Actos en la Empresa. Planificación y Organización de. Seminario. El check-list más completo para que los eventos en tu empresa sean un éxito

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1 Producido y desarrollado por Seminario 6ª Convocatoria Planificación y Organización de Actos en la Empresa El check-list más completo para que los eventos en tu empresa sean un éxito Impartido por las reconocidas expertas: Carmen Cuadrado Milagros de Torres 16 horas de formación intensiva para: Planificar y ejecutar cualquier acto que organice tu empresa Desde actos públicos oficiales hasta actos privados Proyectar la imagen e identidad corporativa de la empresa en todos tus eventos Gestionar eficazmente los actos corporativos Preparación, desarrollo y evaluación del evento Responder ante imprevistos de manera resolutiva Madrid, 19 y 20 de Noviembre de 2007 Hotel NH Eurobuilding UNICA CONVOCATORIA

2 Programa Madrid, 19 y 20 de Noviembre de 2007 HORARIO: Recepción: 9.15 h. Apertura: 9.30 h. Café: Planifica y ejecuta de manera correcta cualquier acto que organice tu empresa h. Comida: h. Café: Clausura: 19.00h. Introducción Clasificación de los actos Actos públicos oficiales Actos públicos no oficiales Actos privados La precedencia y las presidencias en los actos públicos oficiales (Referencia al Real Decreto 2099/83) La precedencia y las presidencias en los actos públicos no oficiales Planificación y estructuración de un acto La documentación en un acto Recursos humanos Recursos económicos (financiación) Medios materiales Datos que han de barajarse para la realización de cualquier proyecto Con respecto a la naturaleza del acto Con respecto al calendario Emplazamiento Sede Asistentes Discursos Documentación Desplazamientos Colocación de personalidades en los vehículos Medios de comunicación Agradecimientos, etc. Cómo y quien ejecuta dicha proyecto Responsables de su plasmación La seguridad en los actos Escoltas Caravanas de seguridad Trabajos posteriores al acto La organización de Actos en la Empresa Competencias de los departamentos de protocolo, relaciones públicas y prensa en cuanto a la organización de actos en la empresa Preparación, desarrollo y evaluación de los actos promovidos por la empresa Organización de actos: > La visita guiada > Exhibiciones comerciales o ferias > Inauguraciones: colocación de una primera piedra, puentes, calles, plazas, locales, negocios, etc. > Presentaciones > Juntas de accionistas > Congresos Ejercicios prácticos desarrollados por la formadora durante el seminario Preparación de la reunión del Comité de Dirección de una empresa (Presidente/ Director General; Consejero Delegado; Director de Servicios Comerciales; Director de Infraestructuras; Director Adjunto a la Dirección 2 IIR inscrip@iir.es

3 General; Director de Administración y Finanzas; Director de la Asesoría Jurídica; Director de Comunicación y Director de Planificación de Infraestructuras): escoger el tipo de mesa para la reunión, colocar la presidencia y establecer las precedencias. Se establecerán las funciones de la secretaria previas y durante a la reunión en cuanto: > Planificación > Logística > Documentación Montaje de una mesa presidencial dentro de los actos convocados para las Jornadas de Excelencia de una empresa. Este ejercicio incluye: > Montaje ornamental del escenario > Ordenación de los componentes de la mesa presidencial > Establecimiento > del orden de intervenciones > Decoración y vestimenta de la mesa presidencial > Uso de los elementos de identidad gráfica de la empresa Inauguración de una fábrica CONOZCA A NUESTRAS INSTRUCTORAS Carmen Cuadrado Esclapez Directora Communication & Protocol Services Es licenciada en Ciencias de la Información. Experta en Gabinetes de Comunicación Empresarial e Institucional por la Universidad Carlos III. Su consultoría se dedica a la asesoría en la organización de actos de empresa. Es autora