"Por Nuestra Tierra, por Nuestra Gente"

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PARA LA VALORACIÓN DEL RIESGO. DA.CI Participantes del Procedimiento: Oficina de Control Interno, Las Secretarías y dependencias de la Administración Municipal. Responsable del procedimiento: Asesor (Control Interno). 1. Previamente, el asesor establece plan operativo con las secretarías y dependencias de la Administración Central del Municipio. 2. Se realiza visita de inspección a la Secretaría o Dependencia respectiva. 3. El Asesor identifica los riesgos al interior de la dependencia o secretaría se logra resolviendo las preguntas qué, como y por qué se pueden originar hechos que influyan en la obtención de resultados, si no se identifican riesgos, se archiva informe, si se identifican los riesgos se continua con el procedimiento. 4. Identificados los riesgos dentro de la Secretaría o dependencia, se realiza el análisis de dichos riesgos con el objeto de establecer la valoración y priorización de los riesgos para determinar cuales requieren de un tratamiento inmediato. 5. Por último se realiza la determinación del nivel de riesgo dentro de la entidad. Este como resultado de confrontar el impacto y la probabilidad con los controles existentes al interior de los diferentes procesos y procedimientos que se realizan. Observaciones del Procedimientos: Los factores que pueden incidir en la aparición de los riesgos pueden ser externos e internos y pueden llegar a afectar la organización en cualquier momento. Pueden ser: Externos: factores económicos, sociales, de orden público, políticos, legales y cambios tecnológicos entre otros. Internos: La naturaleza de las actividades de la entidad, las personas que hacen parte de la organización, los sistemas de información, los procesos, procedimientos y los recursos económicos. La identificación del riesgo puede hacerse a través de un mapa de riesgo, el cual permite hacer un inventario de los riesgos ordenada y sistemáticamente, definiendo los riesgos, describiendo cada uno de ellos y determinando las posibles consecuencias. Riesgo Descripción Posibles Consecuencias Se han establecido dos aspectos para realizar el análisis de los riesgos identificados:

2 PROCEDIMIENTO PARA LA VALORACIÓN DEL RIESGO. DA.CI Probabilidad: La Posibilidad de ocurrencia del riesgo, medida con criterios de frecuencia o teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que puedan propiciar el riesgo, aunque éste no se haya presentado nunca. Impacto: Consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo. Para el análisis de riesgo es necesario diseñar escalas que pueden ser cuantitativas o cualitativas o una combinación de las dos. Cualitativo: Utilización de formas descriptivas para presentar la magnitud de consecuencias potenciales y la posibilidad de ocurrencia. Cuantitativo: Este análisis contempla valores numéricos; la calidad depende de lo exactas y completas que estén las cifras utilizadas Una vez realizado el análisis de los riesgos con base en los aspectos de probabilidad e impacto, se utiliza la matriz de priorización que permite determinar cuales requieren de un tratamiento inmediato. FRECUENCIA ALTA BAJA BAJO ALTO IMPACTO La determinación del nivel de riesgo es el resultado de confrontar el impacto y la probabilidad con los controles existentes al interior de los diferentes procesos y procedimientos que se realizan. Los niveles de riesgo pueden ser: Alto; Cuando el riesgo hace altamente vulnerable a la entidad o unidad. (Impacto y probabilidad alta vs controles). Medio; Cuando el riesgo presenta una vulnerabilidad media. (Impacto alto probabilidad baja o impacto bajo probabilidad alta vs controles) Baja; Cuando el riesgo presenta vulnerabilidad baja. (Impacto y probabilidad baja vs controles)

