Nombre del documento: Procedimiento del SGA para la Comunicación Interna y Externa Referencia a la Norma ISO 14001:

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1 Nombre l documento: Procedimiento l SGA para la Comunicación Interna Página Propósito Establecer los lineamientos para la comunicación interna y externa los Aspectos Ambientales Significativos l Sistema Gestión Ambiental los Institutos Tecnológicos scentralizados. 2. Alcance Aplica a toda comunicación interna entre los diversos niveles y funciones, así como la comunicación las partes interesadas externas aplicables al SGA los Institutos Tecnológicos Descentralizados. PARTES INTERESADAS: Individuo o grupo involucrado o afectado en el sempeño ambiental una organización. En el SGA ITD s multisitio aplica a: alumnos, padres familia, contratistas, proveedores, vecinos. 3. Políticas operación 3.1. Los Institutos Tecnológicos Descentralizados mantendrán la participación e integración en el Sistema Gestión Ambiental a través los medios Comunicación, para toda la comunidad tecnológica y partes interesadas, así como a la Junta Directiva Los ITD S responrán cuando así sea conveniente a las comunicaciones pertinentes las partes interesadas externas. CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ Lic. Laura Angélica May Salazar RD Ambiental ITD s Multisitios Comité Nacional Gestión Ambiental Ing. Ángel Rafael Quevedo Camacho Director Institutos Tecnológicos Descentralizados Firma: Firma: Firma: 23 Febrero Febrero Febrero 2011 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original.

2 Nombre l documento: Procedimiento l SGA para la Comunicación Interna Página Diagrama l Procedimiento N/A 5. Descripción l Procedimiento Secuencia etapas 1. Comunicación Interna 2. Canales Comunicación Actividad De forma general la comunicación interna en los ITD s, pue ser encontrada en la documentación l Sistema Gestión Ambiental. Los responsables las diferentes áreas la organización, informan internamente sobre las actividas los ITD s, con el objetivo : Informar a las partes interesadas l comportamiento la organización en temas Calidad y Medio Ambiente, mejoras alcanzadas, objetivos, metas y programas, etc. Atenr las preocupaciones o dudas sobre las actividas la organización y servicios los ITS s. Dar a conocer la Política Ambiental y mostrar el compromiso la Dirección con dicha Política. Decidir si comunicar o no externamente información acerca los aspectos ambientales significativos. Comunicar a los interesados las quejas y opiniones sobre actividas la organización. Los canales comunicación interna a emplear, puen ser los siguientes: Indicadores Difusión la Política Ambiental. Publicaciones o información interna. Carteles. Documentación compartida interna y externamente. Minutas reunión. Los responsables las áreas, puen valerse los medios anteriores para informar al personal sobre los temas la propia organización, relaciones con clientes y proveedores así como organismos oficiales. Los resultados las Auditorías y Revisiones al Sistema Gestión, se comunican a aquellos miembros la Organización que intervienen en su Responsable/Supervisa Figura equivalente/ Representante la Dirección Figura equivalente/ Representante la Dirección Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original.

3 Nombre l documento: Procedimiento l SGA para la Comunicación Interna Página 3 6 funcionamiento. En las minutas reunión como medio comunicación interna se recoge información sobre las reuniones con el personal la organización en las que se tratan aspectos relacionados con la actividad la organización y l sistema gestión, tales como: Figura equivalente/ Representante la Dirección 3. Comunicación Externa Recepción, documentación y respuesta. Aspectos ambientales significativos Análisis datos los aspectos ambientales. Etc. El Representante la Dirección emite una Minuta Reunión que recoge los asuntos tratados, así como las ias surgidas o acciones correctivas o propuestas mejora. La efectividad las mismas se mi pendiendo cada una ellas: No Conformidas originadas por fallas en la comunicación. Ias mejora surgidas en las reuniones. Ausencia no conformidas rivadas una ficiente comunicación ntro la organización. Es aquella que se mantiene entre los ITD s y las partes interesadas. En general cualquier persona, institución o asociación que esté interesada en cuestiones ambientales los ITD s. El Responsable comunicación y difusión es el centro recepción y difusión la información ambiental. Todas las comunicaciones o consultas, referentes a temas ambientales procentes l exterior se remiten al Responsable comunicación que registrará aquellas que tengan relación con los AAS clarados y con los requisitos legales y otros requisitos, en la Bitácora Comunicación Externa SNEST/D-AM-PO , e informa al Representante la Dirección. Amás respon a las solicitus información o comunicaciones las partes externas interesadas, siempre que tengan relación con los AAS clarados y con los requisitos legales y otros requisitos A estos efectos se consiran: Denuncias Quejas o reclamaciones. Figura equivalente Representante la Dirección Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original.