del libro: Protocolo y Comunicación en la Empresa y los Negocios. Colaboradora habitual en diferentes medios de comunicación. Milagros de Torres Fernández Doctora en Filología Española. Profesora titular de la Universidad Alfonso X el Sabio. Coordinadora y profesora de numerosos cursos y Masters en la Universidad Complutense y en la Universidad de Valladolid. Profesora de Escuelas de Negocios, además imparte cursos en la Cámara de Comercio y realiza consultoría de comunicación en empresas a través de la misma. QUE SECTORES ASISTIERON A LA ANTERIOR EDICION DE ESTE EVENTO Petróleo y Gas 9% Sector Público 25% Farmacéutico y Laboratorio 18% Bancos y Cajas Telecomunicaciones 21% Energía 12% 15% Manual de la secretaria eficaz 3ª edición Conviértase en una pieza clave para su empresa Autores: Bercovici, Geneviève ; Harache, Christine, 136 páginas Este libro describe la profesión de secretariado desde el ángulo de sus cuatro misiones: recibir, gestionar la información, comunicar y organizar. Todas las actividades son tratadas en sus aspectos tanto técnicos como de relación y, a menudo, con un poco de humor. Hay temas de método, consejos prácticos, "trucos" y astucias, check-lists y juegos-test. Todos los ponentes/instructores están confirmados. IIR se reserva la posibilidad de sustituirles, modificar el programa y de no entregar la documentación de alguna ponencia si a ello se viera obligado, siempre por motivos ajenos a su voluntad IIR ESPAÑA, S.L IIR inscrip@iir.es 3

4 OBJETIVOS La organización de eventos se engloba dentro de las actuaciones de índole comunicacional de las empresas, conscientes de la importancia de su permanente presencia en la sociedad. El objetivo de este seminario radica en llegar a planificar y ejecutar de manera correcta cualquier acto que organice tu empresa. También conocerás las técnicas necesarias para la gestión eficaz de actos corporativos, logrando transmitir así una imagen adecuada de la empresa y canalizando efectivamente el esfuerzo económico y social METODOLOGIA El seminario está organizado desde el punto de vista práctico, con el planteamiento y resolución de casos reales que implica una alta participación por parte del asistente, lo cual le permitirá obtener el máximo aprovechamiento. Se trabajará con cuadernos de campo que nos darán las claves imprescindibles a la hora de recabar los datos necesarios para la organización de todo evento. Aprendereis a establecer la logística según la naturaleza del evento y a buscar los proveedores adecuados para su plasmación. DOCUMENTACION Además de la documentación, incluye: o Datos que han de recabarse para la elaboración de un dossier (incluye timing) o Agasajo en los negocios: Organización de un Week-end o Cómo elaborar una agenda o Bibliografía Por qué elegir a IIR? IIR España (Institute for International Research) es líder desde hace 20 años en el desarrollo y gestión de contenidos y eventos para empresas. Pertenece al Grupo Informa plc, el mayor especialista en contenidos académicos, científicos, profesionales y comerciales a nivel mundial. Cotizado en la Bolsa de Londres, Informa plc cuenta con empleados y está presente en 43 países a través de 150 unidades operativas líneas de negocio distintas eventos de formación e información a través de compañías como IIR, IBC o Euroforum productos de suscripción que incluyen: diarios académicos, noticias en tiempo real, revistas y boletines de noticias títulos académicos en catálogo a través de marcas tan prestigiosas como Taylor & Francis o Routledge Además, a través de marcas tan reconocidas como ESI Internacional, Achieve Global, Forum o Huthwaite, Informa es el referente mundial en soluciones estratégicas de mejora del desarrollo o performance improvement. En España, IIR cuenta con un equipo de más de 120 personas y ofrece a sus clientes un servicio de formación e información integral con productos innovadores