3 PROCEDIMIENTO PARA LA VALORACIÓN DEL RIESGO. DA.CI Requisitos del Procedimiento: Para adelantar el desarrollo de estas actividades se hace necesario utilizar diferentes fuentes de información de la entidad tales como registros históricos, experiencias significativas registradas, literatura publicada sobre el tema, opiniones de especialistas y expertos. Aplicar técnicas y herramientas para identificar riesgos como entrevistas estructuradas, reuniones con los funcionarios de la entidad, evaluaciones individuales usando cuestionarios, lluvias de ideas con los funcionarios, entrevistas e indagaciones con personas ajenas a la entidad. Formatos Utilizados: Mapa de Riesgos Matriz de priorización Ley 87 de 1993; por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en Decreto 2145 de 1999; por el cual se dictan normas sobre el sistema Nacional de Control Decreto 2593 del 2000 el cual modifica parcialmente el decreto 2145 de Decreto 1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la ley 87de 1993 en cuanto

4 PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL RIESGO. DA.CI Participantes del Procedimiento: Oficina de Control Interno, Las Secretarías y dependencias de la Administración Municipal. Responsable del procedimiento: Asesor (Control Interno). 1. Previamente, el asesor Desarrolla el procedimiento de la valoración del riesgo. 2. Inmediatamente después se busca la opción para el manejo del riesgo, evaluándose con relación al beneficio-costo y se procede a elaborar el plan de manejo de riesgo. Aquí se definen los responsables de llevar a cabo las acciones especificando el grado de participación de las dependencias en el desarrollo de cada uno de ellas. 3. Una vez diseñado y validado el Plan para administrar los riesgos, es necesario monitorearlo permanentemente teniendo en cuenta que estos nunca dejan de representar una amenaza para la organización. El monitoreo debe ser realizado por parte del asesor de control interno. 4. Una vez realizado el monitoreo el asesor debe aplica los correctivos y ajustes necesarios para asegurar un efectivo manejo del riesgo. 5. El asesor comunica a las respectivas áreas los hallazgos y sugerencias para el mejoramiento y tratamiento de los riesgos detectados. 6. Se realiza una evaluación del plan de manejo de riesgos con base en los indicadores de gestión diseñados para tal fin y los resultados de los monitoreos aplicados en diferentes periodos. De igual manera se evalua el comportamiento del riesgo y si se han presentado nuevos riesgos que deban ser combatidos. 7. Se archivan los informes correspondientes a este proceso. Observaciones del Procedimientos: Para el manejo del riesgo se tiene en cuenta las siguientes opciones las cuales pueden ser consideradas independientemente, interrelacionadas o en conjunto: Evitar el riesgo: Se logra cuando al interior de los procesos se generan cambios sustanciales de mejoramiento, rediseño o eliminación. Reducir el riesgo: Si el riesgo no puede ser evitado porque causa dificultades operacionales, se reduce al más bajo nivel posible. Se logra mediante la optimización de los procedimientos y la implementación de controles. Dispersar y atomizar el riesgo: Se logra mediante la distribución o localización del riesgo en diversos lugares. Transferir el riesgo: Hace referencia a buscar respaldo y compartir con otro parte del riesgo. El riesgo puede ser minimizado compartiéndolo con otro grupo o dependencia. Asumir el riesgo: Cuando queda un riesgo residual que se mantiene, se acepta la perdida residual probable y se elabora planes de contingencia para su manejo.

5 PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL RIESGO. DA.CI Para elaborar el plan de manejo de riesgos es necesario tener en cuenta si las acciones propuestas reducen la materialización del riesgo y hacer una evaluación jurídica, técnica, institucional, financiera y económica, es decir considerar la viabilidad de la adopción. El mapa de riesgo puede ser entendido como la representación o descripción de los distintos aspectos tenidos en cuenta en la valoración de los riesgos que permite visualizar todo el proceso de la valoración del riesgo y el plan de manejo de estos. Riesgo Impacto Probabilidad Control existente Nivel de riesgo Acciones Responsables Cromograma Indicadores La evaluación no es la etapa final del proceso, con esta se esta obteniendo información importante para reformular el plan de manejo de riesgos, agregar las acciones para combatir los nuevos riesgos detectado, Generar dentro de las dependencias y áreas un ambiente de compromiso, pertenencia y autocontrol y posibilitar a través de la retroalimentación el mejoramiento en el logro de los objetivos institucionales. Formatos Utilizados: Mapa de Riesgos Ley 87 de 1993; por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en Decreto 2145 de 1999; por el cual se dictan normas sobre el sistema Nacional de Control Decreto 2593 del 2000 el cual modifica parcialmente el decreto 2145 de Decreto 1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la ley 87de 1993 en cuanto