4 Nombre l documento: Procedimiento l SGA para la Comunicación Interna Página Política Ambiental Inspecciones o requerimientos autoridas. Posibles No Conformidas l Sistema. Los relacionados con los AAS clarados y con los requisitos legales y otros requisitos El responsable comunicación archiva la comunicación la parte externa junto con la respuesta proporcionada, en la carpeta stinada a tal fin, e informa al Representante la Dirección. La Política Ambiental los ITD s es pública y se encuentra a disposición los interesados/as. Amás, se comunica a todas las personas que trabajan para o en nombre la organización. Figura equivalente Representante la Dirección 5. Proveedores y Contratistas El Recursos Materiales y/o equivalente hace saber a las empresas contratadas y a los proveedores los requisitos carácter ambiental establecidos en los ITD s para la prestación sus servicios o el suministro sus productos. 6. Autoridas La comunicación con las Autoridas be ser fluida especialmente en lo que se refiere a los siguientes aspectos: Accintes carácter ambiental y situaciones emergencia Toda aquella información que exija la normativa al respecto como documentos control y seguimiento, claraciones residuos, etc. Recursos Materiales y/o equivalente Figura equivalente Representante la Dirección Tabla comunicación: COMUNICACIÓN SOBRE: INTERNA: Personal docente, administrativo, operativo EXTERNA Vecinos, padres familia, proveedores, contratistas. Política ambiental. La cual está disponible al público Aspectos Ambientales Mediciones Objetivos y metas ambientales Disponible al público cuando visitan el ITS Información relacionada con los aspectos ambientales; por ejemplo importancia reusar el papel bond; disminuir generación RP s, etc. La importancia disminuir el No. copias fotostáticas; colocando comunicados, letreros sobre agotamiento recursos naturales Programas existentes para el monitoreo los Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original.

5 Nombre l documento: Procedimiento l SGA para la Comunicación Interna Página 5 6 controles operacionales Letreros alusivos en lugares estratégicos sobre ahorro agua, energía eléctrica; Disponible al público cuando visitan el ITS Programas reforestación Disponible al público cuando visitan el ITS Pláticas sobre la importancia l cuidado l medio ambiente Glosario ambiental Resultados Auditoría interna Resultados seguimiento y medición Resultados revisión por la dirección 6. Documentos referencia. DOCUMENTO Norma ISO Matriz Aspectos Ambientales 7. Registros Registros Tiempo retención Responsable conservarlo Código registro Bitácora Comunicación Interna 1 año Controlador Documentos SNEST/D-AM-PO Glosario 8.1. REUNIONES EN GRUPO: Sobre cualquier aspecto ambiental l Sistema Gestión Ambiental (SGA), sobre conocimiento procedimientos, revisiones gerenciales, objetivos ambientales bien sea específicamente convocada para comunicar, también es un foro abierto siempre a la información, al bate y a la exposición los asistentes PUBLICACIONES INTERNAS: Los boletines, folletos son aprovechados como cauce comunicación la información, rivada la gestión, que interese transmitir CIRCULARES INTERNAS: La circular interna, entendida como un escrito o memorando en que la alta dirección comunica algo a todos los integrantes o a una parte la institución. Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original.

6 Nombre l documento: Procedimiento l SGA para la Comunicación Interna Página TABLERO DE ANUNCIOS: Son lugares visualización y lectura información facilitada por la alta dirección. Se distribuyen estratégicamente ubicados para colocar información variada, en los que se colocan escritos, cuadros, gráficos, fotografías, carteles, mantas o similares BUZÓN DE OBSERVACIONES, QUEJAS Y/O SUGERENCIAS: Utilizado en muchas ocasiones para diversas cuestiones en el SGA. Si se usa para recabar quejas, sugerencias y opiniones empleados y usuarios, se estaría usando para la comunicación unidireccional ascennte. 9. Anexos 9.2 Bitácora Comunicación Interna SNEST/D-AM-PO Cambios esta versión Número revisión Fecha actualización Rev. 2 Marzo 23, 2012 Rev. 1 Febrero 23, 2011 Descripción l cambio Se modificó totalmente el procedimiento, el propósito y alcance, así como las actividas para comunicación aspectos ambientales, incluyendo nueva metodología. Se elimina el programa difusión. Se actualizó el logo y los nombres las personas que revisan y autorizan la documentación l SGA Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original.