórico

6 Valores del documento de archivo Valor Primario Administrativo Legal Fiscal o Contable Técnico Valor Secundario Evidencial Testimonial Informativo

7 Valores primarios Valor Administrativo Es el que se relaciona con el trámite, asunto o tema por el cual se emitió el documento. El valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos - Oficios administrativos, personal, oficinas. - Memorando - trámites relacionados con proyectos, planes, presupuestos, contabilidad.

8 Valor Legal Aquel que pueden tener los documentos que sirvan de testimonio ante la ley o que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas. Registros de trámites jurídicos Propiedad, Laborales, escrituras, bienes, leyes, decretos, acuerdos.

9 Valor Fiscal o Contable Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación y comprobación de las operaciones contables y financieras o sirven de testimonio de obligaciones tributarias - Impuestos, - Ventas - Finanzas - Contabilidad - Estados financieros - Créditos hipotecarios - Manifestación de bienes.

10 Valoración secundaria: es la identificación y aplicación de los usos que los documentos tendrán para la investigación científica y social en todos sus campos, así como su utilidad como fuentes de información de carácter único o permanente.

11 Valores secundarios Valor Evidencial Documentos que adquieren valor permanente en virtud de derechos y obligaciones imprescindibles Valor Testimonial Valor Informativo Documentos cuya información es útil a la sociedad y su aplicación a cualquier campo de la investigación Documentos que dan testimonio de aspectos de la evolución de la institución.

12 Criterios de valoración primaria CUAL QUE QUIEN COMO Administrativo Determinar el plazo o evento para que el trámite con el que se relaciona el documento quede concluido. El área tramitadora (unidad administrativa) Mediante análisis de los periodos de trámite, frecuencia de consulta y normas de prescripción aplicables. Jurídico o legal Fiscal Determinar el plazo para que los derechos u obliga. Certificados por el doc. cesen o prescriban. Determinar el plazo para que cese la necesidad de comprobar o justificar los gastos de los recursos públicos. Área jurídica con la validación del titular. El área tramitadora (unidad administrativa) contabilidad, órgano de control, finanzas etc. Mediante la legislación aplicable y los tiempos de prescripción legal. Mediante la normatividad vigente que justifique el manejo y uso de fondos, así como el plazo para su utilidad probatoria.

13 Criterios de valoración secundaria CUAL QUE QUIEN COMO Evidencial Determinar si tiene valor permanente en relación a derechos u obliga. Imprescriptible. archivo Mediante análisis de legislación nacional e internacional Testimonial Determinar si da cuenta de aspectos de evolución de la institución. Informativo Determinar si la información es útil a la sociedad o al campo de investigación. de Concentración Mediante análisis de documentos que cuentan la evolución de la institución. Mediante análisis de fuentes de investigación.