6 Alcaldía Municipal de San Vicente de Chucuri PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DA. CI Participantes del Procedimiento: Funcionario Responsable del Control Interno, las diferentes secretarías y Dependencias. Responsable del Procedimiento: Asesor (Control Interno). 1. Previamente, el funcionario responsable de control interno establece objetivos, metas y formula el plan operativo. 2. Se programa la auditoria y realiza la evaluación en la dependencia a estudiar. 3. Una vez se ha realizado la evaluación de la dependencia, se elabora informe de resultados, se verifica el informe y es firmado por el funcionario responsable de Control interno. 4. Posteriormente, se remite una copia del informe de resultados a la dependencia evaluada, donde se realizan las acciones respectivas de acuerdo con el informe y se archiva la copia del informe. Observaciones del Procedimiento: El procedimiento se realiza de acuerdo al manual de Control Interno de la Alcaldía. El procedimiento contiene a escala general los diferentes tipos de auditoria a realizar en la administración central como son: Auditoria Financiera, Auditoria Operativa, Auditoria de Sistemas, Auditoria de Gestión, Auditoria de Medio Ambiente, Auditoria Contractual, entre las otras. Ley 87 de 1993; por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en Decreto 2145 de 1999; por el cual se dictan normas sobre el sistema Nacional de Control Decreto 2593 del 2000 el cual modifica parcialmente el decreto 2145 de Decreto 1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la ley 87de 1993 en cuanto

7 Alcaldía Municipal de San Vicente de Chucuri PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DA. CI Medidas de Control: Como mecanismo de verificación, y evaluación de Control Interno se utilizarán las normas de auditoria generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y resultados y, cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de mayor tecnología, eficiencia y seguridad. Confrontación del informe con la persona encargada del área auditoria. De acuerdo a la competencia y si se verifica la existencia de algún delito en la dependencia auditada, se remitirá un informe junto con soportes a las autoridades competentes.

8 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS PROCEDIMIENTOS DESARROLLADOS POR LAS DISTINTAS SECRETARÍAS Y DEPENDENCIAS DA. CI Participantes del Procedimiento: Funcionario Responsable del Control Interno, Secretarías de Despacho y Dependencias. Responsable del Procedimiento: Asesor del Control Interno. 1. El Asesor de Control Interno toma una muestra selectiva de los procedimientos que desarrollan en las diferentes secretarías y dependencias. 2. El Asesor realiza el Control, evaluación y seguimiento a los procedimientos que desarrollan las diferentes Secretarías y dependencias de la Administración Municipal, Acorde con los planes, programas y normas vigentes que reglamentan cada área. 3. De acuerdo a lo observado realiza informe y recomendaciones para los funcionarios responsables de las Secretarías y Dependencias y al 4. El asesor de control realiza seguimiento a recomendaciones hechas con anterioridad y revisa otros procesos. 5. Si existen recomendaciones el asesor de control interno revisa y verifica nuevamente el procedimiento sino hizo recomendaciones archiva el informe y termina el proceso. Ley 87 de 1993; por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en Decreto 2145 de 1999; por el cual se dictan normas sobre el sistema Nacional de Control Decreto 2593 del 2000 el cual modifica parcialmente el decreto 2145 de Decreto 1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la ley 87de 1993 en cuanto