como los Written Courses (programas modulares de formación a distancia) además de: conferencias, congresos y seminarios de producción propia anuales cursos de Formación In Company Sabe que IIR es mucho más que eventos? Descubra todos nuestros servicios Formación a medida: Nuestra división de Formación In Company le ayudará a desarrollar el plan de formación interna que realmente su empresa necesita. Solicite ahora más información contactando con: >>>>Paloma Palencia Tel ppalencia@iirspain.com Documentación: Se perdió la convocatoria de alguno de nuestros eventos? Está preparando un informe? Necesita de forma inmediata información precisa, actual y relevante? Consiga a través de nuestro servicio IIR Doc toda la información que usted necesita contactando con: >>>>Mª Rosa Vicente Servicio de Documentación On Line Tel Fax documentacion@iirspain.com Acciones de patrocinio: Rentabilice sus acciones de marketing y comunicación en los eventos de IIR España y Portugal, los únicos enfocados 100% a su cliente. Contacte con nosotros para conocer todas las opciones posibles: >>>>Nacho Flores Tel: Móvil: sponsor@iir.es Managed Events: Necesita organizar su propio evento? Una presentación de producto? Una rueda de prensa? No encuentra el lugar idóneo para la celebración?... Llámenos y nosotros nos encargamos de darle la solución más adecuada: >>>>Antonio Martín Tel ajmartin@iirspain.com Institute for International Research Líder mundial en formación e información para empresas IIR FAX

5 16 horas de formación intensiva SEMINARIO ORGANIZADO ESPECIALMENTE PARA LA CALIDAD DE ESTE SEMINARIO SE HA MANTENIDO A LO LARGO DE LAS 5 EDICIONES ANTERIORES DE ESTE EVENTO Me ha parecido bien. Se consigue bastante información útil Esther Jiménez. Secretaria Dirección Caja Castilla La Mancha Exposición de contenidos clara y concisa, aunque creo que en el tiempo veré realmente los resultados. En general buen curso Mª Soledad Lorenzo. Secretaria Dirección Ferrovial Agromán Secretarias Ejecutivas Secretarias de Alta Dirección Secretarias de Presidencia Personal Assistant (PA) Ayundantes de Dirección IIR España aporta su larga experiencia en organizar eventos específicos de formación para Secretarias y PA Interesante y útil para mi trabajo. Calidad de los ponentes y gran profesionalidad por su parte. Su forma de comunicar los contenidos ha sido lo más importante Patricia Moreno Sánchez de Pedro Secretaria de Dirección CCM Corporación Me ha parecido ameno, útil y práctico, tanto para el ámbito profesional como para el personal Mª José Pato. Executive Secretary Baxter Muy bueno, lástima que no dure más tiempo. Muy enriquecedor para la vida laboral y personal Nuria Barribas Díaz. Secretaria Intraesa Evento recomendado Desarrollo de competencias profesionales para Secretarias de Dirección y PA Barcelona, 3 y 4 de octubre de 2007 Madrid, 12 y 13 de noviembre de 2007 FAX IIR

6 Seminario 6ª Convocatoria Planificación y Organización de Actos en la Empresa Para inspección postal, abrir por aquí Por favor, rellene todos los datos Boletín de Inscripción Sí, deseo inscribirme a PLANIFICACION Y ORGANIZACION DE ACTOS EN LA EMPRESA Madrid 19 y 20 de Noviembre de 2007 IIR le recuerda que la inscripción a nuestras jornadas es personal DATOS DE LOS ASISTENTES CARGO: TEL. DIRECTO: CARGO: TEL. DIRECTO: EMPRESA: SECTOR: DIRECCION DEL ASISTENTE: POBLACION: DATOS DE FACTURACION EMPRESA: CIF: JEFE DE CONTABILIDAD: DIRECCION: POBLACION: TELEFONO: FORMA DE PAGO IMPORTANTE MOVIL: MOVIL: CIF: (Rellenar sólo si la dirección de facturación es distinta a la del asistente) DEPARTAMENTO: FAX: C.P.: Al realizar el pago indiquen la referencia BSTC02 NUMERO DE EMPLEADOS EN SU OFICINA: >1.000 TELEFONO: QUIEN AUTORIZA SU ASISTENCIA: CARGO: º NOMBRE: 2º NOMBRE: RESPONSABLE DE FORMACION: Príncipe de Vergara, Madrid FAX DIRECTO: FAX DIRECTO: FAX: C.P.: inscrip@iir.es BSTC02 Div. B/JD Fecha y lugar de