HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO. Falta de manuales de funciones y responsabilidades (Hallazgo de Control Interno No.1)

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1 1 HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Falta de manuales de funciones y responsabilidades (Hallazgo de Control Interno No.1) Se estableció que la Municipalidad de Aguacatán no cuenta con Manuales de Procedimientos, que regulen la funcionalidad y los procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. El Acuerdo No del Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, la norma 1.10 Manuales de Funciones y Procedimientos establece:"la máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo". Poco interés por parte del Alcalde Municipal como máxima autoridad de la Municipalidad para crear y poner en vigencia el manual que permita que todos los empleados municipales conozcan los procesos que conlleva las diferentes actividades de la municipalidad. Que los trabajadores municipales desconozcan las funciones, los procedimientos y los procesos tanto administrativos como financieros que deben de llevarse dentro de la estructura interna de la Municipalidad. El Alcalde Municipal debe girar a donde corresponda para que en forma inmediata se elabore y se ponga en vigencia el Manual de Procedimientos para cada puesto, de modo que todos los trabajadores municipales conozcan y tengan conocimientos de las diferentes etapas y procesos de las actividades administrativas y financieras de la Municipalidad. En oficio número 034A-2007 de fecha 8 de agosto de 2007 se traslado el siguiente comentario: "Por parte de la Municipalidad de Aguacatán, se ha cumplido con elaborar y poner en vigencia todos los manuales que sean necesarios para transparentar y ser eficientes en todas las actividades que se realizan dentro de la misma. En cuanto al Manual de Procedimientos, este se encuentra elaborado y el mismo ha sido revisado y modificado, en virtud que con las nuevas disposiciones por parte del Instituto de Fomento Municipal INFOM, se han creado nuevos procesos administrativos y financieros teniendo la necesidad de modificar el mismo, el cual no ha sido puesto del conocimiento de los empleados municipales. No esta demás indicar que esta Municipalidad es garante en la transparencia y eficiencia de sus actividades, por lo que inmediatamente se cumplirá con esta recomendación". Se confirma el hallazgo en virtud que los argumentos presentados por la administración no desvanecen el mismo. Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 3, para el Alcalde Municipal por la cantidad de Q6,

2 2 Deficiente control interno en la custodia y archivo de los documentos financieros (Hallazgo de Control Interno No.2) Se estableció que dentro de las instalaciones que ocupa la Tesorería Municipal de la Municipalidad de Aguacatán, no se tiene mobiliario alguno en donde se pueda resguardar la diferente documentación que ampara las operaciones financieras, teniéndose la misma en el suelo. El Acuerdo No del Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, la norma 1.11 Archivos, establece: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir con base en las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que en todas las unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivos ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácil localizar la información. La documentación de respaldo de las operaciones financieras y administrativas que realice la entidad, deberá estar archivada en las unidades establecidas por los órganos rectores, siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y consulta, de tal manera que facilite la rendición de cuentas. Para su adecuada conservación deben adoptarse medidas de salvaguarda contra robos, incendios u otros riesgos, manteniéndolos por el tiempo establecido en las leyes específicas; independientemente del medio de información que se trate, es decir, por medios manuales o electrónicos". El poco interés de parte del señor Tesorero Municipal en adquirir el mobiliario adecuado y necesario para el resguardo y custodia de la documentación de respaldo de las operaciones financieras y la falta de observancia, fiscalización y recomendación de parte de las autoridades municipales y del Auditor Interno. Riesgo que la documentación que ampara las operaciones financieras sufra deterioro y que por ende se destruya y la dificultad para la localización y consulta de la misma. El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Tesorero Municipal para que de forma inmediata adquiera el mobiliario y equipo necesario para que esta documentación de respaldo pueda ser archivada en un lugar limpio y seguro garantizando el buen estado de la misma. Por parte del señor Tesorero Municipal no hubo comentario alguno. Se confirma el hallazgo. Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q2, para cada uno.