9 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS DA. CI Participantes del Procedimiento: Funcionario Responsable del Control Interno, Área de Servicios Públicos de la Secretaría de Planeación e Infraestructura. Responsable del Procedimiento: Funcionario Responsable del Control Interno. 1. El Asesor de la Oficina de Control Interno inicialmente realiza una programación de auditorias en las diferentes dependencias de la Administración Municipal. 2. De acuerdo a esta programación, el asesor de control interno solicita ante la oficina de Servicios Públicos la documentación respectiva a los procesos de esta dependencia. 3. El asesor revisa los documentos y verifica que los procesos se estén llevando a cabo de acuerdo a sus requerimientos. Si así es realiza informe y archiva, sino es así hace las recomendaciones necesarias para el mejoramiento de los procesos. 4. Si el asesor considera que se hace necesario realizar visita a la oficina de servicios públicos para verificar el manejo de los procesos programa esta e informa a la oficina de servicios públicos. 5. Posteriormente realiza la visita y observa la forma como se desarrollan los procesos, si estos están correctos realiza informe y archiva, si no están correctos informa y propone soluciones. De igual manera realiza informe de la visita y archiva. Observaciones del Procedimiento: El Asesor de control interno es el funcionario responsable de verificar que los procesos y procedimientos del municipio estén siendo desarrollados correctamente, de igual manera esta facultado para hacer las correcciones necesarias. Ley 87 de 1993; por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en Decreto 2145 de 1999; por el cual se dictan normas sobre el sistema Nacional de Control Decreto 2593 del 2000 el cual modifica parcialmente el decreto 2145 de Decreto 1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la ley 87de 1993 en cuanto

10 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS PROCEDIMIENTOS DESARROLLADOS POR LAS DISTINTAS SECRETARÍAS Y DEPENDENCIAS DA. CI Participantes del Procedimiento: Funcionario Responsable del Control Interno, Secretarías de Despacho y Dependencias. Responsable del Procedimiento: Asesor del Control Interno. 1. El Secretario Ejecutivo del Despacho del Alcalde remite a la oficina de control interno una relación de la correspondencia que llega para ser contestada; tales como derechos de petición, tutelas y requerimientos y la secretaría responsable de su contestación. 2. El Asesor revisa la relación enviada por el secretario ejecutivo del despacho del alcalde, y de acuerdo a la urgencia de la respuesta de estas averigua en las diferentes secretarías sobre su ejecución. Si ya se ha contestado el requerimiento toma nota de la fecha y del funcionario responsable de este. Si no se ha dado respuesta informa al funcionario responsable de la fecha límite. 3. Tan pronto se da respuesta el funcionario responsable informa al asesor de control interno. 4. El asesor de control toma nota de la fecha y el funcionario responsable de esta contestación. Ley 87 de 1993; por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en Decreto 2145 de 1999; por el cual se dictan normas sobre el sistema Nacional de Control Decreto 2593 del 2000 el cual modifica parcialmente el decreto 2145 de Decreto 1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la ley 87de 1993 en cuanto

11 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DEL PAGO DE CUENTAS DA.CI Participantes del Procedimiento: Funcionario Responsable del Control Interno, la Secretaría de Hacienda y del Tesoro. Responsable del Procedimiento: Asesor (Control Interno). 1. El asesor de control interno informa a la Secretaría de Hacienda y del Tesoro que va a revisar las órdenes de pago. 2. La Secretaría de Hacienda y del Tesoro remite las órdenes de pago junto con todos los documentos soportes a la oficina de control interno. 3. El asesor de la oficina de control interno verifica el estado de las cuentas y los documentos soportes, si no están correctas informa a la secretaría de Hacienda y del Tesoro para que realice las correcciones respectivas, si están correctas relaciona en el libro de control, y devuelve a la secretaría de hacienda para que haga el procedimiento de pago de cuentas. Ley 87 de 1993; por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en Decreto 2145 de 1999; por el cual se dictan normas sobre el sistema Nacional de Control Decreto 2593 del 2000 el cual modifica parcialmente el decreto 2145 de Decreto 1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la ley 87de 1993 en cuanto Medidas de Control: En la oficina de control interno existe un libro donde se radica el pago de cuentas por parte de la administración municipal.