celebración Madrid 19 y 20 de Noviembre de 2007 Hotel NH Eurobuilding Padre Damián, Madrid. Tel Precio Precio Especial para Grupos IIR ofrece precios especiales a las empresas que inscriban a 3 o más personas al mismo evento. Para informarse, contacte con Diana Mayo, en el teléfono: Cancelación Deberá ser comunicada por escrito. Si se comunica hasta 2 días laborables antes del inicio del encuentro, se devolverá el importe menos un 10% en concepto de gastos administrativos. Pasado este periodo no se reembolsará el importe de la inscripción pero se admite la sustitución de su plaza, que deberá ser notificada por escrito hasta un día antes de la celebración del encuentro. IIR le recuerda que la entrada a este acto únicamente estará garantizada si el pago del seminario es realizado antes de la fecha de su celebración. Información Si efectúa el pago Hasta el 05/10/2007 Después del 05/10/ % IVA % IVA El precio incluye almuerzo, cafés y documentación Alojamiento en Hotel Para beneficiarse de un precio especial en el hotel correspondiente haga su reserva directamente por teléfono, indicando que está Vd. inscrito en el evento de IIR España. Transportista Oficial Los asistentes a los eventos que IIR España celebre en 2007, obtendrán un descuento del 30% sobre tarifas completas en Business y un 40% sobre tarifas completas en Turista en los vuelos con Iberia (excepto para vuelos Nacionales por AIR NOSTRUM para los cuales obtendrán un 25% de descuento sobre tarifas completas Business y Turista). Para más información contacte con Serviberia, Tel o en cualquier delegación de Iberia y/o Agencia de Viajes Iberia, indicándole el Tour Code BT7IB21MPE0017. Datos Personales En cumplimiento con el artículo 5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, le informamos de que los datos personales que aporte en el presente formulario serán incorporados a los ficheros de Institute for International Research España, S.L., debidamente inscritos ante la Agencia Española de Protección de Datos, y cuyas finalidades son la gestión y cumplimiento de la relación establecida como consecuencia de la inscripción en el evento a que hace referencia, así como la gestión por parte de IIR de la selección de los asistentes al mismo, así como la realización de envíos publicitarios acerca de las actividades, servicios, ofertas, promociones especiales y de documentación de diversa naturaleza y por diferentes medios de información comercial, además de la gestión de la información de la que se disponga para la promoción de eventos, seminarios, cursos o conferencias que pudieran resultar de interés para los inscritos, de acuerdo con las labores de segmentación y obtención de perfiles relativa a los mismos, todo ello al objeto de personalizar el trato conforme a sus caraterísticas y/o necesidades. Mediante la presente, usted queda informado y consiente que sus datos puedan ser cedidos a patrocinadores, publicaciones, expositores en ferias u otros sujetos en base a la relación que IIR mantiene con los mismos para procurar una mayor eficiencia de la gestión de sus actividades. Para el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición de sus datos por parte de IIR, deberá remitir un escrito identificado con la referencia Protección de Datos a Institute for International Research España, S.L., con domicilio social en la calle Príncipe de Vergara nº 109, Madrid, en el que se concrete la solicitud y al que acompañe fotocopia de su Documento Nacional de Identidad. IIR Doc No puedo asistir a estas Jornadas Estoy interesado en su documentación Busque la información estratégica más relevante de su sector en Más de 700 documentaciones inéditas de eventos celebrados por IIR disponibles para Vd. Transferencia bancaria a la cta (Barclays) Visa Mastercard American Express Diners Club Titular de la tarjeta Número de la tarjeta Caduca Fecha y firma PDF Cheque a nombre de IIR España