3 3 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Falta de implementación de la Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal AFIM. (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Se estableció que la Municipalidad de Aguacatan, no tiene implementada la Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal AFIM, por lo que se condena que no se esta cumplimiendo con la normativa municipal. El Decreto número del Congreso de la República, Código Municipal, en su Artículo 97 establece "Para efectos de integrar a las municipalidades en el proceso de administración y consolidación financiera del sector público, las municipalidades del país deberán incorporar a su estructura administrativa una unidad de Administración Financiera Integrada Municipal AFIM, la cual será responsable de dicho proceso, la misma deberá estar operando en todas las municipalidades antes del año Esta unidad estará a cargo de un director o jefe, que será nombrado por el Concejo Municipal de una terna propuesta por el alcalde; dicho nivel jerárquico dependerá de la complejidad de la organización municipal de que trate. En aquellos casos en qué la situación municipal no permita la creación de esta unidad, las funciones las ejercerá el tesorero municipal". Falta de interés de parte del concejo municipal para implementar dicha unidad. No tener definida y estructurada el área financiera de la Municipalidad provoca recargo de funciones en algunas áreas de la administración. El Concejo Municipal debe implementar la Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal AFIM, a efecto de cumplir con lo que establece el Código Municipal y de esa forma tener segregación de funciones acorde a las necesidades municipales. En oficio número 031A-2007 de fecha 31 de julio de 2007 se traslado el siguiente comentario:"que al inicio de este año, se empezó a instalar la herramienta SIAF en esta municipalidad y a la fecha se encuentra en proceso operativo de integración de la AFIM, cabe mencionar que hemos estado cumpliendo los requerimientos para la implementación de dicha herramienta y la integración de la AFIM, tal es el caso de la apertura de una Cuenta Única del Tesoro que ya esta aperturada en el Banco de Desarrollo Rural y los cobros a cargo de la receptoría de este municipalidad, ya se esta realizando mediante la herramienta SIAF en su totalidad. Auque faltan por implementar algunos otros componentes para que funcione en su totalidad, pero que estamos en toda la disposición de terminar de implementar el sistema SIAF y de integrar la AFIM. Con el afán de cumplir las normativas que rigen la actividad municipal, estamos en la mejor disponibilidad de apoyar al programa Municipios Democráticos, quien es el encargado de la implementación del SIAF en esta municipalidad". Se confirma el hallazgo en virtud que los argumentos presentados por la administración no desvanecen la condición. Sanción económicade conformidad al Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para Alcalde Municipal, Síndico Primero, Síndico

4 4 Segundo, Concejal Primero, Concejal Suplente por Q 2, para cada uno.

5 5 Falta de documentación en los proyectos de inversión (Hallazgo de Cumplimiento No.2) Se estableció que en las carpetas que contienen la documentación de soporte de los proyectos Introducción de Agua Potable, Aldea la Estancia, Contrato número por un valor de Q268,475.00, Construcción de Escuela Primaria, Caserío Ixcoloy, Aldea Patzalán, Contrato número por un valor de Q 380, y Construcción de Escuela Primaria, Sector Camota, Aldea Pericón, Contrato número por un valor de Q 440, no se encontraron los documentos siguientes:necesidad y pedido, bases de cotización, acta de inspección final de la obra, informe pormenorizado del supervisor de la obra, acta de nombramiento de la comisión receptora de obras, acta de recepción definitiva de la obra, liquidación de contrato, acta de liquidación definitiva de la obra y la constancia de inventario. El Decreto Número 57-92, del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado en sus Artículos 18, 19, 42, 55, 56, 57, 62, y Artículos 15, 30 del Acuerdo Gubernativo número Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, establecen los requisitos que deben de cumplirse y adjuntarse a cada expediente que conforman los proyectos. Falta de nombramiento de una persona encargada de ordenar, supervisar y fiscalizar para que se cumpla con todo lo que establece las leyes de la materia. Que las carpetas que conforman los documentos de los proyectos realizados y en proceso se encuentren incompletos. Limitaciones al momento de fiscalizar cada una de las mismas El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Tesorero Municipal y Comisión de Cotización, a efecto de completar los documentos que hacen falta, asímismo, implantar un sistema de control interno adecuado que permita obtener la información de forma oportuna. De conformidad con el oficio No. 036A-2007 de fecha 23 de agosto de 2007, se traslado el siguiente comentario: "La Municipalidad de Aguacatán, es garante de la transparencia y del cumplimiento de todas y cada una de las leyes que rigen nuestro ordenamiento jurídico. Hemos sido cuidadosos en cumplir con todos los requisitos que la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento exige para la conformación de las carpetas que conforman los proyectos a realizar, por lo que sin duda alguna los documentos identificados en su Nota de Auditoria que hacen falta tanto de este y los demás proyectos fiscalizados se encuentran dentro de la Municipalidad, prueba de ello es que se cumplieron con la presentación de los demás documentos de los otros proyectos. En cuanto a la documentación de los proyectos Introducción de Agua Potable de la Aldea La Estancia, Construcción de Escuela Primaria Caserío Ixcoloy de la Aldea Patzalán y Construcción de Escuela Primaria del Sector Camoja, de la Aldea Pericón, estos por el tiempo que se nos otorgara no se localizaron, por lo que posteriormente se trasladará la documentación antes mencionada". Se confirma el hallazgo en virtud que los argumentos presentados por la administración no desvanecen la condición Multa de conformidad al Decreto 57-92, del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83,y Acuerdo Gubernativo , Reglamento a ley, artículo 56, para el Alcalde Municipal y

6 6 Tesorero Municipal, por Q9, para cada uno.

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